Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottakere som får tildelt spillemidler til idrettsformål fra Kulturdepartementet (2017)

1. Generelt

Spillemidler til idrettsformål er statlige midler som fordeles ved kongelig resolusjon, et vedtak fattet av Kongen i statsråd. Kulturdepartementets forvaltning av spillemidlene er i hovedsak lagt opp i samsvar med regelverket for økonomistyring i staten, som gjelder statsbudsjettmidler bevilget av Stortinget.

Tilskuddsmottaker har ansvar for at tilskudd av spillemidler til idrettsformål benyttes i tråd med fastsatte vilkår og forutsetningene som er gitt ved tildelingen av midlene.

Kulturdepartementet forutsetter at hver enkelt tilskuddsmottaker følger de lover og forskrifter som gjelder for virksomheten/organisasjonen.

2. Kontrolladgang

Kulturdepartementet, departementets revisor av spillemidler og Riksrevisjonen har adgang til å kontrollere at spillemidlene til idrettsformål nyttes etter forutsetningene.

Departementet viser til det generelle pålegget Stortinget har gitt forvaltningen om å føre kontroll med tilskudd til "offentlig eller privat virksomhet som ellers ikke er undergitt statlig kontroll”, jf. § 10 andre ledd i Stortingets bevilgningsreglement.

3. Styret og ledelsens ansvar

Styret og ledelsen har ansvar for at forvaltningen av virksomheten/organisasjonen til enhver tid skjer i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Virksomheten/organisasjonen skal ha oversikt over økonomien og sørge for at forholdet mellom budsjetterte og faktiske utgifter og inntekter er under kontroll til enhver tid.

Styret skal sørge for betryggende kontroll med bokføring og formuesforvaltning. Denne interne kontrollen kan ikke erstattes av kontrollen som utføres av ekstern revisor.

Styret og ledelsen skal påse at virksomheten/organisasjonen benytter tilskuddet etter fastsatte vilkår og forutsetningene som er gitt ved tildelingen av midlene. Departementet skal informeres dersom det oppstår vesentlige avvik. 

4. Budsjettering

Det er viktig at budsjettet er realistisk, både på kostnads- og inntektssiden.

Hvis tildelt tilskudd avviker fra det som er budsjettert, forutsetter departementet at virksomheten/organisasjonen justerer budsjettet. Når det er oppgitt i tilskuddsbrevet, skal slike justerte budsjetter sendes Kulturdepartementet.

5. Rapport og regnskap

Informasjon om rapportering gis i tilskuddsbrev til den enkelte tilskuddsmottaker.

Tilskuddsmottaker skal innen oppgitt frist oversende Kulturdepartementet rapport om at tiltaket, prosjektet eller den generelle aktiviteten som tilskuddet skulle finansiere eller delfinansiere, er gjennomført. Rapporten skal også bekrefte at midlene er brukt i samsvar med forutsetningene som er trukket opp i tilskuddsbrevet og vise til måloppnåelse, jf. søknad og tilskuddsbrev.

Sammen med rapporten skal det sendes inn regnskap for disponeringen av tilskuddet. Rapport og regnskap skal være undertegnet av styreleder eller daglig leder i virksomheten/ organisasjonen.

I regnskapet skal offentlige tilskudd spesifiseres med beløp og tilskuddsyterens navn. Dette gjelder også fylkeskommunale og kommunale tilskudd.

Vesentlige avvik mellom aktuelt budsjett og regnskap skal kommenteres.

Revisorkontroll

Dersom tilskuddet av spillemidler til idrettsformål er kr 400 000 eller høyere skal regnskapet være kontrollert av statsautorisert eller registrert revisor, eventuelt av kommunerevisjon eller annet offentlig revisjonsorgan. Revisor skal være kjent med disse retningslinjene samt fastsatte vilkår og forutsetninger for tilskuddet.

For tilskudd under kr 400 000 kan regnskapet kontrolleres av organisasjonens tillitsvalgte revisor eventuelt av virksomhetens regnskapsavdeling.

Revisoruttalelse skal som hovedregel følge regnskapet og rapporten. Revisjonsberetning skal følge for virksomheter/organisasjoner som avlegger årsregnskap. 

6. Tilbakebetaling av tilskudd

Blir tilskuddet eller deler av tilskuddet ikke benyttet til det gitte formål, kan de overskytende midlene bli krevd tilbakebetalt. Tilskuddsmottaker skal gjøre Kulturdepartementet oppmerksom på slike forhold så snart som mulig. Dersom tilskuddsmottaker har mottatt tilskudd på bakgrunn av uriktige opplysninger, kan dette i særlige tilfeller rammes av bestemmelsene i straffelovens §§ 270-271.

Ved tilbakebetaling skal innbetalingen merkes slik at det framgår hvilket tilskudd dette gjelder. I tillegg skal en skriftlig bekreftelse på tilbakeføring av midler, med henvisning til tilskuddet, sendes til Kulturdepartementet.

Ved tilbakebetaling av tilskudd skal midlene overføres til:

KUD - idrettsformål, Postboks 8030 Dep, 0030 OSLO
Bankkontonummer: 7058 06 71568

7. Praktisering av retningslinjene

Dersom det oppstår tvil om praktiseringen av retningslinjene, ta kontakt med Kulturdepartementet.