Rundskriv M-34/1996 R-476

Saksnr.

Oktober 1996

Nye rettslige arbeidsrutiner for jordskifterettene

Innhold

1. Innledning

Del A. Nye rutiner

2.Nye regler for kravbehandling. Avvikling av ventearkiv

3.Nummerering av dokumentene i saken

4.Oppfølgende behandling av kravet

5.Forenklet grensegang ved ingeniør

6.Retningslinjer for rasjonell rettsbokføring

7.Samråding etter jskl. § 20 tredje ledd

8.Nye rutiner for kontorpersonalet, etterarbeid

9.Nytt kravskjema.

10.Utskrift til kommunen m.fl.

11.Innhold i saksmapper til arkivering

12. Bruk av standarddokumenter

Del B.Særlige prosessuelle spørsmål

13.Bruk av preklusjonsfrister m.m.

14.Retningslinjer for tvistebehandling

15.Sikring av rettsgrunnlag

1. Innledning

Arbeidsgruppen som landbruksdepartementet nedsatte for vurdering av jordskifterettens arbeidsrutiner la, som de fleste vil vite, frem sin rapport i oktober 1995. Noen av forslagene er allerede iverksatt, f.eks. bruk av standarddokumenter. Andre foreslåtte endringer krever at også loven endres, disse forslagene tar vi opp i det pågående lovarbeidet. Departementet mener at flere av forslagene er gode, og egnet til å bringe arbeidet for en mer effektiv saksbehandling og lavere restanser fremover. Mange av disse forslagene krever ikke lovendring. Med utgangspunkt i rutinerapportens kap. 4 har departementet besluttet umiddelbart å iverksette en del endringer i arbeidsrutiner.

En del av rutinene som med dette innføres innebærer konkrete endringer av eksisterende punkter i "Rettleiinga", dette gjelder imidlertid ikke mange. Her vil dere finne en direkte henvisning til angjeldende punkt med beskjed om at dette endres. På andre områder kommer vi med understrekninger av ting vi ser som viktige og er mer utfyllende enn det som tidligere har vært tilfelle i "Rettleiinga", uten at det innebærer at det som har stått i "Rettleiinga" nå blir feil Iverksettelsen av disse vil allikevel i stor grad innebære endringer i eksisterende arbeidsrutiner rundt omkring på kontorene. Her vil det også, så langt som mulig, være en henvisning til den del av instruksen som omhandler det aktuelle tema. Dessuten iverksettes en del helt nye rutiner.

Vi kommer også inn på generelle rettslige saksbehandlingsprinsipper, hvor blant annet en del bestemmelser i tvistemålsloven drøftes. Denne delen er adskilt fra resten og står. til slutt. Dette skal ikke forstås dithen at den er mindre viktig enn resten, snarere tvert imot.

Rundskrivet tar som nevnt utgangspunkt i rutinerapporten kap. 4. Departementet har funnet det nødvendig å gå kritisk ut mot deler av forslagene i rapporten. Det understrekes at kritikken ikke bygger på antagelser om hvordan arbeidet faktisk utføres ved det enkelte kontor.

På tross av at det med dette innføres en rekke endringer i rutinene, vil det som nevnt i "Meldinger" ikke bli skrevet noen ny instruks på det nåværende tidspunkt. Etter at den pågående revisjon av jordskifteloven er avsluttet, vil departementet utarbeide en oppdatert instruks og dessuten foreta en total gjennomgang og omarbeidelse av systemet for departementets meddelelser/instruksjoner til etaten. Dette vil bygge på en perm/løsbladordning som kombinert med en hensiktsmessig inndeling vil bli et langt mer oversiktlig, praktisk og brukervennlig system enn dagens.

Vi har forståelse for at det særlig for nye dommere er forvirrende og utilfredsstillende med en instruks som delvis gjelder og delvis ikke gjelder, men appellerer til etatens godvilje og forsikrer at problemet kun er av midlertidig art. I løpet av ett år vil det nye systemet høyst sannsynlig være innført.

Del A. Nye rutiner

2. Nye regler for kravbehandling. Avvikling av ventearkiv

Dette er i liten grad omhandlet i "Rettleiinga". Se imidlertid "Rettleiinga" pkt. 2.3

Endringene er omtalt i rutinerapportens kap. 4.1.2. Departementet kan i det vesentlige slutte seg til rutinegruppens begrunnelser og konklusjoner.

Når det gjelder behandlingen av kravet umiddelbart etter at det har kommet inn, kommer rutinegruppen med et forslag til hvordan kravet best mulig kan ekspederes. Her står kontorpersonalet sentralt. Tanken er at dommeren, som jevnt over er i en svært presset arbeidssituasjon, ikke skal behøve å gjøre arbeid som ikke er av utpreget rettslig karakter og som kontorpersonalet fullt ut er i stand til å utføre. Nedenfor følger en punktvis gjennomgang av de rutiner departementet mener bør gjelde for kontorpersonalets behandling av innkomne krav:

1. Saken gis nummer og registreres i ADMIN. Dette nummeret skal senere brukes som referanse til kravet.

• Dette innebærer en endring av rutinegruppens forslag, som går ut på at saken ikke skulle tildeles nummer og registreres før grunngebyret er mottatt. Departementet mener at det, særlig i forhold til litispendensreglene, er mest hensiktsmessig og ryddig å registrere alle krav som kommer inn til jordskifteretten, uavhengig av hva som senere skjer med dem. I tillegg er saksnummeret en enkel referanse. Evt endring av hovedvirkemiddel underveis i saken er uproblematisk i forhold til ADMIN. Dersom grunngebyr ikke blir betalt, registreres kravet som trukket. Saken må da heves etter de alminnelige regler, og gebyr for trekking av saken betales. Rekvirenten må når han får kravskjema, gjøres oppmerksom på at kravet fanger i den forstand at det vil bli registrert og at han vil måtte betale gebyr for å trekke saken. Det skal unnlates å gi nummer dersom kraver for eksempel åpenbart er useriøst eller umiddelbart skal videresendes.

2. Grovkontroll av om kravet er tilstrekkelig utfylt. Dersom opplysninger åpenbart mangler følges dette opp med telefonkontakt med rekvirenten og evt. retur av skjema til rekvirent. Primært bør man søke å unngå retur av skjemaet og heller få tilleggsopplysningene på eget skriv som da legges ved kravskjemaet. Mangler ved kravet kan også rettes opp over telefon, men der det dreier seg om opplysninger av vital betydning for kravet bør dette unngås.

• Departementet mener at det er mest ryddig at opplysninger av betydning for kravbehandlingen gis skriftlig, men vil allikevel åpne for at dette kan skje over telefon der hvor særlige forhold gjør det ønskelig.

3. Grovkontroll av jordskifterettens saklige og stedlige kompetanse. Kontrollere de oppgitte hjemmelsforhold, særlig kontroll vedrørende rekvirenten, jfr. jordskifteloven § 5.

• I rutinerapporten er det foreslått at kontorpersonalet skal foreta en grovkontroll av lovhjemmelen for kravet. I hvilken grad kontorpersonalet skal trekkes inn i kontrollen av ulike sider ved kravet vil måtte variere med kompetanse- og bemanningssituasjonen ved det enkelte kontor Utpregede jordskifte- og prosessrettslige problemstillinger er det ikke uten videre hensiktsmessig at kontorpersonalet tar stilling til, og kontorpersonalet kan ikke ta avgjørelse om å avvise krav. Det forventes at man kommer frem til smidige og gode løsninger ved det enkelte kontor, der formålet med arbeidsdelingen skal være best mulig ressursutnyttelse.

4. Kvittere for mottatt krav i brev til rekvirenten hvor det samtidig innkreves grunngebyr dersom dette ikke allerede er mottatt, jfr. utarbeidet standardskjema.

5. Etter mottak av grunngebyr, registrere partsforhold m.v. i ADMIN.

6. Varsle øvrige parter nevnt i kravet. Dette gjøres fortrinnsvis rekommandert. Vedlagt skal følge god informasjon om kravet, hva det innebærer, hvordan parten skal forholde seg, saksgang og partens plikter og rettigheter. Partene gis samtidig anledning til å gi merknader til kravet innen en gitt frist, feks. 3 uker.

• Denne fristen har ingen slik virkning som nevnt i tvml.. § 313. Den bør imidlertid likevel settes slik at dommeren på et tidligst mulig tidspunkt kan danne seg et bilde av saken.

7. Underrette kommune, Statens kartverk og landbrukskontor om kravet.

8. Etter at fristen som er gitt partene for å avgi uttalelse til kravet er ute, overlate saken til den dommer som saken er fordelt til.

9. "Teknisk rettsbok" bør, etter hva bemanningssituasjonen på det enkelte kontor tilsier, utarbeides av kontorpersonalet, evt. ingeniør/avdelingsingeniør. Denne skal inneholde tid og sted for rettsmøte, rettens sammensetning, parter og prosessfullmektiger og dokumenter som blir lagt frem (med korresponderende nummerering i en ordnet dokumentmappe med dokumentliste). Dessuten skal den tekniske rettsboken inneholde standardformuleringer om dstl. §§ 106-108 (som selvfølgelig kan endres senere), "ingen merknader til innkallingen", jordskiftekostnader, informasjon om anke- og kjæremålsadgang og tilhørende frister, forkynning, ikrafttreden m.v. Den tekniske rettsboken skal føres på PC slik at dommeren ganske enkelt kan føre resten av rettsboken direkte inn. Jfr. her tidligere utsendte rettsbokmaler.

10. Etter samråd med jordskiftedommeren skal kontorpersonalet, evt. ingeniør, avtale tid og sted for rettsmøte med prosessfullmektigene i den konkrete sak. Kontorpersonalet skal videre avtale bruk av rettslokale med vedkommende kommune.

Følgende skal iverksettes:

• Saksbehandlingen etter at kravet er mottatt skal følge de rutiner som er satt opp i punkt 1-10 ovenfor, og som regel utføres av kontorpersonalet, evt. av en ingeniør/avdelingsingeniør.
• Ordningen med årlig saksfordeling og ventearkiv avvikles. I stedet fordeles sakene fortløpende til dommerne. Dette vil plassere ansvaret for restansene hos den som er nærmest til å gjøre noe med dem, samtidig som partene vill få en person å forholde seg til. At sakene fortløpende fordeles, betyr ikke at de fortløpende skal åpnes. Å ha for mange åpnede saker på en gang skal unngås.
• Hastesaker fordeles på samme måte.
• Restansesituasjonen hos den enkelte dommer vurderes med jevne mellomrom, minst en gang årlig. Dersom situasjonen tilsier det, vil sakene kunne omfordeles.

3. Nummerering av dokumentene i saken

Dette er ikke omhandlet i "Rettleiinga".

Dokumenter som skal fremlegges skal påføres dokumentnummer før de sendes ut til parter og prosessfullmektiger, med informasjon om at dette er den "offisielle" nummereringen. Dette for å unngå ulik dokumentnummerering med unødvendig bruk av tid og ressurser i rettsmøtene som konsekvens. Når et dokument henvises til eller refereres under et rettsmøte, skal parter og prosessfullmektig uten videre være ajour med hvilket dokument det dreier seg om.

Følgende skal iverksettes:

• Departementet ber om at kontorer som ikke allerede følger denne praksis om straks å innføre den.

4. Oppfølgende behandling av kravet

Dette er ikke omhandlet i "Rettleiinga".

Dommerens oppfølgende behandling av kravet, som skal finne sted så raskt som mulig etter at det er fordelt til ham, er omtalt i rutinerapportens pkt. 4.1.3. Departementet vil sterkt understreke viktigheten av denne behandlingen. Blant annet vil det være slik at dersom kravet av en eller annen lett konstaterbar grunn må avvises, vil en kort gjennomgang fra dommerens side bringe dette på det rene. Partene vil da tidlig kunne få melding om at det ikke vil bli noen sak.

I andre tilfeller vil viktige prosesser som f.eks. samråding med andre etater kunne settes i gang på et så tidlig tidspunkt som mulig. Det er imidlertid viktig, som det også er poengtert i rutinerapporten at dommeren ikke går for langt i å realitetsbehandle saken eller å påføre den omkostninger på dette tidspunkt. Det er kun en forberedende behandling som skal foretas.

Nedenfor følger en punktvis oversikt over hva den forberedende behandling av kravet skal bestå i Denne er spesielt ment å være til hjelp for nye dommere, men skal følges av alle:
1. Gjennomgang av dokumentene. Ufullstendige krav skal rettes opp ved at rekvirenten gis en frist til å komme med tilleggsopplysninger, evt. ved telefonkontakt dersom det er mer praktiske sider ved kravet om det er mangler ved.

2. Sjekke om kravet lider av mangler som gjør at jordskifteretten må avvise saken av eget tiltak, se jordskifteloven § 12 andre ledd som viser til tvistemålsloven § 301. Etter § 12 er det ikke noe vilkår at Jordskiftekravet må ha et bestemt innhold for å være lovlig. Den kontroll som jordskiftedommeren skal gjøre av jordskiftekravet i samsvar med tvml. § 301, må etter dette bygge på et skjønn over om rekvirenten har oppfylt kravet i § 12 første ledd annet punktum.

I tillegg sjekkes de viktigste generelle prosessforutsetningene, dvs,. jordskifterettens saklige og stedlige kompetanse, at kravet ikke er litispendent eller rettskraftig avgjort og at partene har partsevne og er prosessdyktige. Se evt. nærmere om dette i kommentarutgaven til jordskifteloven s. 69 - 79.

Dersom det er nær sammenheng mellom en prosessforutsetning og realitetene i saken, det vil si der man vil måtte gå langt inn i sakens realiteter for å kunne konstatere om en prosessforutsetning er oppfylt, vil det være hensiktsmessig å vente med å ta stilling til denne prosessforutsetningen til saken skal realitetsbehandles. Dette for å unngå en dobbeltbehandling.

Det understrekes igjen at behandlingen på dette forberedende stadiet ikke må bli for omfattende.

3. Dersom det er en grensegangsak, vurdere om den er av en slik karakter at den kan egne seg for forenklet grensegang med ingeniør, og i så fall besørge at den kommer i stand. Se nærmere om forenklet grensegang i eget punkt nedenfor.

4. Vurdere om gjennomføringen av saken krever uttalelser eller beslutninger fra eksterne aktorer, f.eks. kommunal- eller miljømyndigheter. Dersom saken kan utløse formell samrådingsplikt etter jordskifteloven § 20 tredje ledd, opprette kontakt med de aktuelle forvaltningsorganer og få retningslinjer som jordskifteretten kan arbeide etter.

5. Tenke gjennom om det er flere formaliteter som det kan være hensiktsmessig å få på plass allerede på dette tidspunkt for å unngå unødvendige forsinkelser senere, f. eks. sørge for at kontorpersonalet berammer møter med advokater.

6. Dersom saken er lavt prioritert, og dommeren mener at det vil ta lang tid før saken vil komme til behandling, skal han informere partene om dette, og om evt. andre måter å avgjøre saken på. Slike måter kan f.eks. være minnelig jordskifte eller å bringe saken inn for de ordinære domstoler.

Dersom en berammet hovedforhandling blir avlyst på kort varsel,. f.eks. pga. syke parter eller prosessfullmektiger, vil tiden, lokalene etc. allikevel kunne utnyttes effektivt dersom dommeren har et lite "knippe" med "småsaker" der han på forhånd har avtalt med partene at retten kan settes med enedommer og at de kan innkalles pr. telefon, og der det kun vil være nødvendig med ett rettsmøte. Dette vil særlig ha mye for seg der dommeren har reist et stykke for å komme dit hvor saken skulle gå. Dersom han har andre saker på samme sted som venter på å bli behandlet, og dersom han har ordnet seg som beskrevet ovenfor, vil han slippe å ha reist forgjeves og unngå å kaste bort tid og ressurser. Rasjonelt og effektivt både for partene og for retten og alt som kreves er litt planlegging. Det understrekes at disse "småsakene" ikke skal være saker som ellers ville blitt behandlet tidligere men som dommeren skyver foran seg fordi de egner seg godt for dette formål. "Småsakene" skal fortrinnsvis være med lav prioritet som ellers ville blitt behandlet på et senere tidspunkt.

For øvrig vises det til rutinerapporten pkt. 4.1.3.

Følgende skal iverksettes:

• Dommeren skal så snart som mulig etter å ha fått saken fordelt til seg gjennomføre en forberedende behandling av kravet jfr. pkt. 1-6 ovenfor og rutinerapporten pkt. 4.1.3. Formålet er todelt: For det første vil partene på et tidlig tidspunkt få beskjed dersom saken av lett konstaterbare grunner må avvises For det andre vil prosesser som er viktige for saken kunne trekkes i gang slik at det ikke senere oppstår unødvendige forsinkelser.
  Det minnes igjen om at dommeren under denne forberedende behandlingen ikke må falle for fristelsen til å åpne saker han ikke har kapasitet til å behandle før senere.

Dommeren skal som beskrevet ovenfor, gjennom planlegging og forhåndsavtale med parter om mulig sørge for å ha noen "småsaker" i bakhånd for effektivt å kunne utnytte tiden der hvor hovedforhandlinger blir avlyst på kort varsel. Dette gjelder spesielt på reiser, men kan også gjelde ellers. Han skal også ellers, dersom han reiser bort for å gjennornfore en sak, passe på å få behandlet andre "småsaker" i nærheten samtidig.

5. Forenklet grensegang ved ingeniør

Dette er ikke omhandlet i "Rettleiinga".

Forslaget er behandlet i pkt. 4.1.4. i rutinerapporten. Departementet kan et stykke på vei stille seg bak rutinegruppens forslag, men er av den oppfatning at det på noen punkter går for langt. Departementet har følgende kommentarer:

Generelt: God teknisk saksforberedelse ved ingeniøren er grunnIeggende og svært viktig. Det vises her til pkt. 4.1.4. i rapporten, samt til Pkt. 1 og 2 på s. 40‑41 i rutinerapporten.

At ingeniøren videre utover en slags meglerfunksjon i forhold til partene med sikte på å oppnå enighet (pkt. 2.2. s. 40), vil være ukomplisert i grensegangsaker av mer teknisk art. For derimot å kunne megle et balansert forlik i tvister av juridisk karakter, f. eks. problemstillinger rundt hevd og alders tids bruk, tolking av adkomstdokumenter etc., er det nødvendig med juridisk innsikt.

Det er dommerens ansvar å gjøre seg opp en mening om hvilke saker som egner seg for å bli håndtert av ingeniør.

En selvfølgelig forutsetning for bruk av forenklet grensegang med ingeniør er at partene er enig i fremgangsmåten, og at de har mottatt fyldig informasjon om sine rettigheter og plikter som parter og om det arbeidet ingeniøren skal utføre.

Vedr. ingeniørens meglingsarbeid: Det er viktig at ingeniøren ikke går ut over det hans fagkompetanse tilsier. Rutinegruppen hevder på s. 36 i rapporten at ingeniøren vil stå "vesentlig friere enn dommeren i å bistå partene med tolkning av dokumenter og kart" og at ingeniøren kan "gå langt i å tilrå bestemte løsninger og tolkninger". Etter departementets syn innebærer dette ikke riktighet og ville under en hver omstendighet ikke representert noen fordel, da en slik fremgangsmåte lett vil kunne skapt et press på parten for at han skal akseptere et forlik hvor han i virkeligheten må avstå fra rettigheter han åpenbart ville blitt tilkjent om saken ble pådømt. En ingeniør vil ikke på samme måte som en dommer kunne gjenkjenne juridiske spørsmål, skille mellom de enkle og de kompliserte og innrette sin forliksmegling deretter. Sett ut fra et rettssikkerhetssynspunkt er det derfor viktig at en ingeniør ikke går særlig langt i å "tilrå bestemte løsninger og tolkninger" i tvister av juridisk karakter.

For øvrig er det heller ikke i andre typer tvister å anbefale at partene settes under press for at de skal komme til enighet. Tilliten til jordskifteverket vil lett kunne bli svekket dersom ingeniøren går over streken. Det er viktig å huske på at enhver part har krav på en realitetsavgjørelse av retten dersom han ønsker det.

Til pkt. 4.1.4.6: En hensiktsmessig måte for jordskifteretten å formalisere resultatet av meglingen på, er å fatte et vedtak om hvor grensen(e) går med utgangspunkt i det partene har blitt enige om. Det er da viktig at retten (dvs) dommeren) skaffer seg klarhet i hva det er partene har blitt enige om, og at dette blir omhyggelig dokumentert i rettsboken. Det kan for eksempel være hensiktsmessig at partene forelegges et kart hvor de nye grensene er opptegnet, med spørsmål om de har noen bemerkninger. Det kan også være aktuelt å innkalle partene til et kort rettsmøte dersom det er tvil om enigheten, og omstendighetene rundt den. Det vil være uheldig for jordskifterettens "gode navn og rykte" dersom den ofte skulle komme til å "konfirmere" avtaler som ikke holder mål avtalerettslig.
Vedtaket vil være rettskraftig når ankefristen er ute.

Rettsforlik uten at retten har satt seg inn i hva tvisten går ut på, innebærer stor fare for rettstap for partene, etter som de langt på vei er avskåret fra å anke over innholdet. Der hvor rettsforlik brukes, og særlig der partene er selvprosederende, er det svært viktig at dommeren setter seg inn i saken og sørger for at partene gjøres oppmerksomme på sakens rettslige sider og på at rettsforliket ikke kan ankes. Dersom dommeren ikke føler seg sikker på at saken er helt gjennomtenkt fra partens (partenes) side, skal han oppfordre dem til å tenke seg om en ekstra gang. Situasjoner der parter først blir "presset" til enighet og så i hui og hast får seg forelagt et rettsforlik som de undertegner uten å være klar over konsekvensene tiler hva de går med på, skal ikke forekomme.
Se mer om dette under pkt. 14.
Det minnes for rettsforlik om formkravene i tvistemålsloven § 285 første ledd, og gjøres oppmerksom på at en prosessfullmektig med alminnelig prosessfullmakt ikke har kompetanse til å inngå rettsforlik på vegne av parten, jfr. tvml. § 47. Til dette trenger han særlig fullmakt.

Til pkt. 4.1.4.5: Når det gjelder voldgift, er dette noe som i stor grad har falt ut av bruk 1 etter at det ble adgang til å sette jordskifteretten med enedommer. Dersom spørsmålet om voldgift allikevel kommer opp, er det mye om å gjøre at partene får grundig informasjon om hva det vil si at en sak blir avgjort ved voldgift. De må få vite at retten til å benytte rettsmidler faller bort eller i alle fall blir sterkt begrenset. Voldgiftsdom er en rask og billig avgjørelsesmåte, men kan ha uheldige virkninger for partene, og partene må ikke under noen omstendighet settes under press for å gå med på ordningen. Etter at jordskifteretten nå kan settes med enedommer er dessuten effektivitetsgevinsten ved voldgift minimal.
Departementet oppfordrer til å bruke instituttet med stor forsiktighet, og vil vurdere reglene i forbindelse med lovendringen.

Følgende skal iverksettes:

• Enkle grensegangsaker skal behandles av ingeniør slik det er skissert på s. 34 - 42 i rutinerapporten med departementets ovenstående forbehold og anbefalinger.
• Dommeren skal vurdere hvilke saker som egner seg for slik behandling.
• I det varselet som sendes ut til partene etter pkt. 1.1. til 11.4. på s. 40 i rutinerapporten, skal det informeres om hva ingeniøren skal foreta seg, hvilke regler som gjelder og hvilke rettigheter parten har. Evt. kan partene innkalles til et kort rettsmøte med dette formål.
• "Megling" etter pkt 2.2. på s. 40 skal ikke omfatte megling i tvister som omfatter uenighet om spørsmål av juridisk karakter.
• Dommeren forsikrer seg både om at partene har blitt enige, og om at både han og partene vet hva enigheten går ut på, samt skaffer seg oversikt over hvordan enigheten kom i stand. Er det tvil om noe av dette, innkalles partene til et kort oppklarende rettsmøte.

6. Retningslinjer for rasjonell rettsbokføring

Rettsbokføring er omhandlet i kap. 11 i "Rettleiinga".

Departementet ser det ikke som tjenlig å pålegge dommerne å skrive rettsboken på PC under møtet.(pkt. 4.2.8.), og er ikke enig med rutinegruppen i at det er uproblematisk å be parter og prosessfullmektiger om å vente mens dommeren knatrer i vei på PC og saksomkostningene løper. Rettsmøtene bør avvikles så effektivt og uhindret som mulig. Derimot er departementet opptatt av at dommerne utarbeider gode rutiner for å bruke tiden utenfor rettsmøtet effektivt, "dødtid/ventetid" under reiser etc. i slike situasjoner kan dommeren f.eks føre rettsboken inn på sin bærbare PC. Det minnes ellers om ovenstående punkt om at kontorpersonalet skal forberede "teknisk rettsbok" som dommeren fortrinnsvis får på diskett.
I rutinerapporten på s. 62 står det at kjennelser ikke kan sirkuleres. Dette bygger på en misforståelse. Tvml. § 164 første ledd viser til § 153 og dette innebærer at kjennelser kan sirkuleres etter de samme regler som dommer.

Følgende iverksettes:

• Dommerne oppfordres til å utarbeide effektive rutiner for tidsbruken utenfor rettsmøtene på reiser etc.

7. Samråding etter jskl. § 20 tredje ledd

Dette er ikke omhandlet i "Rettleiinga". Spesielt for nye dommere henvises det imidlertid til "Utvalgsinnstilling om samarbeid og samråding i jordskiftesaker av 1982, og til tidligere rundskriv M-23/93 om samråding ved jordskifte i skog.

Departementet slutter opp om rutinerapportens pkt. 4.3. i sin helhet. Problemstillinger rundt samråding er viktig i lovendringsarbeidet, og den grad rutinegruppen drøfter lovendringer vil dette bli tatt opp i lovendringsarbeidet. Imidlertid kan samrådingsaktiviteten på en del områder strammes opp uten at lovendringer er nødvendig, og det vises her til rutinerapportens gode drøftelser og forslag. I tillegg har departementet noen kommentarer og understrekninger.

Samrådingen med forvaltningen skal skje med den kompetente, dvs. den som har myndighet til å handle på vegne av vedkommende forvaltningsorgan. Dette omfatter også den som har fått fullmakt til å ivareta forvaltningsorganets interesser i vedkommende sak.

I tilfelle jordskifteplanen forutsetter offentligrettslige vedtak skal slike vedtak innhentes før planvedtaket fattes. Søknad og forvaltningsavgjørelse skal inngå som dokumenter i rettsboka. Spørsmål av vesentlig betydning for jordskiftesaken - også utenom enkeltvedtaktilfellene - skal avklares skriftlig og inngå som fremlagt dokument på tilsvarende måte. Dette vil kunne være uttalelser til skifteplanen, en fiskeribiologisk undersøkelse osv.

Samrådingen skal formaliseres snarest mulig etter fremmingsvedtaket. Innhenting av aktuelle opplysninger bør skje i god tid før fremmingsmøte.

Kommuneplaner og kommunedelplaner forutsettes å inngå i det enkelte kontors "bibliotek". Jordskiftedommerne skal fortløpende holde seg àjour med plansituasjonen i vedkommende sogn, herunder planer etter naturvernlovgivningen.

Graden og omfanget av samrådingen må for øvrig ses i sammenheng med den enkelte saks karakter og omfang. En skjerpet samrådingsplikt inntrer når jordskiftesaken vil måtte bygge på forvaltningsvedtak og i saker som forutsetter fysiske anlegg/innretninger (veier, hytter, småbåthavner etc.).

En oversikt over de forskjellige myndigheter, deres myndighetsområde, de vanligste tilfeller der samråding er nødvendig og med hvem vil etter hvert bli utarbeidet.

Følgende merkes:

• At dommeren forholder seg fil samrådingsplikten som ovenfor beskrevet.
• At obligatorisk melding om krav kun sendes til oppmålingsavdelingen, til andre etter en konkret vurdering. Her er det viktig at dommeren holder seg ajour. Dersom dommeren er i tvil, sendes heller ut en melding for mye enn en for lite. Dette skal imidlertid ikke fungere som en sovepute. Dersom forvaltningsorganer stadig mottar meldinger som ikke angår dem fra jordskifteretten, vil de trolig raskt miste interessen for jordsskifterettens meddelelser.
• At jordskifteretten raskt skaffer seg oversikt over hvem som er kompetent i det spørsmålet det gjelder og forholder seg til denne.
• At samrådingsaktiviteten kommer i gang så raskt som mulig. Det er jordskifterettens ansvar at dette skjer.
• At alle nødvendige tillatelser innhentes skriftlig.

Når det gjelder etablering av "samrådingsgrupper", som er omhandlet i rutinerapporten, er dette noe departementet vil diskutere med andre berørte departementer. Forslaget (pkt. 4.3.4) vil derfor bli tatt opp senere.

8. Nye rutiner for kontorpersonalet, etterarbeid

Dette er ikke omhandlet i "Rettleiinga".

Rutinegruppen har laget et 12-punkts forslag til rutiner for kontorpersonalet, pkt. 4.4. 1. s. 71-72 i rapporten. Hvorvidt det er kontorpersonalet som skal utføre dette arbeidet vil måtte variere med bemanningssituasjonen på det enkelte kontor. Effektiv ressursutnyttelse er, her som ellers, det primære mål. Departementet har følgende bemerkninger til dette punktet:
Til pkt. 4: Fristen for når purring skal sendes ut (en uke) er noe kort. Fristen settes til to uker.
Til pkt. 6: Det bør vurderes, under hensyn til bemanningssituasjonen på det enelte kontor, om også dette kan overlates til kontorpersonalet.

Følgende skal iverksettes:
Etterarbeid med sakene skal skje som beskrevet i pkt. 1-12 s. 71-72 i rutinerapporten og ovenfor.

9. Nytt kravskjema

Dette er omhandlet i "Rettleiinga" pkt. 2.1 s. 7.
Departementet finner forslaget (pkt. 4 1 1) konstruktivt og interessant, og det vil bli utarbeidet nytt kravskjema når den nye loven er vedtatt.

10. Utskrift til kommunen m. fl

Dette er omhandlet i "Rettleiinga" pkt. 2.1 S. 8.
Det vises til rapportens pkt. 4.4.3. Departementet slutter opp om de der foreslåtte endringer.
Følgende skal iverksettes: Jordskiftekontorene forholder seg som beskrevet i rutinerapporten pkt. 4.4.3.

11. Innhold i saksmapper til arkivering

Dette er ikke omhandlet i "Rettleiinga".
Departementet slutter opp om rutinegruppens forslag, pkt. 4.4.4. s. 74-76. i tillegg skal det fremgå av kopi i saksmappen når originaldokumentet er returnert til parten.
Følgende skal iverksettes: lnnholdet i saksmapper til arkivering skal være som beskrevet i rutinegruppens forslag, pkt. 4.4.4 s. 74-76. I tillegg skal det fremgå av kop! i saksmappen når originaldokument er returnert til parten.

12. Bruk av standarddokumenter

Dette er som alle vil vite iverksatt, og under konstant oppfølgning.

DEL B. Særlige prosessuelle spørsmål

13. Bruk av preklusjonsfrister m. m.

Til kap. 4.2.4 om saksbehandlingsregler og "aktiv" bruk av preklusjonsfrister har departementet noen kommentarer.
Vedrørende tvistemålsloven § 85: Regelen om at retten ikke kan gå utenfor partenes påstander gjelder bare der partene har fri rådighet over sakens gjenstand, dvs. der hvor ikke tvingende rettsregler griper inn og trekker opp grenser for hvordan resultatet kan bli. Dette vil være tilfelle der det tvistes om eksistensen av eller- innholdet av en rettighet. I en tradisjonell jordskiftesak er det et sterkt indispositivt element, partene kan ikke trekke opp og flytte på grenser etter eget forgodtbefinnende. Selv om partene skal høres, er det retten som bestemmer hvordan eiendommene skal utformes, uavhengig av partenes påstander.
Vedrørende tvistemålsloven § 86: Den samme sondringen mellom saker med og uten fri rådighet (dispositive og indispositive saker) finnes i tvistemålsloven § 86. Hovedregelen for de saker der partene har fri rådighet over sakens gjenstand finnes i bestemmelsens første ledd: Det påhviler partene å gjøre rede for de faktiske forhold og bevis som er av betydning for avgjørelsen. Når det derimot gjelder forhold som er unntatt fra partenes rådighet, skal retten av eget tiltak sørge for alle de opplysninger som er nødvendige for å sikre en riktig avgjørelse, selv om utgangspunktet fortsatt er at partene står for bevisførselen. Det understrekes at de fleste saker inneholder både dispositive og indispositive elementer.
I spørsmål der partene har fri rådighet er regelen at retten er avskåret fra å bygge på andre rettsfakta enn de som er påberopt. Dette følger av bestemmelsens første ledd. Det er flere grunner til at det er slik. For det første skal hensynet til det kontradiktoriske prinsipp ivaretas dvs. at det argument som kan bli brukt mot en part skal denne parten få anledning tit å imøtegå. Dersom retten av eget tiltak trekker inn et rettsfaktum som den bygger avgjørelsen pø til skade for en part, vil det innebære et brudd på det kontradiktoriske prinsipp dersom parten ikke har fått anledning til å imøtegå dette. Man kan selvfølgelig tenke seg at dommeren selv trekker frem et ikke påberopt rettsfaktum under hovedforhandlingen som han mener at den ene part har oversett, med den følge at parten påberoper seg dette. Da vil for såvidt hensynet til det kontradiktoriske prinsipp være ivaretatt, men det vil være gode muligheter for at dommerens objektivitet trekkes i tvil av den "skadelidte" part. Dette er ikke heldig. Det er viktig at dommeren har partenes tillit. På den andre siden er det slik at partenes tillit til dommeren nok vil bli svekket der en av dem senere finner ut at han glemte å påberope seg et grunnlag uten at dommeren gjorde ham oppmerksom på dette. Særlig der partene er selvprosederende vil dette hensyn gjøre seg tungt gjeldende, og her må utstrakt materiell prosessledelse fra dommerens side være hovedregelen. Der er imidlertid viktig for dommeren å være klar over at dette stiller store krav til hans objektivitet og nøytralitet. Under enhver omstendighet er det et ufravikelig krav at de grunnlagene domstolen bygger sin avgjørelse på har vært påberopt av en part, med eller uten dommerens hjelp, og at de har vært underlagt kontradiktorisk behandling. Dersom dommeren, f.eks når han skriver dommen, finner ut at han vil bygge avgjørelsen på et grunnlag som ikke har vært fremme under hovedforhandlingen, må han reassumere (dvs. fortsette) hovedforhandlingen etter tvml. § 339 første ledd. Dette for å finne ut om parten ønsker å påberope seg grunnlaget, og for å gi motparten(e) anledning til å uttale seg om spørsmålet. Hvis dette ikke gjøres, kan det være en saksbehandlingsfeil som i sin tur kan føre til opphevelse.
Det samme kan gjelde for rettssetninger etter tvml. § 191. Selv om retten har adgang til å bygge på andre rettsregler enn de partene har gjort gjeldende, må en kunne hevde at det vil være i strid med det kontradiktoriske prinsipp dersom dette skjer uten noen form for varsel.
Dersom dommeren ønsker å bygge avgjørelsen på et rettslig synspunkt som ingen av partene har vært inne på i sin prosedyre, bør de gjøres oppmerksomme på dette ved at retten reassumeres.

Vedrørende tvistemålsloven § 91: Denne bestemmelsen gjelder bare innsigelser vedrørende saksbehandlingen, ikke også dette, som det står i rutinerapporten s. 51. Innsigelser vedrørende realiteten i saken, for eksempel innsigelser til en av motpartens anførsler, behandles etter tvml. § 335, som i motsetning til § 91 ikke pålegger retten en plikt til å avskjære, men kun på visse vilkår gir en adgang. Tvml. § 91 modifiseres av både andre og tredje ledd.
Videre må bestemmelsen tolkes slik at preklusjon ikke inntrer selv om parten var klar over at det kunne reises innvending mot saksbehandlingen, men ikke var i stand til å sannsynliggjøre de forhold som dannet grunnlag for innvendingen. Særlig dersom parten ikke har prosess-fullmektig bør rettsvillfarelse her likestilles med faktisk villfarelse. Man skal også merke seg veiledningsplikten etter tvml. § 87, som er viktig å ivareta.

Vedrørende jordskifteloven § 15: Henvisningen i denne bestemmelsen som gir retten adgang til sette en frist med preklusiv virkning for partenes adgang til å komme med anførsler, bør brukes med forsiktighet. Man vil vanligvis ikke være tjent med å nekte partene med å komme med det de har på hjertet. De alminnelige domstoler har ingen slik adgang til å sette preklusive frister når det gjelder anførsler, der er det tvml. § 335 som gjelder og som legger opp til en konkret vurdering. Også etter denne bestemmelsen vil retten kunne prekludere anførsler som parten fremsetter sent i den hensikt å trenere saken, det vil således ikke være nødvendig å sette en frist for å oppnå dette.
For øvrig må det skilles mellom spørsmål med og uten fri rådighet for partene. I spørsmål uten fri rådighet har retten som nevnt ovenfor en selvstendig plikt til å sørge for sakens opplysning, følgelig vil ikke retten her kunne prekludere anførsler som er nødvendige for dette formål.
Departementet vil i tillegg understreke at både når det gjelder påstander, anførsler og beviser som ikke åpenbart fremsettes i uthalingshensikt, bør domstolen selv om saken har kommet et stykke på vei, innen fornuftens grenser vise stor forsiktighet med å avskjære. I særlig grad der partene er selvprosederende vil en "aktiv bruk av preklusionsfrister", som rutinegruppen skriver i sin overskrift, kunne gå på rettssikkerheten løs. Det er klart at det må tas hensyn til sakens framdrift og partenes behov for å få en avklaring, men ikke dersom prisen er parter som føler at de her blitt overkjørt avfrister og preklusjoner i en slik grad at de ikke har fått lagt fram for retten det de hadde på hjertet.

14. Retningslinjer for tvistebehandling.

Departementet ønsker å knytte noen kommentarer til rutinerapporten pkt. 4.2.2. Det legges der opp til at retten skal øve påtrykk på partene for å få til en utstrakt bruk av rettsforlik. Motivene for dette er først og fremst at sommeren og retten spares for arbeidet med utforming av premisser og domsslutning, samt at partene er avskåret fra å anke. Videre står det i rutinerapporten at dersom enighet oppstår i rettsmøte må det umiddelbart settes opp et rettsforlik som partene undertegner og blir bundet av. Dette er ikke bra. At dommeren aktivt går inn for forlik, med snevre effektivitets- og bekvemmelighetshensyn for domstolen som førende motiv, er en høyst særegen måte å drive rettspleie på som departementet finner helt uakseptabel. At dommeren slipper å skrive dom og at partene ikke kan anke er ikke momenter som skal utgjøre drivkraften bak meglingsforsøk fra rettens side.
Når rapporten i tillegg legger opp til at forlik pr. omgående etter enighet skal skrives og undertegnes slik at partene ikke får noen sjanse til å angre, vil dette etter departementets syn innebære et slags "bondefangeri"(bokstavelig talt..!). Jordskifteretten må ikke i sin iver etter å være effektiv glemme at ikke alle parter er like flinke til å tale sin sak og til å stå imot press fra en dommer eller en sterkere part. Dersom retten skal gjøre meglingsfremstøt, skal dette være på bakgrunn av at den mener at et forlik er det beste for partene. Dette må den prøve å overbevise dem om gjennom en nøktern og avbalansert. argumentasjon, ikke gjennom skremsler og påtrykk. Dommeren må i tillegg forsikre seg om at partene er fullt inneforstått med at forliket ikke kan ankes, og heller oppfordre partene til å tenke seg om en ekstra gang dersom han ikke er sikker på at saken er tilstrekkelig godt gjennomtenkt fra partenes side.

Situasjoner der forlik kan være hensiktsmessig er der det f.eks. er uoverensstemmelse mellom det en part kan kreve etter gjeldende. rettsregler, og det moral og rimelighet tilsier, eller der en realitetsprøvelse vil være uforholdsmessig tid- og ressurskrevende i forhold til de verdier saken gjelder, eller der partene ganske enkelt blir enige helt av seg selv. Det må imidlertid huskes på at enhver part har krav på en realitetsavgjørelse, uten hensyn til om hans krav både rettslig og faktisk kan fremstille seg som tvilsomt, uten hensyn til at kravet i seg selv er lite rimelig, osv.

En ting dommeren også bør være oppmerksom på er at dersom han aktivt går inn for forlik i en sak og mislykkes, vil han ikke uten videre være habil til å avsi dom i saken. Dette vil først og fremst komme an på graden og arten av hans engasjement i meglingen. En "alt-i-ettløsning" som den rutinerapporten legger opp til, der man har et rettsmøte hvor dommeren først med styrke argumenterer for rettsforlik, for like etterpå å avsi dom i saken dersom han mislykkes i sine forliksbestrebelser, vil ikke være god med tanke på dommerens uhildethet. En slik saksbehandlingsmåte vil være et opplagt ankegrunnlag for den tapende part.

15. Sikring av rettsgrunnlag

Dette er omtalt i rutinerapportens pkt. 4.2.7. Vi har følgende kommentarer:
Departementet går ut fra at det her er snakk om fastleggelse av yttergrensene for skiftefeltet, og for de innbyrdes grensene mellom eiendommene, etter jordskifteloven § 16.
Vi vil først understreke viktigheten av at det gjøres svært grundig og samvittighetsfullt arbeid på dette punktet. Det kan være store verdier på spill for partene, og de må være helt på det rene med det faktum at disse opprinnelige grensene danner grunnlaget for verdifastsettelse med konsekvenser for hele den etterfølgende jordskiftesaken. Det viktigste er ikke at man fratar partene muligheten til å angripe jordskiftet på grunnlag av feil i dette forberedende arbeidet, men at man sørger for at de ikke har noen grunn til å gjøre det.
I § 16-tilfellene vil fastsettelsen av grensestrekningene bygge på enighet mellom partene. Retten må da sørge for å bringe på det rene nøyaktig hva det er partene er enige om og hvor langt denne enigheten strekker seg, samt at de faktisk er enige og at det ikke bare virker slik fordi den ene parten er tunghørt eller beskjeden. Deretter må dette, sammen med en beskrivelse av hvordan retten konstaterte denne enigheten, føres på en klar måte inn i rettsboken. På grunnlag av denne avtalen kan jordskifteretten fatte et vedtak. Dette avskjærer ikke ankeadgangen, men dersom jordskifteretten har gjort skikkelig arbeid, og rettsboken viser klart hva som har gått for seg, vil muligheten til å vinne frem med en anke være liten. Rettssikkerhetshensyn tilsier at det først og fremst er grundigheten i jordskifterettens arbeid med å fastlegge grensene som skal være av betydning for hvor godt avgjørelsene står seg ved en evt. anke, ikke hvilken form man har gitt dem.
Det skal utvises stor forsiktighet med bruk av rettsforlik under § 16-arbeid. Dersom jordskifteretten skulle gjøre feil under dette arbeidet, vil partene ha små muligheter til å få rettet opp dette på et senere tidspunkt. Det bør ikke være noe mål for jordskifteretten å gi grensefastsettelsene rettskraft så raskt som mulig i tilfelle de skulle være feil.
Dersom det inngås rettsforlik om grensestrekningen, skal man for øvrig være klar over at de ugyldighetsgrunner som kan ramme den utenrettslige avtale også rammer rettsforliket (tvml. § 286 nr. 2). I noen grad vil det faktisk være slik at rettsforliket lettere rammes av avtalerettslige ugyldighetsregler enn det som er tilfelle for utenrettslige avtaler, fordi forretningsmessige betraktninger (hensynet til omsetningens sikkerhet osv.) ikke i samme grad gjør seg gjeldende for rettsforlik. I tilegg vil det være noe større adgang til å påberope seg rettsvillfarelse, særlig der hvor det er retten som er årsak til den. Store avvik fra de alminnelige avtalerettslige regler kan det imidlertid ikke bli tale om.
Saksbehandlingsfeil er også ankegrunn for rettsforlik, tvml. § 286 nr 4.

Når det gjelder bruk av rettsforlik står det bl.a. følgende i kommentarutgaven til jordskifteloven s, 101:

"Jordskifteretten må føle seg heilt viss på at partane verkeleg er samde om eit tvistetema, før dette blir protokollert og lagt til grunn. Er det tvil om det ligg føre semje, det kan m.a. vise seg ved at partane kjem attende til problemet seinare, bør retten sørge for at det blir formulert eit forlik eller ta spørsmålet opp som ei domssak".

Dette må ikke forstås dithen at retten skal formulere et forlik der det er tvil om hva partene mener. Å presse et forlik på en part som er i tvil innebærer stor fare for rettstap for parten, og er dessuten å be om bråk. Retten skal i en slik situasjon gå grundig inn i problemet og bringe på det rene om partene er enige eller ikke ved å forsikre seg om at partene har fått frem nøyaktig hva de mener om saken. Deretter kan det formuleres et forlik dersom partene er enige. Dersom det fortsaft er tvil, bør retten forsøke å provosere frem en tvist og deretter avsi dom etter jskl. § 17.