Statsråd Bendik Rugaas,

"Omstilling i offentlig sektor",

LO-Stat konferanse i Bergen 15.4.97

Innledning

Jeg vil begynne med å takke for invitasjonen til dette møtet. Som planleggings- og samordningsminister har jeg også ansvar for forvaltningspolitikk og arbeidsgiverpolitikk, og det er viktig for meg å være i dialog med de ansattes organisasjoner om hvordan disse politikkområdene skal ivaretas.

Dette innlegget kan grupperes i tre deler, i tråd med den forespørselen jeg fikk. I den første delen kommer jeg til å snakke om omstilling, som jo også er hovedoverskriften for innlegget. Der skal jeg også komme inn på hvordan statens arbeidsgiveransvar skal ivaretas i omstillingsprosesser. I den andre delen skal jeg kommentere behovet for samordning av offentlige tjenester, og i den tredje delen vil jeg si litt om statlig informasjonspolitikk og IT.

Del I Omstilling og brukerperspektiv

Hvorfor bør vi fortsatt være opptatt av omstilling? Regjeringen har lagt og legger fortsatt stor vekt på å ha en sterk offentlig sektor. Dette er viktig for å bidra - både direkte og indirekte - til verdiskapingen i samfunnet, og for å sikre en rettferdig fordeling av goder og byrder.

Men en sterk offentlig sektor innebærer ikke at den bør være størst mulig. Det viktige er at forvaltningen til enhver tid er et målrettet og kostnadseffektivt redskap for de politiske mål vi setter oss. Vi som arbeider i offentlig forvaltning må alltid ha for øyet at etablerte ordninger og institusjoner til syvende og sist bare er virkemidler og ikke mål i seg selv. De må kunne tilpasses og bygges om hvis de ikke lenger tjener sin hensikt i en større sammenheng.

En sterk offentlig forvaltning er en forvaltning som er i stand til å fange opp slike omstillingsbehov og gjennomføre nødvendige omstillinger på en effektiv måte. Og etter som rammebetingelsene nasjonalt og internasjonalt endrer seg stadig raskere, er en sterk forvaltning ikke noe vi oppnår en gang for alle. Mange av dere har sikkert nedlagt mye godt arbeid i forberedelse og gjennomføring av omstilling, men jeg håper dere ikke har gjort det i håp om at dette er et engangstilfelle. Vi gjør klokt i å belage oss på at dette utgjør en vedvarende utfordring.

Jeg ser heller ikke noen motsetning mellom omstilling og de ansattes trygghet. Det er snarere slik at vi kan snakke om utrygghet hvis vi ser bort fra omstillingskravet. I så fall vil nemlig forvaltningen snart kunne havne i situasjoner som krever brå og smertefulle endringer både for ansatte og publikum. Vi bør i stedet søke å få til en fortløpende tilpasning til rammebetingelsene og i tråd med brukernes behov, slik at det i mindre grad blir behov for drastiske endringsprosesser.

Det er bare en omstillingsdyktig forvaltning som er en sterk forvaltning. Det er hvis vi unnlater å omstille og effektivisere at arbeidsplasser kan komme i fare, fordi de offentlige tjenester da kommer i miskreditt blant folk flest, slik at spørsmål om privatisering og liknende løsninger kan få stigende oppslutning.

Men vi skal ikke bare være opptatt av omstilling og effektivisering. La meg minne om at dette må balanseres av andre, grunnleggende hensyn. Som kjent skal en passe seg for å slå barnet ut med badevannet. Det er særlig viktig å se til at omstillingstiltak ikke går på bekostning av rettssikkerhetshensyn, og vi ønsker heller ikke å effektivisere oss bort fra en mest mulig lik adgang til offentlige tjenester.

I det hele tatt bør hensynet til brukerne av offentlige tjenester være et helt sentralt korrektiv, ja ofte selve utgangspunktet, når omstillingsbehov vurderes og omstillingstiltak iverksettes. Og hensynet til brukerne vil bl.a. tilsi at det legges større vekt på helhet og samordning. Jeg antar at dette er noe av det vanskeligste som kreves av forvaltningen, for det er jo også nødvendig å ha en klar arbeidsdeling og entydige ansvarsforhold mellom de forskjellige enhetene og etatene. Like fullt er dette en svært viktig utfordring hvis forvaltningen skal kunne ha publikums tillit. Jeg skal komme tilbake til dette, men la meg først si litt om statens arbeidsgiveransvar i omstillingsprosesser.

Hvordan få god praktisering av arbeidsgiveransvaret vedrørende ivaretakelse av de tilsattes rettigheter i omstillingsprosesser?

En utfordring for Regjeringen er å gjennomføre omstillingsprosesser som både ivaretar krav til effektivitet, arbeidstakers behov for trygghet og bidrar til utviklingen mot full sysselsetting.

Planleggings- og samordningsdepartementet har et særskilt overordnet ansvar for omstillingsarbeidet i statsforvaltningen. Vi systematiserer erfaringene fra dette arbeidet og lager retningslinjer for å støtte virksomhetenes eget omstillingsarbeid.

Et hovedpunkt i lederansvaret for statlige ledere er nettopp omstillingsutfordringene innenfor egen sektor. Uten en aktiv kommunikasjon mellom ledere, ansatte og deres organisasjoner er det ikke mulig å opparbeide tillit til nødvendige beslutninger. En vellykket omstillingsprosess er avhengig av dette. Hovedavtalen i staten legger grunnlaget for den aktive medvirkningen og medbestemmelsen som er avgjørende nødvendig for gode resultater.

Omstillingsprosesser er viktige og nødvendige. Men omstillingsprosesser skaper naturligvis press i organisasjonen, med derpå følgende stress for de tilsatte, utrygghetsfølelse og kanskje til og med frykt. Regjeringen har vært opptatt av å minimalisere slike uheldige sider ved omstillingsprosessene. Det var grunnen til at Regjeringen i forbindelse med tariffoppgjøret i 1992, avga «Intensjonserklæringen om omstilling under trygghet», en erklæring som fortsatt står ved lag.

Intensjonserklæringen poengterer viktigheten av at de tilsatte og deres organisasjoner deltar aktivt i omstillingsprosessene. «Dette», sier erklæringen, «innebærer bl.a. et klart ansvar for en virksomhetsledelse til, i samsvar med tjenestemannsorganisasjonene, å utforme omstillingsplaner som stimulerer til fornyelse i virksomheten og begrenser problemene for den enkelte.»

Erklæringen sier videre:

«Regjeringen mener at det ved omorganiseringer og omstillinger er viktig at de tilsatte og deres organisasjoner i den enkelte bedrift deltar aktivt i prosessen. En medvirkningsprosess som er lagt opp etter de retningslinjene partene har trukket opp i hovedavtalen, skaper etter Regjeringens mening de mest effektive og vellykkede endringsprosesser.».

Med bakgrunn i regjeringens intensjonserklæring, og for å sikre at omstillingsprosessene ivaretar både arbeidsgivers og arbeidstakers interesser, gir «Sentrale personalpolitiske retningslinjer for omstilling» rammer for omstillingsarbeidet.

Som avtalt ved siste tariffoppgjør, er disse nå under revisjon. Bakgrunn for selve omarbeidingen er innspill og erfaringer som er samlet i perioden fra siste revisjon. Et sentralt prinsipp har vært å innhente erfaringer og synspunkter både fra ledere og medarbeidere som har erfaringer med omstilling og fra tillitsvalgte.

Erfaringsinnhentingen har skjedd på ulike måter, gjennom de fylkesvise nettverkene som er opparbeidet i form av møter, konferanser eller ved uformell kontakt. Det har også vært gjort direkte intervjuer både for innhenting av erfaringer med et konkret overføringsprosjekt mellom forsvaret og justissektoren og for å innhente erfaringer med omstillingsprosessene generelt. Når vårt utkast med det første ligger klart, vil det bli forelagt hovedsammenslutningene og Norsk Lærerlag for uttalelse.

Erfaringsinnhentingen har medført at det er foreslått flere endringer i de nye retningslinjene.

For det første vil vi foreslå at retningslinjene deles inn i tre deler. Første del vil omtale intensjonserklæringen og bakgrunnen for retningslinjene. Andre del vil bestå av en helt ny veiledningsdel som omhandler de mellommenneskelige sidene ved omstillingsarbeidet. Den tredje og siste delen behandler de juridiske sidene ved omstilling.

For det andre er det foreslått større presiseringer av forskjellig art, f.eks. både når det gjelder ansvaret som hviler på den enkelte arbeidstaker for at tryggheten skal kunne opprettholdes, og de spesielle lederkrav relatert til omstilling.

For det tredje er det foreslått en større utdyping av enkelte juridiske problemstillinger som vi hyppig møter i omstillingssammenheng.

For det fjerde er det foreslått flere presiseringer vedrørende informasjon og rutiner for å sikre mest mulig felles forståelse for f.eks. valg av tiltak og medfølgende konsekvenser.

Videre har arbeidsgiver i henhold til Hovedavtalen et formelt ansvar for å utarbeide forslag til informasjonsopplegg i starten av arbeidet med omstillingstiltak.

Som dere vet, er det inngått ny Hovedavtale for arbeidstakere i staten med virkning fra 1. januar 1997. Denne gangen er det kun gjort mindre innholdsmessige endringer. De fleste er presiseringer eller understrekninger av tidligere forståelse.

Når det gjelder Hovedavtalen for øvrig, så tror jeg at praktiseringen av denne nå stort sett har «gått seg til» i staten. FAFO har for ikke lenge siden kommet ut med en rapport om hvordan det står til med medbestemmelsen og praktiseringen av Hovedavtalen i staten. Det ser ikke ut til å være noen alarmerende funn FAFO har gjort. I det store og hele går medbestemmelsen greit i de aller fleste virksomheter.

Opplæring i hovedavtalens regler er viktig for at partene skal være trygge i samarbeidssituasjonene. Fagdepartementene har det siste året hatt ansvar for å få sine virksomheter til å gjennomføre fellesopplæring på hovedavtaleområdet.

Tilbakerapporteringen fra denne runden viser at 30 % har gjennomført slik opplæring, 25 % skal gjøre det i nærmeste fremtid, mens 45 % sier at de ikke har planer om slike tiltak nå.

Den siste gruppen begrunner sitt svar blant annet med at partene lokalt er enige om at det ikke er behov for dette, fordi holdninger og kunnskap ligger på et tilfredsstillende nivå. Noen har nylig hatt opplæring og ser ikke behov for ny.

Det er viktig at partene i den enkelte virksomhet i staten med jevne mellomrom kommer sammen både for å bli opplært i hovedavtalens og tilpasningsavtalens regler, men like viktig for å diskutere hvordan det står til med medbestemmelsen i virksomheten, og hva som kan forbedres. Dette er nå understreket i den reviderte hovedavtalen.

Planleggings- og samordningsdepartementet har nylig bedt de enkelte

fagdepartementene gi tilbakemelding om status i omstillingsarbeidet for det enkelte departementsområdet. De betydelige utfordringer vi ser konturene av, gir grunn til kontinuerlig å vurdere nye angrepsmåter og tiltak i det statlige omstillingsarbeidet. Det er nødvendig å følge utviklingen nøye, og til enhver tid vurdere virkemidler som kan være påkrevet og hensiktsmessige. Det er også viktig i denne sammenheng å understreke statens vilje til medvirkning og medinnflytelse fra arbeidstakernes organisasjoner.

Del 2: Offentlige servicekontorer

Innledning

Som nevnt vil det bli stadig viktigere å gjøre offentlig sektor mest mulig effektiv og brukervennlig. Et viktig ledd i dette er å få en best mulig samordning av offentlige tjenester.

For eksempel er det fortsatt ofte slik at publikum er avhengig av å henvende seg til en rekke forskjellige offentlige kontorer for å få svar på spørsmål eller behandling av søknader. Vi må derfor - med utgangspunkt i brukerens situasjon - søke å utforme offentlige tjenester mer i sammenheng, på tvers av tradisjonelle sektorgrenser. Dette stiller krav til forvaltningens ledere om å hevde brukerperspektivet: Medarbeiderne må stimuleres og læres opp til å være brukerorienterte i bred forstand, slik at de ikke bare avgrenser seg til sin definerte sektor, men heller tar et utvidet ansvar for service til publikum. Dette har vært en særlig aktuell utfordring i vårt forsøk med offentlige servicekontorer, som omfattet statlige og kommunale tjenestetilbud i kontorfellesskap.

Samarbeid over etats- og forvaltningsgrenser

Tanken var å samle virksomhet og bevare offentlige arbeidsplasser på små steder. Ved hjelp av økt samarbeid på tvers av etatsgrenser, sektorgrenser og forvaltningsnivåer ønsket man å gi publikum et bedre offentlig tjenestetilbud. Trygdeetaten, Arbeidsmarkedsetaten, og Skatteetaten deltok fra statlig side. Publikum skulle få ett sted å henvende seg, i stedet for å vandre fram og tilbake mellom ulike etater. Ved hjelp av bedre samarbeid på tvers av sektorer og etater var målsettingen å lage mer robuste enheter, for å sikre et minimum av offentlige tjenester selv i de minste kommunene. Det har foregått en forsøksvirksomhet fra 1993 ved syv steder i Norge (Askøy, Dønna, Grimstad, Løten, Storforshei, Namsskogan og Porsanger).

Erfaringer

I 1995 foretok Statens institutt for forbruksforskning evaluering for å få oversikt over erfaringene med forsøksvirksomheten. Publikum var totalt sett svært godt fornøyd med den bedrede servicen på forsøksstedene. Publikum mente at hovedfordelen var at man fikk ordnet alt eller mye på ett sted, og at en sparer tid ved at det bare er ett kontor å kontakte. I tillegg nevnte de oversiktlighet og lett tilgjengelighet som en fordel.

Personalet rapporterte på sin side at de i stor grad var fornøyde med forsøksvirksomheten og at de fikk gode utviklingsmuligheter. De var også positive til den tverr-etatlige måten å arbeide på. Derimot var man ikke i stand til å påvise økonomiske gevinster ved Offentlige servicekontorer. Dette vil få større oppmerksomhet i videreføringen av forsøkene.

Videreføring

Selv om Prosjekt Offentlige servicekontorer formelt ble avsluttet 31.12.96, fortsetter aktiviteten lokalt ved alle forsøksstedene. Ut fra de positive resultatene og erfaringene lokalt fra brukere og etatene selv, er det i videreføringen lokalt lagt planer som innebærer en videreutvikling av servicekontorenes organisering og tjenesteprofil. På flere av stedene har det kommet til nye deltakere, mens noen har trukket seg, fordi det var liten etterspørsel etter deres tjenester.

PSD vil i den neste treårsperioden arbeide med enkelte overordnede problemstillinger som er satt på dagsorden under forsøksperioden. Det dreier seg om juridiske problemstillinger samt spørsmål knyttet til den eksisterende strukturen i lokal statlig forvaltning. Det gjenstår en del hindre før erfaringene med Offentlige servicekontorer kan føre til permanent drift. Imidlertid tror PSD at det vil være svært viktig å få mer erfaring med samarbeid på tvers av etatsgrenser, sektorgrenser og profesjonsgrenser i tiden som kommer.

Dette berører for øvrig et mer generelt problem: Forvaltningen er inndelt i sektorer, og ansvaret er tilsvarende oppsplittet, mens behovene for tiltak ofte er tverrsektorielle.

Vi må derfor forsøke å gjøre skottene mellom etatene mindre vanntette, ja, informasjon bør kunne flyte mye friere enn idag. En side ved dette er å utvikle en tverrgående IT-infrastruktur. Her er vi allerede godt i gang med å utvikle et forvaltningsnett som gir oss nye kommunikasjonsmuligheter. Vanskeligere er det å påvirke beslutning, iverksetting og ansvarsplassering på tvers av strukturene. Her rører vi ved grunnleggende trekk ved forvaltningsstrukturen, som bl.a. forutsetter klar ansvarsfordeling mellom sektorene og entydige ansvars- og kommandolinjer mellom nivåene. Erfaringene fra offentlige servicekontorer viser nettopp at det er svært problematisk er å få til et varig og forpliktende samarbeid om løsninger på tvers av ansvarsgrensene.

Del 3: Informasjonspolitikk og informasjonsteknologi

At samordning kan medføre omstilling i forvaltningen er vel klart nok. Derimot er det ikke så opplagt å sette statlig informasjon i forbindelse med omstilling. Men vi skal være klar over at informasjon til brukerne påvirker statens evne til oppgaveløsning, og at det bl.a. derfor kan være hensiktsmessig å se informasjonspolitikk og forvaltningspolitikk i sammenheng.

Utgangspunktet for å utvikle en egen informasjonspolitikk har vært at statlig informasjonsvirksomhet lenge manglet overordnede mål og prinsipper. Tidligere ble det oppfattet som om det var opp til den enkelte informatør og etat å vurdere hvordan statens ansvar og muligheter skulle forstås og forvaltes på informasjonsområdet.

Hensikten med å lage en egen informasjonspolitikk

Hva er det vi ønsker å oppnå med informasjonspolitikken? Vi ønsker

• å styrke befolkningens demokratiske rettigheter, bl.a. gjennom å sikre alle lik tilgang til den kunnskap som er nødvendig for at den enkelte skal kunne ivareta sine politiske, rettslige og sosiale rettigheter
• å styrke forvaltningens legitimitet som myndighet og pålitelig forvalter av fellesverdier, både i forhold til den enkelte, til næringslivet og til organiserte interesser
• å løse statlige styringsoppgaver mest mulig effektivt gjennom å ta i bruk kunnskap om de mest effektive kombinasjonene av virkemidler, innenfor rammene av retts- og velferdsstaten
• å gi et reelt bidrag til den enkeltes livskvalitet gjennom å formidle kunnskap om hvordan samfunnet fungerer, og inkludere flest mulig i mulighetene for å påvirke samfunnsløsninger.

Hovedprinsippene i statlig informasjonspolitikk

Som eget politikkområde vil det stilles særskilte krav til kompetanse og innsikt hos dem som skal arbeide med dette i staten. Håndteringen av informasjon i statlige etater vil i framtiden være en av de viktigste suksessfaktorene for statlige virksomheter. Dette vil virke inn på forvaltningen som en sentral verdibærende institusjon i samfunnet, blant annet fordi informasjon vil kunne påvirke forutsetningene for selve gjennomføringen av oppgaveløsningen på de fleste områder. Dersom folk skal akseptere det staten gjør, så avhenger det i høy grad av hvilken informasjon folk får og hvor godt informasjon når ut til hver enkelt; dvs. hvor godt staten kommuniserer. Det forutsetter åpne kanaler, og det må legges til rette for at informasjon også kan flyte den andre veien, fra folket til dem som skal fatte vedtak og yte tjenester.

Til grunn for den statlige informasjonspolitikken ligger 5 hovedprinsipper, som bør sees i sammenheng med hverandre:

• Helhet
  Statlig informasjon skal i størst mulig grad samordnes slik at den fremstår helhetlig for mottakeren.
• Kommunikasjon
  Forvaltningen og brukerne skal i størst mulig grad sees som likeverdige parter, som veksler i rollen som avsender og mottakere av informasjonen.
• Aktiv informasjon
  Forvaltningen skal selv drive aktiv og planmessig informasjonsvirksomhet.
• Linjeansvar
  Ansvaret for informasjon må ligge der saks- og resultatansvaret ligger.
• Lederansvar
  Ledelsen har ansvar både for at informasjon blir brukt på en profesjonell og etisk forsvarlig måte, og for at virksomheten har tilstrekkelig informasjonsfaglig kompetanse.

Informasjon må dessuten sees i sammenheng med andre virkemidler, både juridiske, økonomiske og fysiske. Informasjon som virkemiddel alene er som oftest ikke nok for å løse samfunnsoppgaver. Jeg vil også understreke at kommunikasjon innad mellom oss som jobber i forvaltningen må være god, dersom vi skal klare å kommunisere godt utad med brukere og samarbeidspartnere.

Planleggings- og samordningsdepartementet og Statens informasjonstjeneste spiller naturligvis en sentral rolle i arbeidet med å gjøre hovedprinsippene i den statlige informasjonspolitikken kjent og bidra til at de blir til en aktiv del av den statlige virkemiddelbruken. Men her som ellers gjelder linjeprinsippet - med den enkelte virksomhets eget ansvar som det viktigste elementet. Alle deler av statsforvaltningen må delta og samarbeide, og helst også med fylkeskommuner og kommuner

IT i offentlig sektor

Jeg har allerede vist til sammenhengen mellom forvaltningspolitikken og informasjonspolitikken. En viktig konsekvens av dette ser en i forbindelse med regjeringens satsing på informasjonsteknologi i offentlig sektor, slik det bl.a kommer til uttrykk i Langtidsprogrammet (s.46) Den offentlige informasjonsvirksomheten er en tjeneste på linje med det offentliges øvrige produksjon av tjenester. Regjeringen understreker at offentlige tjenester skal ha høy kvalitet og framstå som tilgjengelige og brukervennlige. Ny teknologi kan gi en rekke muligheter her, for eksempel når det gjelder informasjonsspredning, i saksbehandling og ved organisering av tjenestene.

Regjeringen arbeider for bedre overordnet styring og samordning av IT i offentlig sektor. Det vil bli utformet en overordnet IT-strategi som skal gi et bedre gjennomgående system for styring av IT i den enkelte virksomhet, for hele sektoren, og for samspillet mellom virksomhetene.

Av særlig betydning for den statlige informasjonspolitikken vil jeg nevne at regjeringen vil gjøre flere av sine dokumenter og øvrig informasjon tilgjengelig via elektroniske medier og i søkbar form. Offentlig forvaltning skal framstå som helhetlig og brukerrettet på Internett. Forvaltningen har ansvar for å velge informasjonskanaler og tjenester tilpasset brukernes behov, og må derfor også opprettholde tradisjonelle kommunikasjonskanaler. Denne raske teknologiske utviklingen har skapt økt bevissthet både hos forskere og politikere om at en må unngå at det skapes et skille mellom de som behersker teknologien og de som ikke gjør det. Vi ser betegnelsen 2/3-samfunnet dukke opp i debatter om informasjonsteknologi.

Når vi vurderer informasjonsteknologi for å formidle offentlig informasjon, må vi spørre: Hvem når vi på denne måten? Hvem når vi ikke? Det er alltid slik at valg av kanaler og virkemidler for å formidle informasjon, samtidig er et valg av hvem som skal få og hvem som ikke skal få informasjon. Derfor er det nødvendig å se bruk av ulike kanaler i sammenheng for å unngå at noen blir «informasjonsutstøttt» på grunn av våre kanalvalg. Ikke minst blir det viktig å sikre informasjon til svakstilte grupper, f.eks. funksjonshemmede.

Å sikre at offentlig informasjon skal være tilgjengelig for alle vil kanskje være den viktigste utfordringen når det gjelder IT og informasjonspolitikk.

I utviklingen av IT i forvaltningen oppstår det en rekke politiske og juridiske avveiingsspørsmål blant annet i tilknytning til likebehandling, personvern, taushetsbestemmelser, dokumentasjon og innsynsrett. Av rettssikkerhetshensyn skal det derfor kunne stilles særskilte krav til utforming av systemer og til dokumentasjon av saksbehandlingen. Dette er viktige spørsmål som også griper inn i informasjonspolitikken og som bl.a. vil bli behandlet i regjeringens kommende stortingsmelding om praktiseringen av offentlighetsprinsippet.

En sier stundom at informasjon skaper behov for mer informasjon. Dette er selvsagt riktig, men likevel ikke alltid. Utviklingen av informasjonssamfunnet bidrar også til å øke forventninger hos publikum. En kommer til et punkt hvor informasjon om tjenesten blir mindre interessant og underordnet selve tjenesten. Er det en tjeneste, da er det ikke informasjonen om tjenesten, men selve tjenesten som er av interesse. På IT-nettverkene vil det være mulig å få en rekke former for service og tjenester fra det offentlige og ikke bare informasjon om dem. Det kan bety at nødvendigheten av informasjon i noen grad reduseres. I tillegg kan det føre til omlegging av selve tjenesten.

Forvaltningen har et ansvar for at offentlig informasjon holder en høy kvalitet og at den er tilgjengelig for brukerne på en enkel måte. Internett kan i første rekke sikre mer oppdatert informasjon og øke tilgjengeligheten til informasjonen for enkelte grupper. I dag er Internett først og fremst et supplement til andre medier. Etterhvert som infrastrukturen i samfunnet bygges ut og nye tjenester tas i bruk i større grad, er det viktig at det offentlige har skaffet seg erfaring med de nye mediene, tatt dem i bruk og skrittvis innført egne tjenester.

Allerede i dag er Internett en viktig informasjonskilde for en stadig større del av publikum, ulikt for forskjellige publikumsgrupper; for videreformidlere av informasjon (f.eks. opplysnings- og bibliotektjenester), for virksomheter og for organisasjoner. For mange brukergrupper vil Internett raskt kunne bli en foretrukket informasjonskanal.

Offentlig sektor er en stor og viktig aktør i informasjonsmarkedet. De fleste er vel kjent med den statlige sentrale tjeneren, ODIN - Offentlig dokumentasjon i Norge. Forvaltning av de offentlige informasjonsressursene og distribusjon og bruk av offentlig informasjon gjennom elektroniske medier, er temaer som reiser mange komplekse problemstillinger. Den teknologiske utviklingen knyttet til informasjonsforvaltning muliggjør store omstillingsprosesser og stiller offentlig sektor og samfunnet som helhet overfor mange viktige valg.

Informasjonspolitikkens konsekvenser for det offentliges bruk av elektroniske medier .

Elektroniske medier har stort potensiale og kommer til å vokse i betydning framover. Når offentlig sektor skal ta elektroniske informasjonstjenester i bruk, er det viktig å se for seg hvordan de kan bidra til å nå hovedmålene i informasjonspolitikken. Kommuneloven §4 om plikten til å drive aktiv informasjon er langt på vei i tråd med den statlige informasjonspolitikken, slik at det med en viss rett kan tales om en offentlig informasjonspolitikk. Dette er spesielt viktig fordi helhetsprinsippet tilsier at informasjonen fra hele den offentlige sektor bør framstå på en samordnet måte. Elektroniske informasjonstjenester innebærer derfor både muligheter og utfordringer i forhold til de fem prinsippene i den statlige informasjonspolitikken.

Helhetsprinsippet

Elektroniske kanaler gir bedre muligheter enn de fleste andre medier til å samordne informasjon, slik at relevant informasjon kan fås samlet der brukeren velger å henvende seg. Men det vil ikke virke på en fullgod måte dersom ikke alle deler av offentlig virksomhet tar i bruk elektroniske medier. Derfor er det viktig at forvaltningen bidrar aktivt til å bygge opp framtidens elektroniske infrastruktur.

Informasjon som brukere trenger, kan være spredt på forskjellige etater/nivåer/sektorer. En elektronisk informasjonstjeneste som vil være nyttig for brukere, må kunne kombinere data fra ulike etater slik at informasjonen derved fremstår som en helhet i forhold til brukerens behov. Dette har også betydning for samordning av statlige tjenester.

Kommunikasjonsprinsippet

Mer enn de fleste andre medier gir elektroniske informasjonstjenester brukeren mulighet til å gi tilbakemelding til avsender av informasjon, og det gir avsenderen mulighet til å samle og bearbeide tilbakemeldingene slik at informasjonsvirksomheten bedre kan tilpasses brukernes behov og forutsetninger.

Utfordringen ligger i at de som i dag benytter nye medier og gir respons, ikke nødvendigvis representerer brukernes samlede behov. Dessuten kan tilbakemeldingene være anonymisert og bidra til at man ikke får avdekket hvilke målgrupper som fremfører behovene.

Den offentlige virksomhet bør utvikle informasjonstjenester med utgangspunkt i brukernes behov. De forskjellige kanalene mellom forvaltningen og brukerne må ses og planlegges i sammenheng med hverandre. Brukerundersøkelser om hvordan offentlige IT-tjenester bør utformes for ulike målgrupper kan her være aktuelt, samt evalueringer av hvordan nye elektroniske tjenester tas i mot av målgruppene. Den offentlige virksomhet bør også bidra til at opplysninger om publikums behov for elektroniske tjenester kommer andre offentlige virksomheter til gode. En bør også vurdere å tilrettelegge informasjonstjenester med tilbakemeldingsfunksjoner.

Prinsippet om aktiv informasjon

Aktiv informasjon om innbyggernes plikter, rettigheter og muligheter er en forutsetning for at retts- og velferdsstaten skal fungere. Med dagens utbredelse av elektroniske muligheter representerer dette en stor utfordring. Å tilrettelegge for at innbyggerne lett kan skaffe seg informasjon selv, betyr også mye i denne sammenhengen. Det vil kreve store investeringer hvis man ønsker å senke terskelen for egeninnsats hos ressurssvake brukere, og for å gi disse informasjon om sine plikter og rettigheter.

• Statlige virksomheter bør vurdere IT som en av flere kanaler ved planlegging av aktiv informasjon.
• Nye regler, rettigheter, plikter og ordninger bør etter hvert kunne varsles på samme måte som e-post i dag springer frem på skjermen.
• Hver etat bør aktivt legge til rette for at papirbasert informasjon parallell-publiseres på Internett der dette er hensiktsmessig.
• Informasjonen bør være tilgjengelig når publikum trenger den. Gode tjenester skal være lette å bruke, oppdaterte, gi relevant informasjon og tilbys 24 timer i døgnet.
• Internett-tjenestene bør spesielt tilrettelegges for svakstilte grupper og funksjonshemmede.
• Gratisprinsippet bør som en hovedregel anvendes.

Linjeprinsippet

Elektroniske informasjonstjenester legger i sin natur til rette for desentralisert informasjonsproduksjon. Dette bidrar til å sikre at ansvarlige for de enkelte saksområder kan ha kontroll over ressurser og virkemidler for å nå sine mål.

Hver etat bør vurdere IT som et av flere virkemidler for å nå etatens mål og avklare sin bruk av IT som virkemiddel integrert i etatens oppgaveløsning. Ikke minst er det viktig at en unngår revirtenkning og snevre lønnsomhetsbetraktninger, men ser seg selv som en del av en offentlig helhet.

Hver etat bør legge opp strategier for såkalt medieuavhengig organisering av informasjonsressursene, dvs. at informasjonen er lagret slik at den kan tas ut på papir, elektronisk, som lyd eller som bilde alt etter behov

Prinsippet om informasjon som lederansvar

Elektronisk tilrettelagte informasjonstjenester bidrar også til at ledelsen kan styre informasjonens kvalitet og sammenheng, og gir muligheter for å ta det lederansvar for informasjon som informasjonspolitikken foreskriver. Den elektroniske informasjonstjenesten må forankres i etatens overordnede informasjonsstrategi og det må etableres en forståelse i hele ledersjiktet for at slike tjenester er et av flere informasjonsvirkemidler og at disse må ses i sammenheng for å nå mål. Ledelsen må også legge til rette for at IT brukes for å bringe denne informasjonen fram til både interne og eksterne målgrupper og at kompetanse bygges opp rundt dette. Det er ikke minst en oppgave for ledelsen å få informatører og IT-ansvarlige til å samarbeide om å utvikle gode elektroniske informasjonstjenester.

Avslutning

Jeg har i dette innlegget vært innom flere forskjellige ansvarsområder - omstilling, samordning og informasjon - som alle sorterer under mitt departement. Felles for dem er imidlertid at de er viktige for å sette forvaltningen i stand til å løse prioriterte oppgaver og å realisere våre samfunnspolitiske mål.

PSD satser på å ha en sentral rolle i det videre arbeid med dette, og her legger vi vekt på et godt samarbeid med de ansattes organisasjoner. Jeg ser det slik at vi har felles interesse i at forvaltningen kan tilpasses nye rammebetingelser og framstå som et fleksibelt og effektivt redskap for samfunnsstyringen.

Takk for oppmerksomheten!