Mandat for et lovutvalg til å revidere arkivloven

1.  Bakgrunn

Stortinget vedtok 14. desember 2016 en anmodning til regjeringen "om at det igangsettes en revidering av arkivloven av 1999". Anmodningen er begrunnet av forslagsstillerne i Innst. 14 S (2016-2017) med at arkivloven "er laget før digitalisering og bruk av data, og loven har av den grunn flere mangler".

Digitaliseringen i samfunnet og overgangen til elektronisk saksbehandling har fundamentalt endret arbeidsprosessene i offentlig forvaltning og måten forvaltningen, bedrifter, organisasjoner og privatpersoner utveksler og lagrer informasjon. Det har skjedd en eksplosiv vekst i mengden av digital informasjon som offentlige virksomheter produserer i sin saksbehandling og myndighetsutøvelse. Mye av virksomhetenes dokumentasjon fanges ikke opp av de tradisjonelle arkivløsningene. Bruk av skytjenester reiser i seg selv en rekke problemstillinger. Stadig flere offentlige tjenester utføres og leveres av private virksomheter på oppdrag fra offentlige organer. Private virksomheter er i utgangspunktet ikke underlagt arkivplikt etter arkivloven, mens offentlige organ har arkivplikt. I tillegg velger offentlige organer å utføre oppgaver og levere tjenester gjennom selvstendige rettssubjekter som aksjeselskaper, interkommunale selskaper, stiftelser og andre organisasjonsformer. Ut fra definisjonen i arkivloven er slike selvstendige rettssubjekter i utgangspunktet ikke underlagt arkivplikt etter arkivloven. Arkivloven – lov om arkiv – som ble lagt frem i Ot.prp. nr. 77 (1991-1992) og trådte i kraft 1. januar 1999, er ikke tilpasset denne utviklingen. Det er i lys av dette også et spørsmål om arkivvirksomhetene som helhet har en hensiktsmessig organisering og ansvarsdeling for å håndtere dagens og morgendagens behov for å bevare og tilgjengeliggjøre digitale offentlige og private arkiv.

I arkivmeldingen – Meld. St. 7 (2012-2013) Arkiv – ble det konkludert med at det juridiske rammeverket som utgjør grunnlaget for arkivvirksomheten bør gjennomgås og revideres.

I 2015 foretok Kulturdepartementet en kartlegging av behov for endringer i arkivforskriften – forskrift om offentlege arkiv – som trådte i kraft samtidig med arkivloven og som heller ikke har gjennomgått større revisjoner. Utgangspunktet for kartleggingen var behovet for å fornye forskriften ved å tilpasse regelverket til digitalisering, forenkle forskriften slik at den i mindre grad regulerer arkivfunksjoner i detalj og å modernisere språket og begrepsbruken. Arkivverket, KS – Kommunenes organisasjon, Norsk Arkivråd og Arkivforbundet (tidligere Landslaget for lokal- og privatarkiv) og arkivledernettverket i departementene ble invitert til å melde inn behov. På denne bakgrunn er det utarbeidet et utkast til ny arkivforskrift og dette har vært på bred høring. Kulturdepartementet tar sikte på at en ny arkivforskrift kan tre i kraft i 2017. Samtidig blir også Riksarkivarens forskrift – forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver – revidert for å samsvare med den nye arkivforskriften.

 

2.  En samlet gjennomgang av arkivloven og forskriften, forslag til ny arkivlov og eventuelt forslag til endringer også i arkivforskriften

1. Utvalget skal som grunnlag for lovarbeidet, beskrive de viktigste utfordringer og utviklingstrekk i og for arkivene. Utvalget skal gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner i arbeidet med å sikre samfunnets arkiv.
2. Utvalget skal foreta en samlet gjennomgang av den eksisterende arkivloven. Utvalget skal vurdere alle bestemmelsene i loven og vurdere behov for fornying og endringer, herunder også endringer av lovens struktur. Utvalget skal vurdere på hvilket nivå regulering bør skje. Det vil si at utvalget skal vurdere om reguleringer bør hjemles i loven, forskriften eller Riksarkivarens forskrift. Utvalget skal gi forslag til endringer i arkivforskriftene dersom gjennomgangen av arkivloven tilsier det.
3. Utvalget skal vurdere formålet med arkivloven og vurdere lovens virkeområde opp mot andre relevante regelverk.
4. Utvalget skal med utgangspunkt i de senere års vekst i produksjonen av digitale dokumenter vurdere dagens bevarings- og kassasjonsbestemmelser.
5. Utvalget skal vurdere om arkivlovens bestemmelser om Riksarkivarens og Arkivverkets ansvar og oppgaver er tidsmessige eller bør presiseres slik at Arkivverkets ansvar blir tydeligere. En slik avklaring bør klart definere ansvaret for digital informasjonsforvaltning og –saksbehandling i offentlige virksomheter og ansvaret for avlevering og bevaring av digitalt arkivmateriale for ettertiden.
6. Utvalget skal vurdere og gi anbefalinger om endringer eller tillegg i arkivforskriften eller andre lover og forskrifter, som samlet vil ivareta behovet for fornying og tilpassing av regelverket til den digitale utviklingen innen informasjonsforvaltning og arkivdanning. I denne sammenheng skal NOARK-standarden vurderes som grunnlag for krav til digital arkivering og avlevering av digitale arkiver til Arkivverket og standardens påvirkning i arbeidet med digitalisering av offentlig forvaltning.
7. Utvalget skal også vurdere og gi anbefalinger om regelfesting av offentlige virksomheters bruk av skytjenester for arkivpliktig materiale. Utvalgets arbeid skal harmonere med gjeldende arbeid/utredninger på feltet.
8. I mange tilfeller er selvstendige rettssubjekter som offentlige organer kan utøve en dominerende innflytelse over, underlagt offentlighetsloven. I enkelte tilfeller kan også rent private virksomheter være omfattet. Offentlighetsloven har således en mer omfattende definisjon av offentlig organ enn arkivloven. Offentlighetsloven ivaretar imidlertid ikke behovet for bevaring av dokumentasjonen ut over det tidsrommet virksomheten selv har behov for den. Utvalget bes derfor vurdere om arkivlovens definisjon av offentlig organ er hensiktsmessig avgrenset også ut fra dette utgangspunktet. Utvalget bør også vurdere om dagens regulering av journalføringsplikten er hensiktsmessig. Dette gjelder både innholdet i reguleringen og virkeområdet.
9. Grenseoppgangen til offentlig sektor og hvilke aktiviteter i selvstendige rettssubjekter som er arkivpliktige som følge av at de bærer preg av å bidra til offentlige oppgaver, skal vurderes.
10. Utvalgets forslag skal være slik at arkivloven kan fungere uavhengig av hvordan offentlig virksomhet er organisert.
11. Utvalget bør primært ta sikte på å fremme et forslag til en ny arkivlov, men står likevel fritt til i stedet å foreslå endringer i den eksisterende loven dersom dette er mest hensiktsmessig.
12. Utvalget skal lage en oversikt over de tekniske og materielle endringene som må gjennomføres i annet lovverk som følge av de endringene utvalget foreslår i arkivloven med forskrifter.

3.  Samordning med Forvaltningslovutvalget og den pågående prosessen med implementering av personvernforordningen

Regjeringen har nedsatt et utvalg som skal foreta en samlet gjennomgåelse av den eksisterende forvaltningsloven. Av mandatet til Forvaltningslovutvalget går det frem at et av formålene med utvalgsarbeidet er å utarbeide en forvaltningslov som legger forholdene til rette for og som bygger på at mye av saksbehandlingen i forvaltningen skjer eller vil skje digitalt. Arkivlovutvalget skal derfor etablere en god dialog med Forvaltningslovutvalget om håndtering av sammenfallende problemstillinger og overlappende spørsmål, slik at forslagene til reguleringer er koordinert og tilstrekkelig samordnet.

EUs personvernforordning (EU) 2016/679 trer i kraft i EU fra 25. mai 2018. Bestemmelsene i forordningen skal etter planen inngå i den nye personopplysningsloven fra samme dato. Utvalget skal følge prosessen med implementering av personvernforordningen i den grad den berører arkivregelverket, og påse at utvalgets forslag er i tråd med personvernforordningen.

4. Annet

Utvalget skal legge utredningsinstruksen til grunn. Utvalget skal utforme sitt lovforslag i tråd med anvisningene i Justisdepartementets veiledning Lovteknikk og lovforberedelse.

Lovforslaget skal ha et enkelt og klart språk.

Utvalget skal redegjøre for gevinster og økonomiske konsekvenser av forslaget som utredes, både for saksbehandling og generelt arbeid hos offentlige myndigheter og for samfunnet. Administrative og andre vesentlige konsekvenser av utvalgets forslag skal utredes og fremgå av utredningen.

Utvalget skal innhente synspunkter fra berørte departementer som Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Justis- og beredskapsdepartementet, Kunnskapsdepartementet, Forsvarsdepartementet og Finansdepartementet. Utvalget skal også innhente synspunkter fra et utvalg berørte instanser om erfaringer med praktiseringen av arkivregelverket, herunder fagmiljøer med kjennskap til digitalisering av offentlig sektor og representanter fra IKT-sektoren, samt relevante organisasjoner med særskilt interesse i arkivdanning, -bevaring og bruk.

Om utvalgets arkivordning gjelder arkivforskriften § 1-2. Utvalget skal ha et eget arkiv.

Utvalget skal avgi sin utredning til Kulturdepartementet innen 1. mars 2019. (Utvalget har fått forlenget frist til 2. april 2019)

Utvalgets budsjett vil bli fastsatt av Kulturdepartementet. Om godtgjøring gjelder de til enhver tid gjeldende bestemmelsene i Statens personalhåndbok om godtgjøring mv. til leder, medlemmer og sekretærer i utvalg, samt supplerende retningslinjer fastsatt av Justis- og beredskapsdepartementet.