Departementet minner om at følgende lover, forskrifter, avtaler m.v. inneholder aktuelle bestemmelser innen personalreglementets område:

• Lov om politiet
• Lov om lensmenn
• Lov om statens tjenestemenn m.m.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.
• Lov om offentlighet i forvaltningen
• Lov om likestilling mellom kjønnene
• Lov om tiltak til å fremme sysselsetting
• Forskrifter til tjenestemannsloven
• Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning
• Hovedtariffavtalen
• Hovedavtalen
• Personalpolitisk handlingsplan for politi- og lensmannsetaten
• Handlingsplan for likestilling i politi- og lensmannsetaten
• Veiledningsheftet "Rekruttering i politi- og lensmannsetaten og institusjoner under Politiavdelingen", som utfyller bestemmelsene i personalreglementet
• Veiledningsheftet "Kompetanseplanlegging i politi- og lensmannsetaten"

I tillegg minner vi om at Statens personalhåndbok bl.a. inneholder Arbeids- og administrasjonsdepartementet prinsippavgjørelser og retningslinjer på personalreglementets område samt at Bjørnaraa, Gaard og Selmers "Norsk tjenestemannsrett" har omfattende kommentarer til tjenestemannsloven.

Departementet har følgende kommentarer til personalreglementets bestemmelser:

ad § 1. Virkeområde

Personalreglementet gjelder både for embets- og tjenestemenn i politidistriktene.

Med "tjenestemann" menes enhver arbeidstager i statens tjeneste som ikke er embetsmann, jfr. tjenestemannslovens (tjml.) § 1 nr. 2.

ad § 3. Kunngjøring av stillinger

I tilknytning til bestemmelsene om offentlig kunngjøring henleder vi oppmerksomheten på politimesterens styringsrett hva angår disponering av tjenestemenn. Styringsretten omfatter alle ansatte i politidistriktet, og disponering/omplassering må ikke forveksles med beordringsretten etter politilovens § 21. Vi viser i den forbindelse til Ot.prp. nr. 22 (1994-95) om lov om politiet, s. 39, pkt. 6.5.2 Omplassering innenfor tjenestestedet.

Ved fast eller midlertidig ledighet kan politimesteren beslutte omplassering, enten ved å bekjentgjøre den ledige stillingen internt slik at de ansatte gis anledning til å melde sin interesse for stillingen eller ved å foreta en direkte omplassering av en bestemt ansatt. Denne fremgangsmåten er etter departementets oppfatning ikke i strid med personalreglementets bestemmelser, såfremt det er snakk om omplassering innenfor samme stillingsnivå.

Etter en slik intern omplassering vil det bli ledig en stilling på tilsvarende nivå, som på vanlig måte skal kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse, med mindre noen har rettskrav på stillingen.

ad § 6. Fornyet kunngjøring

Bestemmelsen regulerer når ansettelsesmyndigheten skal eller kan beslutte ny kunngjøring, og begrenser ikke administrasjonens myndighet til å beslutte ny kunngjøring, jfr. Statens personalhåndbok pkt. 2.01.10 Stans av tilsettingsprosessen.

ad § 7. Behandling av søknader og vurdering av søkerne

I 4. ledd er det tatt inn en presisering om at søkerne også skal vurderes i forhold til de lovbestemte kravene i politilovens § 18. Kravet om plettfri vandel gjelder for alle som skal ansettes i politi- og lensmannsetaten. Plettfri vandel innebærer et strengt vandelskrav, se s. 67 flg. i Ot. prp. nr. 22 om lov om politiet (1994-95). Ansettelsesmyndigheten må ut fra gjeldende bestemmelser og retningslinjer vurdere hvorvidt vandelskravet er oppfylt. En søker som ikke har plettfri vandel er imidlertid ikke kvalifisert for stilling i politi- og lensmannsetaten. Ansettelsesmyndigheten kan således ikke velge å se bort fra det lovbestemte kravet om plettfri vandel.

I henhold til bestemmelsen i 5. ledd er det ikke innført noen absolutt plikt til å avholde intervju, men det bør gjennomføres intervju i forbindelse med enhver rekruttering, se pkt. 13 i heftet om rekruttering i politi- og lensmannsetaten m.v. Bestemmelsene i forvaltningslovens (fvl.) § 17, 1. ledd om at saken skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, vil for øvrig være veiledende for om det må gjennomføres intervju. I den forbindelse vises det til at Stortingets ombudsmann for forvaltningen i sak omtalt på s. 144 flg. i årsmeldingen for 1998 (sak 97-1666) reiste kritikk mot at klageren ikke var innkalt til intervju, og påpekte at saken ikke syntes å ha vært tilstrekkelig opplyst.

Bestemmelsene om hvem som skal eller kan delta på intervju er nå endret. Det fremgår av 5. ledd at en representant for de ansatte utpekt av organisasjonene i fellesskap, har rett til å være til stede og eventuelt stille spørsmål. Denne representanten må ikke forveksles med en tillitsvalgt eller med en av tjenestemannsrepresentantene i ansettelsesrådet, idet det skal være en egen representant som kan delta under intervjuet. Etter departementets oppfatning kan det være naturlig og praktisk at det blir utpekt en representant for hver tjenestemannsgruppe. I store politidistrikter der det er mange ansettelsessaker kan det også være naturlig å ha flere representanter innen samme tjenestemannsgruppe som kan avlaste hverandre. Av hensyn til kontinuiteten bør imidlertid samme representant delta ved alle intervjuene i samme ansettelsessak.

Representanten for de ansatte skal kun ha en observatør-/kontrollørfunksjon, og vedkommende skal ikke ha noen aktiv rolle i intervjuet. Representanten skal heller ikke ha noen befatning med innstillingen. Representanten avgjør for øvrig selv hvorvidt han/hun vil delta ved intervjuer i den enkelte ansettelsessak.

Ansettelsesrådet kan for øvrig gjennomføre intervju på egen hånd.

Det fremgår av bestemmelsen i 8. ledd at nye opplysninger av betydning som kommer frem under intervjuet med søkerne, eller som er innhentet fra oppgitte referanser, skal nedtegnes. Bestemmelsen må sees i sammenheng med fvl. § 17 om forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt. Stortingets ombudsmann for forvaltningen har i sak omtalt på s. 101 flg. i årsmeldingen for 1996 (sak 93-1020) bl.a. uttalt følgende om partsoffentlighetsforskriften og forvaltningsloven: " Det må antas at det prinsipp forvaltningsloven § 17 annet ledd gir uttrykk for, også kommer til anvendelse når grunnlaget for retten til dokumentinnsyn er forskriftens bestemmelser. Tilsettingsmyndigheten må således antas å ha plikt til å gjøre søkerne kjent med opplysninger om dem selv, forutsatt at dette er opplysninger de har krav på å få innsyn i om de begjærer det."

ad § 8. Innstilling

Bestemmelsen i tjml. § 4 nr. 4, jfr. reglementets § 8, 1. ledd, fastslår at det som hovedregel skal innstilles minst tre kvalifiserte søkere til den ledige stillingen. Bestemmelsen er nærmere omtalt i bl.a. "Norsk tjenestemannsrett", s. 194 -195. Her er det vist til at bestemmelsen må sees i sammenheng med tjml. § 4

nr. 5. Tar man utgangspunkt i bestemmelsens formål og det faktum at innstillingen i utgangspunktet begrenser ansettelsesorganets valgmuligheter, er det grunn til å anta at innstillende myndighet neppe kan utelate en kvalifisert søker såfremt det er "plass" til vedkommende på innstillingen. Når innstillingen omfatter færre enn tre søkere, må dette således bety at innstillingsorganet mener at det ikke finnes flere kvalifiserte søkere til stillingen. Det kan også være slik at innstillingsorganet mener at den innstilte søker har rettskrav på stillingen.

I de tilfellene der det skal avgis forslag i stedet for innstilling, skal det på samme måte som ved en innstilling vanligvis foreslås tre søkere , jfr. bestemmelsen i 3. ledd om at forslaget skal ha samme innhold som en innstilling.

Et forslag adskiller seg fra en formell innstilling idet de spesielle saksbehandlingsreglene i tjml. § 4 nr. 5, jfr.reglementets § 13, 7. ledd, ikke kommer til anvendelse hvor det foreligger et forslag til ansettelse. Ansettelsesrådet står her fritt til å velge i hele søkermassen, da det ikke finnes noen formell innstilling som begrenser valgmuligheten.

For øvrig minner vi om at det i heftet "Rekruttering i politi- og lensmannsetaten og institusjoner under Politiavdelingen" er gitt nærmere retningslinjer for hva som bør være omtalt i innstillingen. Ansettelses-myndigheten forutsettes å stille strenge krav til innholdet i en innstilling/et forslag, og bør returnere slike som ikke holder mål, jfr. fvl. § 17 om at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

ad § 9 Ansettelser

Det fremgår av 6. ledd at det er åpnet for at personalsjefen kan erstatte administrasjonssjefen som en av administrasjonens representanter i rådet. Politimesteren avgjør dette spørsmålet.

I 7. ledd er det tatt inn en ny bestemmelse som skal sikre at rådets sammensetning blir i tråd med likestillingslovens § 21, 1. ledd. Bestemmelsen innebærer at i de tilfellene der administrasjonen ikke er representert ved begge kjønn, så skal den fast oppnevnte kvinnelige representanten erstatte administrasjonssjefen/personalsjefen.

ad § 10. Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter

Departementet minner om at hovedregelen er at organisasjonene innen vedkommende tjenestemannsgruppe oppnevner tjenestemannsrepresentanter i fellesskap.

For øvrig er det foretatt endringer i gruppeinndelingen.

ad § 11. Midlertidig ansettelse

Hovedregelen er at tjenestemenn skal ansettes fast, jfr. tjml. § 3. Vilkårene for midlertidig ansettelse fremgår av lovens § 3 nr. 2. (I tillegg foreligger det særlige regler om midlertidighet gitt i §§ 3, 4, 5, 5a, 5b og 6 i forskrift til tjenestemannsloven, fastsatt ved Kronprinsregentens resolusjon av

11. november 1983 med senere endringer.).

Dersom en tjenestemann blir ansatt midlertidig uten at det er hjemmel for det, foreligger det en ulovlig midlertidig ansettelse. Tjenestemannen skal da normalt anses som fast ansatt, d.v.s. at han/hun har rettskrav på stillingen og oppsigelsesvern på linje med en fast ansatt tjenestemann.

Tjml. § 3 nr. 2 må sees i sammenheng med tjml. § 7 nr. 2 om opphør av midlertidig ansettelse.

Bestemmelsene om midlertidig ansettelse, herunder kunngjøring, opphør, oppsigelse, forlengelse, stillingsvern m.v. er for øvrig omfattende og til dels kompliserte. Det er således særdeles viktig at politidistriktene setter seg godt inn i regelverket rundt midlertidige ansettelser.

ad § 12. Forlengelse av konstitusjon/midlertidig ansettelse – Overgang fra
midlertidig til fast stilling

Bestemmelsene gir ikke embets-/tjenestemannen rett til forlengelse eller utnevnelse/fast ansettelse.

Dersom det er besluttet at en ledig stilling skal besettes uten ny kunngjøring i henhold til bestemmelsene i reglementets § 12, og politidistriktet har flere midlertidige tjenestemenn i samme stillingskode, som er ansatt etter offentlig kunngjøring og konkurranse, bør disse gis anledning til å konkurrere internt om den ledige stillingen.

ad § 13. Saksbehandlingen i ansettelsesrådet

I 2. ledd er det fastsatt bestemmelser om i hvilken rekkefølge de enkelte rådsmedlemmene skal ha saken.

ad § 16. Melding om ansettelse/arbeidsavtale

Det fremgår av politilovens § 21 med forarbeider at utnevnelse av embetsmenn og ansettelse av tjenestemenn med politimyndighet forutsettes å gjelde for et bestemt politidistrikt med plikt til å tjenestegjøre innen hele politidistriktet. Vi forutsetter videre at tjenesten utføres fra et fast tjenestested. Dette kan for eksempel formuleres slik at NN ansettes/er ansatt som lensmannsbetjent i X politidistrikt, for tiden med tjeneste i Y lensmannsdistrikt.

Ansettelsesmyndigheten kan beslutte at tilsvarende skal gjelde for ansatte uten politimyndighet, forutsatt at dette gjøres uttrykkelig gjeldende i ansettelsesvilkårene, se politilovens § 21, 4. ledd.

Vi understreker videre at det skal foretas ansettelse i stillinger, og ikke funksjoner. Der det er praktisk/ønskelig å si noe om funksjonen kan dette for eksempel formuleres slik: "Stillingen er for tiden tillagt funksjonen/e som…..".

ad § 18. Uenighet om oppsigelse, ordensstraff eller avskjed

Vi presiserer at mindretallet ikke kan kreve saken avgjort av det sentrale ansettelsesrådet dersom det ikke er flertall for suspensjon.

ad § 21. Protokoll

Departementet er av den oppfatning at mange protokoller er for lite informative, og oppfordrer politidistriktene til en kritisk gjennomgang av hvordan protokollene utformes. Vi vil for øvrig vurdere om det skal utarbeides nærmere retningslinjer for hva en protokoll skal/bør inneholde. Eksempler på hvilke opplysninger som bør medtas i protokoll i sak om ansettelse er om og hvor den ledige stillingen er kunngjort, evt. hvorfor den ikke er kunngjort, antall søkere, hvilke søkere som er innstilt o.s.v.

Når det gjelder "opplysninger om vedtaket" viser vi til forvaltningslovens kapittel V, jfr. dog fvl. § 3, 2. ledd for så vidt gjelder ansettelsessaker.

ad § 22. Beregning av tjenestetiden

Bestemmelsen er endret.

ad § 23. Permisjoner

Det fremgår av 3. ledd at politimesterens fullmakt til å avgjøre "andre" søknader om permisjon uten lønn nå er utvidet til å gjelde for et tidsrom av inntil 1 år. Fullmakten til å avgjøre permisjonssøknader som eksplisitt er nevnt i 3. ledd, gjelder uavhengig av permisjonens lengde.

ad § 24. Utdannelsespermisjoner

Det fremgår av 1. ledd at politimesteren, eventuelt den han/hun bemyndiger, har fullmakt til å avgjøre søknader om utdannelsespermisjoner med full eller delvis lønn i inntil 6 måneder.

Det forutsettes at søknader om utdannelsespermisjon med full eller delvis lønn, i likhet med søknader om deltagelse på kurs m.v., vurderes opp mot politidistriktets kompetanseutviklingsplan. Vi viser i den forbindelse til heftet "Kompetanseplanlegging i politi- og lensmannsetaten" med følgeskriv fra departementet av 23. mars 2000.

Kompetanseutviklingsplan og beskrivelse av studiet skal for øvrig følge politimesterens uttalelse til departementet, jfr. bestemmelsens 2. ledd.

ad § 25. Uenighet om permisjon

For ordens skyld presiseres at en søker som har fått avslag på søknad om permisjon, ikke har alminnelig klageadgang etter forvaltningsloven. Det fremgår av fvl. § 2, 2. ledd at avgjørelse som gjelder permisjon ikke regnes som enkeltvedtak, hvilket er en forutsetning for at bestemmelsene om klage i forvaltningsloven får anvendelse, jfr. fvl. § 3, 1. ledd.

ad § 27. Taushetsplikt og innsynsrett

Justisdepartementets rundskriv G-1/81 av 5. januar 1981 har utfyllende kommentarer til forskrift av 21. november 1980 nr. 13 om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning.

Personalreglement for politidistriktene