Utenriksdepartementets evalueringsvirksomhet

For å sikre kontroll med bruken av departementets midler og medvirke til forbedring av pågående aktiviteter og utvikling av fremtidige tiltak foretas med jevne mellomrom evalueringer av departementets virksomhet. Det er utarbeidet en egen instruks for virksomheten. Der vises det til økonomireglementet for staten som pålegger departementene med jevne mellomrom å gjennomføre evalueringer for å se om målene for en virksomhet eller tilskudds- og garantiordning oppnås og for å vurdere samfunnsmessige virkninger. Evalueringene gjelder for hele utenrikstjenesten og omfatter således ansvarsområdet til både Utenriksministeren og Statsråden for utviklingssaker. De omfatter også virksomheten til Direktoratet for utviklingshjelp (NORAD), samt frivillige organisasjoner og andre som mottar tilskudd fra departementet og NORAD.

Årlige program for evalueringsvirksomheten godkjennes av departementets politiske ledelse. Programmet utarbeides etter forslag fra departementets avdelinger, Direktoratet for utviklingshjelp (NORAD) og utenriksstasjonene, og programmet omfatter politisk prioriterte områder og departementets og NORADs ulike virkemidler, arbeidsformer og tilskuddsordninger.

Utenriksdepartementets evalueringsseksjon er ansvarlig for forberedelse og oppfølging av evalueringene. Selve evalueringsarbeidet utføres som oppdrag av fagpersoner som ikke er tilknyttet departementet eller på annen måte har vært involvert i virksomheten som evalueres. Evalueringsoppdragene utlyses for interesserte forskere og konsulenter i Norge og utlandet etter regelverket for offentlige anskaffelser.

Alle departementets evalueringsrapporter offentliggjøres og utgis i en egen rapportserie fra

Utenriksdepartementet som distribueres gratis. Rapportene er også tilgjengelig elektronisk på internettsiden: www.dep.no/ud/norsk/publ/rapporter. Rapportene publiseres på engelsk med unntak av rapporter som spesielt omhandler virksomhet i Norge og som publiseres på norsk.

Arbeidet med evalueringene foregår i kontakt med berørte personer og organisasjoner i Norge og utlandet. Det legges vekt på at arbeidet organiseres i form av seminarer og møter for å utveksle kunnskap og synspunkter, slik at innhenting og bearbeiding av informasjon til bruk i evalueringsrapporten samtidig kan medvirke og stimulere til læring blant de berørte. Alle evalueringsrapportene skal også inneholde anbefalinger om oppfølging i form av forbedringer og andre endringer av tiltakene som er evaluert.

Departementets politiske ledelse treffer beslutning om oppfølging av den enkelte evalueringen på grunnlag av forslag utarbeidet av evalueringsseksjonen etter at det er innhentet kommentarer og synspunkter fra berørte parter i forhold til rapporten og dens anbefalinger. For nærmere å diskutere forslagene til oppfølging holdes også et eget møte med politisk ledelse og berørte avdelinger og NORAD. Iverksetting av beslutningene er deretter tillagt ansvarlig avdeling i departementet og NORAD, som i løpet seks måneder skal rapportere tilbake til departementets ledelse om status for iverksetting av beslutningene. Siktemålet er at evalueringene skal medvirke til en bedre og mer effektiv utenrikstjeneste.

Utenriksdepartementets evalueringsvirksomhet foregår i en internasjonal sammenheng og departementet samarbeider med andre land ved felles evaluering av internasjonale tiltak og multilaterale organisasjoner. Departementet tar videre initiativ til og deltar i internasjonale møter og konferanser. For å medvirke til oppbygging av evalueringskompetanse i utviklingsland organiseres også evalueringene med deltakelse av fagpersoner fra de aktuelle landene.