T-1214 Informasjons- og kommunikasjonspolicy 1998 - 2003

Miljøverndepartementet ønsker å videreutvikle bruken av virkemiddelet informasjon for å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling. For å samarbeide med og påvirke andre sektorer, ligger det store utfordringer i å utvikle MDs kommunikasjonskultur for å bygge eller videreutvikle relasjoner til strategisk viktige aktører.

For å kunne spille en sektorintegrerende rolle, vil MD i større grad utvikle bruken av informasjon og kommunikasjon som et prosess- og ledelsesverktøy.

Informasjons- og kommunikasjonspolicyen skal være utgangspunkt for all informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet.

Policyen

• inneholder retningslinjer for hvordan departementet skal arbeide med informasjon og kommunikasjon internt og eksternt
• inneholder overordnete strategier i forhold til sentrale målgrupper
• gir føringer for hvordan MD skal utvikle informasjonsstrategier i tilknytning til ulike satsningsområder

Definisjoner Begrepene informasjon og kommunikasjon brukes på følgende måte i policyen: Informasjon = Kunnskapsspredning, overføring av samlet eller bearbeidet fakta eller holdningspåvirkende budskap fra en avsender til en eller flere mottakergrupper (målgrupper), dvs en enveis prosess. Innholdet i informasjonen kan være alt fra statistikk/data til følelsesmessig beskrivelse av opplevde miljøproblem. Ekstern informasjon = den informasjonen som formidles/er tilgjengelig for aktører/målgrupper utenfor MD/miljøvernforvaltningen Intern informasjon = den informasjonen som formidles/er tilgjengelig internt i MD/miljøvernforvaltningen Kommunikasjon = Dialog, dvs en toveis prosess

1. Forutsetninger for å bedre kunne integrere informasjons- og kommunikasjonsaspektet i MDs arbeidsform

For at informasjons- og kommunikasjonsaspektet skal være bedre integrert i MDs arbeidsform, må informasjons- og kommunikasjonsstrategier inngå som en del av overordnete strategier, og ikke være strategier “som lever sine egne liv”.

Formålet med å utvikle informasjons- og kommunikasjonsstrategier er

• å sikre at informasjon brukes mest mulig målrettet som virkemiddel i miljøvernpolitikken
• å sikre god informasjonsflyt og kommunikasjon internt og eksternt
• å bidra til at MD fremstår som et troverdig, tilgjengelig og pådrivende departement
• å iverksette den statlige informasjonspolitikken

For at informasjons-og kommunikasjonsstrategiene skal kunne fungere, må følgende forutsetninger være oppfylt:

• Strategiene må fungere logisk og støttende i forhold til overordnete mål og strategier
• Det må være en rasjonell ansvars- og oppgavedeling internt i MD og mellom nivåene i miljøvernforvaltningen for å plassere ansvar og eierskap
• Informasjonsrådgivere og ansatte/ledere på alle nivåer må ha tilstrekkelig kompetanse for å kunne løse de informasjonsoppgavene som mål og strategier krever
• Det må eksistere gode interne systemer og rutiner for definering av oppgave- og ansvarsfordeling, og formidling av interninformasjon
• Det må være klare kriterier og en modell for vurdering av informasjon/kommunikasjon som virkemiddel i oppgaveløsningen (beskrevet under pkt. 8)

2. Informasjonens og kommunikasjonens funksjon

MD kan formidle informasjon og kommunisere med omverdenen på ulike måter -

• som offentlig informasjon; formidle politisk informasjon, plikt- og rettighetsinformasjon, informasjon om risiko knyttet til omfattende katastrofer og kriser, holdningsskapende informasjon, info om offentlig administrasjon og virksomhet (NOU 1992:21, s. 17-18)
• informasjon som service/tjeneste; ha f.eks tilgjengelig faktainformasjon for publikum om miljøtilstanden, innholdet i et politisk vedtak osv i trykt form, på Internett eller i database
• som et virkemiddel for å skape oppmerksomhet, øke/forbedre kunnskapsnivået, endre holdning og/eller atferd
• i form av prosess/samhandling med andre sektorer, organsisasjoner osv. for å plassere miljøspørsmål på dagsorden og for å skape eller videreutvikle relasjoner med aktører som har avgjørende betydning for å nå miljøvernpolitiske målsettinger.

Informasjon som virkemiddel

Når informasjon skal vurderes brukt som virkemiddel, må følgende vektlegges:
Kommunikasjonsforskningen viser at informasjon har størst effekt som virkemiddel dersom informasjon kombineres med juridiske og/eller økonomiske virkemidler. Fordelen ved å kombinere de tre virkemidlene er at personer som ikke kan nås med ett virkemiddel, kan akseptere et annet. En kombinasjon av virkemidler påvirker med andre ord flere. En kombinasjon av virkemidler vil ofte ha mye mer effekt på de samme personene og organisasjonene enn virkemidler som er brukt separat. Det er særlig viktig å være oppmerksom på at det er svært vanskelig å oppnå effekt i form av holdnings- og/eller atferdsendring ved å bruke informasjon som eneste virkemiddel.

Kommunikasjon som toveis prosess

For å skape reell kommunikasjon med strategisk viktige målgrupper, er det en forutsetning å ha god kunnskap om målgruppen. Kunnskap om målgruppen kan f.eks. dreie seg om tilstrekkelig innsikt i en sektors politikkområde, grad av interesse eller kunnskapsnivå om et spesielt miljøproblem. Hensikten er å kunne bruke denne kunnskapen om målgruppen/- aktøren til å bygge relasjoner og skape allianser, utvikle kommunikasjonsløsninger tilpasset målgruppens situasjon/ønsker/behov, eller forhandle frem vinn-vinn løsninger på konflikter.

3. Den statlige informasjonspolitikken uttrykt i MDs virksomhet

MDs informasjonsvirksomhet både eksternt og internt skal preges av statens informasjonspolitikk.
Både planleggingen, gjennomføringen og evalueringen av informasjonsarbeidet bør ta utgangspunkt i målene og prinsippene for den statlige informasjonspolitikken.
Hovedmålene i politikken er å

• sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om det offentliges aktiviteter
• sikre den enkelte innbygger informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter
• sikre lik og alminnelig tilgang til å delta aktivt i den demokratiske prosessen

Den statlige informasjonspolitikken bygger på fem prinsipper:

Helhetsprinsippet: Ifølge prinsippet skal all informasjon som gis fra et statlig organ i størst mulig grad samordnes, slik at den fremstår som helhetlig for mottakeren. Det betyr at MD skal etterstrebe et helhetlig budskap ift andre departementer når det gjelder miljøvernpolitikk. MD skal fremstå som en helhet i innhold og design overfor omverdenen.

Kommunikasjonsprinsippet: All informasjonsvirksomhet skal i størst mulig grad ta hensyn til både avsenders og mottakers behov. Dette betyr at kommunikasjonsbehovet hos begge parter skal vektlegges likt. “Reell kommunikasjon” forutsetter at MD klargjør sine målgrupper og utreder deres behov. Undersøkelser vil derfor være en viktig kommunikasjonskanal mellom målgruppene og MD. Departementet vil legge opp til at tilrettelegging av informasjon for en målgruppe i størst mulig grad skal skje i samarbeid med representanter for målgruppen.

Prinsippet om aktiv informasjon: Staten skal drive aktiv informasjonsvirksomhet, og plikt- og rettighetsinformasjon skal prioriteres. I tillegg til at publikum selv aktivt må søke informasjon om egne rettigheter og plikter, skal staten selv ta initiativ til å gi informasjon. Dette betyr at informasjonsaspektet skal inngå som en del av saksbehandlingen i MD. Informasjon skal ses som et virkemiddel på lik linje med andre virkemidler MD rår over, og informasjonsaspektet skal ivaretas i planlegging av prosjekter. Nødvendig informasjon skal gis så tidlig som mulig, uten at noen har etterlyst den. Om nødvendig skal plikt- og rettighetsinformasjon til publikum prioriteres. Begrepet aktiv står sentralt i forhold til sikring av befolkningens mulighet for å delta i den demokratiske prosessen på et tidlig tidspunkt.

Linjeprinsippet: Prinsippet innbærer at hvert departement og hver etat er ansvarlig for informasjonsvirksomheten innenfor sine fagområder. For MD betyr dette at hver enkelt fagavdeling er ansvarlig for informasjonsvirksomheten innenfor sine fagområder. Med andre ord ligger ansvaret for informasjon der saksansvaret ligger.

Informasjon som lederansvar: Dette prinsippet er en logisk konsekvens av linjeprinsippet. Det innebærer at den enkelte leder ikke kan delegere ansvaret for informasjon selv om arbeidsoppgavene delegeres. Ledelsen i MD har ansvar både for at informasjon blir brukt på en profesjonell og etisk forsvarlig måte, og for at departementet har tilstrekkelig informasjonsfaglig kompetanse. I den statlige informasjonspolitikken forutsettes det at informasjonssjefen har et tett samarbeid med politisk og administrativ toppledelse uavhengig av organisatorisk tilknytning.

4. Utvikling av kommunikasjonskultur

God ekstern informasjon/kommunikasjon forutsetter god intern informasjon/kommunikasjon

Mål for den interne informasjonsvirksomheten

Målet for informasjonsvirksomheten internt er at alle ansatte vet hva som er MDs oppgaver, beslutninger og politikk i viktige spørsmål. Hver og en skal ha tilgang til lett å kunne skaffe seg informasjon om saker som er nødvendig for det arbeidet de gjør.

• For å sikre god informasjonsflyt i MD må ansvar klargjøres, og det må etableres rutiner for informasjon og kommunikasjon. Teknologiske løsninger må utnyttes i den interne informasjonsformidlingen.
• For å sikre god kommunikasjon i MD og i miljøvernforvaltningen må det arbeides for å befeste en kommunikasjonskultur som bygger på åpenhet og en aktiv holdning.

Eksempler på kanaler for intern informasjon:

Mye informasjon spres naturligvis gjennom personlige kontakter i det daglige arbeidet. Andre kanaler er:

• Seksjons-, avdelings-, og sjefsmøter
• NettOPP på Intranettet
• Allmøter
• Lunsjseminarer, avdelingsseminarer og andre seminarer med foredrag og diskusjon om aktuelle spørsmål
• MDs etatsopplæring
• Biblioteket, som kan søke frem trykt og elektronisk informasjon
• Nyhetsbrev, rapporter og andre trykksaker

Mål for den eksterne informasjonsvirksomheten

Målet for den eksterne informasjonsvirksomheten er at MDs beskrivelse av miljøsituasjonen, faktakunnskap og forslag til forandringer når frem til, aksepteres og brukes av aktører som kan bidra til en bærekraftig utvikling. MD skal være kjent og respektert som pådriver i miljøarbeidet.

• MD må utvikle en kommunikasjonskultur mot omverdenen som bygger på åpenhet og en aktiv holdning
• For å bidra til at MD fremstår som et troverdig, tilgjengelig og pådrivende departement må det arbeides målrettet og langsiktig overfor sentrale målgrupper med tillitsskapende tiltak
• For å sikre god informasjonsflyt mellom MD og omverdenen må ansvar klargjøres ut fra linjeprinsippet i informasjonspolitikken, og det må etableres rutiner for dette. Bruken av ny informasjonsteknologi må videreutvikles.

Eksempler på kanaler for ekstern informasjon:

• Konferanser og møter
• Videreformidlere i målgruppenes nettverk (nettverksinformasjon, f.eks frivillige organisasjoner eller andre som kommuniserer med målgruppene)
• Trykksaker, overhead-presentasjoner, disketter og cd-romproduksjoner
• Pressemeldinger, pressekonferanser, journalistseminarer
• Fagpresseartikler
• Debattartikler
• MDs sider på Internett
• Utstillinger eller messer der MD medvirker eller er arrangør
• TV-spots, video mm

I policyen beskrives særskilt to kanaler, Internett, som er den nyeste kanalen, og massemediene.

Informasjon via Internett

Gjennom Internett og andre elektroniske medier finnes nye muligheter for å nå ut til MDs målgrupper. Departementet vil øke utnyttelsen av informasjonsteknologien i takt med at bruken av den øker.
MD kan via egne sider på ODIN spre bakgrunnsinformasjon, sammendrag og vekke interesse for ulike spørsmål, i tillegg til at alle publikasjoner legges ut på nettet. Det er særlig viktig å tilrettelegge stoff spesielt for journalister og redaksjoner. MD vil bidra til at informasjon fra andre aktuelle aktører på miljøområdet blir lett tilgjengelig.
Alt som legges ut på Internett skal være bearbeidet språklig og gitt en form tilpasset mediet. Internett vil etter hvert i større grad benyttes som en kanal for toveis kommunikasjon.
I tillegg til egne sider på ODIN, vil MD etablere “Referansesystem for miljøinformasjon”, som er en database i Miljønett med kortinformasjon om tilgjengelig miljøinformasjon i Norge. MD er systemeier, men ikke ansvarlig for innhold, kvalitet og oppdatering av informasjonen. Departementet skal være pådriver for at sentral miljøinformasjon gjøres tilgjengelig i digital form.

Mediekontakt

Aktiv kontakt med massemediene øker MDs muligheter til å nå både dem som arbeider med miljøspørsmål og allmennheten. Ved å tilrettelegge MDs arbeid for presse, radio og TV kan vi øke den generelle kunnskapen og bevisstheten om miljøspørsmål.
Alle ansatte er med på å skape bildet av MD i massemediene.
Både norske og utenlandske massemedier kan være en viktig støtte for MDs muligheter til å utvikle miljøarbeidet. MDs egne initiativ overfor massemedier har utgangspunkt i MDs prioriteringer. Når journalister tar kontakt, følges massemedienes egne prioriteringer.

For å samordne mediekontakten skal alltid informasjonssjef eller avdelingens kontaktperson i informasjonsseksjonen kontaktes.

Forøvrig skal all mediekontakt skje i henhold til “Regler for mediekontakt for MD”.

Egne initiativ

MD skal selv ta initiativ til å fortelle om sitt arbeide, også om kontroversielle forslag og beslutninger. I arbeidet med utredninger, saker, lover eller forskrifter osv, inngår samarbeid med informasjonsseksjonen for eventuell forberedelse av pressemeldinger eller pressekonferanser. Vi skal bevisst unngå å sende ut materiell som ikke er av interesse for redaksjonene.
En effektiv mulighet til å nå ut med informasjon til brede målgrupper, er å skrive artikler selv som tilbys pressen. For å nå ut til avgrensede målgrupper, kan artikler tilbys aktuell fagpresse. Det er viktig med pedagogisk tilrettelegging av fagstoff for journalister. Presseseminarer er et viktig bidrag til å heve journalistenes kunnskap.

Journalistenes hastverk

I kontakten med journalister og andre som arbeider i massemedier skal MD vise stor forståelse for arbeidsforholdene deres. Gjennom å være tilgjengelig og hurtig søke frem etterspurt informasjon, eller gi en kommentar til en aktuell sak, øker mulighetene for å nå ut med MDs syn på ulike spørsmål.

Sannheten er viktigst av alt

Undersøkelser tyder på at journalister oppfatter MD som kompetent og troverdig. Dette inntrykket er det viktig å beholde. Åpenhet og saklig informasjon er den beste måten å utvikle et bra samarbeid med journalister på. Gjennom å bidra med bakgrunnsinformasjon øker muligheten for at et spørsmål blir satt i en bedre og bredere sammenheng.

Å uttale seg

Alle medarbeidere i MD skal kunne uttale seg om faktiske forhold innenfor sine arbeidsområder. Kommentarer og vurderinger er ekspedisjonssjefenes ansvar. Politiske kommentarer gis av politisk ledelse.

5. Ansvars- og oppgavefordeling

Avdelingene

Hovedansvaret for både den interne og eksterne informasjonen ligger hos ekspedisjonssjefene og avdelingsdirektørene. Avdelingene i MD er ansvarlig for saksinnholdet i den eksterne informasjonen, dvs det faglige innholdet i publikasjoner, pressemeldinger, internett og intranett mm. Avdelingene har ansvar for å etterspørre rådgivende bistand fra Informasjonsseksjonen i en tidlig fase av prosjekter, for å sikre at informasjons- og kommunikasjonaspektet blir ivaretatt. Utvikling av informasjonsstrategier og -handlingsplaner gjøres i samarbeid med Informasjonsseksjonen. I informasjonsprosjekter der avdelingene samarbeider med andre aktører, skal Informasjonsseksjonen trekkes inn for å sikre samordning med andre prosjekter.

Avdelingene er selv ansvarlig for produksjon av presentasjonsfoiler og at disse samsvarer med MDs profil for slikt materiell. Informasjonsseksjonen standardiserer maler og bidrar til klipparkiv på intranettet.

Seksjonen yter bistand ved utarbeidelse av dokumenter som skal publiseres på internett og ved trykksaksproduksjon.“Sjekkliste for publisering” er et verktøy for saksbehandlerne som skal bidra til at publiseringen blir mest mulig målrettet og tilpasset målgruppene.

Informasjonsseksjonen

Informasjonssjefen er ansvarlig for samordning og kvalitetssikring av MDs informasjonsvirksomhet, både internt og eksternt. Informasjonssjefen er ansvarlig redaktør/utgiver av alt informasjonsmateriell i trykt eller elektronisk form, herunder MDs publisering på ODIN.

Informasjonsseksjonen har en rådgivende funksjon overfor avdelingene ved utvikling av informasjonsstrategier, handlingsplaner og gjennomføring av tiltak. Informasjonsseksjonen samordner presseinformasjon, bistår ved utforming av pressemeldinger og tilrettelegging av pressekonferanser, samt gir råd om kontakt med massemediene.
Avklaring rundt arbeidsfordeling mellom avdelingene og Informasjonsseksjonen gjøres i den enkelte sak.
Informasjonsseksjonen har ansvar for kartlegging og innsamling av informasjon om aktuelle målgrupper. Seksjonen skal ha en “kunnskapsbase” slik at den kan fungere som MDs “øyne og ører”, og dermed kunne tilrettelegge for at MD i større grad kan praktisere toveiskommunikasjon.
Informasjonsseksjonen gir råd i generelle informasjonsspørsmål og er ansvarlig for MDs grafiske profil. Seksjonen er ansvarlig for felles profil på MDs presentasjonsfoiler som avdelingene selv produserer. Seksjonen yter bistand ved trykksaksproduksjon.
Informasjonsseksjonen samordner interninformasjon og er redaktør for intranettet Nett-OPP.

Infosenteret og biblioteket hører inn under Informasjonsseksjonen. Infosenteret har førstelinjetjenesten i veiledning og besvaring av spørsmål fra publikum. Infosenteret registrerer og lagrer MDs publikasjoner.
Biblioteket søker, gjenfinner og tilrettelegger miljøinformasjon og annen relevant informasjon i trykt eller elektronisk form for MD-ansatte. Biblioteket er med i forpliktende samarbeid med øvrige fagbibliotek i et godt utbygd nettverk.

Hver avdeling har en fast avdelingskontakt i Informasjonsseksjonen som skal bistå med rådgivning.

6. Kompetansebehovet

Informasjon skal brukes mest mulig målrettet som virkemiddel i miljøvernpolitikken. Dette forutsetter tilstrekkelig kompetanse, slik at systemet er i stand til å etterspørre helhetlige løsninger der alle virkemidler ses i sammenheng. Det må være en klar ansvarsfordeling, og det må være tilstrekkelig kompetanse både i stab og linje. Avdelingene bør få en egnet opplæring i informasjon. Håndbøker av typen “Lynkurs i informasjon” skal være tilgjengelig for alle ansatte.

Forutsetningen for å videreutvikle bruken av kommunikasjon i en toveis prosess er en generell kompetanseheving.

7. Sentrale målgrupper

7.1 Hvem er de sentrale målgruppene

En viktig del av arbeidet med å utvikle en informasjonsstrategi, er å identifisere de sentrale målgruppene.

De mest sentrale målgruppene for MD er definert og beskrevet i analysen av MDs informasjonsvirksomhet, som var første trinn i utviklingen av dette policydokumentet (SI-rapport nr 27/96). Rapporten bygger på analyser av eksisterende undersøkelser om målgruppene, samt to egne undersøkelser som er gjennomført. Det er gjort en kartlegging av journalisters forhold til MD. Det er også gjennomført en kartlegging av den interne kommunikasjonen i MD.

De mest sentrale målgruppene er

• Forvaltningen
• Mediene
• Næringslivet
• Segmenter av befolkningen
• FoU-miljøer
• Skole/utdanning
• Frivillige organisasjoner
• Internt

7.2 Overordnede strategier i forhold til sentrale målgrupper

Mål og strategier i forhold til sentrale målgrupper skal være overordnet ved utvikling av informasjonsstrategier.

I det følgende beskrives ønsket tilstand på informasjons- og kommunikasjonsområdet, suksesskriterier, status i dag og hovedstrategier for å nå ønsket tilstand.

• Ønsket tilstand = Slik vil MD at forholdet til målgruppen skal være. Beskrivelsen er visjonær og langsiktig (visjon, idealtilstand).
• Suksesskriterier = Kriteriene skal vise hva informasjonsarbeidet bør preges av i det daglige og på kort sikt, og som fører i retning av å nå den ønskede tilstanden.
• Status i dag = Beskrivelse av hva status i forhold til suksesskriteriene er i dag.
• Hovedstrategier for å nå ønsket tilstand = På bakgrunn av beskrivelsen av ønsket tilstand/suksesskriterier skal strategiene beskrive hvilke veivalg og satsinger MD må gjøre for å komme seg fra dagens tilstand (status) og i retning av ønsket tilstand - målt i forhold til suksesskriteriene.

Målgruppe	Forvaltning	Media	Næringslivet	Segmenter av befolkningen
Ønsket tilstand	En forvaltning som tar ansvar for miljøutviklingen på alle nivåer og innen alle sektorer	En dekning av miljøsaker preget av innsikt, balanse og konstruktiv pågåenhet til miljøets beste	Et næringsliv som tar medansvar for miljøtilstanden og arbeider aktivt for bærekraftige løsninger	Økt engasjement, bedre kunnskap og mer miljøforsvarlig atferd i befolkningen
Suksess- kriterier for MD	MD skal høres i alle sentrale fora der miljøinformasjon drøftes Departementene/ direktoratene og kommunene skal kjenne MDs syn på sentrale miljøspørsmål	MD skal være en sentral kilde i mediers dekning av viktige miljøsaker Media skal oppfatte MD som en ærlig, åpen og kompetent kilde som bidrar til forbedret dekning	Bedrifter og næringslivs-organisasjoner skal oppleve miljøvern-forvaltningen som konstruktiv samtalepartner og premissgiver Miljøvern-forvaltningen skal stimulere til at næringslivet integrerer miljø i markedsløsninger, og kunne demonstrere hvordan	Viktige forbruker-grupper skal kjenne til ønsket atferd og konsekvenser av uheldige valg på definerte områder Miljøvern-forvaltningen skal være raskt ute med å veilede befolkningen i miljøvennlig atferd når aktuelle saker dukker opp
Status i dag	MD er i dag ikke tilstede når det planlegges miljøinformasjon i andre sektorer	Det skjer relativt ofte at sentrale miljøsaker dekkes i media uten at MD er kilde eller MDs syn er nevnt Undersøkelser tyder på at media ser på MD som kompetent og troverdig, men ikke tydelig nok skiller politikk/fag	Miljøvern-forvaltningen har god kontakt med næringslivet i utvikling og oppfølging av virkemidler. Kontakten inn mot strategiske beslutnings-prosesser i næringslivet må forbedres slik at miljøet ivaretas i alle strategiske valg, spesielt i større investeringer, og at miljø i større grad etableres som satsingsområde i næringslivet	Forbrukere mangler god og relevant veiledning på flere viktige områder Miljøvern-myndighetene har i liten grad maktet å opptre aktivt med konstruktive innspill når nye miljøutfordringer dukker opp for forbrukerne
Hoved- strategier	Aktiv informasjons-formidling til viktige aktører i forvaltningen Arbeide mer målrettet i forhold til at statlig og kommunal forvaltning inviterer MD når miljøinformasjon skal drøftes	Aktivt/fokusert mediearbeid Klarere skiller mellom politiske og faglige vurderinger Åpenhet og velvilje Pedagogisk tilrettelegging	Aktiv og fokusert informasjon om MDs syn og ønsker Inkludere nærings- livsorganisasjon i utforming og formidling av informasjon til næringslivet. Sikre godt samarbeid med sektor-departementene, og spesielt styrke samarbeidet med NHD Delta i sentrale samarbeidsfora Fortsatt bidra med økonomisk støtte til GRIP senter	Støtte frivillige organisasjoner som formidler miljø-forsvarlig forbruksatferd, for eksempel Miljøheimevernet Legge til rette for at frivillige organisasjoner og andre kan være videreformidlere til aktuelle forbrukergrupper, demonstrere konsekvenser av uheldig atferd og gi relevant info om alternative valg

Målgruppe	FoU-miljøer	Skole/utdanning	Frivillige organisasjoner	Internt
Ønsket tilstand	Tekst vil være klar i mars -98 når MDs FoU-strategi er godkjent	Et utdanningssystem der miljøinformasjon fra miljøvernforvaltningen danner et viktig grunnlag for miljøopplæringen	Frivillige organisasjoner som er aktive og selvstendige pådrivere for en bærekraftig samfunnsutvikling	Internkommunikasjon og -informasjon som er åpen og relevant, og bidrar til samarbeid og ressursutnyttelse internt
Suksess- kriterier for MD		Utdanningssystemet har god tilgjengelighet til miljøinformasjon Miljøvern- forvaltningen har høy troverdighet som informasjonskilde Stor etterspørsel etter miljøinformasjon	Organisasjoner som tar initiativ og er aktive i miljøverndebatten Organisasjoner som har stor lokal aktivitet og mobiliserer nye grupper i LA 21 arbeidet Organisasjoner som samarbeider konstruktivt med andre organisasjoner, næringsliv og myndigheter for å nå konkrete miljømål	Klare/felles oppfatninger av mål/strategier Samordnet ekstern informasjonsinnsats Positiv informsjonkultur og aktiv holdning Åpenhet internt og mot omverdenen
Status i dag		Tilgjengeligheten til miljøinformasjon kan bli bedre Høy troverdighet Etterspørselen etter miljøinformasjon kan bli større	Stor variasjon i hvor aktive organisasjonene er i miljøverndebatten Stor variasjon i styrken og aktiviteten i lokallagene Varierende grad av samarbeid mellom frivillige organisasjoner og andre aktører sentralt og lokalt	MDs informasjonsmål og strategier er ikke godt nok kjent MD opplever for ofte at informasjon ikke er koordinert internt og mellom nivåer Ofte uklarheter om hvem som har det faktiske informasjons ansvaret
Hoved- strategier		Ferdigstille Nettverk for miljølære Være pådriver overfor KUF for at det etableres gode lagrings- og vedlikeholdssystemer for miljøinformasjon på skolene	Føre en åpen dialog og sørge for god kommunikasjon med de frivillige organisasjonene, bl.a gjennom faste fora Legge til rette for å styrke lokal aktivitet i organisasjonene gjennom å opprette fora for kommunikasjon og samarbeid, og gjennom økonomisk støtte Samarbeide med organisasjonene om prosjekter der mål, rolle og oppgavedeling er klart definert	Klart definerte ansvarsområder Iverksette statens informasjonspolitikk Kompetaneutvikling i linje og stab Felles analyse-/tilnærmings modell når informasjon brukes som virkemiddel

8. Arbeidsmodell for utvikling av informasjonsstrategier

Modellen bør benyttes ved utvikling av informasjonsstrategier.
Informasjonsstrategiene må utledes av de overordnede målene for resultatområdene, og være en del av en helhetlig strategi.

Strategier for å nå målene i resultatområdet

Overordnede mål for informasjons-/ og kommunikasjonsarbeidet De overordnede informasjonsmålene må utledes av de overordnede målene for satsningsområdet, og må samtidig beskrive konkret hvilken tilstand på informasjons-/kommunikasjonsområdet som er ønskelige.

Operative mål (målindikatorer) Det må beskrives hvilke konkrete mål en skal legge opp arbeidet etter, og hvordan milepæler skal vurderes og resultater evalueres. Målene bør være observerbare.

Ansvar og organisering Det må beskrives hvem som har ansvaret for å oppnå resultatene, hvilket mandat de ulike ansvarsområdene har og hvordan arbeidet er tenkt organisert. Ansvar for helhet, bruk av informasjonsvirkemidlet og for utvikling og iverksetting av informasjonstiltak, må være klart definert. Beskrivelse av mandat og organisering bør legges på et funksjonelt nivå.

Målgrupper Hvilke målgrupper som er helt sentrale må identifiseres, og dette må ses i sammenheng med de mål og strategier MD for øvrig har for disse, slik de kommer til uttrykk i pkt 7 i dette policydokumentet.

Status i dag For å kunne vurdere hvilke informasjons- og kommunikasjonsstrategier som er resultatorienterte og troverdige, bør det foretas en vurdering av hvordan status i dag er, i forhold til mål og milepæler. Strategiene skal fylle gapet mellom status og mål/indikatorer.

Strategi Strategiene bør være formulert kortfattet og enkelt, med tanke på at de skal ligge til grunn for planlegging og operative valg på flere nivå og områder.

9. Generelle kommunikasjonsstrategiske prinsipper

Ved utvikling av informasjonsstrategier og -planer bør følgende prinsipper ligge til grunn:

• Involverende kommunikasjon med MDs målgrupper (for å få til en tilnærming)
• Koordinering og samhandling med andre myndigheter, næringsliv m.fl. (nødvendig for å iverksette miljøvernpolitikken)
• Informasjon og kommunikasjon i forbindelse med bærekraftig utvikling skal relateres til kvalitet, opplevelse, helse og økonomisk vinning
• Vektlegge handling fordi atferdsendring er nødvendig, det er ikke tilstrekkelig med støtte og engasjement i befolkningen. Endringene kan ikke oppnås kun ved bruk av informasjon. Praktisk tilrettelegging og økonomiske og juridiske virkemidler vil som regel være nødvendig for å oppnå atferdsendring
• Informasjon fra miljøvernmyndighetene må åpne opp for nye vyer. Informasjonsvirksomhet som har som målsetting å oppnå ulike typer atferdsendring, må ha en positiv vinkling/tilnærming
• Tilbakemelding i form av resultater og “gode nyheter” skal gis målgruppene for å opprettholde og støtte videre atferdsendring. Informasjonen kan dreie seg om f.eks pilotprosjekter, lokale initiativ eller resultater av andre målgruppers innsats