Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og tjenesteproduksjon

1. Innledning

3. Avgrensning

Med statens virksomhet menes i denne sammenheng institusjoner som er direkte underlagt staten, slik som statlige forvaltningsorgan, etater og forvaltningsbedrifter. Når det gjelder stiftelser opprettet av staten, statsforetak, særlovsselskap, statsselskap eller andre statlig eide foretak omfattes disse ikke av retningslinjene.

Retningslinjene gjøres gjeldende ved opprettelse av nye statsinstitusjoner, og ved større omorganiseringer, rasjonaliseringer, utvidelser, omlokaliseringer eller etableringer av nye enheter under eksisterende institusjoner.

Det gis ikke generelt unntak for nye statlige virksomheter som etableres på grunnlag av personale fra eksisterende virksomhet.

Med utgangspunkt i formålet med retningslinjene og avgrensingene, vil de særlig fokusere på:

• Etablering av nye statlige virksomheter.
• Utskilling av arbeids oppgaver fra eksisterende virksomheter, for eksempel i forbindelse med omorganiseringer og strukturendringer.

For forsvarets virksomhet gjøres retningslinjene gjeldende for forsvarets støttevirksomhet av administrativ karakter. Retningslinjene gjøres ikke gjeldende for forsvarets operativ virksomhet, styrkeproduksjon og deler av logistikkvirksomheten. Retningslinjene gjøres heller ikke gjeldende for klart tidsavgrensede eller midlertidige opprettelse av arbeidsplasser, for eksempel midlertidige desentraliserte utdanninger i de høyere utdanningsinstitusjonenes regi.

I de tilfeller hvor omstillinger og strukturendringer innenfor statlig virksomhet får store og uheldige konsekvenser for enkelte lokalsamfunn forutsettes det at det enkelte fagdepartement fortsatt skal ha ansvaret for å mobilisere ressurser for i størst mulig grad å avbøte de negative konsekvensene. Gjennomføringen av selve omstillingsarbeidet kan imidlertid gjøres i samarbeid med KRD. Hvordan slike omstillingsprosesser gjennomføres er omtalt i rundskriv H-5/99 fra KRD.

4. Lokaliseringskriterier for virksomhetene

4.1 Generelle vurderingskriterier

Ulike hensyn må avveies i forbindelse med nyetableringer eller endringer i lokalisering av statlig virksomhet. Følgende momenter og kriterier skal utredes og ligge til grunn for valg vedrørende lokalisering av statlig virksomhet. Hensynene må også vurderes i forhold til hverandre, særlig publikums tilgjengelighet (pkt. a) og kostnadseffektivitet (pkt. d).

1. Publikums krav til tilgjengelighet til tjenesten

Det er naturlig å skille mellom virksomheter som er avhengig av direkte publikumskontakt, og der hvor publikum ikke har behov for personlig fremmøte for å få utført sine tjenester. Eksempler på den første kategorien er trygdekontor og lensmannskontor, mens direktorater og nasjonale registre vil være eksempler på virksomheter i den andre kategorien.

Det legges til grunn som et generelt krav at dess mer avhengig virksomheten er av direkte publikumskontakt dess nærmere brukerene må virksomheten være lokalisert.

1. Kompetansekrav til de som skal utføre arbeidsoppgavene

Hvilken mulighet virksomheten har til å rekruttere og beholde kvalifisert arbeidskraft vil være en viktig lokaliseringsbetingelse. Det vil for eksempel være naturlig at en virksomhet som krever en utstrakt grad av spesialkompetanse for å utføre sine kjerneoppgaver vil stille andre lokaliseringskrav enn en virksomhet som etterspør mer almen kompetanse som i større grad kan rekrutteres fra det lokale/regionale arbeidsmarked.

Det legges til grunn som generelt lokaliseringskrav at dess mindre behov for spesialkompetanse som stilles for å utføre arbeidsoppgavene dess mindre steder kan virksomheten lokaliseres til.

1. Virksomhetens krav til infrastruktur, nærhet til andre typer fagmiljø, offentlige myndigheter mv.

Enkelte virksomheter stiller bestemte krav til infrastruktur. Eksempler på dette kan være nærhet til flyplass, jernbane, telekommunikasjoner mv. Noen virksomheter vil også ha større behov enn andre for nærhet til offentlige myndigheter, forskningsmiljøer osv.

Dess mindre avhengig virksomheten er av god infrastruktur mv. er, dess mindre skal dette bli vektlagt som lokaliseringskriterium.

1. Virksomhetenes krav om å være kostnadseffektiv

Et av de overordnede målene for statlig forvaltning er at den skal være kostnadseffektiv, gitt virksomhetens formål og oppgaver.

Dette legges til grunn som et generelt lokaliseringskrav både ved etablering og drift av virksomhetene. I denne sammenheng er det viktig å få frem en balansert fremstilling av de ulike kostnadselementene, herunder de som også ikke fullt ut er lett kvantifiserbare (for eksempel turn over og opplæringskostnader).

1. Forholdet til regionale planer

Ved vurdering av lokaliseringsalternativ skal det tas hensyn til de mål og retningslinjer som trekkes opp i godkjente fylkes(del)planer (jmf. § 19-6 i plan- og bygningsloven).

4.2 Prioritering av lokaliseringsområder

Ved etablering av nye statlige arbeidsplasser legger regjeringen generelt til grunn som prinsipp at disse skal lokaliseres utenfor Oslo. Unntak fra dette prinsippet skal begrunnes særskilt. Dette gjelder også når det ved strukturendringer eller organisasjonsendringer er aktuelt å skille arbeidsoppgaver ut fra eksisterende virksomheter.

Ved en etablering utenfor Oslo, skal det i tillegg til de som er nevnt i pkt. 4.1. fortrinnsvis legges til grunn følgende prioriteringer for hvor disse skal lokaliseres:

1. det geografiske virkeområdet for de distriktspolitiske virkemidlene,
2. kommuner i områder med omstillingsstatus og
3. områder preget av nedgang i folketallet.

5. Krav ved strukturendringer

Dette omfatter omorganiseringer og rasjonaliseringer internt i virksomhetene og etatene. I denne forbindelse skal det vurderes om oppgaver kan skilles ut og vurderes i henhold til målene for retningslinjene. Ved større strukturendringer som kan få konsekvenser for den regionale fordelingen av arbeidsplasser og tjenesteproduksjon skal det nye lokaliseringsmønsteret avgjøres av vedkommende fagdepartement.

Omorganiseringer og rasjonaliseringer i landsomfattende etater kan redusere både arbeidsplasser og tilgang på tjenester på mindre steder. Statlige etater som foretar strukturendringer som berører distriktskommuner 1Med distriktskommuner menes kommuner innenfor det geografiske virkeområdet for distriktspolitiske virkemidler, jmf Kgl.res av 5. januar 2000 skal ivareta følgende krav:

• Virksomheten skal søke å ivareta publikums krav om fysisk tilgjengelighet til tjenesten når dette er viktig for oppgaveutførelsen.
• Virksomheten må i samband med strukturendringer søke å identifisere oppgaver som kan desentraliseres eller flyttes ut, fortrinnsvis til områder som berøres av omstillingen.

• Statlige etater under omstilling skal så langt som mulig inngå i servicekontor-løsninger der dette er nødvendig ut fra krav om tilgjengelighet for brukerene.

6. Ansvarsfordeling

6.1 Fagdepartementenes ansvar

Det er i første rekke det enkelte fagdepartement som har ansvaret for å følge opp retningslinjene slik at målene i pkt. 2 kan nås. Det enkelte fagdepartement har ansvaret for å vurdere lokaliseringsalternativ av nye institusjoner utenfor Oslo, foreta eventuelle distriktsmessige konsekvensutredninger, samt å utrede alternative lokaliseringer ved utvidelser eller andre organisasjonsendringer.

Fagdepartementene har også ansvaret for løpende å vurdere om det finnes oppgaver eller funksjoner som kan organiseres på en annen måte og skilles ut og lokaliseres andre steder.

Distriktsmessige konsekvensutredninger

Når arbeidet med en sak (NOU, St.prp, St.meld, forslag til reformer og tiltak mv) igangsettes skal ansvarlig fagdepartement/etat foreta en forhåndsvurdering av forventede konsekvenser, jmf. § 2.2 i Utredningsinstruksen. I den grad forhåndsvurderingen viser at en sak eller et utredningsmandat kan føre til vesentlige konsekvenser for distriktene, ved for eksempel endringer i sysselsetting og/eller tjenestetilbud, skal de distriktsmessige konsekvensene av forslaget utredes i tråd med Utredningsinstruksen. Kommunal- og regionaldepartementet har utarbeidet en særskilt veiledning for departementene for gjennomføring av slike utredninger.

Informasjon

KRD skal informeres ved igangsetting av utredningsarbeid (inkl. St.meld. og Ot.prp.) som kan lede fram til forslag som nevnt ovenfor. KRD skal trekkes inn:

• Ved oppstart av utredningsarbeidet (jmf. § 4.2.1 i Utredningsinstruksen)
• Etter avsluttet utredning, men før alminnelig høring. (jmf. § 4.3 i Utredningsinstruksen)

Fagdepartementene skal videre informere KRD om planlagte og pågående endringsprosesser som kan ha betydning for lokaliseringen av arbeidsplassene og tjenesteproduksjonen. Dette skal gjøres minst en gang pr år. KRD vil ta initiativet til å få en slik samlet oversikt innen 1. mars hvert år. Informasjonen skal særlig inneholde forhold som kan medføre at virksomheter kan flyttes ut fra de større byområdene, og om det er planer om å etablere nye enheter/etater slik at en kan vurdere om disse kan lokaliseres utenfor Oslo. Det skal også informeres om det planlegges eller er satt i gang større etats- eller virksomhetsgjennomganger som kan føre til strukturendringer.

6.2 Kommunal- og regionaldepartementets ansvar

Kommunal- og regionaldepartementet har et særskilt samordningsansvar for arbeidet med den regionale fordelingen av statlige tjenester og arbeidsplasser. Dette innebærer at KRD skal sikre at ulike endringsprosesser blir sett i sammenheng for i størst mulig grad å unngå at ulike etater legger ned tilbud og arbeidsplasser på de samme stedene uten at alternative helhetlige løsninger blir vurdert. Videre innebærer samordningsansvaret at lokalsamfunnenes attraktivitet kan bli ivaretatt på tvers av sektorene. KRD skal derfor betraktes som et vesentlig berørt departement i saker vedr. lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon (jmf. § 2.3.2 i Utredningsinstruksen).

Dette innebærer konkret at KRD skal uttale seg om forslag til opprettelse av nye statsinstitusjoner og ved omorganiseringer, større utvidelser, rasjonaliseringer, omlokaliseringer eller etableringer av nye enheter under eksisterende institusjoner som kan ha betydning for lokaliseringen av arbeidsplassene og tjenesteproduksjonen.

KRD kan også bistå det enkelte fagdepartement i forbindelse med en eventuell utredning av de distriktsmessige konsekvensene av et forslag (jmf. pk. 6.1). KRD kan også være med å gi råd om ulike lokaliseringsalternativer.

7. Kunngjøring/iverksetting

Kommunal- og regionaldepartementet vil be om at ovennevnte retningslinjer blir gjort kjent i departementet og underliggende organer og at retningslinjene blir lagt til grunn i det videre arbeid med utvikling av statens virksomhet.