Klima- og miljødepartementets personvernerklæring for jobbsøkere

Personopplysninger er enhver opplysning om fysiske personer, mens behandling omfatter enhver bruk av disse opplysningene (slik som innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av dette).

Klima- og miljødepartementet (KLD) er behandlingsansvarlig for den behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen.

Departementsråden har det overordnede ansvaret for at behandlingen er i tråd med personopplysningsloven og personopplysningsforskriften.

KLDs personvernombud er et kontaktpunkt for dem som har spørsmål om KLDs behandling av personopplysninger: personvernombudet@kld.dep.no

Om hvilke personopplysninger vi behandler, hvilke datasystemer vi bruker og lagringstid

KLD behandler opplysninger om jobbsøkere til stillinger i departementet, for å vurdere søknaden, det vil si CV, søknad, attester og referanser.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b). Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på en jobbsøkers anmodning før en avtaleinngåelse.

Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøker ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og kontakte referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Du behøver ikke oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju, men du kan velge å gjøre det. (Særlige kategorier av personopplysninger kalles ofte også sensitive personopplysninger. Dette er f.eks. opplysninger om etnisk opprinnelse, religion, helseopplysninger, seksuell orientering med mer.)

Hvis det er kvalifiserte søkere til stillingen som oppgir at de har en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet, har vi plikt til å kalle inn minst én av disse til intervju, jf. forskrift til lov om statens ansatte mv. § 4.

Det samme gjelder hvis det er kvalifisert søkere som har hatt fravær av en viss varighet fra arbeid, utdanning eller opplæring pga. rus, soning eller sykdom, eller som har innvandrerbakgrunn, jf. forskrift til lov om statens ansatte mv. §§ 4a og 4b.

Derfor er vårt behandlingsgrunnlag for disse opplysningene personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c): at behandlingen er nødvendig for å etterleve en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 9 nr. 2 b): at behandlingen er nødvendig for at vi kan oppfylle våre forpliktelser på området arbeidsrett i tråd med loven. I andre tilfeller er vårt behandlingsgrunnlag personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 a).

Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

I ansettelsesprosessen bruker vi jobbadmin, Jobbnorges rekrutteringssystem. Søknader i rekrutteringssystemet blir slettet 1 år etter at tilsettingsprosessen er avsluttet. For søkere som er intervjuet blir søknadene slettet etter 1,5 år.

I forbindelse med rekrutteringsprosessen kan forberedende notater til intervjuer og møter utarbeides og behandles i et SharePoint-rom for rekruttering i tillegg til notater på saksbehandlernes PC-er og på papir. I disse notatene kan det også forekomme personopplysninger.

Grunnlaget for denne behandlingen vil være artikkel 6 nr. 1 b), som tillater behandlingen når den er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. SharePoint-rom og notater slettes tre måneder etter at rekrutteringsprosessen er over.

I noen rekrutteringsprosesser brukes skrivetester som er relevante for stillingen. Resultatet oppbevares hos rekrutterende leder og slettes når rekrutteringsprosessen er over.

Som en del av rekrutteringsprosessen kan arbeidspsykologiske tester for rekruttering være aktuelt, og behandlingsgrunnlaget for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med testing vil være artikkel 6 nr. 1 f). Etter denne er behandlingen lovlig dersom den er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige, der det er gjort en interesseavveiing.

Systemet som brukes er Ascend, Assessio sitt system for arbeidspsykologiske verktøy.

Det er Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) som gjennomfører testene på oppdrag for KLD. Resultater fra testene, rapportene og notatene knyttet til rekrutteringsprosessen blir kun lagret i maksimalt 6 måneder etter at prosessen er avsluttet.

KLD bruker et godkjent saksbehandlings- og arkivsystem. Departementet har elektronisk journalføring, og dokumentene blir lagret elektronisk. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter i et offentlig organ.

Søknad med vedlegg fra den som ansettes, blir journalført i saksbehandlings- og arkivsystemet. Det samme gjelder offentlige og utvidede søkerlister og enkelte andre dokumenter fra rekrutteringsprosessen. For søkere som er intervjuet, blir CV, vurderinger og ev. referanser omtalt i et innstillingsdokument. Dette dokumentet blir lagret i KLDs saksbehandlings- og arkivsystem.

Etter arkivloven har KLD som et offentlig organ, arkiveringsplikt. Det innebærer at saksdokumenter som journalføres i saks- og arkivsystemet ikke blir slettet, men oppbevares i tråd med arkivlovgivningen.

Tilgangen til rekrutteringssystemet, SharePoint-rom, testsystemet Ascend og ansettelsessaker i arkivsystemet, er begrenset til tjenstlig behov.

Mottakere av opplysninger og innsyn etter offentleglova og forvaltningsloven

KLD er lovpålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelige for allmennheten på internett. Journalen gjøres tilgjengelig på en portal som kalles eInnsyn. Dette er en samordning av offentlige postjournaler i en allment tilgjengelig tjeneste på internett.

Forespørsler om innsyn via eInnsyn blir lagt inn i en egen modul for innsynsbehandling. Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres her, og svar blir ekspedert fra samme modul.

Ev. krav om innsyn behandles i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. 

Som søker kan du be om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. Hvis du får avslag på å bli unntatt fra søkerlisten, kan opplysninger om at du er søker, bli offentlige.

Alle som ber om innsyn i offentlig søkerliste (søkernes navn, alder, stilling/yrkestittel, kommune), vil få det. Søkere til samme stilling kan som part i saken, med hjemmel i forskrift til forvaltningsloven kapittel 5, få innsyn i utvidet søkerliste med opplysninger om alle søkernes utdanning og praksis og visse andre opplysninger om søkere som er innstilt til stillingen.

Databehandlere

Når eksterne behandler personopplysninger på vegne av KLD, stilles det klare krav til behandlingen. Det inngås databehandleravtaler i henhold til gjeldende lov. Databehandleravtalene etablerer klare ansvars- og myndighetsforhold med alle som opptrer som databehandlere for KLD.

Dine rettigheter

Når KLD behandler personopplysninger om deg, har du flere rettigheter etter personvernregelverket.

Du har rett til å be om innsyn for å få informasjon om hvilke personopplysninger om deg vi behandler, og du har rett til å få utlevert en kopi av disse opplysningene. Hvis behandlingen av personopplysninger du har gitt oss bygger på samtykke eller avtale, har du rett til å få disse utlevert i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).  

Hvis personopplysninger KLD har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. feil epostadresse, navn, bosted eller lignende) har du rett til å be om at disse blir rettet.

Du kan be om at personopplysningene KLD har om deg, slettes. Lovpålagt arkiveringsplikt kan medføre at vi ikke kan slette personopplysninger i det omfang du ønsker.

Hvis du ikke ønsker at vi skal slette opplysningene dine, men har en grunn til å ønske at vi skal stanse å behandle dem på andre måter, har du etter nærmere omstendigheter rett til å be om dette.

Du kan utøve dine rettigheter å sende en e-post til postmottak@kld.dep.no eller personvernombudet@kld.dep.no. Når du sender en slik henvendelse, vil du få svar innen en måned.

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte personvernombudet vårt for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet.

Du har også rett til å levere en klage til Datatilsynet. Du kan lese mer om dine rettigheter og hva disse innebærer, på https://www.datatilsynet.no