Kulturminister Ellen Horns tale i forbindelse med presentasjon av månedsrapport nr. 3 fra regjeringens eKoordinator for IT

Tema denne måned:

Bevaring av elektronisk arkivmateriale

Riksarkivet, 29. november 2000

"Staten sletter sine arkiver. Nå griper Riksarkivet inn for å redde verdifullt materiale" het det i et oppslag i Dagsavisen 16. oktober 1997. "Er vår nære fortid i fare", spurte historikeren Helge Pharo i en kronikk i Aftenposten i forbindelse med de internasjonale historikerdagene i Oslo i sommer.

Det er ikke ofte pressen tar opp spørsmålet om bevaring av sårbart arkivmateriale. Når det en sjelden gang skjer, er innfallsvinkelen til gjengjeld ganske dramatisk. Og det er virkelig dramatisk dersom vi som samfunn ikke makter de nye bevaringsutfordringene vi møter i arbeidet med de elektroniske arkivene. Skal vi hindre at sporene bak oss blir borte mens vi går, er det ikke nok å ofre temaet bare sporadisk oppmerksomhet. Det er den kontinuerlige årvåkenhet og den daglige oppfølging av nøye fastlagte rutiner som kanskje er den viktigste forutsetning for å lykkes.

Det er en slående kontrast mellom de påtrengende behov der mangler viser seg umiddelbart, og det langsiktige og møysommelige arbeid som ligger bak ivaretakelsen av den kollektive hukommelse som vi alle tar for gitt.

Den nye informasjons- og kommunikasjonsteknologien gir oss en rekke nye muligheter, men den byr også på nye utfordringer som vi må ta inn over oss og løse - dersom vi skal unngå å kaste barnet ut med badevannet. Det meste kan gå raskere og bli mer effektivt ved bruk av IT, og regjeringen er opptatt av å gi alle tilgang til Internett og å utvikle befolkningens IT-kompetanse, slik at vi unngår å skape nye sosiale skillelinjer.

Men noe bli vanskeligere, ikke lettere ved bruk av IT. Dette må vi se i øynene og ta konsekvensen av, ikke ved å stille oss avvisende eller nølende til å ta teknologien i bruk, men ved å ta tyren ved hornene. Vi må ikke i en slags teknologisk begeistringsrus la være å snakke om de nye problemene. Men vi må heller ikke la problemene hindre oss i nyttiggjøre oss teknologiens mange fortrinn.

I den akselererende utvikling av mer avanserte tekniske løsninger og stadig nye anvendelsesmuligheter ligger noe av hemmeligheten bak den nye teknologiens funksjon som økonomisk utviklingsfaktor og samfunnsomformende kraft. Men nettopp i dette finner vi også noe av årsaken til de store utfordringer denne teknologien representerer når det gjelder å ivareta de samfunnsfunksjoner der hele poenget er å bevare informasjon og dokumentasjon i uforandret og uforfalsket form over lang tid, ja for en del informasjons vedkommende: til evig tid.

Dette gjelder særlig i forhold til samfunnets arkivfunksjon. Hyppige endringer i programvare og maskinelt utstyr gjør at elektronisk arkivmateriale gradvis blir teknologisk utilgjengelig dersom man ikke iverksetter aktive og systematiske tiltak for å hindre det.

Litt forenklet sagt: Papirbasert arkivmateriale blir bevart dersom man ikke gjør noe aktivt for å kassere der. Med elektronisk arkivmateriale er det motsatt: Det blir automatisk kassert dersom man ikke gjør noe aktivt for å bevare det.

De nye og krevende utfordringer som vi møter i arbeidet med å sikre viktige deler av samfunnets hukommelse, må vi betrakte som en del av følgekostnadene ved bruk av IT-baserte systemer i saksbehandling og administrasjon. Tas ikke dette på alvor, vil mange av sporene etter forvaltningens virksomhet gradvis forsvinne. Det betyr at den i ettertid ikke kan stilles til ansvar for sine handlinger overfor borgerne. I tillegg mister vi mye av kildegrunnlaget for fremtidig forskning.

Jeg er glad for den offensive holdning som Riksarkivet har lagt for dagen i arbeidet med å legge til rette teknologiske løsninger og administrative rutiner som skal kunne gjøre det mulig å bevare elektronisk arkivinformasjon. Bl.a har Riksarkivaren lyktes i å standardisere den elektroniske journalføringen i forvaltningen.

Gjennom videreutvikling av den såkalte Noark-standarden er det nå også lagt grunnlag for å håndtere elektronisk arkivering av saksdokumenter. Dette vil også gjøre det mulig for forvaltningen etter hvert å gå mer og mer over til fullelektronisk saksbehandling og dokumentutveksling, noe som trolig vil bidra til en omfattende effektivisering og modernisering av den offentlige forvaltning.

Problemene knyttet til å bevare elektronisk arkivmateriale er imidlertid ikke løst med dette:

Den umiddelbare og mest omfattende utfordringen gjelder et stort og økende mangfold av ikke-standardiserte fagsystemer og databaser i forvaltningen. Riksarkivaren har i staten identifisert nærmere 600 bevaringsaktuelle IT-systemer med mer enn 11 000 systemforekomster, og har nå utarbeidet en grovmasket plan for utskilling av bevaringsverdig informasjon. Dette er dette planarbeidet som er det konkrete grunnlaget for den rapporten fra regjeringens eKoordinator som i dag blir overlevert til statsministeren.

Jeg skal om et øyeblikk overlate til Riksarkivets egne folk å gi en kort innføring i hva dette egentlig dreier seg om, og hvorfor det er så arbeidskrevende.

Først vil jeg bare gi uttrykk for følgende:

Vi er klar over at det både er et kompetanse- og et kapasitetsspørsmål å løse de utfordringer vi her står overfor. Det er ikke kompetansen her i Riksarkivet det står på. Kapasiteten derimot er et problem, og dette er nærmere behandlet i stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museer. Denne meldingen skal behandles i Stortinget nå på fredag, og innstillingen fra familie-, administrasjons- og kulturkomiteen er nettopp kommet. Jeg tillater meg til slutt å sitere følgende fra komiteens enstemmige merknader:

"Komiteen har merket seg de utfordringer meldingen beskriver på arkivfeltet. Det grunnleggende og største grepet dreier seg om å sette Arkivverket i stand til å ta hånd om de svært krevende oppgavene det er ta vare på de ulike former for elektronisk arkivmateriale. Det gjelder både det som allerede finnes og som kan bli teknisk utilgjengelig, og det gjelder framtidig materiale.

Komiteen har også merket seg at til tross for at Arkivverket innehar en høy faglig kompetanse på området, har det likevel for få stillinger til å makte de voksende utfordringene, og det må derfor tilføres omfattende ressurser. Selv om elektronisk teknologi også betyr en effektivisering i offentlig forvaltning ved at det innebærer en mer kompakt lagring, gjør det oppbevaring for ettertiden mer sårbar og kostnadskrevende."

Komiteens flertall, alle unntatt Fremskrittspartiet, viser også til den opptrapping av bevilgningene til hele abm-feltet som er skissert i meldingen, og gir uttrykk for at dette er en nødvendig opptrapping for å nå de mål som er satt.

Å følge opp denne meldingen blir nå en stor og viktig oppgave for Kulturdepartementet. I dette arbeidet vil utfordringene knyttet til bevaring av elektronisk arkivmateriale inngå som et sentralt tema.

Mer informasjon om månedsrapport nr. 3: www.enorge.dep.no