Ny rapport viser god omstillingsevne i staten

Rapporten "Omstilling og fleksibilitet i staten i en krisesituasjon" er utarbeidet av Rambøl på vegne av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. De har sett nærmere på femten statlige virksomheter som har ivaretatt kritiske funksjoner under koronakrisen.

– Rapporten viser at staten i stor grad har lyktes med å ivareta kritiske funksjoner til tross for en langvarig og krevende krise. Jeg er stolt over den innsatsen mange virksomheter og ansatte i staten har gjort under pandemien, sier Nikolai Astrup, kommunal- og moderniseringsminister (H).

Behov for nye beredskapsplaner

Rapporten viser at beredskapsplanene som var utarbeidet før krisen ikke var tilstrekkelige for situasjonen som oppstod. Nye planer og reorganisering av beredskapsarbeidet måtte derfor skje raskt i mange statlige virksomheter. Rapporten viser også at kommunikasjonsbehovet var stort, og at god internkommunikasjon ble særlig viktig under krisen.

– Flere virksomheter har pekt på at godt samarbeid mellom ledelsen og de tillitsvalgte har vært viktig for å kunne lykkes med krisehåndteringen. Dette er lærdom vi tar med oss, sier Astrup.

Ekspressdigitalisering

Rapporten viser at det var store forskjeller mellom virksomhetene når det gjelder hvor digitale de var før pandemien inntraff. Noen hadde gode digitale løsninger på plass, mens andre manglet både systemer og digital kompetanse blant de ansatte. Felles for alle virksomhetene var behovet for å kjøpe inn nytt utstyr til hjemmekontor, og behovet for å øke den digitale kompetansen blant de ansatte.

– Pandemien har ført til en ekspressdigitalisering av både offentlig og privat sektor. Fra en dag til en annen måtte vi alle kommunisere og løse oppgaver på helt nye måter. Vi må ta med oss det beste av denne digitaliseringen ut av krisen, sier Astrup.

Nye måter å lede på

Krisen har også hatt stor innvirkning på lederrollen i de statlige virksomhetene. På grunn av fjernledelse og fysisk avstand til de ansatte, har relasjonskompetanse og tillitsbasert ledelse blitt enda viktigere enn før. Flere ledere opplever også at krisen har ført til en forskyvning i lederfokuset, der operativ ledelse har blitt viktigere og strategisk ledelse har blitt noe nedprioritert.

Rapporten peker på en rekke læringspunkter virksomhetene kan ta med seg:

• Styrke virksomhetenes evne til å improvisere
• Øke bevisstheten rundt lederrollens sentrale egenskaper og kompetanser
• Tilrettelegge for mer digital modenhet
• Mer effektiv, inkluderende og grønn møtevirksomhet
• Stimulere til mer åpen og fleksibel tilnærming til oppgaveløsning
• Nøye planlegging kreves for implementering av fremtidige hybridløsninger
• Synliggjøre virksomhetens samfunnsfunksjon

Om rapporten

Formålet med prosjektet har vært å frembringe ny og konkret kunnskap om erfaringer fra 15 utvalgte virksomheter som har vært særlig berørt av koronakrisen. Undersøkelsen har bestått av dokumentgjennomgang, om lag 40 dybdeintervjuer av virksomhetsledere, HR-ledere og tillitsvalgte. Det ble også gjennomført et analyseseminar for å validere funnene.

Virksomhetene som har deltatt er:

1. Helse- og omsorgsdepartementet
2. Arbeids- og sosialdepartementet
3. Skattedirektoratet
4. NAV
5. Digitaliseringsdirektoratet
6. Statens legemiddelverk
7. Politidirektoratet
8. Tolldirektoratet
9. Utlendingsdirektoratet
10. Domstolsadministrasjonen
11. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap
12. Statsforvalteren i Vestland
13. NTNU
14. Kulturrådet
15. Mattilsynet