Pressemelding

Nr. 120/98
Dato: 11.12.98

Arkivlova med forskrift blir sett i verk

Arkivlova blir sett i verk frå 1. januar 1999, saman med ei ny og omfattande forskrift om offentlege arkiv. Dette vart vedteke i statsråd fredag. Lova regulerer pliktene til både offentlege og private arkivskaparar og er det første samla lovverket på dette området. Lova klargjer også oppgåvene til Riksarkivaren som leiar for det statlege arkivverket. Formålet med lova er å tryggje arkiv som har kulturell eller forskingsmessig verdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig informasjon, slik at desse kan bli tekne vare på for ettertida.

Reguleringa av privatarkiv gjeld i hovudsak særskilt verneverdige arkiv, mens lova legg til rette for ei meir detaljert regulering av alle slags offentlege arkiv. Den nye forskrifta omfattar i prinsippet alle arkivspørsmål i stat og kommune, heilt frå dokumenta kjem til, via utskiljing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale, og under oppbevaring og formidling for ettertida.

Frå før finst reglar om statlege arkiv i ulike kongelege resolusjonar og ei rad administrative føresegner. Visse føresegner for kommunale arkiv er tidlegare gitt med heimel i kommunelovene. Det meste av dette blir no erstatta av den nye forskrifta og dermed innordna under den nye, felles lovheimelen.

Arkivlova set forbod mot å kassere arkivmateriale dersom det ikkje er tillate etter forskrifta eller av Riksarkivaren. Den tenestemannen som gjer seg skuldig i uheimla kassasjon, kan bli straffa med bøter. Uheimla kassasjon er ei uoppretteleg handling og særleg alvorleg i høve til formålet med lova.

Kommunar og fylkeskommunar blir no pålagde å opprette depotordningar for dei gamle arkiva sine. Statlege organ skal som tidlegare avlevere til det statlege arkivverket etter 25 - 30 år. Forskrifta fastset minimumskrav til arkivlokale for å sikre forsvarleg oppbevaring av arkivmateriale. Det er lagt opp til overgangsordningar for kommunar, fylkeskommunar og statlege organ som ikkje oppfyller krava. Utbetringsplanar må leggjast fram innan tre år.

Lova og forskrifta vil ha særleg mykje å seie for å betre arkivfunksjonane i kommunane. Meir ordna arkivtenester vil såleis kunne gi ein effektiviseringsgevinst i den daglege verksemda. Også i statleg forvaltning vil eit klarare og meir oversiktleg regelverk kunne gjere sitt til å førebyggje kostbart etterarbeid.

Med arkivforskrifta blir det også innført ei uttrykkjeleg journalføringsplikt for alle offentlege organ. Forskrifta gir dessutan eit klarare og meir eintydig grunnlag for å avgjere kva for dokument som skal arkiverast og journalførast.

Forskrifta opnar for framtidig elektronisk arkivering av saksdokument i offentleg forvaltning, dvs arkivering utan papir. Men dette krev tilrettelagde tekniske løysingar og særskilde administrative rutinar.

Kontaktperson: Avdelingsdirektør Stein Sægrov, Kulturavdelinga, tlf. 22 24 80 26