Statssekretær Per Kristian Skulberg

Norsk arkivråds seminar om arkivloven

Radisson SAS Plaza Hotel, Oslo, 26. august 1999

Kjære arkivinteresserte!

Det er en glede for meg på vegne av Kulturdepartementet å kunne åpne dette seminaret om arkivloven og arkivforskriften i regi av Norsk arkivråd.

Jeg vet at mange av dere som arbeider med arkiv til daglig, har ventet lenge – altfor lenge – på at arkivloven skulle tre i kraft. Jeg vet også at noe av det første kulturminister Anne Enger Lahnstein engasjerte seg i da hun tiltrådte som statsråd, var å få hogget over den gordiske knuten som denne saken hadde viklet seg inn i.

Arkivfeltet er noe den nåværende politiske ledelse i Kulturdepartementet er opptatt av. Dette vil vi synliggjøre og ta konsekvensene av i en stortingsmelding om arkiv, bibliotek og museer som det nå arbeides med i departementet. Fra et kultursynspunkt dreier det seg først og fremst om arkivenes betydning som en helt sentral del av samfunnets kollektive hukommelse. Det betyr at vårt hovedanliggende er bevaring og formidling av den dokumentasjon og informasjon som ligger i de arkiver som er gått ut av administrativ bruk. Dette er selvfølgelig også grunnen til at arkivloven og forskriften hører inn under Kulturdepartementet, i likhet med det som er tilfelle i de fleste andre land vi naturlig kan sammenligne oss med.

Ikke desto mindre er vi fullt på det rene med at arkivenes primærfunksjon er å tjene som et nødvendig redskap i den løpende virksomhet der arkivene oppstår. Å kunne betjene egen organisasjon med den informasjon og dokumentasjon som trengs i det daglige for å utføre forsvarlig og effektiv saksbehandling er i et bredt samfunns-perspektiv en funksjon som er mer enn viktig nok i seg selv. Slik sett er det opplagt at både høy faglig kompetanse hos arkivmedarbeiderne og et formålstjenlig og ryddig regelverk vil gi en effektiviseringsgevinst i all administrativ virksomhet.

Både den innsats Norsk arkivråd gjør for bevisstgjøring og utdanning på arkivfronten, og det Kulturdepartementet i nært samarbeid med Riksarkivaren har oppnådd ved at vi endelig har fått arkivloven på plass, utgjør derfor vesentlige bidrag i utviklingen av et moderne og funksjonelt samfunnsmaskineri. Riktignok vil arkivlovens direkte betydning i denne sammenhengen begrense seg til offentlig sektor. Men det er jo ikke akkurat noen liten del av samfunnet det heller.

Når det er tale om å innføre nye lover og forskrifter, vil det alltid måtte settes et kritisk søkelys på mulige negative omkostninger i form av administrative ulemper og økte økonomiske uttellinger. Ikke minst er dette et stadig tilbakevendende tema i forhold til kommunesektoren.

Slike kritiske blikk må en ha, hvis ikke, vil summen av alle gode tiltak i seg selv virke ødeleggende. Det er slik sett ingen grunn til å undre seg over at en administrasjonssjef i en kommune lett kan komme til å stille spørsmålet: ”Har vi nå fått enda en ny lov som vi må bryte?” Jeg refererer her til sitatet i overskriften på artikkelen om arkivloven og kommunene i siste nummer av bladet, Arkivråd.

Som et svar på dette spørsmålet, og som en kontrast til den holdning som spørsmålet uttrykker, kan det være grunn til å trekke fram den positive mottakelse som Kommunenes Sentralforbund har gitt det nye regelverket på arkivområdet. Da utkastet til arkivforskrift var på høring i fjor, sa KS bl.a. følgende i sin uttalelse, jeg siterer:

”God forvaltningspraksis, under dette òg arkiv, er eit leiaransvar. Det er viktig å bevisstgjere haldningar hos leiarane og få dei til å sjå effektiviseringsgevinsten som ligg i å ha eit ordna arkiv. KS ønskjer gjennom eit nærare samarbeid med staten og Arkivverket å bidra i denne samanhengen. (…) Sett frå eit arkivfagleg synspunkt vil forskriftene få stor innverknad på dei administative rutinane med betre utsikter til å ivareta arkivfunksjonen på ein langt betre og meir forsvarleg måte,” – sitat slutt.

Denne positive grunnholdningen fra KS’ side tror jeg er uhyre verdifull med tanke på oppfølging av arkivloven og forskriften i kommune-Norge.

Men selv om det lederansvar som understrekes i uttalelsen fra KS, er viktig, er det det arbeidet som arkivmedarbeiderne utfører, som i stor grad vil bestemme kvaliteten og effektiviteten på den daglige arkivtjenesten både i kommunal og statlig sektor. Det er dere som bokstavelig talt skaper arkivene - ikke dokumentene riktignok - men det er den måten dere tar hånd om dokumentene på, som gjør at disse omdannes fra enkeltstående biter til et helhetlig informasjons- og dokumentasjonssystem. Både formell utdanning og kursing - herunder også seminarvirksomhet slik som dette arrangementet - er derfor minst like viktig som utforming og iverksetting av regler fra sentralt hold. Uten dere og den fag- og regelverkskunnskap dere representerer, og den erfaring dere utvikler gjennom praktisk arkivarbeid, er arkivloven og forskriften nesten for ingenting å regne!

Mens store deler av arkivfunksjonen i kommunene var uregulert før lov og forskrift trådte i kraft, var situasjonen i statlig sektor snarere preget av et heller stort og uoversiktlig regelverk med delt departementsansvar. Nå er det viktigste av dette forenklet og revidert og samlet i arkivforskriften, som Kulturdepartementet forvalter. Blant annet er den tidligere arkivinstruksen som Arbeids- og administrasjons-departementet administrerte, innarbeidet i forskriften i justert og tilpasset form. Dette er en del av regjeringens arbeid for et enklere Norge.

Denne operasjonen var for øvrig en naturlig konsekvens av at det ikke lar seg gjøre å trekke noe klart og formålstjenlig skille mellom bestemmelser som gjelder henholdsvis arkivdanning og arkivbevaring. All arkivbehandling bør ha både de umiddelbare og de langsiktige hensyn for øye samtidig, og dette vil nødvendigvis måtte gjenspeiles i regelverkets innhold og utforming. Arkivdanningen er av stor betydning for å ivareta bevaringsfunksjonen på en betryggende og rasjonell måte. Etter alt å dømme vil dette bli enda tydeligere etter hvert som stadig mer av arkivdanningen og arkiveringen vil skje i elektronisk form. Vi tror dessuten at som hovedregel vil det som er godt for arkivbevaringen, også være godt for arkivdanningen. Derimot er vi ikke sikker på at det motsatte nødvendigvis vil være tilfelle. Derfor er det det langsiktige perspektiv som mest mulig må være styrende ved utformingen av et rasjonelt regelverk som også regulerer arkivarbeidet i de virksomheter der arkivene oppstår.

Jeg har merket meg at lederkommentaren i Arkivråd er positiv til denne samlingen av regelverk og departementsansvar og uttrykker forventninger om at den vil bidra til en helhetlig arkivpolitikk der både arkivdanning og arkivbevaring får stor oppmerksom-het. Samtidig har lederskribenten et ønske om at Riksarkivarens erklærte satsing på arkivdanningen i sterkere grad må ta utgangspunkt i arkivdanningen som viktig i seg selv, ikke bare som et ledd i arbeidet med å sikre bevaring av arkivene for ettertiden.

Som tidligere understreket er Kulturdepartementet opptatt av at man mest mulig unngår å konstruere et motsetningsforhold mellom arkivdanning og arkivbevaring. Dermed blir det vel i praksis et ressursspørsmål hvor langt Riksarkivaren kan gå i sitt veilednings- og oppfølgingsarbeid overfor arkivskaperne.

Her må jeg likevel få klargjøre følgende: Vi har ikke fra regjeringens eller departementets side bedt Riksarkivaren påta seg noe utvidet operativt ansvar for arkivdanningen i staten i forhold til det som var situasjonen før arkivloven og forskriften trådte i kraft. Riksarkivarens og Arkivverkets hovedoppgave er i prinsippet den samme som før, selv om lov og forskrift selvfølgelig fører med seg enkelte nye administrative forpliktelser.

De viktigste endringene er at Riksarkivaren i utformingen og utøvelsen av sin virksomhet overfor de statlige arkivskaperne slipper å forholde seg direkte til to ulike departementer, og ikke minst at arkivskaperne selv slipper å forholde seg til flere ulike departementer i arkivspørsmål.

Dette betyr - slik det også er orientert om i det rundskriv vi sendte ut i vinter - at alle spørsmål eller initiativ fra arkivskaperne som på en eller annen måte har med arkivloven eller forskriften å gjøre, i første omgang skal rettes til Riksarkivaren, eventuelt statsarkivet i vedkommende distrikt. Så er det Riksarkivarens ansvar å vurdere om saken er av en slik karakter at den må oversendes Kulturdepartementet. Dermed har vi samlet hovedansvaret og sørget for klare kommunikasjons- og kommandolinjer i forhold til alle arkivskapere, både kommuner og fylkeskommuner og statlige forvaltningsorganer.

Dette innebærer at Kulturdepartementet har det overordnede forvaltnings- og samordningsansvaret for hele forskriften. Men det betyr ikke at ikke andre departementer enn Kulturdepartementet fortsatt har et visst ansvar innenfor deler av det vide saksfeltet som arkivloven og arkivforskriften berører.

I foredraget til den kongelige resolusjonen om iverksetting av lov og forskrift har vi derfor skissert interne prosedyrer departementene imellom. Det heter f.eks. at når det reiser seg spørsmål som har å gjøre med de forvaltningspolitiske samordnings-funksjonene i staten, vil Kulturdepartementet legge disse fram for Arbeids- og administrasjonsdepartementet. I den forbindelse er det nevnt at arkivforskriften også skal tjene hensynet til funksjonalitet og effektiv oppgaveløsning i forvaltningen. Det framgår videre at Arbeids- og administrasjonsdepartementet kan ta initiativ til endringer i forskriften, og eventuelt kalle sammen til informasjons- og samrådingsmøter for å drøfte spørsmål som gjelder arkivforskriften. Det er også nevnt tilsvarende prosedyrer i forhold til Kommunal- og regionaldepartementet og Justisdepartementet.

Dette innebærer at de underliggende ansvarsforhold mellom departementene ikke er vesentlig endret i og med iverksetting av arkivloven.

Jeg håper at det forbehold jeg her har tatt i forhold til de ambisjoner og ønsker som kommer til uttrykk i lederkommentaren, blir oppfattet slik det er ment, som et forsøk på å klargjøre forutsetningene best mulig, slik at vi unngår misforståelser og senere skuffelser.

De utfordringer samfunnet i dag står overfor for å kunne bevare nødvendig arkiv-informasjon for ettertiden, og samtidig gjøre stadig nye arkiver tilgjengelige for bruk, synes i seg selv så formidable at denne hovedoppgaven nødvendigvis må være det helt sentrale utgangspunkt når vårt statlige arkivverk skal utforme sin strategi og foreta sine prioriteringer. Om dette må det ikke skapes uklarhet. Men jeg oppfatter samtidig situasjonen slik at måten dette best kan skje på, i sterk grad vil innebære at arkiv-danningen i praksis vil måtte komme til å stå i sentrum for oppmerksomheten.

Jeg håper derfor at Norsk arkivråd og Riksarkivaren fortsatt vil finne sammen i et fruktbart samarbeid, selv om det er noe ulik begrunnelse bak de gjensidige samarbeidsinvitasjoner man finner på trykk i henholdsvis Arkivråd og Arkivmagasinet.

For dere som daglig står midt i den prosess der arkivene dannes, må det jo også gi en ekstra dimensjon til arbeidet å vite at dere er med på å skape noe som ikke bare betyr noe her og nå, og ikke bare for den virksomhet dere er ansatt i.

En av de største forbrytelser mot menneskeheten skjedde da Cæsar satte biblioteket i Alexandria i brann. En like stor forbrytelse mot framtidige generasjoner vil det være om ikke vi i vår tid velger ut riktig og tar vare på arkivmateriale for framtida.

Med det ønsker jeg lykke til med seminaret.