Konkurransegrunnlag

Innledning

Denne anskaffelsen knytter seg til kunngjøring i DOFFIN og Norsk Lysingsblad.

Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

Alle referanser til ”leverandør” i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i.

Om oppdragsgiver

Justisdepartementet

Justisdepartementet ble opprettet i 1818.

Departementet har ca 270 ansatte fordelt på syv avdelinger, statsrådsseksjonen og informasjonsenheten.

Departementets hovedmål er å sørge for at grunnleggende garantier om rettssikkerhet blir opprettholdt og utviklet. Et overordnet mål er å sikre samfunnets og enkeltmenneskets trygghet. Gjennom å

• Forberede saker for regjering, Kongen i statsråd og Stortinget
• Bidra til gjennomføring av regjeringens politikk
• Utvikle og følge opp de ytre etater og domstolene
• Utøve ansvar for flere forvaltningsoppgaver
• Yte publikumsservice

arbeider Justisdepartementet for redusert kriminalitet, trygghet og sikkerhet, åpenhet og demokrati og justisvesenets oppgaveløsning og service til publikum.

Analysestaben

Analysestaben er en nyopprettet avdeling i Justisdepartementet og har blant annet ansvar for å følge opp departementets forskningsinnsats. Stabens hovedoppgaver er å styrke ledelsens informasjons- og beslutningsgrunnlag når det gjelder samfunnsanalyser, kriminalpolitiske analyser og anvendelse av statistikk og forskning.

Generelt om anskaffelsen

I regi av FN-instituttet UNICRI i Roma skal det i løpet av 2004 gjennomføres en omfattende internasjonal offerundersøkelse i ca. 40 land, deriblant alle EU-land. Undersøkelsen er tidligere gjennomført i 1989, 1992, 1996 og 2000. Norge har tidligere bare deltatt i 1989. Justisdepartementet vurderer om Norge skal delta i år, og ønsker tilbud på gjennomføring av en slik undersøkelse. Tilbudet skal ikke omfatte bearbeiding av data. Bearbeiding av data vil bli gjort ved universitetet i Oslo.

Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren ”Konkurranse med forhandlinger” jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, del III kap. 11 § 11-1(1). Anskaffelsen gjelder gjennomføring av en spørreundersøkelse om utsatthet for kriminalitet.

Kontraktsunderlaget for den påfølgende leveranse vil være Statens standardavtale for konsulentoppdrag. Dette konkurransegrunnlaget vil utgjøre et referansedokument til kontrakten.

Administrative vilkår og bestemmelser

Offentlighet og taushetsplikt

Etter forskrift av 15.06.2001 om offentlige anskaffelser § 3-2, gjelder bestemmelsene i lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen for allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll. Samtidig vises det til § V i forskrifter til offentlighetsloven 14.02 1986, som gir hjemmel for å gjøre unntak for tilbud og protokoller . Slikt unntak vil ikke bli gjort gjeldende i dette tilfelle.

Etter forskrift av 15.06.2001 om offentlige anskaffelser (FoA) § 3-3 plikter oppdragsgiver og dennes ansatte å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om ” tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår”.

Ved begjæring om innsyn, fra media eller andre, kan det være vanskelig og arbeidskrevende for departementet å vurdere hvilke deler av tilbudet som omfattes av taushetsplikten etter FoA § 3-3. Leverandøren skal derfor eksplisitt merke de opplysningene i dokumentene som leverandøren mener departementet bør vurdere å unnta fra offentlighet etter denne bestemmelsen, samt gi en kort redegjørelse for hvorfor de etter leverandørens vurdering omfattes av FOA § 3-3.

Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon

Oppdragsgiver og leveringsadresse for tilbudet og leveransen er:

Justisdepartementet

Analysestaben

Postboks 8005 Dep.,

0030 OSLO

Leveringsadresse: Vakta Høyblokken i Regjeringskvartalet

Einar Gerhardsens plass 1

Kontaktpersoner:

Seniorrådgiver Elise Stilloff. e-post: elise.stilloff@jd.dep.no, tlf. 22 24 52 62
Rådgiver Arnt Even Hustad. E-post: arnt.hustad@jd.dep.no, tlf. 22 24 05 81
Seniorrådgiver Ellen Rømming: E-post: ellen.romming@jd.dep.no, tlf. 22 24 52 64

All kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktpersonene, innen den tidsfrist som er angitt under punkt 4.4. Alle spørsmål og svar vil bli meddelt skriftlig på e-post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget uten angivelse av hvem som har stillet spørsmålet. Det er derfor viktig at spørsmål skal formuleres på en slik måte at de kan gjøres tilgjengelig for andre uten hinder av taushetsplikten etter forskrift om offentlige anskaffelser § 3-3.

Språk

Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk.

Tidsfrister

Utlysnings dato er 07.07.04

Frist for anmodning om deltakelse er 19.07.04, kl 14:00.

Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 10.08.04 kl. 14:00

Tilbudsfrist er 16.08.04, kl 14:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen.

Oppdragsgiver vil avvise for sent innleverte tilbud.

Tentativ fremdriftsplan

Kostnader

Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert.

Retur av tilbud

Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud.

Oppdatering av konkurransegrunnlag

Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli ettersendt pr. e-post til de tilbydere som har bedt om konkurransegrunnlaget.

Feil i konkurransegrunnlaget

Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette

Vedståelsesfrist

Vedståelsesfristen for tilbudet skal være minst 3 måneder fra frist for innlevering av tilbud.

Tilbudets utforming

Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel ”Tilbudsdisposisjon”.

Innlevering av tilbudet

Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Originalen leveres i ringperm mens kopien leveres sammenstiftet.

Tilbudet legges i nøytral konvolutt og tydelig merkes med:

"Tilbud spørreundersøkelse, saksnr. 2004/06352 v/ Analysestaben”.

Åpning

Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene.

Kvalifikasjonskrav

Daterte attester og øvrig dokumentasjon (skatteattester, firmaattest og HMS-erklæring) som skal følge med i henhold til dette kvalifikasjonsgrunnlaget, skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbud. HMS-erklæring skal være datert og signert av daglig leder og representant fra de ansatte. Tilbydere som ikke oppfyller disse krav vil bli avvist.

Leverandørens formelle, finansielle og økonomiske stilling

Som bevis på leverandørens organisatoriske, finansielle og økonomiske stilling skal følgende dokumenter fremlegges:

1. Firmaattest, eller tilsvarende attest fra leverandørens hjemland.
2. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgifter fra kemnerkontoret.
3. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret.
4. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma hvor et minimum er kredittverdig mot sikkerhetsstillelse
5. En egenerklæring om foretakets totale omsetning de tre siste regnskapsår for de leveranser anmodningen omhandler.
6. HMS-erklæring i samsvar med bilag 2

Referanseleveranser

1. Erfaring skal dokumenteres med en oversikt over minst 3 tilsvarende utførte oppdrag siste 3 år, dog ikke nødvendig med flere enn 10. Da kvalifisering til invitasjon til eventuelle forhandlinger blir utført med bakgrunn i dette, så oppfordres tilbyderne til å levere utførlig beskrivelse over tidligere oppdrags egenart, samt oppgi kontaktperson hos tidligere oppdragsgiver.

Spesifikasjon av oppdraget

Bakgrunn for oppdraget

I regi av FN-instituttet UNICRI i Roma skal det i løpet av 2004 gjennomføres en omfattende internasjonal offerundersøkelse i ca. 40 land, deriblant alle EU-land. Undersøkelsen er tidligere gjennomført i 1989, 1992, 1996 og 2000. Norge har tidligere bare deltatt i 1989. Justisdepartementet vurderer om Norge skal delta i år, og ønsker tilbud på gjennomføring av en slik undersøkelse. Tilbudet skal ikke omfatte bearbeiding av data. Bearbeiding av data vil bli gjort ved universitetet i Oslo.

Om oppdraget

Undersøkelsen skal være gjennomført i løpet av 2004. Det må utarbeides en fremdriftsplan med milepæler for gjennomføring av oppdraget.

Det foreligger et internasjonalt spørreskjema på engelsk som skal oversettes til norsk. Oversettelsen vil være en del av oppdraget. Oversatt spørreskjema skal overleveres oppdragsgiver til gjennomsyn og kontroll. Oppdragsgiver skal ha inntil 4 uker på å gjennomføre dette. Spørreskjemaet følger vedlagt til orientering.

Når oversettelsen av spørreskjemaet er godkjent, skal det benyttes til å gjennomføre intervjuundersøkelse. Det skal trekkes et utvalg som skal være landsdekkende og representativt for hele befolkningen, fra 16 år og eldre. I hver husstand som trekkes ut skal 1 tilfeldig valgt person 16 år eller eldre intervjues.

Antall respondenter i utvalget skal være et multippel av 500 og omfatte minimum 2000 respondenter. Undersøkelsen skal baseres på enten personlig intervju eller telefonintervju.

I tilbudsdokumentene må det gis opplysninger om:

- Hvordan utvalget som skal intervjues skal trekkes ut

- Hvilke prosedyrer man har for å velge en tilfeldig person i husstanden.

- Hvilken prosedyre som benyttes for oppfølgning hvis respondenten ikke vil svare eller ikke er tilstede.

Pristilbudet for oppdraget må være innen en budsjettmessig ramme på 1,1 millioner kroner inkl. mva.

Leveransen skal inneholde:

1. Tabell-rapport

2. Det innsamlede materiale i elektronisk form som SPSS-fil, ferdig til analyse

Hvis materiale må vektes på grunn av skjevheter, skal det også leveres en SPSS-fil med ferdig vektet materiale, ferdig til analyse.

3. Feltrapport på engelsk som inneholder:

* Beskrivelse av utvalgsprosedyre som ble valgt

* Når feltarbeidet startet, når det ble avsluttet

* Antall intervjuere som ble brukt

* Gjennomsnittlig varighet for intervjuene

* Drøfting av problemer som oppsto under feltarbeidet

* Spørreskjemaet som ble brukt, norsk versjon (også i elektronisk form

* Demografiske data (kjønn og alder for utvalgsområdene

* Ved telefonintervjuer skal det oppgis responsrater nedbrutt på

* Antall telefonnummer

* Antall ikke-oppnådde kontakter:

- Telefonnummer som ikke finnes

- Telefonnummer som ikke ble besvart

* Ved personlig intervju skal det oppgis

* Brutto utvalg

* Frafall i antall personer og i prosent, herunder personer som ikke vil være med i undersøkelsen

Gjennomføring av oppdraget og leveringsfrist

Oppdraget skal gjennomføres i løpet av høsten 2004 og leveransen skal være overlevert Justisdepartementet ved analysestaben senest 15. desember 2004.

Utfylling av Statens Standardavtale om konsulentoppdrag

Statens standardavtale for utføring av konsulentoppdrag skal leveres ferdig utfylt sammen med tilbudet.

Tildelingskriterier

Følgende tildelingskriterier vil bli benyttet:

• Antall respondenter og intervjuform rangert etter følgende tabell, hvor alternativ 10 er det mest foretrukne:

• Leveringstidspunkt
• Totalkostnad

Vekting av tildelingskriteriene:

Respondent/intervju (50)

Pris (35)

Leveringstid (15)

=sum vekttall (100)

Bilagsoversikt

Disse bilagene følger med konkurransegrunnlaget:

Bilag 1 Statens standardavtale for konsulentoppdrag

Bilag 2 HMS-egenerklæring

Bilag 3 Det internasjonale spørreskjemaet på engelsk

Tilbudets disposisjon

Etterspurte dokumenter legges ved i følgende rekkefølge med et underskrevet tilbudsbrev foran:

2. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og kontraktsutkast. Forbehold plasseres under dette punkt. Eventuelle forbehold må begrunnes, og alternativ tekst, kontraktsvilkår mv må foreslås.
3. Firmaattest, eller tilsvarende attest fra leverandørens hjemland
4. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgifter fra kemnerkontoret
5. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret
6. Kredittvurdering
7. HMS-egenerklæring
8. Dokumentasjon over tidligere utført tilsvarende oppdrag.
9. Beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt gjennomført i henhold til vår kravspesifikasjon (hvis ikke dekket som en del av utfylling av kontrakten).
10. Utfylt Statens Standardavtale for konsulentoppdrag inkludert gjennomføringsplan med timeestimat for hver fase.

Det gjøres oppmerksom på at manglende levert dokumentasjon vil medføre avvisning av tilbudet.