Kommunestyre- og fylkestingsvalget 1999 - Produksjon av stemmesedler og stemmeseddelsett

Med hjemmel i valgloven § 26 nr. 3 siste ledd og § 24 annet ledd i forskrifter om valg av sameting fastsatte Kommunal- og regionaldepartementet 25. mars 1997 forskrift om stemmesedler som gjelder ved alle valgene. Det vil bli foreslått endringer i valgloven som berører innholdet i denne forskriften. En revidert versjon av forskriften vil bli sendt ut så snart Stortinget har behandlet lovforslaget og lovendringene er trådt i kraft.

Det vil bli fastsatt krav om at papirkvaliteten som skal brukes ved produksjon av stemmesedler, skal være minimum 90 gram pr. kvm. I noen fylker (og eventuelt kommuner) kan det bli nødvendig å lage stemmesedlene større enn A4 - falset ned til 2 x A5 - for å få plass til alle kandidatene på forsiden. I så fall har vi kommet til at valgstyret/fylkesvalgstyret som et alternativ kan trykke den nederste delen av listen på baksiden av seddelen. Det vil si at noen kandidatnavn og veiledningen blir stående på baksiden.

Produksjon av stemmeseddelsett til statens postselskap (Posten)

De stemmesedlene som skal sendes Posten til bruk ved forhåndsstemmegivningen, skal produseres i sett.

Sett med stemmesedler kan produseres på en rekke måter avhengig av mulighetene det enkelte trykkeri eller pakkefirma har. Kommunal- og regionaldepartementet har gjort undersøkelser i markedet og funnet frem til følgende mulige produksjonsløsninger:

Stemmesedlene kan enten trykkes eller skrives ut (printes). Hvis stemmesedlene skrives ut, kan det skrives fortløpende ett sett av gangen.

Dersom stemmesedlene trykkes, må de etterpå samles i sett. Dette kan gjøres maskinelt eller delvis manuelt av trykkeriet eller eventuelt av et pakkefirma. Samlemaskiner av ulike typer finnes hos mange firmaer over hele landet. Antallet stemmesedler som skal samles i hvert sett kan være en begrensning for noen maskiner.

For å holde settene samlet, finnes flere løsninger:

• Settene kan påsettes et magebelte manuelt eller maskinelt.
• Stemmesedlene kan stiftes eller limes sammen som et hefte, for så å perforeres slik at de kan rives av. (Perforeringen må være god slik at ikke papiret rives i stykker.)
• Sedlene kan limes sammen i sett i en ende, for så å perforeres slik at de kan rives av. (Anbefales ikke dersom man skal bruke optisk lesing av stemmesedlene.)

Dersom man velger en av "heftevariantene" kan den første siden i heftet brukes til å trykke informasjon om hvilke sedler som finnes i heftet.

De fleste heftevariantene vil ikke trenge innpakking. Velger man sett som er løse eller holdes samlet med magebelte, må settene pakkes inn. Man kan velge mellom flere pakkeløsninger:

• Sende stemmesedlene gjennom en konvolutteringsmaskin som tar det rette antall stemmesedler og putter i en konvolutt.
• Legge stemmeseddelsettene ned i konvolutter manuelt (ca 200 sett pr time pr person)
• Pakke stemmeseddelsettene maskinelt i gjennomsiktig plast

Det er mulig å sende stemmesedlene gjennom en konvolutteringsmaskin som sorterer stemmesedlene og legger dem ned i konvolutten i en operasjon. Det er likevel ikke så mange firmaer som kan dette, dersom man har mange lister.

Hvis sedlene pakkes i konvolutter, må det trykkes på konvoluttene hvilke sedler som er inni. Hvis de pakkes i plast kan teksten enten trykkes på en seddel øverst eller den kan trykkes på plasten.

Det er, etter de opplysninger Kommunal- og regionaldepartementet sitter inne med, flere produsenter i hvert fylke som kan lage settene på en eller flere av disse måtene. Listen er heller ikke uttømmende, det viktigste er å få et sett av stemmesedler innenfor den begrensede produksjonstid kommunen/fylkeskommunen har til rådighet.

Til orientering legger vi ved den forespørselen som Statens forvaltningstjeneste sendte til potensielle produsenter av stemmeseddelsett ved valget i 1997. De beskrevne produksjonsmetodene er ingen uttømmende liste. Det oppfordres til et tett samarbeid mellom kommunen/fylkeskommunen og trykkeriene for å finne frem til rimelige og gode løsninger. Noen trykkerier kan ha problemer med å produsere stemmeseddelsett, slik at det er viktig å beregne mer tid enn vanlig til trykkeprosessen.

Ved valget i 1997 var det store prisforskjeller mellom hva fylkesvalgstyrene måtte betale for stemmeseddelsettene. Det var likevel gjennomgående en god del dyrere først å trykke stemmesedlene for deretter å samle sedlene i sett som ble konvoluttert, enn det var å produsere stemmesedlene i hefter.

Stemmeseddelsett kan som nevnt produseres på en rekke måter, avhengig av lokale ønsker/behov og trykkerienes/pakkefirmaenes muligheter. Det viktigste er resultatet – sett av stemmesedler som inneholder alle lister som stiller til valget, samt en blank stemmeseddel.

Vi vil anbefale at kommunen/fylkeskommunen tar kontakt med aktuelle trykkerier så snart som mulig slik at man kan bli enig om produksjonsmåte, produksjonstid og omtrentlig omfang av trykkeoppdraget. Blant annet er det viktig at trykkeriene snarest får oversikt over behovet for blått papir, som kan være vanskelig å skaffe.

Behov for stemmesedler

Valgstyret/fylkesvalgstyret skal sørge for at det blir trykket et tilstrekkelig antall stemmesedler av alle godkjente valglister. Loven har ikke bestemmelser om hvor mange stemmesedler som skal trykkes, bare at antallet skal være "tilstrekkelig". Valgstyret/fylkesvalgstyret må derfor fastsette antallet etter skjønn. Det er viktig å være sikker på at det blir trykket nok stemmesedler.

Valgstyret/fylkesvalgstyret skal trykke stemmesedler til bruk på valgdagen, til forhåndsstemmegivningen og til partier/grupper som stiller liste.

a. Stemmesedler til valgdagen(e)

Det bør antakelig produseres tilnærmet like mange stemmesedler til bruk på valgdagen som tidligere. Forhåndsstemmegivning på Posten må fortsatt betraktes som en ny ordning som ikke har satt seg ordentlig hos velgerne. Det er derfor vanskelig å si noe sikkert om hvor mange velgere som vil forhåndsstemme, selv om vi antar at antallet vil øke fra forrige stortingsvalg. I tillegg bør det i kommuner med kretser med mange "fremmede stemmer", tas høyde for slik stemmegivning.

b. Stemmesedler til Posten

Velgere som forhåndsstemmer på et postkontor eller til et landpostbud i den kommunen (ved kommunestyrevalg) og det fylket (ved fylkestingsvalg) hvor vedkommende er manntallsført, skal få utlevert et sett med alle stemmesedlene med valglister for vedkommende kommune/fylke. Velgere som stemmer utenfor egen kommune/eget fylke, skal få utlevert stemmeseddelsett som bare har påtrykt navn på registrerte partier. De sistnevnte stemmeseddelsettene vil departementet trykke og sende til postkontorene.

Det er vanskelig å anslå hvor mange stemmeseddelsett Posten vil ha behov for innen den enkelte kommune og det enkelte fylke. Dette er problematisk fordi vi ikke vet hvor mange som vil forhåndsstemme ved valget i 1999. Ved stortingsvalget i 1997 stemte nesten en halv million velgere på Posten. Dette tilsvarte 18,5 % av de som stemte og 14,5 % av de stemmeberettigede. Før forhåndsstemmegivningen startet, foretok departementet en undersøkelse som viste at 16 % av velgerne svarte at det var aktuelt for dem å forhåndsstemme. Departementet foretok en tilsvarende undersøkelse etter stortingsvalget. Da svarte hele 37 % at det var aktuelt for dem å forhåndsstemme ved senere valg. Undersøkelsen indikerer at det kan bli en sterk økning i antall avgitte forhåndsstemmer fra valget i 1997 til valget i 1999. I og med at det i 1999 bare er andre gang det vil være anledning til å forhåndsstemme, er det likevel vanskelig å forutse noe sikkert om utviklingen.

Departementet er kommet til at det totale antall stemmeseddelsett til Posten i hver kommune og hvert fylke i utgangspunktet bør ligge på mellom 30 og 40 % av de stemmeberettigede. I kommuner/fylker som tradisjonelt mottar mange forhåndsstemmer, kan det være aktuelt å produsere flere stemmeseddelsett. Før den endelige bestillingen foretas, er det viktig at Posten blir rådspurt om hvor mange sett som bør produseres, bl.a. på bakgrunn av erfaringene med fremmøtet ved valget i 1997.

Posten planlegger å ta kontakt med den enkelte kommune/fylkeskommune i første halvdel av mars og opplyse hvem i Posten som er valgansvarlig og kontaktperson for hvert valgstyre/fylkesvalgstyre. Valgstyret/fylkesvalgstyret må avtale nærmere med sin kontaktperson i Posten bl.a. hvor kommunen/fylkeskommunen skal sende stemmeseddelsett som de produserer til bruk ved forhåndsstemmegivningen på Posten. Posten har ansvaret for å distribuere stemmeseddelsettene mellom postkontorene og for å administrere det de holder tilbake som restlager.

Vedlegg

Avskrift av brev fra Statens Forvaltningstjeneste av 20.03.1997 til produsenter av stemmeseddelsett ved valget i 1997:

Prisforespørsel: Trykning og pakking av forhåndsstemmesedler 1997

Forhåndsstemmingen innenriks skal i 1997 foregå på en annen måte enn ved tidligere valg. Stemmene skal mottas på alle landets postkontorer av postfunksjonæren. Velgeren skal få utdelt ett sett stemmesedler med alle partier som stiller til valg. Kun én seddel skal legges i den konvolutten velgeren får utlevert.

På vegne av Kommunal- og arbeidsdepartementet ber vi således om tilbud på ovennevnte oppdrag etter følgende spesifikasjoner:

Format:	Stemmesedler A5 eller noe mindre. Fortrinnvis som tverrrformat eller alternativ som høydeformat. Oppgi format. Konvolutter: C5 - Eventuelt noe større om nødvendig.
Omfang:	Alt. 1 som hefte: Ensidig, dvs. trykk på høyresider, utgjør 44 sider. Alt. 2 som løse sett: Et sett vil si 22 løse blader (ensidig trykk). 1. blad har påtrykt informasjon. 20 blader à ett partinavn pr. blad i stor og godt leselig skrift. Ett blad skal være blankt. Det er ønskelig å beholde kun ett blankt blad i hvert sett. Dersom produksjonsprosessen gjør dette vanskelig, må det opplyses hvor mange blanke blad som blir med i hvert sett. Løse sett pakkes enten i konvolutter som limes igjen eller i plast. Ved pakking i konvolutter trykkes informasjonen på forsiden av konvolutten. Det skal da være totalt 21 blader i settet. Eventuell strekkode skal bare trykkes på tekstsidene ved løse sett.
Sats:	Én side informasjon, partinavn og ev. strekkoder.
Opplag:	500 000 og følgende 100 000 sett. Gjelder både stemmesedler og konvolutter.
Trykkfarge:	Sort (1 - 0).
Papir:	80 g hvit trefri offset, ev. tilleggspris for 90 g. Konvoluttene: 80 g hvit. Automatsnitt. Alt papir skal være svanemerket eller bleket uten klor.
Ferdiggjøring:	Alternativ 1. Produksjon som hefte med perforering, ca 1/2 cm fra ryggen, fortrinnsvis mikroperforering Alternativ 2. Løse sett som legges i konvolutt og limes igjen Alternativ 3. Løse sett som plastpakkes, ev. krympes.
Pakking:	Esker à inntil 15 kg (ca. 250 sett) på pall.
Leveringssted:	To adresser i Oslo.
Leveringstid:	70 000 sett innen 15. mai 97. Resten mellom 15. mai og 1. juni. Nærmere leveringsdato avtales ved bestilling.

Oversikt over hva vi ønsker tilbud på:

1. Trykning av hefte, perforert, opplag som nevnt foran, pakket i esker.
   A) tverrformat
   B) høydeformat.
2. Trykning av løse sett, renskåret, levert på pall. (For senere pakking)
3. Tillegg for 90 g offsetpapir.
4. Pakking av løse sett i konvolutter. Oppgi maks. format på settet ved pakking i C5-konvolutt.
5. Pakking av løse sett i plast. Pris pr. enhet inkl. plast uten trykk.
6. Konvolutter (C5, ev. litt større dersom dette teknisk er nødvendig) med tekstside trykt på forsiden.

Det er anledning til å inngi tibud på deler av forespørselen, eller foreslå andre løsninger i tillegg til de forespurte alternativer. Priser gis for hvert enkelt punkt. I tillegg en totalpris. Dette kan være en samordnet pris som faller gunstigere ut.

Betalingstid:
45 dager fra fakturaens mottakelse ved Statens forvaltningstjeneste, Statens trykning.

Disposisjonsrett:
Kjøper, ved Statens forvaltningstjeneste, Statens trykning, forbeholder seg rett til å disponere alle reproduksjons- og trykkmedia kostnadsfritt ved fremtidig produksjon, eventuelt til bruk hos andre leverandører.

Pristilbudet skal være basert på levering fritt til mottaker og må være i Statens forvaltningstjeneste, Statens trykning, senest 07.04.1997, kl. 12.00. Vedlagte konvolutt bes benyttet ved innsending av tilbudet.

Ved valg av leverandør vil det i tillegg til prisvurderingen bli lagt vekt på praktiske løsninger og funksjonsmessige egenskaper. Vi forbeholder oss rett til å forhandle om forretningsmessige vilkår og tekniske spesifikasjoner. Jf. Regelverk for Statens anskaffelsesvirksomhet mv., Kap. IV, paragraf 26.

Aktuelle firmaer:

Sandberg Direkte Reklame A/S
Postboks 105 Kjelsås
0411 Oslo

Senter Grafisk A/S
Postboks 2044
3255 Larvik

Fellesdata AS
v/Geir-Rune Myhrvold
Postboks 248 Skøyen
0212 Oslo

Falch Hurtigtrykk A/S
Stansevn. 21
0917 Oslo

E. Sem Grafisk A/S
Østensjøveien 18
0661 Oslo

Strålfors AS
v/Per Steinar Thommassen
Postboks 17 Risløkka
0516 Oslo

Rich. Andvord A/S
Postboks 49 Sentrum
0101 Oslo

DM-Partner as
Postboks 77 Røa
0701 Oslo

Norsik Fredrikstad AS
Postboks 43
1601 Fredrikstad

R-2E
v/Kjell Bjørnar Nibe
Eyvind Lychesvei nr. 6
1300 Sandvika

Lundeby & Co Bokbinderi A/S
1878 Hærland

Sem & Stenersen Prokom AS
Akersbakken 10
0172 Oslo

Bongs Konvolutter
Bekkeveien 161
3173 Vear

Ljungdal Konvolutter AS
Postboks 53
1483 Skytta

Lyche Grafikk AS
Postboks 2171 Strømsø
3003 Drammen

LOBO Grafisk AS
Postboks 9036 Grønland
0134 Oslo

GCS
Postboks 95 Bryn
0611 Oslo

Lagt inn 26. februar 1999av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen