Rundskriv R-7/97

Rundskriv R-7/97

Til departementene

HÅNDKASSE

Økonomireglement for staten med tilhørende funksjonelle krav trådte i kraft 10. 1. 1997. I Økonomireglementets § 17.5 er det tatt inn følgende bestemmelse:

"Håndkasse kan brukes unntaksvis etter regler gitt av Finansdepartementet".

1. Definisjon av håndkasse

En håndkasse skal kun benyttes til dekning av mindre tilfeldige utgifter. Eksempler hvor en håndkasse kan benyttes, er bl a til frimerker og utlegg for buss/trikk.

En del virksomheter vil ha behov for kontante vekslepenger i forbindelse med sin løpende oppgaveutførelse. Dette vil f eks. gjelde virksomheter som driver omsetning eller løpende mottar kontant innbetaling av merverdiavgift, gebyrer mv. Slikt behov for vekslepenger omfattes ikke av begrepet håndkasse. Det vises i denne sammenheng til Økonomireglementet, Funksjonelle krav kap. 7.

2. Regler for håndkasse

Finansdepartementet har utarbeidet følgende regler for håndkasse:

statlige virksomheter kan opprette håndkasse med en kassebeholdning begrenset oppad til kr 1.000,- pr håndkasse. I den grad det er behov for håndkasse med en kassebeholdning utover kr 1.000,-, skal begrunnet søknad sendes Finansdepartementet, Finansavdelingen

håndkasse skal ikke benyttes til utbetaling av forskudd (lønn, reise) eller godtgjørelser av noen art

kassebeholdningen opprettes ved belastning av virksomhetens bankkonto og bokføres som inngående saldo på konto for håndkasse i regnskapet. I rapporteringen til det sentrale statsregnskap skal kassebeholdningen føres i C-rapporten under forskudd

for hver håndkasse skal det være en innbundet kontrollbok som viser utlagt kassebeholdning. Kassestyrer skal kvittere i kontrollboken for at verdiene er til stede ved overtakelse. Kontrollboken skal også nyttes ved periodisk kontroll av håndkassen og ved overlevering til ny kassestyrer

ansvaret for håndkassen skal være tillagt en person (kassestyrer) av gangen, og hvem som til enhver tid er ansvarlig, skal fremgå av kontrollboken

alle utgifter skal dokumenteres ved bilag, som skal attesteres og anvises

supplering av kontantbeholdningen i håndkassen skal først gjøres når anviste utgiftsbilag er regnskapsført. Uansett forbruk av kassemidler skal alle bilag pr 31.12,tas ut av håndkassen og regnskapsføres

hver måned skal det foretas kontroll av hver håndkasse av en annen person enn den som er kassestyrer. Kontrollen skal dokumentere at beholdningen av penger og eventuelle bilag stemmer. Kontrollen skal foretas i kassestyrers nærvær og kontrolløren skal kvittere i kontrollboken for at kontroll er utført og at beholdningen er til stede

ved overdragelse (ferier, permisjoner mv) av håndkassen til ny kassestyrer skal den alltid gjøres opp. Den nye kassestyreren skal kontrollere at beholdningen er til stede i nærvær av den gamle kassestyreren. Den nye kassestyreren skal kvittere i kontrollboken for overtakelse av håndkassen

det skal påses at håndkassen og kontrollboken oppbevares på en betryggende måte. Utskrevne kontrollbøker skal oppbevares i 3 år.