Statssekretær Kjell Alvheim

IT-ansvaret og regjeringas vektlegging av IT

Innlegg på seminar om forvaltningsnett, 4. februar 1999

• Det er tradisjon at norsk offentlig forvaltning fungerer desentralisert i den forstand at den enkelte virksomhet har ansvaret for bruken av virkemidler i sin oppgaveløsning. Slik står det klart at den enkelte sektor og virksomhet også har ansvaret for å utnytte informasjonsteknologien som et virkemiddel innenfor sitt område, med andre ord et linjeansvar.
• Likevel har Regjeringa vært opptatt av å ta noen sentrale grep for å understøtte de prioriteringer og valg av IT-løsninger som sektorene og den enkelte virksomhet foretar. Visse sentrale samordningstiltak er viktige fordi vi oppfatter IT ikke bare som verktøy for å realisere en elektronisk forvaltning, men i like stor grad ser vi IT som en drivkraft for omstilling og fornying av forvaltningen.
• Dette er i tråd med Voksenåserklæringen der sentrumsregjeringa la vekt på å “bruke informasjons- og kommunikasjonsteknologi til å fornye, forbedre og modernisere alle sider ved den offentlige sektor”.
• I praksis betyr det at vi, som har et koordineringsansvar, må fremme felles infrastruktur, fange opp andre felles utviklingsbehov og anvendelser og være pådriver overfor sektorenes IT-utvikling.

(Jeg skal straks komme tilbake til dette målet. Men først litt om forankringa.)

Hva er viktig for regjeringa

• Før vi setter i verk sentrale tiltak for infrastruktur er det viktig at vi har klart for oss perspektivet vi ser tiltakene innenfor. Eller for å si det med ord som datafolk i denne forsamling er vant til å bruke: Vi må ha klart for oss hvilke overordnede mål som IT-strategien skal understøtte. I denne sammenheng er det viktig for meg å få fram at den nye teknologien dere arbeider med og er spesialister på, skal bli et tjenlig redskap for realisere regjeringas sentrale politiske mål - nemlig en enklere, åpnere og mer brukervennlig forvaltning. Vi må unngå at teknologien blir et mål i seg selv, men at den derimot kan være med å fremme et levende demokrati der innbyggerne skal kunne påvirke sin hverdag og framtid og delta i beslutningsprosessene på alle plan i samfunnet.
• Regjeringas hovedmål og strategier for forvaltningspolitikken kan i korthet summeres opp i følgende fire punkter:

1. Brukerorientert forvaltning - statsforvaltningen må gjøre seg kjent med brukernes behov og ønsker, og så langt det er mulig tilpasse sin måte å arbeide på til brukernes ønsker.

2. Politiske styrbar forvaltning - statsforvaltningen skal være et smidig redskap for å iverksette regjeringas politikk.

3. Effektiv og resultatorientert forvaltning - statsforvaltningens resultater skal være i samsvar med fastsatte mål og de skal nås uten unødig bruk av ressurser.

4. Åpen, demokratisk og rettssikker forvaltning - statsforvaltningens rettssikkerhet skal bidra til å sikre forutsigbarhet og likebehandling, samtidig som åpenhet og innsynsrett vektlegges.

• I min omtale så langt har jeg lagt mest vekt på det første og siste punkt. Dette fordi disse målene dypest sett handler om forvaltningens legitimitet i befolkningen. Men det betyr ikke at effektiv ressursbruk er mindre viktig. La meg foreløpig la de to øvrige punkter (henholdsvis om styring og krav til effektivitet) henge som en utfordring til dere seminardeltakere (både som leverandører og som representanter fra ulike deler av forvaltningen) om å påvise sammenhengene mellom disse forvaltningspolitiske målene og de IT-løsninger dere selv utvikler eller anskaffer. Jeg tviler ikke på at dere vil finne mange forbindelser. Jo tydeligere forbindelsene blir, jo enklere blir det å finne fram til suksesskriteria og gevinster/nytteverdi som dere trenger å legge til grunn i egen IT-satsing.
• For å oppsummere: Det er viktig å balansere disse faktorene eller målene i forvaltningspolitikken. I noen grad kan målene stå i motstrid til hverandre, spesielt i spenningsfeltet mellom hensynet til effektivitet, til rettssikkerhet og til åpenhet. Det er viktig for oss å ivareta balansen her for at forvaltningen fortsatt skal nyte tillit i befolkningen.

Hvilken retning som er staket ut framover - gjengitt fra Handlingsplanen for tverrsektoriell IT-utvikling i statsforvaltningen

• Mange av dere representerer sektorer som hver især er opptatt av å bruke IT på en effektiv måte til egen oppgaveløsning. Kravene til teknisk ytelse, funksjonalitet og sikkerhet kan være store og innfløkte hos mange av dere og bli en tøff utfordring for leverandørene. Samtidig er jeg opptatt av å utnytte mulighetene i den nye teknologien til bedre samhandling på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer for å fremstå med en helhetlig og brukerrettet forvaltning.
• I denne sammenheng vil jeg gjerne peke på at vi nettopp i disse dager har lagt fram vår Handlingsplan fortverrsektoriell IT-utvikling i statsforvaltningen for perioden 1999-2001. Handlingsplanen skal stake ut kursen videre mot hva vi har kalt en e lektronisk forvaltning. Den ser slik ut (!!) - og er på papir. Selvsagt vil den også ligge åpent tilgjengelig på web.

(En liten detalj som understreker at informasjon fortsatt er knyttet til papir og forsåvidt viser at elektronisk forvaltning er et stykke inn i framtida.)

• Handlingsplanen viser hva vi mener med at IT skal understøtte de forvaltningspolitiske mål og hvilke tiltak vi vil prioritere utfra et samordningsbehov på tvers av sektorer. Samtidig understrekes det at de tverrsektorielle tiltakene må virke sammen med IT-tiltakene innen hver enkelt sektor for å realisere en elektronisk forvaltning. Men vi skal heller ikke glemme at vi også må bruke flere virkemidler enn IT for å nå de forvaltningspolitiske mål som jeg har nevnt.
• Minst like viktig som samhandlingen innad i offentlig forvaltning, mellom sektorene og mellom kommune og stat, er samhandlingen med brukerne.

Forvaltningen må aktivt forholde seg til omverdenen bl.a. ved å legge til rette for elektronisk informasjonsutveksling med næringslivet og privatpersoner. Da kan vi ikke operere med særegne løsninger for forvaltningen, men spille på markedets tilbud av produkter og tjenester i størst mulig grad.

• Planen gjenspeiler trinnvis utbygging mot elektronisk forvaltning hvor prioriteringen tidlig i perioden fortsatt vil være rettet mot bygging av infrastruktur og sikkerhet, mens man etter hvert ser for seg øket satsing på tverrsektorielle anvendelser og fellestjenester. Den tekniske utviklingen og endringer i markedet som følge av teleliberaliseringen betyr at situasjonen er meget dynamisk og setter store krav til fleksibilitet i planer, utviklingstiltak og løsninger.
• Jeg skal ikke gå mer i detalj om innholdet i handlingsplanen, men den inneholder ialt åtte innsatsområder eller innfallsvinkler for utvikling og samordning. Mange av dere vil nikke gjenkjennende til innsatsområder knyttet til År2000-problemet og sikkerhet, videre utbygging av infrastruktur med kommunikasjonsnettverk og tilhørende tjenester, bruk av elektronisk handel i offentlige innkjøp - bare for å ha nevnt tre av innsatsområdene.

(De øvrige er: IT-sikkerhet, Informasjonstjenester på Internett, Elektronisk saksbehandling, Elektronisk datautveksling samt det mer generelle Styring og organisering av IT.)

· Det er under området infrastruktur at vi finner igjen forankring og innretning for forvaltningsnettsamarbeidet på tele- og dataområdet. Som vi alle vet er dette et samarbeid som strekker seg ut over statsforvaltningen og er forankret i statens såvel som kommunesektorens IT-strategier. Noe mer uklart for enkelte er det kanskje at forvaltningsnettsamarbeidet ikke etablerer noe eget fysisk nett for offentlig forvaltning. Isteden utnytter vi tilbudene i markedet og oppretter hensiktsmessige avtaler for å oppnå tilfredsstillende geografisk dekning, interoperabilitet mellom leverandørenes løsninger og en nærmere bestemt servicegrad eller kvalitet for produktene /tjenestene.

Hva vi mente å oppnå med Forvaltningsnettsamarbeidet - og hva har vi oppnådd

· Nå kjenner mange av dere spesielt til forvaltningsnettsamarbeidet, og dette skal utdypes nærmere under selve seminaret. Men jeg vil her trekke fram noen hovedpunkter slik jeg ser har vært innretningen for dette samarbeidet fra mitt ståsted. Det er særlig fire forhold jeg vil trekke fram:

1. Felles regelverk for offentlige anskaffelser og teleliberalisering i hele EØS-området skulle sikre like konkurranseforhold innenfor et større marked og kunne resultere i lavere priser for kjøperne i forvaltningen.

- Så langt mener jeg at forvaltningsnettsamarbeidet har innfridd forventningene til effektiv konkurranse. Ved siste utlysning i høst har vi inngått rammeavtaler med 26 leverandører. Disse har igjen avtaler med et større antall underleverandører og forhandlere som sikrer nærhet til kunden og god dialog med innkjøper. På så godt som samtlige produkt-/tjenesteområder har jeg fått opplyst at vi har minst tre leverandører å velge mellom.

2. Siden offentlige anskaffelser er underlagt felles EØS-regler, ville innkjøpsprosessen uten sentrale fellestiltak bli komplisert og kostbar, særlig for de mindre virksomheter med mangelfulle ressurser til spesialisering innen utlysningsprosedyrer, kontraktsforhold og IT-kompetanse.

• Så langt mener jeg forvaltningsnettsamarbeidet har lykkes særdeles godt. Man tar i fellesskap hånd om en kostbar utlysningsprosess i hele EØS-området. Dette resulterer i rammeavtaler med et antall leverandører basert på funksjonelle kravspesifikasjoner på et relativt høyt nivå. Kravspesifikasjonene og avtalene er laget på en slik måte at det gir mulighet for løpende inn- og utfasing av produkter og tjenester i avtaleperioden. Det gir innkjøper mulighet for å dra nytte av produktutvikling og prisendringer.
• Resultatet er betydelig forenkling omkring en komplisert innkjøpsprosess. Det vil være et puff framover ikke minst for små enheter/kommuner med sparsomme ressurser og IT-kompetanse.
• Videre gjør avtalene det mulig å gjennomføre priskonkurranse ved avropstidspunktet, hvilket skjerper konkurransen og sikrer innkjøper det beste tilbudet i markedet.
• Jeg overlater til de juridiske spesialistene å karakterisere dette avtaleverket, hvorvidt det er en nyvinning etter nøye grenseoppganger med kontrollinstansene innen EU/EØS-systemet, og hvor våre eksperter så langt har lykkes gjennom å ta hensyn til de generelle prinsipper for åpenhet og likebehandling.

3. Den raske teknologiutviklingen har gjort det meget vanskelig å lage og vedlikeholde standarder etter tradisjonelt mønster. Det er derfor behov for alternativ tilnærming til standardisering for å sikre interoperabilitet og felles interesser innen offentlig sektor.

• Igjen vil jeg overlate til spesialistene å karakterisere situasjonen i hvilken grad vi makter å være premissleverandør og legge kravspesifikasjonene på et relativt høyt nivå, mens leverandørene må ta et større ansvar for innhold og detaljer slik at vi oppnår løsninger som spiller sammen (interoperabilitet) eller kan fremvise den servicegrad/kvalitet som kunden anser for å være nødvendig.
• For meg og forvaltningen er det imidlertid viktigst å vite om vi med våre anskaffelser er i stand til å utnytte det kommersielle tilbud og konkurransen i markedet for å få rimelige og gode produkter/tjenester. I denne forbindelse ønsker vi å kunne følge hovedstrømmen, eksempelvis utnytte Internett-baserte produkter som har fått utbredelse og aksept i markedet.
• Jeg vil også minne om at det er frivillig å benytte Forvaltningsnettavtalene.

4. Ta ut økonomiske gevinster som følge av samordnings- og fellestiltak

• Det hersker ingen tvil om at de sentrale tiltakene på innkjøpssiden har ført til store besparelser. Behovet for tidkrevende og kostbare utlysninger i EØS-området er sterkt redusert. Behovet for spesialisert juridisk kompetanse er også sterkt redusert ved at avtaleverket blir utviklet og vedlikeholdt av spesialister på en ensartet måte som kommer alle til gode.
• Etter hva jeg forstår regner man med at de samlede kostnadsbesparelser vil ligge mellom 30-100 mill. kr. årlig.

Hvordan blir så avtalene og fellesløsningene mottatt

· Arbeidet i forvaltningsnettsamarbeidet har uten tvil vært krevende. Det er preget av høyt tempo og korte frister, til dels med nybrottsarbeid på mange fagområder. Men man har lykkes godt med å fange opp tilbakemeldinger underveis og korrigert innhold og kurs. Her tror jeg dialogen og diskusjonene i regionsamlingene spiller en viktig rolle. I tillegg gjøres det også jevnlig systematiske brukerundersøkelser og evalueringsarbeid utført av Vestlandsforsking som grunnlag for justeringer under marsjen. Jeg overlater til dialogen i dette forum og spesialistene å gå nærmer inn i dette for om mulig å foreta ytterligere forbedringer.

· Likevel er det noen hovedinntrykk jeg vil trekke fram ut fra de tilbakemeldingene som har nådd meg. På grunn av de store generelle kostnader ved utlysingsprosesser i EØS regnet vi lenge med at Forvaltningsnettavtalene særlig ville få tilslutning fra de mindre virksomheter som foretar mer sporadiske kjøp, mens vi ikke hadde ventet så stor oppslutning fra større virksomheter. I grove trekk har denne antakelsen også vist seg riktig. Desto mer interessant er det derfor at det nå synes å være en trend at også flere store anskaffelser til tunge virksomheter går over Forvaltningsnettavtalene.

· Jeg innser at det vil være store og tunge sektorer som kan ha så spesielle behov at de må gjennomføre anskaffelser på egne avtaler. Det er imidlertid en utfordring for forvaltningsnettsamarbeidet å utnytte erfaringene fra pilotene innenfor slike sektorer for i neste omgang å fremme felles løsninger. Med de forestående utlysninger innenfor Tiltrodde Tredjeparter (TTP) og digital signatur samt EDI og elektroniske skjema mener jeg at forvaltningsnettsamarbeidet demonstrerer at de makter å ligge i forkant og levere premisser til markedet og være en pådriver i forvaltningsutviklingen.

Hvem skal ta ut gevinst-nytte (oppsummering og utfordring til seminardeltakerne)

• Sentralt har AAD og KS som ansvarlige for samordning, lagt til rette for standardiserte krav og avtalebetingelser. Derigjennom har vi fra sentralt hold bidratt til mer effektive anskaffelser hvor innkjøperne sparer i tid og kostnader og oppnår bedre leveranser (sikkerhet/kvalitet) etter standarder som markedet kan tilby, og på en måte som ivaretar konkurransebestemmelser og regler for offentlige innkjøp i samsvar med EØS-reglene,
• Leverandørene har parallelt med dette fått en mer enhetlig og forutsigbar forvaltning å forholde seg til, slik at de kan kutte kostnader som igjen kan komme kundene til gode, og organisere seg med effektive underleverandører og distribusjonsnett hvor utfordringen fortsatt vil være å få god nærhet til kunden lokalt med fortsatt fokus på en god dialog med brukeren,
• Sentrale kravspesifikasjoner og avtaler vil være til hjelp for den lokale innkjøper. Men fortsatt hviler utfordringen på den lokale innkjøper eller kunde som sitter med ansvaret for å anskaffe rett IT-løsning for sine oppgaver og derfor bør kjenne best mulig til Forvaltningsnettavtalene og kunne velge innenfor menyen av leverandører og løsninger. Men de kostnadsbesparelser vi har lagt grunnlaget for med samordningstiltakene sentralt, er bare en del av nyttepotensialet. Jeg vil derfor ikke nøle med å sende stafetten over til de av dere som sitter her som kunder, slik at dere kan løse ut resten av gevinstpotensialet. Når det gjelder gevinstrealisering, ligger ansvaret på kunden lokalt og det krever grundige forberedelser og oppfølging.

Herunder bør man også gjennomtenke om nytteverdi kan være forskjellig fra kroner!

Jeg tror på denne bakgrunn at seminaret er viktig for å få en hensiktsmessig dialog mellom kunde og leverandør. Lykke til !!

Lagt inn 9. februar 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen