Kap. 329 Arkivformål

(jf. kap. 3329)

Kapitlet omfatter det statlige arkivverket og den statlige virksomheten Norsk lokal- historisk institutt. Arkivverket ledes av Riksarkivaren og består av Riksarkivet og åtte statsarkiv. Kapitlet omfatter ellers tilskudd til Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek, Landslaget for lokal- og privatarkiv, stiftelsen ASTA (Arkivsystem til alle) og Samisk arkiv.

				(i 1 000 kr)
Post	Betegnelse	Regnskap 1998	Vedtatt budsjett 1999	Forslag 2000
01	Driftsutgifter	129386	133965	138168
21	Spesielle driftsutgifter	6290	3315	3408
45	Større utstyrsanskaffelser og vedlikehold , kan overføres	5 747	3 743	3 809
78	Ymse faste tiltak	3857	3995	4107
	Sum kap. 0329	145280	145018	149492

Budsjettforslag 2000

Post 01 Driftsutgifter

Bevilgningen under denne posten gjelder lønns- og driftsutgifter for Arkivverket og Norsk lokalhistorisk institutt.

Det er lagt inn midler til dekning av økt husleie og helårsvirkning av igangsatt aktivitet i Arkivverket.

For å frigjøre sårt tiltrengt kontorplass i riksarkivbygningen arbeides det med å finne nye lokaler til Norsk lokalhistorisk institutt. Instituttet har hatt tilhold i bygningen helt siden anlegget på Kringsjå i Oslo ble tatt i bruk i 1978, og husleie og en rekke andre fellesutgifter har vært dekket over Arkivverkets budsjett. Til dekning av egen husleie og andre nye kostnader for Norsk lokalhistorisk institutt i nye lokaler er det lagt inn en økning på 0,5 mill. kroner.

Fordeling av bevilgningen:

		(i 1 000 kr)
År	Arkivverket	Norsk lokal- historisk institutt
1999	132 012	1953
2000	135671	2497

Post 21 Særskilte driftsutgifter

Bevilgningen under denne posten dekker utgiftene ved Arkivverkets oppdrags- virksomhet. Bevilgningen kan bare brukes i samme omfang som det kan skaffes inntekter. Posten kan overskrides med inntil samme beløp som Arkivverket får som merinntekter under kap. 3329, post 02 Inntekter ved oppdrag, jf. forslag til vedtak IV.

Post 45 Større utstyrsanskaffelser og vedlikehold, kan overføres

Bevilgningen under denne posten går til inventar og utstyrsinvesteringer i Arkivverket.

Post 78 Ymse faste tiltak

Under denne posten er det ført opp midler til Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek, Landslaget for lokal- og privatarkiv, Stiftelsen ASTA (Arkivsystem til alle) og Samisk arkiv. Oversikt over hva som ble avsatt til disse tiltakene i 1999, følger som trykt vedlegg til denne proposisjonen, jf. vedlegg 2. Tilskuddene foreslås videreført på samme nivå som i 1999.

Resultatmål for 2000

Departementet legger til grunn følgende hovedmål og resultatmål i 2000:

Hovedmål		Resultatmål
1.	Bevare og gjøre tilgjengelig arkivmateriale som har betydelig kulturell eller forvaltningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon.	1.1.	Øke avleveringsomfanget av papirbasert arkivmateriale til Arkivverket med sikte på å redusere avleveringsetterslepet, særlig i sentralforvaltningen.
		1.2.	Informere, veilede, utdanne og inspisere arkivskapere med særlig sikte på beredskap mot disposisjoner som kan ødelegge eller redusere informasjonsverdien i bevarings- verdig arkivmateriale.
		1.3.	Videreutvikle arbeidet med bedre fram- finningssystemer og tekniske formidlings- metoder, herunder Arkivnett Norge og Digitalarkivet.
		1.4.	Videreutvikle operative løsninger for langtidslagring av elektroniske saks- dokumenter, og forberede avlevering av elektronisk arkivmateriale som er oppstått i forvaltningen de siste 20 år.

Resultatrapport for 1998

Rapporteringen tar utgangspunkt i de resultatmålene som ble presentert i St.prp.nr. 1 (1997-98).

Resultatmål 1.1: Øke avleveringsomfanget til Arkivverket med sikte på å redusere avleveringsetterslepet, særlig i sentralforvaltningen

Totalt mottok Arkivverket 5 206 hyllemeter papirbaserte arkiver i 1998. Av dette var 4 401 hyllemeter avlevering av statlig arkivmateriale, en reduksjon på vel 700 hyllemeter i forhold til foregående år og vel 400 hyllemeter under gjennomsnittet for årene 1992 til 1998. Dette viser at det fortsatt er vanskelig å få avleveringene fra statsforvaltningen opp på et nivå som gjør det mulig å nedbygge avleveringsetterslepet, dvs. den antatte mengde av bevaringsverdig arkivmateriale eldre enn 25 år som ennå ikke er avlevert, med fratrekk for avlevert materiale yngre enn 25 år.

Det er begrenset i hvilken grad Arkivverket selv kan påvirke avleveringsomfanget. Til sjuende og sist er man avhengig av at de statlige arkivskaperne i tide klargjør arkivene, slik at de kan avleveres i den stand Riksarkivaren krever. Dersom man renonserte på disse kravene, ville resultatet i stedet bli at ordningsetterslepet i Arkivverket økte, og arkivene ville forbli utilgjengelige for bruk.

Avleveringsetterslepet er særlig stort i sentralforvaltningen. Det ble ved utgangen av 1991 antatt å utgjøre ca. 45 000 hyllemeter. Dersom man regner med en gjennomsnittlig årlig tilvekst av avleveringsmodent materiale i de etterfølgende år på 2 900 hyllemeter, betyr det at etterslepet nå er kommet opp i 53 000 hyllemeter.

Det understrekes imidlertid fra Riksarkivarens side at etterslepstallene er svært usikre. Anslaget fra 1991 bygde på en framskriving av beregninger som ble gjort på begynnelsen av 1980-tallet, og etaten mangler fremdeles et godt nok grunnlag for å fastslå etterslepets størrelse. Det ble i meldingsåret igangsatt et arbeid for å skaffe til veie en bedre oversikt, men innkomne opplysninger fra forvaltningen er ofte mangelfulle og usikre. Foreløpige oppgaver kan imidlertid tyde på at etterslepet vil vise seg å være mindre enn tidligere antatt.

For regional og lokal statsforvaltning ble det samlede etterslepet ved utgangen av 1991 kalkulert til 25 000 hyllemeter. Dersom man baserer seg på en gjennomsnittlig årlig tilvekst av avleveringsmodent materiale på 2 900 hyllemeter, vil det si at det har vært en viss økning i de etterfølgende år, slik at anslaget nå kan settes til om lag 28 000 hyllemeter. Men også her kan nærmere kartlegging føre til at anslaget for etterslep må endres. Det er i alle tilfelle stor forskjell mellom de åtte statsarkivdistriktene, og det meste av etterslepet er konsentrert til tre-fire av distriktene.

Resultatmål 1.2: Informere, veilede, utdanne og inspisere arkivskapere med særlig sikte på beredskap mot disposisjoner som kan ødelegge eller redusere informa- sjonsverdien i bevaringsverdig arkivmateriale

Arbeidet med en omfattende forskrift om offentlige arkiver ble avsluttet i 1998, og dette gjorde det mulig å iverksette arkivloven med virkning fra 1. januar 1999. Loven og den tilhørende forskriften ventes å få stor betydning for utviklingen av mer betryggende og rasjonelle arkivfunksjoner i stat og kommune. Den gir også et sterkere hjemmelsgrunnlag for Riksarkivarens inspeksjons- og tilsynsvirksomhet overfor alle offentlige arkivskapere og legger til rette for en gradvis utvikling av depotordninger for de eldre arkivene i kommuner og fylkeskommuner.

Arkivverket holder et jevnt høyt nivå når det gjelder å inspisere offentlige og viktige private arkivskapere, og det arbeides løpende med utvikling av standarder og retningslinjer for organiseringen av forvaltningsorganers arkiver. Antall inspiserte arkivskapere var i 1998 316, som er en viss nedgang fra året før, men om lag det samme som i årene før 1997. Utover dette foregikk det en betydelig rådgivnings- og kursvirksomhet overfor forvalt- ningen.

To nye kommuner kom i 1998 med i det frivillige interkommunale arkivsamarbeidet som Riksarkivaren stadig arbeider for å bygge ut, og det ble i flere kommuner og fylkes- kommuner fattet vedtak som trolig vil resultere i ytterligere innmeldinger senere, og i at det blir etablert slike samarbeidsordninger, såkalte interkommunale arkivordninger (IKAer), i flere fylker. Status ved utgangen av 1998 var at 217 kommuner var medlemmer i en interkommunal arkivordning. Ytterligere om lag 80 kommuner og fylkeskommuner har tilbud om slikt medlemskap gjennom de IKAer som til nå er etablert.

Riksarkivaren har ellers det faglige ansvaret for to arkivfaglige utdanningstilbud, Arkivakademiet, som drives i samarbeid med organisasjonen Norsk Arkivråd, og arkivkunnskap grunnfag ved Universitetet i Oslo. Det er i 1998 uteksaminert ett nytt kull innenfor begge disse utdanningene. I tillegg til den omfattende kursvirksomheten som er nevnt ovenfor, har disse utdanningene stor betydning ved at de innebærer en gradvis oppbygging av arkivfaglig kompetanse i den offentlige forvaltningen.

Det er i meldingsåret ikke kommet meldinger om særlig arkivproblemer knyttet til omorganiseringer eller nedleggelser i forvaltningen.Etaten har som av dette heller ikke måttet ta i imot betjeningstunge, nyere arkiver.

Resultatmål 1.3: Videreutvikle arbeidet med bedre framfinningssystemer og tekniske formidlingsmetoder, herunder Arkivnett Norge

Arbeidet med elektronisk katalogisering gjør stadig framskritt takket være det standardiserte datasystemet Asta, som nå er tatt i bruk i Riksarkivet og noen av statsarkivene. Alle nye kataloger blir her registrert i Asta, og det er også igangsatt et arbeid for å overføre eldre kataloger til dette systemet. Asta skal dessuten danne basis for den elektroniske samkatalogen for privatarkiver, og i meldingsåret fullførte man registreringen av samkatalogdata for Riksarkivets privatarkiver, til sammen ca. 1 100 arkiver. Opplys- ningene er nå tilgjengelige på Internett og via Arkivnett Norge. Sju større depotinstitusjoner utenfor Arkivverket har til nå sendt inn opplysninger for registrering i Samkatalogen. Dette omfatter i alt 1 634 arkiver. Det er opprettet en referansegruppe for arbeidet med Sam- katalogen.

Arkivnett Norge, som det ene sektornettet innenfor Kulturnett Norge, ble åpnet av Riksarkivaren 22. april 1998. Det er etablert en egen styringsgruppe og tilsatt prosjekt- koordinator.

En særlig viktig begivenhet i 1998 var at Riksarkivaren gjorde en rekke folketellingsdata og annet befolkningshistorisk arkivmateriale tilgjengelig som en døgnåpen gratistjeneste over Internett under merkelappen Digitalarkivet. Selve den digitaliserte tilrettelegging av materialet baserer seg særlig på et mangeårig samarbeid mellom Statsarkivet i Bergen og Historisk institutt ved Universitetet i Bergen, og kjernen i tilbudet er folketellingen fra 1801. Fra 1. juni 1998 overtok dessuten Riksarkivaren rettighetene til alt materiale som de siste årene er blitt edb-registrert innenfor det såkalte Teleslekt-prosjektet. Dette innebærer at også store deler av folketellingene fra 1865 og 1900 nå er tilgjengelige gjennom Digitalarkivet. Tilbudet har vist seg å være en stor suksess.

Arbeidet med mikrofilming av det sterkt etterspurte tinglysingsmaterialet i form av gamle pantebøker og panteregistre har gått etter planen. Materialet i statsarkivene i Bergen, Hamar, og Tromsø er på det nærmeste ferdigfilmet, og man er godt i gang i Stavanger, mens statsarkivene i Oslo, Kongsberg, Kristiansand og Trondheim gjenstår.

Resultatmål 1.4: Utvikle operative løsninger for langtidslagring av elektroniske saksdokumenter og bidra til at systemer for elektronisk arkivdanning tilrettelegges med tanke på bevaring og tilgjengeliggjøring

En sterkt revidert og utbygd versjon av Noark-standarden ble ferdigstilt og sendt til trykking ved årsskiftet 1998-99. Til nå har dette i hovedsak vært en standard for elektronisk journalføring, men i den nye versjonen er det gjort et omfattende og nyskapende utvik- lingsarbeid for å legge til rette for en forsvarlig overgang til elektronisk arkivering av saks- dokumenter i forvaltningen de nærmeste år.

Det ble gjennomført en spørreundersøkelse for å kartlegge bevaringsverdig elektronisk arkivmateriale i sentralforvaltningen og i lokal- og regional statsforvaltning i tre av de åtte statsarkivdistriktene. Kartleggingen omfattet elektroniske journalføringssystemer, intern- administrative systemer og ikke minst databaserte fagsystemer av ulik art. Blant dette materialet finner vi trolig noe av den mest informasjonsmettede dokumentasjonen av norsk samfunnsutvikling og norske samfunnsforhold gjennom de siste tre-fire tiår. Rapporten fra kartleggingen gir grunn til bekymring når det gjelder mulighetene for å ta hånd om alt det som bør bevares for ettertiden av dette materialet.

Riktignok er det i Riksarkivets regi foretatt en omfattende revurdering og forbedring av strategier, metodegrunnlag og regler for avlevering av slikt materiale. Det kritiske punktet er imidlertid kvaliteten på den systemdokumentasjon som må følge med avleveringene, og arbeidet med å teste det avleverte materialet på grunnlag av denne dokumentasjonen. Mangelfullt dokumenterte avleveringer har blitt et stadig større problem, og selve testingen av den enkelte avlevering sammen med omfanget av materialet vil ifølge rapporten kreve langt større ressurser enn tidligere antatt. Departementet vil komme tilbake til dette spørsmålet og de andre utfordringene på arkivområdet i den bebudede stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museer.

Kap. 3329 Arkivformål

(jf. kap. 329)

				(i 1 000 kr)
Post	Betegnelse	Regnskap 1998	Vedtatt budsjett 1999	Forslag 2000
01	Ymse inntekter	1536	1598	1643
02	Inntekter ved oppdrag	6425	3315	3408
15	Refusjon arbeidsmarkedstiltak	1964	0	0
16	Refusjon av fødselspenger/adopsjonspenger	362	0	0
	Sum kap. 3329	10287	4913	5051

Post 01 Ymse inntekter

Inntektene under denne posten kommer i hovedsak fra salg av kildepublikasjoner, foto- kopier og transkripsjoner av arkivmateriale i Arkivverket.

Post 02 Inntekter ved oppdrag

Denne posten gjelder oppdragsinntekter i Arkivverket, jf. kap. 329, post 21.

Lagt inn 4. oktober 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen