Rundskriv om representasjon av begge kjønn i offentlig oppnevnte utvalg, styrer, råd, delegasjoner mv. – regler om håndheving

1. Innledning

Dette rundskrivet erstatter rundskriv Q 4/1996.

Rundskrivet inneholder utfyllende forklaringer til bestemmelsene i likestillingsloven § 21 og forskriften gitt i medhold av § 21 femte ledd.

Beregningsreglene i § 21 ble endret ved lov av 19. desember 2003. Endringen trådte i kraft 1. januar 2004. Endringene ble foreslått i Ot.prp. nr. 97 (2002-2003) Om lov om endringer i lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper, lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper og i enkelte andre lover (likestilling i styrer og i statsaksjeselskaper, statsforetak, allmennaksjeselskaper mv.) Etter mønster av de selskapsrettslige reglene om kjønnsrepresentasjon i styret, stilles det nå krav om at offentlig oppnevnte utvalg mv. har et konkret antall medlemmer av hvert kjønn, i stedet for å stille krav om en minste prosentvis andel. Bakgrunnen for at denne løsningen ble valgt for foretakene, var at for styrer med 4, 6 eller 8 medlemmer, innebærer et 40-prosentkrav i realiteten et 50-prosentkrav. Det ble ansett som en lovteknisk bedre løsning å angi det reelle antall av hvert kjønn som kreves for å oppfylle lovens vilkår. Ved å endre beregningsreglene i likestillingsloven § 21, oppnår en også at reglene for kjønnsrepresentasjon blir mest mulig like.

Med hjemmel i likestillingsloven § 21 femte ledd ble det ved kgl. res. av 20. mai 2005 foretatt endringer i forskriften om representasjon av begge kjønn i statlige utvalg, styrer, råd, delegasjoner m.v. ‑ regler om håndheving og rapportering. Forskriften er endret slik at den er i tråd med lovens ordlyd. Videre er det foretatt en endring vedrørende foreleggelsesplikten. Den tidligere forskriftens § 5 er opphevet, og håndhevingsreglene for andre offentlige organer enn departementene er tatt inn i § 4. Etter den nye forskriften er det bare Barne- og familiedepartementet som kan gi dispensasjon fra kravet om kjønnsrepresentasjon. Dette følger av forskriftens § 4. Fagdepartementene kan altså ikke lenger gi dispensasjon for sine underordnede organer.

2. Likestillingsloven § 21

Likestillingsloven § 21 lyder:

Når et offentlig organ oppnevner eller velger utvalg, styrer, råd, nemnder mv. skal begge kjønn være representert på følgende måte:

Det kan gjøres unntak fra reglene i første ledd når det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravene.

Reglene i denne paragraf gjelder ikke for utvalg m.v. som etter lov bare skal ha medlemmer fra direkte valgte forsamlinger.

For utvalg m.v. valgt av folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner gjelder bestemmelsene i kommuneloven.

Kongen gir bestemmelser om håndheving og rapportering og kan gi utfyllende bestemmelser etter denne paragraf.

2.1 Hovedregelen i første ledd

Hovedregelen er at begge kjønn skal være representert med et bestemt antall av hvert kjønn, tilnærmet 4O prosent. Dette gjelder både ved hver enkelt oppnevning og som et krav til offentlige organers helhetlige praksis ved oppnevning av utvalg.

I henhold til første ledd skal begge kjønn være representert i utvalg helt ned til 2 medlemmer. Bestemmelsen er først og fremst praktisk der et offentlig organ skal oppnevne medlemmer til ikke‑offentlige utvalg.

Reglene om kjønnsrepresentasjon gjelder også for varamedlemmer til utvalg. Medlemmer og varamedlemmer regnes hver for seg, slik at reglene må oppfylles for begge grupper. Medlemmer som sitter i et utvalget i kraft av sin stilling (selvskrevne medlemmer), skal også telles med i vurderingen av fordelingen av kvinner og menn. Utvalgssekretærer mv. som ikke er oppnevnt som medlem av utvalg mv. skal ikke telle med ved beregningen av kjønnsandelen i utvalget.

2.2 Unntaket i annet ledd

Oppnevnende myndighet skal arbeide for at begge kjønn blir representert i overensstemmelse med regelen. Det kan gjøres unntak fra kravet om kjønnsrepresentasjon dersom det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravet. For at det skal godtas at det foreligger en åpenbar urimelighet, må det ikke ha latt seg gjøre å finne egnede kvinner eller menn til å sitte i vedkommende utvalg. Det er ikke tilstrekkelig å vise til at det ikke finnes ledende tillitsrepresentanter eller tjenestemenn av det ene kjønn på utvalgets arbeidsområde. Unntaksadgangen skal praktiseres strengt, og det fremgår av Ot.prp.nr. 35 (2004-2005) at dispensasjon fra kravet om kjønnsrepresentasjon bare kan gis i helt ekstraordinære tilfeller.

Departementet vil påpeke at det fortsatt ofte stilles unødige krav både til stillingsnivå og spesialkunnskaper for å bli oppnevnt som medlemmer av et utvalg. Denne rekrutteringspraksisen bør det være mulig å endre, slik at flere får ta del i denne formen for samfunnsstyring og for at ikke noen få skal bli overbelastet.

2.3 Bestemmelsens virkeområde

Reglene gjelder når offentlige organ oppnevner utvalg, styrer, råd, nemnder, delegasjoner, komitéer mv. Med offentlig organ menes her det samme som forvaltningsorgan jf. forvaltningsloven § 1.

Det kan oppstå tvil om hvilke grupper som kan kalles utvalg mv. i denne bestemmelsens forstand. I utgangspunktet er dette en gruppe personer som er pålagt en avgrenset oppgave. Bestemmelsene gjelder både utredningsutvalg, utvalg som gir rådgivende uttalelser og utvalg som treffer vedtak. Som hovedregel bør to forutsetninger være til stede for at en gruppe skal kunne omfattes av likestillingsloven § 21. For det første må gruppen ha fått et mandat eller oppdrag. Det er ikke nødvendig at dette er gitt skriftlig – ofte er det slik at gruppen utformer mandatet selv på bakgrunn av et oppdrag eller en bestilling, som kan være gitt muntlig eller skriftlig. For det andre må det foreligge en forventning om at gruppens arbeid skal munne ut i et sluttprodukt. Som regel vil dette være en skriftlig rapport, utredning eller liknende, men en kan også tenke seg at sluttproduktet er en muntlig redegjørelse. Det at sluttproduktet unntas offentlighet har ikke betydning ved vurderingen av om gruppen faller inn under likestillingsloven.

Interne arbeidsgrupper som hører til det daglige arbeidet i et offentlig organ, omfattes ikke av bestemmelsen.

Videre kan det oppstå tvil om hva som er å anse som en delegasjon. Språklig sett er en delegasjon utsendinger med fullmakt til å føre forhandlinger. Det er naturlig å ta utgangspunkt i dette når en skal vurdere om en utsendt gruppe anses som en delegasjon.

Delegasjoner som oppnevnes i statsråd eller i departementet, vil falle inn under begrepet delegasjon. Dette gjelder også i andre tilfeller der det er naturlig med en formell beslutning vedrørende hvem som skal delta eller der deltakerne på annen måte oppnevnes. Det er ikke nødvendig at politisk ledelse er representert for at det skal være en delegasjon. Det er heller ikke et krav at det må dreie seg om en utenlandsreise.

Departementets utsendinger til internasjonale eller bilaterale råd, utvalg, komitéer mv. vil som utgangspunkt være å anse som en delegasjon i lovens forstand. Det at flere personer fra samme departement eller institusjon deltar på samme kurs, seminar, møte eller liknende anses i utgangspunktet ikke som en delegasjon i lovens forstand.

Reglene gjelder videre der offentlige organer oppnevner eller velger representanter til ikke‑offentlige organer. Reglene gjelder her bare for de representantene det offentlige har oppnevnt eller valgt. Dersom flere offentlige organer, f.eks. stat og kommune, skal oppnevne representanter til styrer, interkommunale organer o.l., skal hvert av de offentlige organene regnes for seg.

Utvalg som opprettes direkte ved alminnelige valg faller utenfor bestemmelsen. Dette er organer som Stortinget, fylkesting, kommunestyre og menighetsråd. Her er det nominasjonsprosessen og valgresultatet som må avgjøre kjønnssammensetningen.

Det er i bestemmelsens tredje ledd gjort unntak for utvalg som etter lov bare skal ha medlemmer fra direkte valgte forsamlinger. Regelen gjelder derfor f. eks. ikke for Stortingets komitéer. Utvalg som også kan ha medlemmer som ikke er medlemmer av folkevalgte organer, faller imidlertid inn under bestemmelsen. Utvalget vurderes da under ett.

Bestemmelsen omfatter ikke de tilfeller der private organisasjoner selv oppnevner medlemmer til offentlige utvalg mv. Dette forekommer sjelden. Det vanlige er at organisasjonene foreslår eller innstiller, mens det offentlige står for oppnevningen. I slike tilfeller kommer § 21 til anvendelse. Organisasjonene bør gjøres oppmerksomme på § 21 når de blir bedt om å foreslå kandidater til slike utvalg. I henhold til forskriften skal organisasjonene/etatene be om å foreslå dobbelt så mange kandidater som organisasjonen/etaten skal være representert med, og like mange kvinner som menn.

Valg eller oppnevninger som arbeidstakere foretar til utvalg mv. hjemlet i lov eller avtaleverk, omfattes ikke av bestemmelsene. Derimot må det offentlige overholde bestemmelsen ved oppnevningen av sine representanter til slike utvalg.

Reglene gjelder også når det foretas gjenoppnevninger, endringer i sammensetning av utvalget og når det foretas supplerende oppnevninger. Reglene gjelder imidlertid ikke ved automatisk opprykk av varamedlemmer.

Dersom oppnevnende organ er i tvil om hvorvidt et utvalg mv. eller en delegasjon faller inn under loven, skal skriftlig søknad om dispensasjon forelegges Barne- og familiedepartementet jf. forskriftens § 4 dersom kravet om kjønnsrepresentasjon i likestillingsloven § 21 ikke er oppfylt.

3. FORSKRIFTEN MED KOMMENTARER

3.1 Forskriften

Forskrift om representasjon av begge kjønn i offentlig oppnevnte utvalg, styrer, råd, delegasjoner mv. ‑ regler om håndheving.

Fastsatt ved kgl. res. av 20 mai 2005 i medhold av lov om likestilling mellom kjønnene av 9. juni 1978 nr. 45, § 21 femte ledd. Fremmet av Barne‑ og familiedepartementet. Endringene er satt i kursiv.

§ 1 Formål og virkeområde

Forskriften skal sikre gjennomføringen av likestillingsloven § 21 ved offentlig oppnevning av utvalg, styrer, råd, delegasjoner mv.

§ 2 Hovedreglene om representasjon av begge kjønn i offentlig oppnevnte utvalg

Når et offentlig organ oppnevner eller velger utvalg, styrer, råd, nemnder mv. skal begge kjønn være representert på følgende måte:

Det kan gjøres unntak når det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravene. Saken skal da forelegges Barne‑ og familiedepartementet etter reglene i § 4 i denne forskriften.

Foreleggelsesplikten gjelder både ved oppnevning av nye utvalg mv., ved gjenoppnevninger og ved suppleringer.

§ 3 Innhenting av forslag til kandidater til utvalg mv.

Når et offentlig organ innhenter forslag til kandidater til utvalg mv. fra organisasjoner, etater mv., skal det be om forslag som inneholder dobbelt så mange kandidater som organisasjonen, etaten mv. skal være representert med i utvalget. Blant de foreslåtte kandidatene skal det være like mange kvinner som menn.

Medlemmer og varamedlemmer regnes hver for seg.

Dersom organisasjonen, etaten mv. ikke finner det mulig å foreslå like mange kvinner som menn, skal dette begrunnes nærmere overfor Barne- og familiedepartementet.

§ 4 Foreleggelse

Utvalg mv. som skal oppnevnes av et offentlig organ, og som ikke vil tilfredsstille kravet til kjønnsfordeling, skal forelegges Barne‑ og familiedepartementet. Foreleggelsen skal sendes om det aktuelle fagdepartement. Barne ‑ og familiedepartementet vurderer om det foreligger slike særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravet om kjønnsrepresentasjon.

Oppnevningen må ikke skje før Barne‑ og familiedepartementet har godkjent utvalgets sammensetning.

Ved oppnevninger i statsråd skal det, dersom utvalget ikke tilfredsstiller lovens krav om kjønnsrepresentasjon, opplyses at utvalgets sammensetning er godkjent av Barne‑ og familiedepartementet.

§ 5 Ikrafttredelse

Denne forskriften trer i kraft straks.

Fra samme tidspunkt oppheves forskrift av 22. juli 1983 nr. 1769 om representasjon av begge kjønn i statlige utvalg, styrer, råd, delegasjoner mv. ‑ regler om håndheving og rapportering.

Tidligere § 5 er opphevet og tidligere § 6 har blitt ny § 5.

3.2 Kommentarer til forskriften

§ 1

Hensikten med bestemmelsene er å tilrettelegge saksbehandlingen og rutinene ved oppnevning av utvalg slik at målsettingen i likestillingsloven § 21 om representasjon av begge kjønn i alle utvalg blir oppnådd.

§ 2

Bestemmelsens første og annet ledd gjengir hovedregelen og unntaksbestemmelsen i § 21 første og annet ledd slik at forskriften gir full mening uten at en har lovteksten for hånden. Plikten til å forelegge utvalg mv. for Barne‑ og familiedepartementet i henhold til forskriften § 4 gjelder bare i de tilfellene der det oppnevnende organet ber om at det ved sammensetningen av utvalget gjøres unntak fra hovedregelen i § 21 første ledd. Utvalg som tilfredsstiller hovedregelen skal ikke forelegges Barne‑ og familiedepartementet.

Foreleggelsesplikten gjelder ved alle nyoppnevninger, men også ved gjenoppnevninger og suppleringer av utvalg mv.

§ 3

Dersom det oppnevnende organ ber organisasjoner, etater mv. (private eller offentlige) komme med forslag til representanter til et offentlig utvalg, skal det be om forslag til både en mannlig og en kvinnelig kandidat for hvert medlem/varamedlem organisasjonen, etaten mv. skal være representert med i utvalget. Ved vurderingen av kjønnsfordelingen skal medlemmer og varamedlemmer regnes for seg. Dersom organisasjonene, etatene mv. ikke kan foreslå like mange representanter av hvert kjønn, må dette begrunnes nærmere overfor oppnevnende myndighet. Begrunnelsen skal følge med når utvalgets kjønnssammensetning forelegges for det håndhevende organet.

§ 4

Denne bestemmelsen er endret slik at den omfatter både utvalg mv. som oppnevnes av departementene og i statsråd, og utvalg mv. som oppnevnes av underordnede organer. Det er nå bare Barne- og familiedepartementet som kan gi dispensasjon fra kravet om kjønnsrepresentasjon.

Utvalg som ikke vil tilfredsstille lovens krav til kjønnsrepresentasjon og som skal oppnevnes av et offentlig organ, skal på forhånd forelegges Barne‑ og familiedepartementet. Når det gjelder utvalg mv. som oppnevnes av andre offentlige organer enn departementene, kan dette være utvalg som oppnevnes av andre sentrale myndigheter som direktoratene, verkene, universitetene mv. Men også utvalg som oppnevnes av regionale og lokale statsetater skal forelegges. Det dreier seg her om et stort antall utvalg.

Det må begrunnes hvorfor kravet ikke er tilfredsstilt. Barne‑ og familiedepartementet vurderer begrunnelsen med sikte på om det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle lovens krav. Hvis Barne‑ og familiedepartementet vurderer at det ikke foreligger slike særlige forhold, skal det oppnevnende organet endre sammensetningen i tråd med likestillingslovens krav.

Utvalg mv. må ikke oppnevnes før utvalgets sammensetning er godkjent av Barne‑ og familiedepartementet. Foreleggelsen skal skje senest 2 uker før oppnevningen slik at Barne‑ og familiedepartementet har praktisk mulighet til å reagere på sammensetningen av utvalget.

Ved oppnevning i statsråd skal det opplyses i foredraget til kongelig resolusjon at utvalgets sammensetning er godkjent av Barne‑ og familiedepartementet.

Spørsmål

Spørsmål vedrørende dette rundskrivet kan rettes til Barne‑ og familiedepartementet.