5. OPPFØLGING I STATSFORVALTNINGEN...

5. OPPFØLGING I STATSFORVALTNINGEN OG KOMMUNAL SEKTOR

5.1 Innledning

Statsforvaltningen og kommunal sektor ivaretar sentrale funksjoner i samfunnet. Det er derfor viktig at disse er godt forberedt til å håndtere overgangen til år 2000.

År 2000-problematikken er et linjeansvar og departementene har et etatstyringsansvar på dette feltet overfor underliggende etater. Problemet må løses av det enkelte departement og den enkelte etat som er systemeierne og utstyrseierne. Det er systemeier som har kjennskap og forutsetninger til å løse problemet.

Departementene må som ledd i sitt etatsstyringsansvar overfor underliggende etater, gjøre oppmerksom på problemstillingen slik at de ansvarlige iverksetter nødvendige tiltak. Når det gjelder statseide underliggende selskaper, statsforetak, mv. der det er bedriften og styret som har ansvar for år 2000-problematikken, bør departementene gjennom etablerte styringsopplegg og ordinære kanaler bidra til å sette år 2000-problematikken på dagsorden. I den enkelte institusjon er øverste leder ansvarlig og må selv følge tett opp år 2000-aktiviteter.

Ansvaret for løsningen av år 2000-problemet i kommunal forvaltning ligger i den enkelte kommune. Dette følger av at den enkelte primærkommune eller fylkeskommune er selvstendig og politisk styrt lokalt. Det synes å være store variasjoner når det gjelder hvordan og hvor langt den enkelte kommune er kommet med å håndtere år 2000-problematikken.

5.2. Eksisterende aktiviteter i statsforvaltningen og kommunal sektor

• Arbeids- og administrasjonsdepartementet har siden høsten 1996 arbeidet med å skape bevissthet om år 2000 problemet i statsforvaltningen. Departementet gjennomførte ved årsskiftet 1996/97 en kartlegging av hvordan år 2000 problemet takles i alle departementene og underliggende etater. Kartleggingen gav inntrykk av at problemet var kjent og at virksomhetene er i gang med å håndtere dette.
  
  Arbeids- og administrasjonsdepartementet gjennomførte i perioden januar - mars 1998 en ny kartlegging av hvordan år 2000 problemet takles i alle departementene og underliggende etater. De foreløpige resultatene av kartleggingen forelå 3. april 1998. Det er tre sentrale foreløpige observasjoner fra kartleggingen:
  1. Det er en økende bevissthet om år 2000 som et virksomhetsproblem, men opp mot halvparten av alle statsetater har ennå ikke iverksatt konkrete prosjekter og tiltak for å løse problemet, eller begynt å planlegge slike tiltak.
  2. Risikovurderinger og beredskapsplaner er stort sett mangelvare i etater og departementer
  3. Det er allerede knapphet på ressurser til å gjøre jobben, og dette vil sannsynligvis øke i 1998 og første halvdel av 1999. Generelt bærer svarene preg av at oppmerksomheten rundt år 2000 problemet har økt siden fjorårets undersøkelse. Likevel er det bare ca. 1/3 av de som har svart på skjemaet som har etablert egne prosjekter og utpekt prosjektleder for år 2000. Det er nesten utelukkende de store etatene som har gjennomført risikoanalyser.
• De risikoanalyser som er foretatt relaterer seg nesten utelukkende til internt utviklete systemer. Risiko i forbindelse med underleveranser, egen leveransedyktighet og systemer med innbygget elektronikk, er det sett ganske lite på. Beredskapsplaner er nesten fraværende i svarene. Bare ca. 2.5% av alle som var med i undersøkelsen oppgir at de har slike planer. Ingen av de store etatene har utarbeidet spesielle beredskapsplaner.
• Arbeids- og administrasjonsdepartementet har bedt alle departementene om å legge planer for tett oppfølging av fremdriften av år 2000-prosjekter i sine underliggende virksomheter gjennom etatsstyringen for årene 1998, 1999 og 2000 jf. brev av 4.12.1997.
• Det statlige År 2000-forum ble etablert i 1997 og i desember samme år slått sammen med År 2000 gruppen som har deltakere fra næringslivet. År 2000 gruppen møtes jevnlig og er i dag en arena for erfaringsutveksling om år 2000-problemet mellom offentlige og private systemeiere, leverandører av IT-utstyr og software, etc.
• Kommunenes Sentralforbunds kartlegging av problemet våren 1997 viser at kommunesektoren er generelt kommet noe kort når det gjelder å ta tak i år 2000-problematikken.
• Kommunenes Sentralforbund sender i april 1998 ut en sjekkliste/veileder for kommuner og fylkeskommuner om år 2000-problemet. Kommunene blir oppfordret til å spre dette til alle nivåer i forvaltningen.
• NHO inviterer offentlig sektor til topplederkonferanser i fylkene for ledere i privat og offentlig sektor om sikkerhet ved overgangen til år 2000. Målet er å sette fokus på om den enkelte virksomhet er forberedt til år 2000, om det er satt av midler på budsjetter og å få ansvarlige ledere i bedrifter, statsinstitusjoner og fylkeskommunale institusjoner, fylkesordfører og fylkesrådmann, ordfører og rådmenn på banen.

5.3. Nye aktiviteter

Tiltak 5.3.1. Statusanalyse, fremdriftsplan og beredskapsplan i statlig og kommunal forvaltning

Tiltak: Alle virksomheter i statlig og kommunal forvaltning må gjennomføre statusanalyse, utarbeide fremdriftsplan og beredskapsplan vedrørende år 2000-problematikk. Rapportering i statsforvaltningen følger vanlige linjer. Fagdepartementene rapporterer til Arbeids- og administrasjonsdepartementet. Det utarbeides felles retningslinjer for rapporteringen.

Ansvarlig: Fagdepartementene. Arbeids- og administrasjonsdepartementet har samordnings- og pådriveransvar

Tidsplan: Første rapportering 15. august 1998 og deretter hvert halvår

Virksomheter og enheter skal gjennomføre en totalanalyse og gi en statusoversikt av virksomheten mhp år 2000-problematikk, samt utarbeide fremdriftsplaner for håndtering av år 2000-problemene frem mot tusenårsskiftet. I tillegg må enhetene ha en beredskapsplan for eventuell svikt i virksomhetskritiske faktorer eller om viktige samfunnsområder av betydning for enhetens virksomhet skulle feile.

Det skal lages felles retningslinjer for rapporteringen. Rapportering i statsforvaltningen følger vanlige linjer. Fagdepartementene rapporterer til Arbeids- og administrasjonsdepartementet. I kommunal forvaltning oppfordres det til rapportering til øverste ansvarlige administrative og politiske ledelse i den enkelte primær- og fylkeskommune. Kommunene skal også oppfordres til rapportere om arbeidet med risikoanalyser og beredskapsplaner til fylkesmannen.

Arbeids- og administrasjonsdepartementets kartlegging av år 2000-beredskap i departementene og underliggende etater har gitt en oversikt over status i statsforvaltningen første kvartal 1998.

Tiltak 5.3.2. År 2000-kontaktperson

Tiltak: Det skal være en år 2000-kontaktperson i hvert departement og i underliggende etater. Kontaktpersonen skal bidra til koordinering av aktiviteter og god informasjonsflyt

Ansvarlig: Ledelsen i de enkelte departementer og etater

Tidsplan: Kontaktpersonene må være oppnevnt senest innen 15. mai 1998

Formålet med en år 2000 kontaktperson er å bidra til god koordinering av aktiviteter og informasjonsflyt. Arbeids- og administrasjonsdepartementet koordinerer eventuelle felles aktiviteter eller informasjon rettet mot år 2000-kontaktpersonene.

Tiltak 5.3.3 År 2000-garanti ved offentlig innkjøp og kontrakter

Tiltak: Det må stilles krav om år 2000-garanti ved offentlig innkjøp og kontrakter

Ansvarlig: Alle departementer, statlige etater og virksomheter i kommunesektoren

Tidsplan: Umiddelbart

Offentlig sektor som storkunde bør utnyttes for å bidra til oppmerksomhet, samarbeid og engasjement fra leverandører. År 2000-problematikken inngår i noen sammenhenger allerede naturlig i anbuds- og kontraktsvurderinger. Innkjøpsansvarlige bør generelt ved offentlig innkjøp og kontraktsinngåelse stille krav om år 2000-garanti der dette er naturlig. Det er viktig at år 2000-problematikken også vurderes i forhold til løpende kontrakter som går ut over år 2000.

Tiltak 5.3.4. Konsekvenser ved lov- og regelendringer

Tiltak: Konsekvenser med hensyn til år 2000-problematikk skal vurderes ved forslag til lov- og regelendringer.

Ansvarlig: Fagdepartementene

Tidsplan: Umiddelbart

De fleste virksomheter vil stå overfor krevende oppgaver ved løsning av år 2000-problemene ved at man eksempelvis må gjennomgå og rette opp store og spesialutviklede IT-systemer. Konsekvenser for arbeidet med år 2000-problematikken må derfor vurderes spesielt ved innføring og iverksetting av eventuelle lov- og regelendringer.

Selv relativt små endringer i regelgrunnlaget kan medføre store endringer i IT-systemene. Å oppdatere systemene kan kreve til dels store ressurser og medføre unødvendige forsinkelser for arbeidet med år 2000-tilpasningen i virksomhetene. Ressurser må derfor i størst mulig grad kanaliseres til håndtering av år 2000-problematikken i den kritiske perioden før og etter tusenårsskiftet.

Tiltak 5.3.5. Informasjon til Stortinget

Tiltak: Det skal gis halvårlig informasjon til Stortinget om status for år 2000- problematikken i statsforvaltningen, kommunal sektor og privat næringsliv i forbindelse med budsjettframleggene.

Ansvarlig: Fagdepartementene. Nærings- og handelsdepartementet har samordningsansvar

Tidsplan: Første rapportering i forbindelse med statsbudsjettet ca. 1. oktober 1999 og deretter i forbindelse med budsjettframleggelser

Stortinget må informeres om situasjonen vedrørende håndtering av år 2000-problematikken i statsforvaltningen, kommunal sektor og privat næringsliv gjennom de årlige budsjettproposisjonene og revidert nasjonalbudsjett . Fagdepartementene skal informere om år 2000 status for egne og underliggende virksomheter i sine ordinære budsjettproposisjoner. Nærings- og handelsdepartementet skal utarbeide en samlet orientering om status for håndtering av år 2000-problematikken.