Pressemelding

Nr. 35/98
30.04.1998

Forskrift om offentlege arkiv

Kulturdepartementet har no sendt utkast til forskrift om offentlege arkiv ut på høyring med svarfrist 21. august. Den nye arkivlova vil ta til å gjelde når forskrifta er fastsett.

Forskrifta vil vere felles for stats- og kommunesektoren. Forskriftsutkastet er meint som eit heilskapleg legalt rammeverk rundt alle arkivrelaterte spørsmål i offentleg forvaltning, frå dokumenta oppstår, via utskiljing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot og oppbevaring for ettertida. Utkastet inneber ingen store prinsippielle endringar, men er ei sterk forenkling og klargjering i høve til gjeldande reglar og retningsliner.

Det viktigaste nye i forskriftsutkastet gjeld kommunesektoren. Hittil har det ikkje vore nærmare reglar om korleis kommunar og fylkeskommunar skal handtere dei gamle arkiva sine, og heller ikkje felles reglar om dei daglege arkivrutinane. Det blir no foreslått at kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Det må fastsetjast kor det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv skal liggje. Tilhøva skal leggjast til rette slik at publikum kan gjere bruk av arkivmaterialet.

Krav både til framtidige og noverande arkivlokale blir foreslått for å sikre arkivmaterialet mot å bli øydelagt eller gå tapt på annan måte. I forskriftsutkastet blir det foreslått ein utbetringsperiode på 13 år for dei som i dag ikkje har tilfredsstillande arkivlokale.

Arkivforskrifta opnar for elektronisk arkivering av saksdokument. Forskrifta vil sikre at dette kan skje på ein arkivmessig forsvarleg måte. Spørsmålet om langtidslagring av saksdokument berre i elektronisk form stiller soleis store krav til tekniske løysingar og administrative rutinar. Ingen vil kunne sløyfe papiret utan godkjenning frå Riksarkivaren.

Forskrifta har avgrensingsreglar for kva slags materiale det er aktuelt å arkivere. Eit dokument som verken har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon skal ikkje arkiverast. Slikt materiale skal sjølsagt heller ikkje journalførast. Når dette skal avgjerast må det leggjast vekt på at journalen spelar ei viktig rolle i praktiseringa av offentlegheitslov. I føresegnene om journalføring er det teke uttrykkjeleg utgangspunkt i det dokumentomgrepet som er nytta i offentlegheitslova. Alt i alt vil arkivforskrifta gi eit klarare regelgrunnlag for å avgjere kva for dokument som skal journalførast, og kva for opplysningar som skal førast inn i journalen.