Planleggings- og samordningsminister Bendik Rugaas:

Arkivet - fra papirfengsel til informatør

Tale på Nordisk arkivkonferanse i Trondheim 26.8.1997

1. Historien

Jeg har først lyst på å innby deltakerne til en liten reise framover i tid, kanskje til like etter år 2000, på et tidspunkt når elektronisk saksbehandling er blitt vanlig i forvaltningen.

Arne Bang Bangsen sitter hjemme om kvelden. Klokken nærmer seg 22. Han er i ferd med å avslutte utfyllingen av søknadsskjema om konsesjon for sin nye fiskebåt. Konsesjonsskjemaet lå på Fiskeridirektoratets hjemmesider på Internett, og han overførte det til sin egen PC for noen timer siden. Han fyller ut det elektroniske skjemaet etter anvisning fra programmet som følger med. Data om hans enmannsforetak blir hentet automatisk fra Enhetsregisteret. Han supplerer selv med opplysninger om sin nye båt og fiskekvoten.

Når skjemaet er ferdig utfylt, starter Arne e-postprogrammet på PCen sin. Han skriver en melding til Fiskeridirektoratet om at han nå oversender søknaden, og legger ved det elektroniske søknadsskjemaet. Deretter signerer han digitalt, krypterer meldingen og sender den til Fiskeridirektoratet.

Postmottakets Guri J. Jansen kommer på jobb neste dag klokken åtte. Hun slår på PCen sin og åpner Fiskeridirektoratets elektroniske postkasse. Det ligger 35 meldinger i den. Disse har kommet til i løpet av ettermiddagen og natten. Den sjette meldingen hun åpner er fra Arne Bang Bangsen. Meldingen er kryptert, så hun må dekryptere den. Deretter må hun sjekke at meldingen virkelig kommer fra Arne Bang Bangsen. Ikke overraskende gjør den det! Så lenge dette systemet har vært i drift har det bare forekommet feil en håndfull ganger. Guri legger Arnes melding og alle andre meldinger hun har åpnet og verifisert i sin egen utkurv.

Fiskeridirektoratet har et elektronisk saksflytsystem. I dette systemet er det forhåndsdefinert saksgang for de ulike sakstypene direktoratet behandler. Når det legges dokumenter i medarbeidernes utkurv blir saksflytsystemet aktivisert. Dokumenter som legges i postmottakets utkurver blir overført til en medarbeider som registrerer dem. Meldingene og dokumentene legges i kø til det er ledig registreringskapasitet.

Arkivar Kari L. Landvik blir først ledig, og plukker opp Arnes søknad. Kari taster inn «Arne Bang Bangsen» og stikkord fra søknaden, for å sjekke om det er relevante saker eller dokumenter i Fiskeridirektoratets elektroniske arkiv fra før. Hun finner Arne Bang Bangsens søknad om fiskekvote fra 1987. Ved å fylle ut registreringsbildet for saksmapper oppretter hun en elektronisk saksmappe. Hun henter frem skjermbildet for journalføring og registrerer Arnes melding og søknad hver for seg. De dokumentene som nå hører til saken knyttes til saksmappen med en elektronisk lenke. I Fiskeridirektoratet system gjøres dette ved at Landvik klikker på dokumentene, drar dem opp til ikonet som viser saksmappen og slipper dem der. Også et standardskjema for konsesjonssaker lenkes til saksmappen. Saksmappen lenkes sammen med Arnes 1987-sak. Registreringen er fullført og hun starter prosessen «konsesjon» i saksflytsystemet og legger pekeren til saksmappen i utkurven sin.

Saksflytsystemet styrer nå saken etter den predefinerte saksgangen for konsesjonsbehandling. Alle innkomne dokumenter går først til avdelingsleder Trym S. Stiansen, eller hans stedfortreder. Klokken 9.15 begynner han å gjennomgå innkurven sin. For å unngå dobbeltlagring av dokumenter og usikkerhet om hvilken versjon som er den siste, er det bare pekere til arkivdokumentene som distribueres til saksbehandlere og ledere. Pekeren til Arne Bang Bangsens sak ligger først. Stiansen dobbeltklikker på den og saksmappen vises på skjermen hans. Stiansen ser raskt gjennom meldingen og søknaden. Han ser at Arne Bang Bangsen påberoper seg spesielle egenskaper ved båten for å få konsesjon. Han noterer noen anvisninger om hvordan dette skal håndteres i saksmappens felt for kommentarer. Han husker med gru på den første tiden de hadde dette systemet. Da var det bare plass til tre linjer med merknader. Den nye versjonen de har i dag, utvider feltet ettersom han skriver.

Ved å legge pekeren i utkurven ville saken igjen blitt styrt videre av saksflytsystemet, og gått til første ledige saksbehandler i seksjon for fiskebåter. Stiansen vet imidlertid at Kyrre K. Lubben i fiskebåtseksjonen er spesialist på katamaraner og vil kunne behandle denne saken best og raskest. Stiansen bruker saksflytsystemets funksjoner for manuell saksfordeling. Denne overstyrer den automatiske gangen i saken og saken blir dirigert til Kyrre K. Lubben. Pekeren til saken legges i innkurven til Kyrre.

Kyrre K. Lubben sitter på kontoret sitt med lukket dør og røyker dagens første rullings. Det etterhvert så velkjente dampbåtulet fra saksflytsystemet kaller ham til pliktene. Han stumper røyken og åpner innkurven. Der finner han pekeren til saken til Arne Bang Bangsen. Han henter saksmappen og skriver inn sine egne initialer i saksbehandlerfeltet. Kyrre ser gjennom saken, henter opp den tidligere saken og blar gjennom dokumentene på skjermen. Han starter nettlosen sin, slår opp i Fiskeridepartementets sentrale database over fiskebåter og henter noen data derfra. Informasjonen lagrer han i et dokument som han åpner i tekstbehandleren sin. For å spare tid har de nå fått lagt inn de vanligste beregningene som ikoner han kan klikke på ved behov. Han legger inn de aktuelle tallene, klikker på ikonet, og resultatet dukker opp i dokumentet. Han sammenligner resultatene med Arnes søknad ved å stille dokumentene ved siden av hverandre på skjermen. Deretter lagrer han dokumentet i det elektroniske saksarkivet. Når han ber tekstbehandlingssystemet om å lagre, dukker et forenklet registreringsbilde opp som må fylles ut før dokumentet kan lagres.

Lubben ringer til byråsjef Gerd H. Oppesen i Fiskeridepartementet og diskuterer noen generelle spørsmål knyttet til regelverket for konsesjoner med henne. Mens han snakker, noterer han på et papirark som ligger ved siden av PCen. Etter avsluttet samtale legger Kyrre arket i skanneren ved siden av PCen. Notatene hans dukker opp på skjermen som et elektronisk dokument. Han registrerer også dette dokumentet ved hjelp av det forenklede registreringsskjemaet og lagrer.

Det er noen spesielle elementer i søknaden til Arne Bang Bangsen som Kyrre vil diskutere med sin kollega Bernt G. Lupsk, seksjonens ekspert på fangstberegning. Lupsk har hjemmekontor på småbruket sitt. Kyrre ringer Bernt og ber om en «Globalt vindu»-samtale. De starter hver på sin side et program for dette. Programmet gjør det mulig for Bernt å se søknaden til Arne Bang Bangsen på sin PCskjerm mens han snakker i mikrofonen og hører stemmen til Kyrre i hodetelefonen. De styrer hver sin markør i dokumentet. De snakker om et bestemt felt i søknaden der dataene ikke stemte med Kyrres beregninger. Bernt G. Lupsk peker på et annet felt i søknaden og sier at divergensen har sammenheng med opplysningene der. Kyrre ser feilen og takker for hjelpen. De avtaler et møte i en annen sak neste mandag. Bernt legger avtalen inn i begges kalendere.

Kyrre kan nå skrive utkast til svar på søknaden til Arne Bang Bangsen. Han utfører oppgaven «vedtak» som bl.a. henter frem den rette dokumentmalen. Saks- og referanseopplysninger blir automatisk overført til dokumentet fra saksmappen og det innkomne dokumentet (søknaden fra Arne Bang Bangsen). Kyrre ferdigstiller vedtaksdokumentet ved å klippe inn noe tekst fra andre dokumenter og skrive inn resten. Vedtaksdokumentet registreres og lagres. Han gjør seg ferdig med oppgaven «vedtak». Saksflytsystemet sender så pekeren til saksmappen tilbake til Stiansen som skal se på saken.

Avdelingsleder Stiansen har noen kommentarer til utkastet. Han utfører oppgaven «kommentar» som lager en kopi av utkastet, og arbeider på kopien i revisjonsmodus. Her blir forslagene til tillegg i teksten markert med streker i margen og rød skrift, og forslagene til utgående tekst blir blå, slik at det er lett å se dem. Revidert kopi blir automatisk lagret i det elektroniske arkivet lenket til Kyrre K. Lubbens opprinnelige utkast og til saksmappen. Kyrre godtar Stiansens rettelser, fjerner revisjonsmodusen slik at markeringene forsvinner og lagrer dokumentet revidert. Kyrre K. Lubbens navn er påført svarbrevet. Kyrre legger pekeren i utkurven sin. Saksflytsystemet legger pekeren i avdelingslederens innkurv.

Stiansen hører sin yndlingsarie fra PCen. Den varsler om at det ligger dokument for undertegning i innkurven. Han ser raskt over brevet og påfører sin digitale signatur. Han utfører oppgaven «ekspedisjon» som resulterer i at pekeren til saken havner i arkivarens innkurv.

Kari i arkivet sjekker ved hjelp av dokumentnummeret om brevet er journalført riktig i arkivet. Hun låser dokumentet ved å endre tilgangen til bare leseadgang. Brevet til Arne Bang Bangsen krypteres og Stiansens signatur verifiseres. Kari sender så det signerte og krypterte svarbrevet som vedlegg til en e-post melding til Arne Bang Bangsen.

Arne ser i postkassen sin rett etter nyhetene på TV56. Han ser meldingen fra Fiskeridirektoratet og dobbeltklikker på den, og verifiserer ved hjelp av den digitale signaturen at meldingen virkelig kommer fra direktoratet. Etter å ha dekryptert meldingen kan han lese Fiskeridirektoratets vedtak. Han løper til kjøleskapet og åpner en pils!

Jeg må tilstå at jeg har stjålet denne fortellingen fra Statskonsults rapport «Elektronisk saksbehandling - En kartlegging av juridiske problemstillinger som reises ved innføring av elektronisk saksbehandling i forvaltningen» som for tiden er ute på høring. Departementet ser fram til å få høringsinstansenes syn på de utfordringene vi her står overfor.

Av dette kan vi lære at nye teknologiske muligheter vil endre måten å drive saksbehandlingen i det offentlige på. Dette påvirker i høyeste grad også arkivets situasjon.

2. Arkivet i en moderne forvaltning

Stadig flere og flere tar i bruk elektroniske hjelpemiddel for å skaffe seg informasjon. Selv om vi ennå ikke er kommet så langt som man hadde gjort i historien jeg nettopp fortalte, skjer mer og mer av informasjonsutvekslingen også i forvaltningen via elektroniske hjelpemiddel. Ikke minst har det nærmest funnet sted en eksplosjonsartet økning i antallet e-postforsendelser innen forvaltningen og mellom forvaltningen og omverdenen. Vi befinner oss i dag i en endringstid hva gjelder saksbehandling. Ikke minst gjelder dette for arkivering. De tradisjonelle papirbaserte arkivene vil nødvendigvis måtte suppleres og etterhvert erstattes av arkiv i tråd med den teknologiske utviklingen. Den papirbaserte informasjonshåndteringen vil etterhvert bare bli en del av den totale informasjonshåndteringen. Samtidig må vi passe på at endret teknologi ikke skjer på bekostning av de tradisjonelle verdiene forvaltningen står for. Forvaltningslov og offentlighetslov setter rammer for hvordan saksbehandlingen i offentlig virksomhet skal skje. Endrede kommunikasjonsformer skal og må ikke redusere kravet til innsyn, gjenfinnbarhet, verifisering og muligheten for rekonstruksjon. Likeledes må vi påse at personvernet ivaretas. Dette setter krav til alle forvaltningen, til ledere, til saksbehandlere og ikke minst til dem som skal ivareta ansvaret for arkivet. I entusiasmen over å kunne ta i bruk nye hjelpemiddel risikerer man at de tradisjonelle rutinene enten overses eller betraktes som unødvendig forsinkende.

Elektronisk saksbehandling åpner også mulighetene for en helt annen form for saksflyt mellom leddene i forvaltningen, både mellom underliggende etater og departementer og mellom nivåene innenfor hvert enkelt forvaltningsorgan. Vi diskuterer problem knyttet til f. eks. spørsmålet om signatur og påskrifter på dokumenter hvor man i dag i stor grad fortsatt tenker «papir».

Arkivet bistår saksbehandlingen blant annet ved :

• fordeling av henvendelser
• registrering
• oversikt over saksgang og behandlingsstatus
• arkivering og gjenfinning (dokumentforvalter, informasjonsforvalter)
• saksoppfølging (behandlingsfrister, restansekontroll)
• kvalitetssikring av dokumentasjonsgrunnlaget

Arkivet har dermed sin plass i saksbehandlingen ved at det:

• har evne til å identifisere saker
• har historisk sans
• arbeider med alle institusjonens saker
• har lett for å se sammenheng mellom saker og saksgrupper
• kan holde oversikt over prinsipielt viktige saker
• kombinerer saker og personer

Vi ser hvordan arkivfunksjonen og saksbehandlerfunksjonen nærmer seg hverandre, eller rettere sagt, arkivene blir en del av saksbehandlerprosessen. Spissformulert kan man si at arkivet går fra å være et «papirfengsel» til å bli en informatør. Eller uttrykt på en annen måte: «Arkivets databaser vil bli hjernen i det elektronisk nervesystemet.»

Saksbehandlingen er en av forvaltningens sentrale og primære funksjoner. Den er avhengig av at samspillet med arkivfunksjonen fungerer godt, og ikke minst derfor er arkivfunksjonen viktig sett fra PSDs side. PSD ser det som positivt at det i de senere år har foregått en betydelig opprustning av forvaltningens arkivfunksjoner - både når det gjelder kvalifikasjoner og stillingsstruktur, og også når det gjelder utstyr, systemer, effektivitet og kvalitet. Jeg registrerer også med interesse at det arkivfaglige miljøet bidrar på en positiv måte og ligger langt framme i de faglige diskusjonene om elektronisk dokumenthåndtering. Jeg tenker her både på den fine presentasjonen av området på Internett med diskusjonsgruppe og på diverse innlegg i fagtidsskriftet «Arkivråd».

Arkivfunksjonen (på samme måte som saksbehandlingsfunksjonen) vil trolig gjennomgå en del endringer ved overgang til elektronisk arkiv og saksbehandling. Det er vanskelig å ha full oversikt over hva disse endringene vil bestå i. Men arkivets rolle som dokument- og informasjonsforvalter samt dets kvalitetssikringsfunksjoner vil ganske sikkert bli minst like viktige som før.

En av hovedutfordringene er å finne fram til felles dokumentformat, eventuelt flere formater, for dokumenthåndtering og langtidslagring.

Alle er jo kjent med at det i offentlig forvaltning er en flora av forskjellige maskiner og løsninger. Når man skal over til fullverdig elektronisk dokumenthåndtering vil det i praksis lett innebære at Riksarkivet også blir et historisk museum med alle slags typer edb-verktøy for å kunne hente fram tidligere dokumenter produsert på andre måter. Et mulig svar på denne problemstillingen er at man kommer fram til ett felles lagringsmedium og -format i kongeriket Norge for langtidslagring.

Vi har merket oss med interesse den danske tilnærmingen til dette problemet hvor det ble tatt en beslutning om at offentlige institusjoner som ønsket det skulle kunne innføre elektronisk saksbehandling- og arkivssystemer. Vi ser fram til å høre mer om de danske erfaringene om dette.

Jeg har i den anledning med interesse merket meg uttalelsene i brevet fra Riksarkivet til Kulturdepartementet, hvor Riksarkivaren blant annet sa: «…… det blir mulig å treffe et definitivt valg av arkivformat for statlig forvaltning i løpet av 1997.»

Det var derfor naturlig for meg å be Riksarkivet, som god samarbeidspartner, om å komme med innspill til dette foredraget.

Før vi går nærmere inn på hvordan morgendagens forvaltning kanskje vil bli drevet og på arkivets rolle i særdeles, la oss se nærmere på hvilke tanker som gjøres i vår del av verden, nærmere bestemt Norden .

3. Norden i den digitale verden

De globale informasjonsnettene skaper nye muligheter og nye utfordringer. Internett og andre elektroniske nett har allerede stor betydning for verdiskapning og internasjonal handel, arbeidsliv og fritid. For at potensialet i informasjonsnettene skal realiseres er vi avhengige av både nasjonale tiltak og internasjonalt samarbeid

Den europeiske ministerkonferansen i Bonn 6.-8. juli 1997, som jeg deltok på, om de globale informasjonsnettene fokuserte på innhold og bruk av nettene. Erklæringen markerer et viktig skritt på veien mot å skape en felles forståelse for hvordan nettene kan utnyttes på en best mulig måte. Informasjonsnettene har potensiale innen alle deler av vårt samfunn; fra handel til helse, fra utdanning til fritid, fra myndighetenes virke til demokratisk praksis.

De nordiske land deltok aktivt i utformingen av Bonn-erklæringen. På mange måter er det allerede etablert et IT-samarbeid mellom de nordiske landene og jeg tror at et sterkere nordisk IT-samarbeid, som et supplement til det europeiske og globale samarbeidet, vil bidra til å styrke Norden som IT-region.

De nordiske land ønsker å være i fremste rekke på veien inn i informasjonssamfunnet. I OECD-sammenheng utmerker Norden seg bl.a. med stor PC-utbredelse, høy internettutbredelse og høye IT-investeringer både per. innbygger og i forhold til BNP.

Det ligger store muligheter i å være i forkant i IT-utviklingen. Samtidig fører det til nye utfordringer for samfunnet. De nordiske land har lange tradisjoner som velferdssamfunn der sosial fordeling og likestilling står i sentrum. Det er derfor helt sentralt at det nordiske informasjonssamfunnet ikke skal være samfunn med skarpe skiller mellom informasjonsrike og informasjonsfattige. Tvert imot - informasjonssamfunnet skal være for alle; unge og eldre, kvinner og menn, funksjonsfriske og funksjonshemmede. Alle må få anledning til å utnytte de mulighetene som skapes. Informasjonsteknologien skal være et verktøy for å styrke demokratiet og forbedre velferden.

Likhetstrekkene mellom de nordiske land, erfaringene med sterk utbredelse av IT, erfaringene som ligger i å møte de samme utfordringene, samt erfaringer fra tidligere felles samarbeidsprosjekter, skaper et godt grunnlag for samarbeid og erfaringsutveksling landene imellom.

Gjennom det nordiske IT-ministermøtet i høst vil ministrene utveksle erfaringer og legge grunnlaget for et videre styrket IT-samarbeid i Norden. Det nordiske samarbeidet bygger på tre søyler; Norden, Europa og nærområdene. Innen alle disse søylene skal IT-samarbeidet styrkes.

Et styrket demokrati

Informasjonsteknologi kan være et viktig redskap for å styrke demokratiet. IT gir nye muligheter for å sikre fri adgang til informasjon og informasjonsutveksling og å styrke den enkeltes deltakelses- og innflytelsesmuligheter. Avstand og tid får mindre å bety for den enkeltes mulighet til aktiv deltakelse og påvirkning. Ved hjelp av IT kan offentlig sektor gjøres åpnere og mer gjennomskuelig med bedre service overfor borgerne.

Det er et overordnet mål for de nordiske land å legge til rette for at IT skal styrke demokratiet:

• Nettene skal være åpne for alle.
• Offentlig informasjon og offentlige tjenester skal gjøres lettere tilgjengelig ved hjelp av elektroniske informasjonstjenester.
• Offentlig forvaltning skal være åpen. Ved innføring av nye IT-tjenester i forvaltningen skal det sikres at innsynsmulighetene ivaretas eller styrkes.
• Det skal bli enklere for publikum å komme i kontakt med det offentlige. Kommunikasjon med offentlige instanser skal kunne skje elektronisk.

De nordiske IT-ministrene vil i sitt videre samarbeide utveksle erfaringer om bruk av IT for å bedre kommunikasjonen mellom det offentlige og den enkelte borger.

Men IT påvirker ikke bare forholdet mellom borgerne og det offentlige. Verdier og rettigheter som ytringsfrihet og personlig frihet berøres også.

Ytringsfriheten får nye rammevilkår. Det er nå i prinsippet mulig for alle å publisere sitt syn direkte på internett. Dermed får ytringsfriheten større verdi for flere. Ikke minst åpner internett for nye muligheter for arbeidet for å fremme menneskerettighetene. Et regime kan ikke lenger hindre at dets borgere beretter for omverden om situasjonen i landet. Internett skaper nye muligheter for demokratiet. Samtidig blir det lettere å spre skadelig innhold som grov vold og pornografi.

Den personlige friheten økes når informasjons- og kommunikasjonskanalene ikke lenger styres av noen som har redigert et utvalg av informasjon. Samtidig, ved å manøvrere rundt i nettene legger vi igjen elektroniske spor, og mulighetene for at personlig informasjon skal havne på avveie øker.

For de nordiske land er det viktig at det legges til rette for at frihetene ivaretas i informasjonssamfunnet, gjennom at det skapes tiltro og tillit til elektronisk kommunikasjon.

• I kjeden fra innholdsleverandør til sluttbruker må roller og ansvar for at innholdet på nettene ikke bryter nasjonal lov avklares.
• Personvernet må sikres. Det må være mulig å lese nettene anonymt. Den enkelte skal ha rett til å vite hvordan personlige data i nettene skal brukes.

I det videre nordiske samarbeidet vil informasjonsutveksling om internasjonalt arbeid, samt erfaringsutveksling om nasjonale tiltak stå sentralt.

Muligheter for alle

IT gjør informasjon og kommunikasjon tilgjengelig på nye måter. Dermed står også gamle autoriteter for fall. For å dra nytte av dette store demokratisk potensialet må informasjonssamfunnet være for alle. Nye sosiale skiller mellom informasjonsrike og informasjonsfattige må ikke få vokse fram. I det nordiske informasjonssamfunnet skal mulighetene være åpne for alle; unge og eldre, kvinner og menn, funksjonsfriske og funksjonshemmede.

• Nettene må være åpne for alle.
• Nettene må være universelt tilgjengelige. De må være tilgjengelige over hele landet til en rimelig pris.
• Utdanning, livslang læring og kompetanse er nøkkelfaktorer for å heve det generelle kunnskapsnivået om IT, og for å motvirke at det oppstår sosiale og kjønnsmessige forskjeller i bruken av teknologien som et verktøy.
• Særlig vekt må det legges på utforming av et godt universelt design og et tjenestetilbud som imøtekommer funksjonshemmedes behov.

Det nordiske samarbeidet vil i tillegg til informasjons- og erfaringsutveksling.

• Videreføre samarbeidsprosjektene innen utdanningssektoren.
• Vurdere om det er behov for nye utredninger om hvordan IT påvirker hverdagslivet, både i jobb og fritid, og om det skapes nye sosiale skillelinjer.

Informasjonsnettene må brukes til å skape nye muligheter også i utkantstrøk. Når nettene kan brukes overalt reduseres avstandsulemper. Gjennom telependling kan nye grupper få tilgang til arbeidsmarkedet og mulighetene for sysselsetting og kompetanseoppbygging i distriktene bedres.

• Forholdene må legges til rette for telependling og fjernundervisning.
• Den enkelte arbeidstakers rettigheter må ivaretas også når arbeidstakeren telependler.

I det videre samarbeidet vil erfaringsutveksling stå sentralt.

Språk og kultur

Informasjonsteknologien gir nye muligheter for å skape nye nordiske språklige og kulturelle rom. Ved hjelp av nettene kan en skape tettere kontakt mellom kulturinstitusjoner, publikum kan få glede av at nordisk litteratur, kunst og debatt blir tilgjengelig og nordisk kulturliv og språk kan styrkes.

Samtidig ser vi at når stadig større mengder informasjon formidles elektronisk på tvers av landegrensene innebærer det en utfordring for de små nordiske språk. Det kan se ut som om engelsk er i ferd med å bli et lingua franca for elektronisk kommunikasjon. For Norden er det sentralt at lik mulighet til tilgang til nettene til en rimelig pris også betyr at alle skal ha tilgang til informasjon og tjenester på sine egne språk.

Forholdene må legges til rette for at nettene skal kunne styrke nordisk språk og kultur ved at nordiske kulturnett og utdannings- og forskningsnett videreutvikles og ved at næringslivet, forvaltningen og organisasjoner oppmuntres til å utvikle innholdsvare på de nordiske språk.

Elektronisk handel

Informasjonsteknologien bidrar til å omforme økonomien og verdiskapningen. Elektronisk handel gir nye muligheter for næringslivet i de nordiske land. Elektronisk handel reiser imidlertid en rekke nye problemstillinger som må håndteres internasjonalt. Det er nødvendig at det skapes tillit til at det som formidles elektronisk er autentisk og at det kan krypteres så uvedkommende ikke får tilgang til det. Dessuten reiser elektronisk handel nye utfordringer knyttet til skattlegging av varer og tjenester solgt over nettene.

For de nordiske land er det viktig at:

• Transaksjoner via elektroniske nett skal ha samme juridiske gyldighet og tillit som tradisjonell papirbasert kommunikasjon.
• Systemer for skatter og avgifter må tilpasses at handelen skjer elektronisk.

Tilrettelegging av spilleregler for elektronisk handel er avhengig av bredt internasjonalt samarbeid. Informasjonsutveksling og samarbeid i internasjonale fora vil derfor stå sentralt i det nordiske samarbeidet.

Videre nordisk samarbeid: Etablering av Nordisk IT-forum

Det finnes i dag en rekke IT-prosjekter under Nordisk Ministerråd. Dette er en sentral form for samarbeid der landene kan få større uttelling for sine ressurser gjennom et samarbeid enn alene.

For å styrke det nordiske samarbeidet på IT-området vil det bli vurdert å etablere et Nordisk IT-forum. Dette forumet vil komme i tillegg til etablerte IT-fora som finnes på særskilte områder.

4. Særskilt om den norske IT satsingen på området

Statssekretærutvalgets rapport "Den norske IT-veien. Bit for bit" utgitt i januar 1996 beskriver en visjon for en (styrt) utvikling av et informasjonssamfunn i Norge. Rapporten definerer rammer for norsk IT-politikk i de nærmeste årene. Regjeringens IT-utvalg, nedsatt i 1995, er det øverste organet som skal overse realiseringen av tiltakene beskrevet i "Bit for bit". Ulike departementer har fått delegert ansvaret for oppfølging av rapportens forslag på sine sektorområder. Planleggings- og samordningsdepartementet har i tillegg til det overordnede koordineringsansvaret også ansvaret for gjennomføring av tiltak under kapittel 3.8 i rapporten, der statens rolle og behov i utviklingen av informasjonssamfunnet beskrives.

Politikk 3.8.1- "Det skal legges til rette for at elektronisk kommunikasjon blir en vanlig kommunikasjonsform innad i statlig forvaltning. De blant publikum og næringslivet som ønsker det, skal kunne bruke elektronisk kommunikasjon med statlig forvaltning."

Politikk 3.8.5.- "Elektronisk saksbehandling skal være en normal del av saksbehandlingen i statlig forvaltning. Papir skal gradvis erstattes med elektroniske dokumenter."

Tiltak 3.8.5 - "Det gjennomføres et program med sikte på at elektronisk saksbehandling skal innpasses i statlig forvaltning." Under dette punkt heter det: For å tilrettelegge for elektronisk saksbehandling må lov- og regelverk for saksbehandling og innhenting av saksopplysninger revideres. Elektronisk saksbehandling krever felles prinsipper for bl.a. elektronisk arkivering og kommunikasjon. Denne tilpasningen må skje i samsvar med offentlighetsloven og journalføringsreglene. Elektroniske verktøy vil gi raskere saksbehandling, men kan også gi enklere tilgang til sensitiv informasjon. Arbeidet med sikkerhet i tilknytning til informasjonsutveksling, elektroniske signaturer og kryptering er sentrale ved innføringen av elektronisk saksbehandling.

Hvor langt er vi kommet ?- Hva gjøres?

Noark-standarden fra 1984 har opp gjennom årene vært utarbeidet i et samarbeid mellom Statskonsult og Riksarkivaren. Den må nå kunne sies å være innarbeidet som de facto standard for journalføring og arkivstyring i hele statsforvaltningen, deler av kommunal forvaltning og også benyttet i en del private virksomheter. Koark (1995, KS og Riksarkivaren) er en variant av Noark, spesielt tilpasset kommunal forvaltning, og den ventes å få samme posisjon i kommunal forvaltning som Noark har etablert i statsforvaltningen. I regi av Riksarkivaren er det nå gjennom Noark og Koark bygget en felles plattform for elektroniske arkivsystemer i den offentlige forvaltning, og det er grunnlaget lagt for langtidslagring av bevaringsverdig arkivinformasjon. Noark-4, som ventes å være klar i løpet av 1997, vil forene Noark og Koark og utvide standarden til å gjelde et samlet elektronisk arkivsystem, integrert med ekstern e-post og elektronisk saksgang (jf. nedenfor om SGK).

SGK: Kravspesifikasjoner for elektronisk saksbehandling er utarbeidet av Statskonsult (1991) og er nå under revisjon og oppdatering. Arbeidet er en del av en større satsing fra Statskonsults på området elektronisk dokumenthåndtering. Ny versjon av SGK ventes å foreligge i løpet av året. Sammen med Noark-4 vil den nye SGK spesifisere et integrert system for elektronisk saksbehandling. Fra departementets side legges det stor vekt på at disse to arbeidene integreres på en tetest og best mulig måte. Disse to dokumentene vil til sammen danne modellen for elektronisk dokumenthåndtering i offentlig forvaltning..

E-post: Når det gjelder e-post vil jeg her bare nevnes ADs rapport fra juni 1995 og ADs veiledning for bruk av e-post i statsforvaltningen fra desember 1995.

Konkrete utprøvnings prosjekteter. Det har i løpet av den siste tiden også vært gjennomført enkelte konkrete utprøvningsprosjekter. 1) Statskonsult var prosjekt ansvarlige for et prøveprosjekt for utveksling av elektroniske dokumenter mellom AD, FIN og FT. Her forsøkte en å integrere ekstern e-post, digitale signaturer, visse elementer av et saksbehandlingssystem, arkivsystemet (Noark) samt arkivering av saksdokumenter i et format for langtidslagring (PDF). Konklusjonen var at modellen for integrasjon fungerte, men at systemene foreløpig spiller for dårlig sammen til at man fikk utnyttet dem etter hensikten. 2) Kommunal- og arbeidsdepartementet har for tiden gående et prosjekt med elektronisk dokumenthåndtering, hvor en bl.a. får konkrete erfaringer med kryptering og digitale signaturer.

Når vi nå i løpet av året får ferdig NOARK-4 og SGK for elektronisk saksbehandling, har tatt et lang skritt i retning av modell for elektronisk saksbehandling og dokumenthåndtering i offentlig forvaltning. Norsk statsforvaltning har en nesten 100% IT-dekning på de ansattes arbeidsplasser. Det er så lagt til rette for at de offentlige institusjoner som ønsker det kan begynne å prøve ut elektronisk saksbehandling. Det kan i den videre satsningen fra 1998 og fremover være heldig at de institusjonene som er redde til å begynne med konkrete utprøvinger går sammen for å skape et best mulig erfarings- og referansegrunnlag. PSD tar sikte på å kunne bistå i å legge til rette for et slikt interessefellesskap.

Når det gjelder mitt eget departement vil vi ved innføring av nytt journalsystem ta hensyn til at dette kan integreres med utprøving av elektronisk saksbehandling.

Jeg har lyst på som en avslutning på mitt foredrag å vise to konkrete eksempler på hvordan teknologien i dag brukes.

1) PSDs - Forvaltningsnettet. Web-teknologien sikrer her praktisk håndtering - sikrer likebehandling og øker innsynsmulighetene

Jeg vil prøve å illustrere noen av de nye utfordringene vi står overfor når det gjelder elektronisk dokumenthåndtering med et praktisk eksempel fra mitt eget departement.

Ved anbudsutlysningen av det store forvaltningsnett prosjektet, som er en rammeavtale for kjøp av IKT utstyr, ble det lagt stor vekt på ikke å forskjellsbehandle leverandørene når det gjaldt tilgang til informasjon. Dette er i henhold til Norske og internasjonale regler om offentlige innkjøp. Tanken er her at leverandørene skal få like muligheter og sjanser til å få kontrakten ved at alle får den samme tilgang til informasjonen. For på en best mulig måte å nå dette målet, gjorde vi en nyskapning som gikk ut på å legge all kommunikasjon vedrørende forståelse og tolkning av anbudsdokumenter tilgjengelig på prosjektets hjemmeside. Hvis for eks Telenors jurister hadde et spørsmål vedrørende en uklar passus i dokumentet, ville alle konkurrentene også se problemstillingen og departementets svar.

Denne elektroniske korrespondansen vedrørende disse spørsmålene vil normalt være mest interessant for de berørte parter, men for å sikre åpenhet og innsyn har vi gjort en særlig anmerkning i den offentlige journalen som henviser til hjemmesiden hvor korrespondansen fremgår. Og i påvente av arbeidet med løsninger for fullelektronisk saksbehandling må vi for å sikre registrering og oppbevaring også ta papirutskrift av den arkivverdige korrespondansen og legge på saken.

2) Agora- Oslo kommune.

For å illustrere mulighetene som ligger i hjemmesider vil jeg vise til Oslo kommunes hjemmeside. Her kan man som mange andre steder får informasjon om organiseringen av forvaltningen. De har imidlertid gått et skritt videre ved å legge ut møteplaner med henvisning til hvilke saker som skal behandles og når. Dette kombinert med at det også er mulig å søke direkte i saksdokumenter bedrer innsynsmulighetene dramatisk. Dette bidrar til å styrke enkeltborgernes kontroll, innsyn og muligheter for engasjement i lokalpolitikken.

Jeg håper at jeg med dette innlegget har fått belyst noen av de muligheter, men også utfordringene vi står overfor i overgangen fra den papirbaserte til den elektroniske forvaltningen. Jeg tror likevel at den aller største utfordringen er den mentale omstillingen vi står overfor. Vi har brukt generasjoner på å utarbeide de rutinene som ligger til grunn for dagens papirbaserte verden. Når vi nå skal omstille oss til å arbeide på en helt ny måte må vi huske på å få med verdiene som ligger til grunn for dagens rutiner. Her har dere en viktig rolle å spille.

Takk for oppmerksomheten!