Definisjoner

I disse retningslinjer har følgende begreper disse forståelser:

Informasjon

De viktigste kilder til informasjon om denne tilskuddsordning vil være:

• Handlingsplanen for søkerlandene til EU
• Retningslinjene for Handlingsplanen
• Søknadsskjema/momentliste, generelle vilkår og evalueringsskjema
• Stortingsmelding nr. 12 (2000-01) – Europameldingen -, samt de årlige statsbudsjetter
• Handlingsplanens årsrapporter

For nærmere opplysninger vises til UDs internettsider; http://odin.dep.no/ud/ .

Bilateral Europaseksjon i Utenriksdepartementet, tlf. 22 24 35 21/38 20.

Handlingsplanens målsettinger

Regjeringens målsetting med Handlingsplanen er å skape en plattform for et bredt og forsterket samarbeid med søkerlandene i de nærmeste årene. Målet er å stimulere til økt kontakt, samarbeid og nettverksbygging over et bredt spekter, mellom myndigheter, arbeids- og næringsliv, det sivile samfunn, frivillige organisajoner og på det akademiske og kulturelle området.

• Å bidra til økt sikkerhet, stabilitet og bærekraftig vekst og utvikling i Europa, ved å støtte de baltiske og sentral-europeiske landene i deres bestrebelser for å nå full integrasjon i det økonomiske og politiske samarbeidet i Europa gjennom medlemskap i EU og dermed i EØS.
• Å skape en plattform for et bredt og forsterket norsk samarbeid med alle søkerlandene, især de baltiske og sentraleuropeiske, ved å stimulere til økt kontakt, nettverksbygging og samarbeid innenfor utvalgte områder.

Prosjektområder

Hovedmålsettingen er konkretisert i følgende prioriterte innsatsområder og gjelder for hele regionen;

• Bidra til å styrke den demokratiske videreutvikling ved konkrete tiltak og prosjekter som fremmer politisk pluralisme, oppbygging av demokratiske institusjoner, frie valg, rettsstatens prinsipper og respekt for grunnleggende menneskerettigheter, herunder likestilling og faglige rettigheter.
• Gjennomføre miljøtiltak og overføre kunnskap og teknologi i privat og offentlig regi, som bidrar til å forbedre miljøsituasjonen, bygge opp miljøvernforvaltningen og fremme en bærekraftig utvikling. Redusere trusler mot helse fra forurensing, smittsomme sykdommer og manglende mattrygghet er et prioritert område særlig i våre nærområder.
• Utvikle samarbeidet innen feltene utdanning og forskning, kultur med sikte på større kunnskap om og forståelse av om hverandre.

• Bidra til å lette tilpasningen til EØS og EU – samarbeidet gjennom fokus på forvaltningssystemer, offentlig administrasjon og en velfungerende markedsøkonomi.

• Styrke samarbeid innen justisområdet, bl.a. gjennom bidrag til et effektivt og adekvat rettsystem og bekjempelse av nye trusler knyttet til organisert kriminalitet, menneskesmugling, narkotika og overgrep overfor barn og kvinner.

• Bidra til utvikling av regionalt samarbeid i Østersjøregionen. I denne regionen er det i tillegg lagt stor vekt på helse og mattrygghet.

Landprioriteringer

I Handlingsplanen finnes prioriteringer gitt for hvert enkelt land og som legger ytterligere føringer for prosjektutvelgelsen.

Bevilgninger

Målekriterier/resultatindikatorer for det enkelte prosjekt skal fremgå av søknaden.

Tillskuddsordningen baserer seg på årlige bevilgninger over Statsbudsjettet.

Ordningens geografiske virkeområde og konsentrasjon

Handlingsplanen gjelder for alle kandidatlandene til EU. Det gis prioritet til samarbeidsprosjekter i Norges nærområder, det vil si: de baltiske land og Polen.

Hovedkriterier for støtte

Støtte gis til konkrete samarbeidstiltak/-prosjekter basert på de prioriteringer som ligger i Handlingsplanen. Prosjektaktører kan både være norske og utenlandske, private, statlige og multilaterale organisasjoner.Tiltaket skal fremme økt kontakt og samarbeid mellom Norge og ett av søkerlandene.

Det forutsettes at prosjektet ;

• reflekterer mottakerlandets egne prioriteringer,
• komplementerer EUs støtte og støtter opp om tilpasning til EU medlemskap og EØS
• er i tråd med norske interesser .

Tiltaket skal være til nytte for samarbeidspartneren/-landet og skal bidra til å bygge opp kompetanse i mottakerstaten/ samarbeidspartneren. Tiltaket/virksomheten skal innen rimelig tid bli levedyktig og kunne videreføres uten norsk offentlig støtte.

Unntaksvis kan det gis støtte til pilot og andre forprosjekter samt faglige seminarer/konferanser innenfor retningslinjenes rammer. Det forutsettes her at søker har utført mest mulig forberedende arbeid og kartlegging før søknaden innsendes.

For å sikre koordinering med andre lands/EUs s innsats og landets egne prioriteringer forutsettes det at søker (evnt. ambassaden) holder nær kontakt med relevant myndighetsinstans samt med den stedlige EU-delegasjon.

Humanitær støtte.

• Det kan ytes støtte til transport av hjelpesendinger, begrenset oppad til 50% (max 20.000 NOK). Det avsettes årlig et beløp til humanitære prosjekter i regionen.

Multilaterale samarbeidsorganisasjoner

• Det kan ytes tilskudd til organisasjoner som Europarådet, OECD, UNDP, mv, som gjennomfører tiltak innenfor rammen av retningslinjene for denne handlingsplan.

Tiltak som faller utenfor Handlingsplanen

Det kan ikke påregnes støtte til følgende aktiviteter:

• finansiering av eksport av varer og tjenester, herunder forsvars- og våpenleveranser
• handelsvirksomhet, eksport/import
• markedsføringstiltak
• driftsutgifter utover igangsettingstiltak i startfasen
• etablering av permanent virksomhet i Norge
• utvikling eller testing av ny teknologi
• finansiering av kommersielle aktiviteter

Utvikling av regionalt samarbeid

Å fremme regionalt samarbeid på tvers av nasjonale grenser er et utenrikspolitisk mål for Norge. Under Handlingsplanen vil det være et særlig mål å styrke det regionale samarbeidet i Østersjøregionen.

Østersjørådet ble opprettet i 1992 og omfatter Danmark, Finland, Norge, Sverige, Island, Tyskland, Polen, Litauen, Latvia, Estland og Russland. Prioriterte samarbeidsområder er assistanse til demokratiske institusjoner, økonomisk samarbeid, humanitære spørsmål, miljøvern, energi, kultursamarbeid, utdanning, turisme og samferdsel. Statsministermøtet i Visby i april 1996 trakk opp retningslinjer for det videre samarbeidet i Østersjøregionen.

Det avsettes årlig midler tilsamarbeidstiltak under Østersjørådet. Prosjektene finansieres delvis av prosjektmidler fra Russlandsstrategien og dels fra midler under denne Handlingsplanen på Utenriksdepartementets budsjett .

Generelle kriterier som vil bli vektlagt ved vurdering av søknadene

Prosjekter må falle inn under Handlingsplanens målsettinger og prioriteringer.

Prosjekter som ligger innenfor prioriterte samarbeidsområder under hvert enkelt land vil bli prioritert. Disse fremkommer i Handlingsplanen og vil bli gjennomgått regelmessig gjennom politisk dialog mellom norske myndigheter og søkerlandenes myndigheter.

Norsk søker må kunne dokumentere å ha etablert god kontakt med Sentral-europeisk samarbeidspartner. Hvis det innvilges støtte til tiltaket, er det en forutsetning at samarbeidspartner gjøres kjent med grunnlaget og størrelsen på bevilgningen.

Søknad fra utenlansk aktør skal innsendes gjennom norsk ambassade/delegasjon.

Søker må kunne dokumentere relevante kvalifikasjoner/kompetanse, inklusive resultater av tidligere innsats.

Fullstendig og gjennomarbeidet budsjett/finansieringsplan skal fremlegges. Prosjektet kan som en hovedregel ikke fullfinansieres av offentlige midler, og både den norske og den Sentral -europeiske part forutsettes normalt å bidra med rimelig egeninnsats.

Utenlandsk partner dekker i størst mulig grad utgifter i lokal valuta, f.eks. oppholds-utgifter, lokaler og interne reiser. Rimeligste transportmåte søkes benyttet. Ved lengre opphold må det søkes å finne oppholdsmuligheter som alternativ til hotellopphold.

Administrative utgifter dekkes som regel ikke under Handlingsplanen med mindre det fremgår av tilsagnsbrevet.

Gjeldende timesatser er inntil NOK 280 ved bruk av internt personell og inntil NOK 550 ved bruk av eksternt personell.

Hensynet til likestilling mellom kjønnene inngår som et moment i alle typer prosjekter.

Muligheten for en balanse mellom kvinner og menn når det gjelder rekruttering til stillinger og opplæringstiltak i prosjektet skal omtales i søknaden.

Mulige miljøkonsekvenser av prosjektet må belyses i søknaden. Prosjektet bør bidra til kompetanseoppbygging innen miljøvern eller skape bevissthet for miljøet, når dette er mulig.

Det skal redegjøres for hvordan dette hensynet er ivaretatt i praksis både i sluttrapporten og i evaluerings-skjemaet.

Midler til Handlingsplanen for søkerlandene vedtas av Stortinget fra år til år. Det er derfor ikke mulig å gi garantir for ytterligere støtte til videreføring av prosjekter utover gjeldende budsjettermin.

Søknader

Ved søknad om støtte under denne tilskuddsordning skal eget søknads skjema benyttes.

Søknaden forutsettes undertegnet av person(er) som forplikter mottaker, samt å inneholde fullstendige og korrekte opplysninger, bl.a. om mottaker, tiltaket, budsjett og finansiering.

Følgende rutiner benyttes i forbindelse med Departementets behandling av søknaden:

1. Søknaden innregistreres ved mottak i Departementet og sendes Bilateral Europaseksjon til behandling.
2. Søker vil i løpet av ca. 14 dager motta et generelt kvitteringsbrev fra Departementet som bekreftelse på at søknaden er mottatt til behandling.
3. Departementet vil vurdere om prosjektet faller innenfor prioriterte innsatsområder. Ambassadens/Delegasjonens vurdering, event. berørte departementers eller andre institusjoners vurdering innhentes. Det legges avgjørende vekt på søkerlandets egne prioriteringer, ref. kriterier for støtte.
4. Når søknaden er behandlet og avgjørelse er truffet, vil søker motta skriftlig meddelelse om dette. Hvis søknaden innvilges, utferdiges et tilsagnsbrev der de spesielle vilkår fremgår. Tilsagnsbrevet ledsages av 'Generelle vilkår' og akseptskjema. Aksept på at tilsagnet godtas må returneres innen én måned. Hvis dette ikke er mulig, må utsettelse søkes. Ved avslag vil søker motta skriftlig melding om dette. Saksbehandlers navn er påført de respektive brev.

Utbetalinger – forvaltning av midler og regnaskap, innsikt og kontroll

Etter innsendelse av akseptskjema til UD vil 75% av tilsagnet forskuddsvis bli utbetalt. Beløpet kan også utbetales i form av a konto-utbetaling eller delkonvertering, men begrenses oppad til 75% av tilsagnsbeløpet.

Før siste del av tilskuddet kan utbetales, skal det innsendes revisorbekreftet sluttregnskap og sluttrapport for prosjektet. Det er mottakers ansvar å sikre at revisor er gjort kjent med retningslinjene for tilskuddet.

Dersom det overdras utstyr, inventar eller bygninger ved tiltakets avslutning, skal mottaker og kjøper underskrive et overdragelsesdokument med fortegnelse over gjenstandene og deres verdi. Kopi av dokumentet vedlegges sluttrapporten.

I samsvar med bevilgningsreglementets paragraf 17 tas det forbehold om adgang for Departementet og Riksrevisjonen til å iverksette kontroll med at tilskuddet benyttes etter forutsetningene. Departementet vil kontrollere og vurdere alle innkomne opplysninger. Dette vil blant annet bli lagt til grunn ved vurdering av eventuelle nye søknader om støtte.

Nærmere beskrivelse av rutinene ved utbetaling fremgår av de generelle vilkår.

Rapportering

Fremdrifts/status/årsrapportrapport skal innsendes ved hvert årsskifte, senest innen 15. februar.

Ved tiltakets avslutning skal det innsendes sluttrapport for tiltaket.

Mottakers særlige forpliktelser

I tillegg til de forpliktelser som fremgår av tilsagnsbrevet og av de generelle vilkår og retningslinjene, nevnes følgende:

Mottaker er ansvarlig overfor Departementet for at tilskuddet brukes i samsvar med det formål, de aktiviteter og det budsjett som fremgår av Departementets tilsagnsbrev.

Mottaker og eventuell samarbeidspartner sørger for en høyest mulig kvalitet i gjennomføringen av tiltaket.

Endringer i opprinnelige planer eller i grunnlaget for tilskuddet, herunder vesentlige endringer i budsjettets hovedposter innenfor budsjettets totalramme, kan bare foretas etter forutgående skriftlig samtykke fra Departementet.

Ubenyttede beløp tilbakeføres til Departementet så snart som mulig.

Samarbeidspartner(e) gjøres kjent med grunnlaget for bevilgningen, tilskuddet og disse retningslinjer.

Det vil være mottakers (og eventuelt samarbeidspartner(e)s) ansvar å besørge behørig forsikring av utstyr, inventar og utsendt personale som finansieres av tilskuddet, hvor og når det er praktisk mulig.

Departementet underrettes omgående dersom det er mistanke om uregelmessigheter i forbindelse med bruken av tilskuddet.

Evaluering av tilskuddsordningen

Departementet vil etter behov foreta gjennomgang/evaluering av enkelttiltak og av tilskuddsordningen med hensyn til grad av måloppnåelse og om bevilgende myndighet blir gjort kjent med resultatet. Mottaker er forpliktet til i rimelig grad å medvirke til/ved denne for egen regning.

Andre bestemmelser

I tilfelle av klart utilfredsstillende administrasjon av tilskuddet har Departementet rett til å tilbakekalle tilskuddet med øyeblikkelig virkning. Fra det øyeblikk mottaker får beskjed om dette, vil det ikke uten særlig godkjennelse fra Departementet kunne foretas utbetalinger fra tilskuddet.

Departementet vil informere om de tiltakene som støttes. Tiltakene vil derfor bli offentlig kjent med mindre avtale om fortrolighet foreligger.