Ny frist til 31. oktober for årsmøter i sameier og borettslag i 2020

– Vi foreslår teknologinøytrale regler som likestiller papirbasert og elektronisk kommunikasjon, og som gir det enkelte borettslag og sameie rett til selv å bestemme om årsmøter og styremøter skal gjennomføres med eller uten fysisk oppmøte, sier kommunal- og moderniseringsminister Nikolai Astrup.

Forslagene innebærer en nødvendig tilpasning av lovene til dagens digitale virkelighet, og legger til rette for fleksible løsninger med stor valgfrihet for beboere og styrer. For å sikre at ingen faller utenfor, verken når viktig informasjon sendes ut eller når viktige avgjørelser skal tas, foreslås det flere krav til informasjons- og beslutningsprosessene.

Forslaget som nå er på høring bygger på de midlertidige endringene som ble fastsatt i Midlertidig forskrift 8. april 2020 nr. 734 om unntak fra regler om fysisk årsmøte og generalforsamling mv. i eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19. Forslagene er vesentlig presisert, og avviker også på enkelte punkter, fra reglene i den midlertidige forskriften.

Gjennomføring av årsmøter og generalforsamling

Utbruddet av covid-19 (koronavirus) gjør det umulig å overholde lovbestemte krav om fysisk oppmøte på årsmøter uten samtidig å bryte offentlige pålegg og anbefalinger om ikke å samles i større grupper. Den midlertidige forskriften åpner for digitale møter, men gjelder bare frem til 27. mai. Nå foreslår regjeringen permanente lovregler som vil overlate til styret å bestemme hvordan årsmøter skal gjennomføres.

-Vi foreslår å fjerne dagens absolutte krav om fysisk oppmøte, og derigjennom en rettslig likestilling av møter med og uten fysisk oppmøte, sier Astrup.

Fjernmøteteknologi og møteapplikasjoner kan bare brukes når det er forsvarlig, og løsningene må ha funksjonalitet som gjør at møtet gjennomføres uten å sette noen av lovens øvrige krav til side.

Forslaget pålegger ikke noen å gå over til digitale møter. Etter forslaget vil det i utgangspunktet være opp til styret å vurdere om årsmøte skal holdes uten fysisk møte. Styret må avveie ulike momenter når det skal velge møteform, herunder om møtet det aktuelle året skal behandle saker som etter sin karakter er egnet til å behandles i et digitalt møterom.

Hensynet til beboerdemokratiet tilsier at styret ikke alltid alene bør kunne bestemme hvordan årsmøtet skal gjennomføres: Høringsnotatet legger opp til at minst to seksjonseiere, eller andelseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte.

-Noen vil kanskje frykte for at beboerdemokratiet svekkes når møtene kan gjennomføres uten fysisk oppmøte.  Men mer fleksibilitet gir mulighet for flere til å delta. For eksempel kan digitale møter være åpne over et lengre tidsrom. Alle boligeierne kan da delta og stemme på sakene som tas opp, med en PC eller smarttelefon når det passer dem, sier Astrup.

Elektronisk kommunikasjon                                                      

Borettslagsloven har bestemmelser som positivt forbyr lagene å kommunisere elektronisk med andelseiere som ikke har gitt forhåndssamtykke til dette, mens eierseksjonsloven verken har generelle bestemmelser om elektronisk kommunikasjon eller spesielle bestemmelser om forhåndssamtykke. I løpet av de 17 årene som har gått siden borettslagsloven ble vedtatt, har det skjedd en stor omveltning i hvordan både det offentlige og private kommuniserer. – Det er på høy tid å snu dagens regel, slik at den i stedet gir beboere som ikke ønsker å kommunisere elektronisk, en rett til å reservere seg mot dette.

Utsetter frist til 31. oktober

Den lovbestemte fristen for å avholde årsmøte og generalforsamling er innen utgangen av juni. – For de som ikke ønsker eller har mulighet til å gjennomføre digitale årsmøter, er det i år behov for utsette fristen for å holde årsmøte til det igjen er mulig å ha fysiske møter, sier Astrup. Regjeringen foreslår å utsette årets frist til 31. oktober.

Nødvendig med kort høringsfrist

Virusutbruddet vil etter alt å dømme gjøre det umulig å overholde lovbestemte krav om fysisk oppmøte på årsmøter uten samtidig å bryte smittevernanbefalinger også etter at den midlertidige forskriften opphører 27. mai. Dersom forslaget skal kunne vedtas i Stortinget og tre i kraft før sommeren, er det derfor nødvendig med en svært kort høringsfrist. I vurderingen av om en så kort høringsfrist er forsvarlig, har departementet lagt vekt på at lovforslagene ikke innebærer pålegg overfor private eller inngrep i noens rettigheter, men kun en utvidelse av mulighetene til å kommunisere og treffe beslutninger. Regjeringen håper derfor på forståelse for at høringsfristen må være kort.

Kommunal- og moderniseringsdepartementets pressetelefon: 22 24 25 00