Samordning av statlige innkjøp - Etablering av statens innkjøpssenter

Les brevet i pdf-versjon (pdf)

Kort om den nye ordningen

I regjeringens forslag til statsbudsjett for 2016 er det forutsatt at Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi) får i oppdrag å inngå og forvalte felles avtaler for anskaffelser til statlige forvaltningsorganer. Målet med sentrale avtaler er mer profesjonelle, effektive og enkle innkjøpsprosesser, samt bedre og gunstigere innkjøp. For staten ventes sentrale rammeavtaler å gi lavere priser, reduserte transaksjonskostnader, økt bruk av elektronisk handel og bedre regelverksetterlevelse. Med forbehold om Stortingets godkjenning, vil Difi etablere en enhet for i ivareta dette arbeidet fra nyåret 2016.

Et hovedformål med samordnete avtaler er å oppnå mer kostnadseffektive innkjøp ved at én enhet forhandler vilkårene istedenfor at mange etater gjør samme jobben hver for seg. Anskaffelser er ofte tid- og ressurskrevende. Ved å benytte sentralt inngåtte rammeavtaler kan etatene spare egne administrative ressurser når de skal kjøpe inn standardiserte produkter. Kompliserte regler og tungvinne prosedyrer for å foreta innkjøp har vært en gjenganger blant innmeldte tidstyver fra etatene. En sentral rammeavtaleforvalter vil kunne bli en effektiv administrativ støtte til statsetatene og samtidig sikre at reglene er fulgt.

En ny samordningsenhet i Difi vil prioritere økt bruk av elektroniske innkjøpsprosesser blant statlige innkjøpere. Økt bruk av elektronisk handel kan forenkle innkjøpsprosessene. Det vil derfor bli lagt til rette for at virksomhetene kan benytte elektroniske verktøy gjennomgående i anskaffelsesprosessen, blant annet ved at avtaleproduktene blir gjort lett tilgjengelige i elektroniske kataloger.

Det vil være obligatorisk å benytte rammeavtalene for statlige forvaltningsorganer i sivil sektor, men virksomhetene vil likevel ha adgang til fravalg i enkeltkonkurranser. På den måten kan en virksomhet velge ikke å delta hvis den anser det som ufordelaktig. Plikten til å følge sentralt inngåtte rammeavtaler følger av Bestemmelser om økonomistyring i staten, pkt. 5.3.2.

Innkjøpsordningen vil omfatte cirka 10 årsverk og være tilknyttet Difi. Ordningen vil bli finansiert innenfor eksisterende rammer gjennom rammeoverføringer fra departementene. Enheten opprettes for fire år og skal evalueres i løpet av denne perioden før det tas endelig stilling til videre drift, form og finansiering.

Hvilke virksomheter omfattes?

Ordningen gjelder alle sivile virksomheter som tilhører statlig forvaltning, forstått som alle virksomheter som omfattes av staten som juridisk person. Disse er typisk registrert i Statens tjenestemannsregister (SST). Virksomheter som tilhører Forsvaret vil kunne slutte seg til ordningen på frivillig grunnlag, men deltakelse er ikke obligatorisk for Forsvarets militære eller sivile enheter.

Virksomheter som er omfattet av regelverket for offentlige anskaffelser, men som opererer i konkurranse med private kommersielle aktører, kan ikke delta i statlig innkjøpssamordning fordi det kan gi virksomheten urettmessige fordeler som rammes av forbudet om offentlig støtte, jf. EØS-avtalen artikkel 61(1).

Statseide selskaper som omfattes av anskaffelsesregelverket, men som ikke driver kommersiell virksomhet kan slutte seg til ordningen på frivillig grunnlag. Dette må på forhånd være avtalt med Statens innkjøpssenter, Difi.

Hva hvis virksomheten allerede har løpende innkjøpsavtaler?

Virksomheter som allerede har inngått innkjøpsavtaler for varer eller tjenester som blir omfattet av en ny, sentral rammeavtale for staten, må fullføre avtalt periode for sin løpende avtale. Deretter forutsettes virksomheteten å gjøre bruk av den sentrale rammeavtalen for staten og (etter kontakt med Difi) gjøre avrop på denne.

Hva innebærer "rett til fravalg i enkeltkonkurranser"?

I en obligatorisk ordning med aktivt fravalg er de sentrale avtalene obligatoriske for sivile, statlige virksomheter i statsforvaltningen, med mindre virksomheten aktivt velger ikke å delta i enkeltavtaler. Dette kan være aktuelt hvis virksomheten ikke ser seg tjent med å benytte en konkret avtale, for eksempel fordi produktet ikke vil dekke de behovene virksomheten har på det aktuelle området. Virksomheten kan da velge å fratre denne konkurransen i forkant av kunngjøringen. En slik valgfrihet sikrer virksomhetene styring over sin egen innkjøpspolitikk. Samtidig gir virksomhetenes adgang til fravalg den sentrale innkjøpsenheten et klart incitament til å inngå gode avtaler for virksomhetene. Dersom virksomhetene ikke er fornøyde med avtalene, kan de vise sin misnøye gjennom å velge bort deltakelse i enkeltavtaler.

Hva slags varer og tjenester vil bli omfattet?

Rammeavtaler vil hovedsakelig inngås på avtaleområder som har stort volum og likt behov hos de som omfattes. I slike innkjøp kan man sette generelle krav med lite behov for individuell tilpasning av konkurransen og avtalene. Den konkrete avtaleporteføljen skal etableres i tett dialog med deltakende virksomheter og leverandører.

Brukermedvirkning

Valg av hvilke avtaleområder som skal prioriteres, vil gjøres i samråd med statlige virksomheter. Brukermedvirkning vil bli godt ivaretatt både i forberedelse av konkurranser, gjennomføring av konkurranser og i bruk av avtalene. Difi vil forberede etableringen og invitere til dialog med statlige virksomheter. Avtaleområdene vil bli prioritert, på grunnlag av brukerkontakt og markedsanalyser, ut fra hvilken effekt man forventer at brede avtaler vil kunne gi av fordeler for statlige virksomheter, uten å svekke konkurransen i markedet.

Difis rolle

Ved å legge Statens innkjøpssenter til Difi vil spisskompetanse innenfor en rekke anskaffelsesfaglige områder kunne brukes i arbeidet med å inngå og følge opp inngåtte avtaler. Difi har i dag god kompetanse innenfor digitalisering, forvaltningsutvikling, styring og ledelse, anskaffelsesjus, anskaffelsesprosesser, innovasjon og miljø med mer. Gjennom god og strukturert dialog med statlige virksomheter vil kompetanse på kvalitet og behov bli godt ivaretatt.

Til innkjøpssenteret vil det primært bli rekruttert personer med god kompetanse på gjennomføring av anskaffelsesprosesser og avtaleoppfølging. Rekrutteringsprosessen starter i fjerde kvartal 2015 med sikte på tilsettinger fra tidlig i 2016.

Difi planlegger nå en praktisk iverksetting av ordningen. Arbeidet med å forberede konkurranser vil kunne starte første kvartal 2016. Hvilke avtaleområder som skal prioriteres, vil være en del av arbeidet. Difi vil være tilgjengelig for mer informasjon etter hvert som planleggingen ferdigstilles. Oppdatert informasjon legges ut fortløpende på www.anskaffelser.no.

Vi ber departementene orientere sine underliggende virksomheter.

 

Med hilsen

 

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

John Engstrøm ekspedisjonssjef