Digitaliseringsrundskrivet

Rundskrivet erstatter rundskriv H-8/18, og gjelder til et nytt digitaliseringsrundskriv sendes ut.

Rundskrivet skiller på alle punkter mellom krav, anbefalinger og veiledning. Der veiledningsmateriell eksisterer, er det vist til med lenke.

Regjeringen besluttet i 2019 å endre ansvars- og oppgavefordelingen mellom Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), Brønnøysundregistrene og Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Den organisatoriske endringen innebærer blant annet at Altinn skilles ut fra Brønnøysundregistrene og slås sammen med Difi. Det restrukturerte Difi sammen med Altinn vil få navnet Digitaliseringsdirektoratet. Ansvarsområdene under avdelingene for ledelse og for utredning og analyse i Difi overføres til DFØ fra 1. januar 2020. I tillegg overføres fagområdet offentlige anskaffelser, inkludert Statens innkjøpssenter, til DFØ i løpet av andre halvår 2020.

Digitaliseringsdirektoratet vil være i drift fra 1. januar 2020.

Vesentlige endringer fra fjorårets rundskriv

De viktigste endringene fra rundskriv H-8/18 er:

• Punkt 1.1 og tidligere punkt 1.2 er slått sammen, og oppdatert i tråd med Én digital offentlig sektor – Digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019-2025.
• Krav om å registrere datasett i Felles datakatalog er tatt inn, jf. punkt 1.2.
• Virksomhetens ansvar for å foreta en risiko- og sårbarhetsvurdering og en personvernkonsekvensutredning, før felleskomponenter tas i bruk, er tydeliggjort i punkt. 1.5.
• Krav til digital anskaffelsesprosess er tatt inn, jf. punkt 1.9.

Bakgrunn

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor.

Regjeringen og KS la frem Én digital offentlig sektor – Digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019-2025 i juni 2019. Strategien definerer felles mål og innsatsområder for digitaliseringsarbeidet frem mot 2025, og skal støtte den digitale transformasjonen i hele offentlig sektor. Strategien er en oppfølging av Meld. St. 27 (2015-2016) Digital agenda for Norge - IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet.[1]

1. Hvordan skal virksomheten digitalisere?

1.1 Sett brukeren i sentrum for tjenesteutviklingen

Krav

Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være trygge, helhetlige, brukervennlige og universelt utformet.

Målet er at brukernes møte med offentlig sektor skal oppleves sammenhengende og effektivt, som én digital offentlig sektor. For å nå dette målet, må virksomhetene samarbeide på tvers av forvaltningsnivåer og sektorer. Digitaliseringsstrategien for offentlig sektor vektlegger utvikling av sammenhengende digitale tjenester, på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer, som tar utgangspunkt i livshendelser. I strategien pekes det ut syv livshendelser, der utviklingen av sammenhengende digitale tjenester skal prioriteres i strategiperioden. Flere av virksomhetene kan forvente å bli involvert i dette arbeidet.

Virksomheten skal sette brukerens behov i sentrum. Brukere kan være innbyggere, næringsdrivende, egne ansatte, andre offentlige og private virksomheter, etc.

Brukere skal få hjelp og veiledning til å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom veiledning på nett, digital dialog eller direkte kontakt.

Relevant regelverk må gjennomgås. Regelverk skal være teknologinøytralt. Det skal ikke lages nye regelverkshindringer, og eksisterende, utilsiktede hindringer skal fjernes. Det enkelte departement er ansvarlig for å gjennomføre de regelverksendringene som er nødvendige for å kunne oppnå gevinster ved digitalisering på eget område, eller bidra til utviklingen av sammenhengende tjenester på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer..

Virksomheten skal bruke et klart og godt språk i all tjenesteutvikling, brukerrettet informasjon og kommunikasjon.

Altinn skal benyttes som hovedkanal for overordnet informasjon om rettigheter og plikter for etablerere og næringsdrivende.

Anbefalinger

Virksomhetene anbefales å bruke tjenestedesign og andre metoder for brukerinvolvering og brukertesting for å sikre at tjenestene oppfyller brukernes behov. Virksomheter som deler ansvarsområder bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten forvaltningen er organisert på.

Norge.no er en veiviser til offentlige digitale tjenester til innbyggerne på tvers av sektorer og nivåer, med en tjenestekatalog over statlige og kommunale digitale tjenester. Oversikt over tjenestene er blant annet organisert etter livshendelser. Statlige virksomheter bør fortløpende registrere sine tjenester her, for å sikre en helhetlig fremstilling av forvaltningens digitale tjenester til innbyggerne.

Virksomheter som har utviklet kurs- og veiledningsmateriell for bruk av publikumsrettede digitale tjenester, bør dele dette på Kompetanse Norges Digidel-side, www.digidel.no. Ressurser fra Digidel-siden brukes av de kommunale Digihjelpen-tilbudene, som tilbyr kurs- og opplæring i grunnleggende digital kompetanse til sine innbyggere.

Veiledning

Et klart og brukertilpasset språk er en viktig forutsetning for at digitale tjenester blir tatt i bruk, og for at forvaltningens brukere forstår sine rettigheter og plikter. Gode språkråd finnes på www.klarspråk.no.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og KS har i fellesskap forpliktet seg til å legge forholdene til rette, slik at landets kommuner kan ha et veiledningstilbud i grunnleggende digital kompetanse for innbyggere som trenger hjelp til å komme seg på nett, og bruke digitale tjenester. Et konsept for etablering av slike veiledningstjenester er utviklet i samarbeid mellom KMD og KS (DigiHjelpen). Konseptet inkluderer hvordan statlige etater med digitale tjenester, som er rettet mot innbyggerne, kan bidra med opplæringsmateriell og -ressurser for å styrke de kommunale veiledningstilbudene. Se http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/digihjelpen.

Se veiledning om sammenhengende tjenester på Digitaliseringsdirektoratets hjemmeside.

1.2 Tilrettelegg for gjenbruk og viderebruk av informasjon

Krav

Den enkelte virksomhet skal ha tilstrekkelig oversikt over hvilke data den håndterer.

Gjenbruk av informasjon bidrar til raskere og enklere saksgang både for brukerne og for de offentlige virksomhetene. Offentlige virksomheter skal ikke spørre brukerne på nytt om forhold de allerede har opplyst om. Dette omtales gjerne som "kun én gang", og er et langsiktig mål og en av hovedprioriteringene i IKT-politikken. Finnes data hos en annen virksomhet, skal data hentes derfra, forutsatt at det foreligger rettslig grunnlag. Se også pkt. 1.5 om bruk av felles offentlige registre. Utvekslingen skal skje på en måte som bevarer dataenes autentisitet og integritet. Utveksling av data som andre offentlige virksomheter har krav på, skal prioriteres.

Virksomheten skal registrere datasett i Felles datakatalog og på data.norge.no. Dette skal som et minimum gjøres når virksomheten endrer eller etablerer tjenester, herunder etablerer nye, eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester. Registrering av geodata via geonorge.no tilfredsstiller kravet.

Virksomheter som registrerer/synliggjør datasett, må klargjøre forutsetningene for å dele datasettet med andre virksomheter.

Data skal gjøres tilgjengelig i tråd med viderebruksbestemmelsene i Offentleglova og Retningslinjer ved tilgjengeliggjøring av offentlige data.

Virksomheten skal følge krav om deling og tilgang til geodata, og bruke infrastruktur for geografisk informasjon i Det europeiske fellesskapet (INSPIRE).

Anbefaling

Virksomheten bør sørge for at data skal kunne gjøres tilgjengelig i et langtidsperspektiv, med opprettholdt integritet, autentisitet, anvendbarhet og pålitelighet.

Ved publisering bør offentlig produsert tekst inneholde bruksvilkår som åpner for innhøsting og gjenbruk til språkteknologiske formål. Disse vilkårene bør være videre enn for andre typer gjenbruk. Terminologi og begrepslister bør leveres til Felles begrepskatalog. Ved kjøp av oversettelsestjenester, bør avtalene inneholde krav om levering av oversettelsesminner sammen med det ferdige resultatet. Oversettelsesminnene bør leveres til Nasjonalbibliotekets språkbank.

Veiledning

Digitaliseringsdirektoratet har etablert et rammeverk for informasjonsforvaltning, som bør brukes av virksomheten for å oppnå en helhetlig tilnærming til sikring, kvalitet og optimal utnyttelse av data.

Språkdata som brukes som grunnlag for språkteknologi, omfatter ikke bare oversettelser og begrepslister, men også tekst, som for eksempel nettsider, rapporter og saksdokumenter. De språklige strukturene i tekst produsert av det offentlige, utgjør verdifulle data for språkteknologisk forskning og utvikling. Det er viktig å legge til rette for gjenbruk til dette formålet utover viderebruk av innholdet i tekstene.

1.3 Følg opp informasjonssikkerheten

Krav

Departementene skal følge opp virksomhetenes informasjonssikkerhetsarbeid basert på vesentlighet og risiko, jf. økonomireglementet § 15 og Nasjonal strategi for digital sikkerhet kapittel 3.

I henhold til eForvaltningsforskriften § 15 skal virksomheten ha en internkontroll (styring og kontroll) på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet. Internkontrollen bør være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem. Omfang og innretning på internkontrollen skal være tilpasset risikoen.

Anbefalinger

KMD har pekt ut Digitaliseringsdirektoratet til det organ som skal gi anbefalinger på området, jf. eForvaltningsforskriften § 15. En veileder finnes på Digitaliseringsdirektoratets nettsider. Denne veilederen understøtter virksomhetsledelsens arbeid med helhetlig internkontroll, blant annet ved å hjelpe virksomheten til å identifisere plikter etter annet regelverk, som personvernforordningen. (jf. nedenfor pkt 1.4).

I tillegg til Digitaliseringsdirektoratets veileder, er også NSMs grunnprinsipper for IKT-sikkerhet et nyttig hjelpemiddel i virksomhetsledelsens arbeid med informasjonssikkerhet. NSM har i denne sammenheng definert et sett med prinsipper for hvordan IKT-systemer bør sikres for å beskytte verdier og leveranser.

1.4 Bygg inn personvern

Krav

Virksomhetene skal følge kravene i den nye Personopplysningsloven (POL), og gjennomføre nødvendige tilpasninger og endringer. Virksomhetene skal ha en risikobasert tilnærming til personvernarbeidet. Virksomhetene skal etterleve krav til innebygd personvern og personvernvennlige standardinnstillinger, slik at det tas hensyn til både risikoer for fysiske personers rettigheter og friheter, virksomhetsmål og gjennomføringskostnader, jf. forordningens artikkel 25.

Veiledning

Veileder for Personopplysningsloven finnes på Datatilsynets nettsider.

1.5 Bruk nasjonale felleskomponenter og fellesløsninger

Krav

Virksomheten skal følge regjeringens strategiske prinsipper for nasjonale felleskomponenter. Disse gir rammer og føringer for bruk og utvikling av felleskomponentene.

Før virksomheten tar stilling til om felleskomponenten kan tas i bruk, må virksomheten selv foreta en risiko- og sårbarhetsvurdering knyttet bruk av komponenten, og en personvernkonsekvensutredning[2]. Virksomheten skal ha en beredskapsplan for evt. nedetid e.l. knyttet til en felleskomponent.

ID-porten: Virksomheten skal ta i bruk ID-porten for digitale tjenester som krever innlogging og autentisering.

Altinn: Virksomheten skal i utgangspunktet ta i bruk Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester. Virksomheter som på kort sikt ikke kan få dekket sine behov i Altinn på en hensiktsmessig måte, kan benytte løsninger i markedet eller utvikle løsningen selv. Virksomheten må kunne begrunne unntak. Aktuelle digitale tjenester rettet mot næringsdrivende skal gjøres tilgjengelige på Altinns portal.

Altinn skal benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende og andre virksomheter med organisasjonsnummer.

Digital postkasse til innbyggere: Virksomheten skal bruke Digital postkasse til innbyggere som beskrevet i punkt 1.6.

Felles datakatalog: Virksomheten skal registrere datasett i Felles datakatalog og data.norge.no som beskrevet i punkt 1.2.

Kontakt- og reservasjonsregisteret: Virksomheten skal bruke kontaktinformasjon fra kontakt- og reservasjonsregisteret ved varsling av innbyggere om og utsendelse av enkeltvedtak og andre viktige digitale henvendelser, jf. eForvaltningsforskriften § 8.

Felles offentlige registre: For å unngå dobbeltrapportering, sikre gjenbruk av oppdatert og korrekt informasjon om personer, virksomheter og eiendommer, skal statens virksomheter bruke folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen, så fremt vilkår for bruk er oppfylt.

Oppgaveregisteret: Virksomheten skal melde nye eller endrede rapporteringsplikter som pålegges næringsdrivende til Oppgaveregisteret før de iverksettes. Virksomhetene plikter å samordne rapporteringsplikter der det er praktisk mulig.

Anbefaling

Virksomhetene bør forberede seg på det kommende moderniserte folkeregisteret, og sørge for å gjøre nødvendige tilpasninger i egne system.

Virksomhetene bør øke andelen dokumenter som fulltekstpubliseres på eInnsyn.

1.6 Bruk digital postkasse til innbyggere

Krav

Virksomheten skal bruke Digital postkasse til innbyggere for utsending av post til innbyggere som har valgt digital postkasse, og som ikke har reservert seg. Kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere, gjelder alle tjenester hvor det sendes brev som har dokumentasjonsverdi for innbygger. Slike brev kan være både vedtak og andre viktige henvendelser. Virksomheten skal vurdere hvilke brev som har viktig dokumentasjonsverdi for innbygger.

Formålet med Digital postkasse til innbyggere er å legge til rette for at innbygger skal kunne oppbevare dokumenter på ett sted i eget eierskap. Virksomheten må jobbe aktivt for at deres målgrupper oppretter digital postkasse.

Innbygger skal gis mulighet til å velge å få tilsendt kopi av skattedialogen (skattekort og skatteoppgjør) fra Altinn til sin digitale postkasse. Dersom innbygger ikke har valgt digital postkasse, skal innbygger tilbys mulighet for å opprette digital postkasse.

Virksomheter som ved etablering av Digital postkasse til innbyggere  benyttet Altinns meldingsboks for utsending av post til innbyggere, skulle fra 1. oktober 2016 bruke Digital postkasse til innbyggere . Har innbyggeren ikke valgt postkasse og ikke reservert seg mot digital post, kan post fortsatt sendes til Altinns meldingsboks.

Altinn skal benyttes for digital post til virksomheter. Se punkt 1.5 ovenfor.

Anbefaling

Alle virksomheter bør på sine nettsider gi informasjon om digital postkasse til innbyggere. Informasjon om digital postkasse til innbyggere finnes på norge.no.

1.7 Følg krav om arkitektur og standarder

Krav

Virksomheten skal følge den til enhver tid gjeldende versjon av  statens overordnede arkitekturprinsipper på IKT-området. Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne eventuelle avvik.

Virksomheten skal bruke obligatoriske standarder, slik de framgår av standardiseringsforskriften.

Virksomheten skal følge krav til universell utforming av IKT-løsninger, slik de framgår av likestillings- og diskrimineringsloven og forskrift om universell utforming av IKT-løsninger.

Nye nettløsninger og automater som retter seg mot allmennheten, må tilfredsstille internasjonalt anerkjente standarder for universell utforming, jf. forskrift om universell utforming av IKT-løsninger. Eksisterende IKT-løsninger skal være universelt utformet innen 1. januar 2021.

Anbefalinger

På områder som ikke dekkes av de obligatoriske standardene, bør virksomheten benytte de anbefalte standardene. 

Ved utvikling av digitale løsninger som skal samhandle med andre, bør Norsk arkitekturrammeverk for samhandling benyttes. Rammeverket er basert på European Interoperability Framework (EIF).

Ved nyutvikling av løsninger for informasjonsutveksling, bør referansearkitekturene for eMelding og eOppslag benyttes.

For å forenkle tilknytning til eksisterende infrastrukturer for meldingsutveksling til andre offentlige virksomhet, innbyggere og virksomheter, bør eFormidling benyttes.

Regelverket om universell utforming av IKT-løsninger oppstiller minstekrav. Virksomhetene står fritt til å sette strengere krav til IKT-løsningen.

Departementet arbeider med å innarbeide EUs Web Accessibility Directive i norsk rett. Departementet har en intensjon om at de nye reglene som følger av direktivet, skal gjelde fra 1. januar 2021. Ved nye anskaffelser av IKT-løsninger, bør virksomhetene i offentlig sektor stille krav til universell utforming av IKT i krav- og behovsspesifikasjoner, i tråd med reglene som følger av nasjonal rett og av EUs Web Accessibility Directive.

Veiledning

Referansekatalogen gir en oversikt over anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor.

Tilsynet for universell utforming av ikt i Digitaliseringsdirektoratet håndhever regelverket om universell utforming av ikt. Tilsynet kan gi pålegg om å iverksette nødvendige tiltak for å sikre oppfyllelse av kravene, og kan ilegge tvangsmulgt dersom frist for oppfyllelse av pålegg overskrides. Veiledning om regelverket og hvordan kravene skal oppfylles, er tilgjengelig på nettsidene til Digitaliseringsdirektoratet.

1.8 Grenseoverskridende tjenester

Krav

Digitale tjenester skal, når det er formålstjenlig, tilpasses til grenseoverskridende informasjonsutveksling, for å gi offentlige myndigheter, næringsdrivende og innbyggere mulighet til å utføre oppgaver digitalt på tvers av landegrenser innenfor EØS-området.

Nasjonale felleskomponenter og tjenester skal, når det er hensiktsmessig, være forenlig med EUs digitale infrastruktur implementert gjennom EU-programmet CEF Digital, som Norge deltar i. Det kan søkes om finansering av grenseoverskridende digitale løsninger fra CEF Digital. Digitaliseringsdirektoratet kan bistå med informasjon om søkemuligheter.

Anbefaling

Digitale tjenester kan, når det er formålstjenlig og innenfor gjeldende rett, tilpasses til grenseoverskridende informasjonsutveksling, for å gi offentlige myndigheter, næringsdrivende og innbyggere mulighet til å utføre oppgaver digitalt på tvers av landegrenser, også utenfor EØS-området.

1.9 Ta i bruk digital anskaffelsesprosess

Krav

Virksomhetene skal håndtere følgende steg i anskaffelsesprosessen digitalt:

• Kunngjøring av konkurranser mv, direkte på Doffin, eller gjennom eget fagsystem for konkurransegjennomføring.
• Mottak av tilbud og forespørsel om deltakelse gjennom eget fagsystem for konkurransegjennomføring.
• Faktura
  • Virksomheten skal følge forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.
  • Virksomheter skal kreve elektronisk faktura i EHF-format for alle kontrakter uavhengig av kontraktens verdi.

Anbefalinger

KMD anbefaler virksomhetene å benytte infrastrukturen Digitaliseringsdirektoratet forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter (PEPPOL-nettverket). Virksomheten skal påse at kontaktinformasjon om elektroniske handelsdokumenter er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA).Virksomhetene bør sende elektroniske fakturaer i EHF til næringsdrivende som er registrert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA) via PEPPOL-nettverket.

Virksomhetene bør benytte infrastrukturen «forsterket PEPPOL-nettverk» med tilhørende sikring av betalingsfiler, for betalingsinstruksjoner til bank, og benytte Bits versjonen av ISO 20022-baserte betalingsmeldinger.

Virksomheter bør ta i bruk løsninger som støtter standardene Elektronisk handelsformat (EHF) og PEPPOL BIS senest 6 måneder etter at standardene er publisert i referansekatalogen for IKT-standarder i offentlig sektor for alle steg i anskaffelsesprosessen innenfor følgende hovedkategorier:

• Avklare behov og forberede konkurransen
• Konkurransegjennomføring
• Kontraktsoppfølging

1.10 Lag sourcingstrategi

Krav

Virksomheten skal, i det omfang det er relevant, utvikle en egen sourcingstrategi. Strategien må ta høyde for de risikovurderingene virksomheten har gjort som en del av sitt internkontrollsystem for informasjonssikkerhet (se punkt 1.3).

Anbefaling

Det offentlige skal i utgangspunktet ikke gjøre selv det som markedet kan gjøre bedre og mer effektivt.

Veiledning

Ved utvikling, forvaltning og drift av digitale løsninger, må virksomheten ta stilling til hva de skal utføre selv gjennom intern organisering og ansettelser, og hva som helt eller delvis skal overlates til eksterne aktører. Effektiviteten av å bruke markedet vil variere mellom virksomhetene.

Veileder er tilgjengelig på Digitaliseringsdirektoratets nettsider: https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/effektivisering/ideer-til-effektivisering/sourcingstrategi.

1.11 Bruk skytjenester

Krav

Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, eller endrer eller fornyer avtaler knyttet til drift, skal vurdere skytjenester på linje med andre løsninger.

Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester.

Anbefalinger

KMD la i 2016 fram Nasjonal strategi for bruk av skytjenester. Bruk av skytjenester kan gi økt fleksibilitet og mer kostnadseffektiv bruk av IKT. Spesielle hindringer for bruk av skytjenester kan for eksempel være særlige krav til sikkerhetsvurderinger, eller eksisterende systemer og infrastruktur som gjør at bruk av skytjenester ikke vil være kostnadseffektivt. Det er en forutsetning at valgt løsning tilfredsstiller virksomhetens krav til informasjonssikkerhet. Dette krever at virksomheten kjenner verdien av egne data og systemer, og at det gjennomføres en risikovurdering.

2. Hvordan skal prosjektene gjennomføres?

2.1 Planlegging, styring og gjennomføring av digitaliseringstiltak

Krav

I gjennomføringen av IKT-prosjekter med en anslått samlet investeringskostnad på mer enn 10 millioner kroner, skal virksomheten bruke en prosjektmodell basert på god praksis. Kravet gjelder ikke digitaliseringsprosjekter med en kostnadsramme (P85) på over 300 millioner kroner, som må følge kravene til utredning, planlegging og kvalitetssikring i Statens prosjektmodell (KS-ordningen), jf. R-108/19.

Anbefalinger

I sin utvikling av digitale tjenester bør virksomheten vurdere om dette best mulig kan styres og gjennomføres gjennom prosjekter, eller som mindre utviklingsaktiviteter styrt i linjeorganisasjonen.

Digitaliseringsdirektoratets Prosjektveiviseren er anbefalt prosjektmodell for alle tiltak.

Virksomheten skal jobbe med å redusere kompleksitet og risiko i sitt digitaliseringsarbeid. Linjeorganisasjonen bør kontinuerlig sørge for forbedring av tjenestene gjennom mindre utviklingsaktiviteter styrt av linjen. Følgende prinsipper bør legges til grunn for digitaliseringsprosjekter, enten det er mindre utviklingsaktiviteter styrt i linjeorganisasjonen, eller prosjekter som følger Prosjektveiveiseren:

1. Start med behov
2. Tenk stort – start smått
3. Velg riktig samarbeidspartner
4. Sørg for riktig kompetanse og god lederforståelse
5. Lever hyppig – skap nytte hele veien

Veiledning

Veiledning om gevinstrealisering og prosjektgjennomføring finnes på www.dfo.no og www.difi.no .

2.2 Samordning med kommunesektoren

Krav

Virksomheter som forbereder digitaliseringstiltak som berører kommunesektoren, skal i en tidlig fase drøfte tiltaket med kommunenes interesseorganisasjon KS.

Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, må ta høyde for endringene i kommunestrukturen, og sørge for at systemene er tilstrekkelig fleksible for å håndtere dette.

For oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, skal statlige virksomheter ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige digitale løsninger, som også kommunesektoren kan bruke.

Anbefaling

Virksomheter oppfordres til å bruke Digitaliseringsdirektoratet og KS sin sjekkliste, med en enkel veiledning for involvering av kommunene i statlige digitaliseringsprosjekter. Sjekklisten er tilgjengelig på Digitaliseringsdirektoratets nettsider.

Veiledning

Som en del av kommunereformen har Kartverket fått i oppdrag fra KMD å ivareta rollen som teknisk koordinator av statlige etater om IKT-spørsmål i kommune- og regionreformen.

3. Finansiering

3.1 KMDs vurdering av IT-relaterte satsningsforslag

Krav

Som ansvarlig for regjeringens IT-politikk, skal KMD vurdere departementenes satsingsforslag om utvikling av IT-løsninger, og deretter sende en uttalelse til Finansdepartementet for bruk i det videre budsjettarbeidet.

Når fagdepartementet sender inn IT-relaterte budsjettforslag i regjeringens budsjettprosess, skal det også sende en kopi til KMD. KMD vurderer og prioriterer mottatte satsingsforslag, og avgir en administrativ uttalelse til FIN før regjeringens første budsjettkonferanse i mars. Fagdepartementene får kopi av KMDs uttalelse til FIN.

3.2 Medfinansieringsordning for samfunnsøkonomisk lønnsomme digitaliseringsprosjekter

Veiledning:

Det er etablert en medfinansieringsordning for små til mellomstore digitaliseringsprosjekter i staten. Ordningen dekker deler av utgiftene i digitaliseringsprosjekter som er samfunnsøkonomisk lønnsomme.

Fra 2020 er potten delt på:

1. Små og mellomstore digitaliseringstiltak, og
2. Tiltak som understøtter regjeringens digitaliseringsstrategi (fellesløsninger og tverrgående tiltak).

Fordelingen av tildeling mellom de to pottene er fleksibel, og avhengig av mottatte søknader.

Alle søknadene prioriteres først etter samfunnsøkonomisk lønnsomhet. Modenhet, og for kategori 2, i hvilken grad de støtter opp under regjeringens digitaliseringsstrategi, skal også vektlegges i en samlet vurdering. Tiltak knyttet til de syv utvalgte livshendelsene i digitaliseringsstrategien prioriteres over andre livshendelser.

 Medfinansieringsordningen forvaltes av Digitaliseringsdirektoratet.

Se også informasjon om andre finansieringskilder på Digitaliseringsdirektoratets nettsider: https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitalisering-og-samordning/finansiering-av-ikt-prosjekter.

3.3 Adgangen til å overskride driftsbevilgningene til investeringsformål mot tilsvarende innsparing på driftsbudsjettet følgende budsjettår

Veiledning:

Bevilgningsreglementet § 11 fjerde ledd nr. 3 gir forvaltningen adgang til å overskride driftsbevilgningene med inntil fem prosent til investeringsformål, mot tilsvarende innsparing på driftsbudsjettet i løpet av de følgende tre budsjettår.

Som en prøveordning samtykket Stortinget i desember 2016 i at innsparingsperioden for budsjettårene 2017-2019 ble økt til fem år. Stortinget vedtok 13. desember 2019 å forlenge prøverordningen til 2022. Det er presisert at IKT-baserte tjenester og systemer også er omfattet. Ordningen vil derfor kunne brukes til å finansiere digitaliseringsprosjekter som kan effektivisere driften og gi innsparing i virksomheten.

 

Med hilsen

 

Jan Hjelle (e.f.)

ekspedisjonssjef                                                                         Katarina de Brisis

                                                                                                       avdelingsdirektør

 

Kopi: Riksrevisjonen

Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer

 

 

[2] Privacy impact assessment (PIA)