Vi gjør Norge åpnere

For å sikre dette har vi arkivloven, som sier hvordan dokumenter skal arkiveres, og offentlighetsloven, som har generell åpenhet som prinsipp, men som også gir regler om unntak. Noen dokumenter skal unntas offentlighet, for eksempel når man er i forhandlinger om store kontrakter, eller fordi dokumentene avslører forsvarshemmeligheter.

For å finne dokumenter i forvaltningen bruker journalister og andre Offentlig elektronisk postjournal (www.oep.no). Riksrevisjonen har undersøkt hvordan offentlighetens innsyn er i praksis. De konkluderer med at Norge gjennom OEP ligger «helt først når det gjelder å gjøre offentlige journaler tilgjengelige og legge til rette for innsyn fra presse, forskere og befolkningen for øvrig».

Alt er ikke rosenrødt

Men alt er ikke rosenrødt. Riksrevisjonen viser til at det blant annet er mangelfull arkivering, og at kravet om løpende journalføring er ikke oppfylt. De mener dette svekker offentlighetens mulighet til å se forvaltningen i kortene. Presserepresentantene Siri Gedde-Dahl og Elin Floberghagen skriver i Aftenposten 9. juni at de mener Regjeringen må «rydde opp».

Vi er allerede i gang med oppryddingen. Siden dette er et område med flere lover og flere aktører, er det ikke én enkel løsning som skal til, men flere tiltak:

Vi vil ha økt oppmerksomhet blant ledere om viktigheten av god journalførings- og arkiveringspraksis i staten.

Vi vil innføre obligatorisk opplæring i arkivregelverket og offentlighetsloven for ledere og medarbeidere.

Vi vil utarbeide bedre veiledning om plikten til å journalføre og arkivere.

Vi jobber med en ny og forbedret løsning for OEP, som skal gjøre det mulig å tilby publisering i fulltekst. Det vil medføre en kraftig utvidelse av mulighetene til innsyn, sammenlignet med i dag.

Vi jobber med modernisering av arkivsystemene så de blir mer tilpasset digitale arbeidsmetoder.

Samarbeider tettere

Alle statlige aktører har selv ansvaret for korrekt arkivering og journalføring. Vi har i tillegg et spesielt ansvar. Kulturdepartementet har ansvaret for arkivloven og standarden bak arkivsystemene i offentlig sektor. Justis- og beredskapsdepartementet har ansvaret for offentlighetsloven, mens Kommunal- og moderniseringsdepartementet har et overordnet ansvar for forvaltningspolitikken og saksbehandlingssystemer.

Vi samarbeider nå tettere for å sikre at lovene blir etterlevd på en god måte i forvaltningen. Målet er klart: Vi skal sørge for at Norge fortsatt er et av verdens mest åpne land, og vi skal sørge for at forvaltningen i enda større grad etterlever lover og forskrifter om korrekt journalføring, arkivering og offentlighet. Det tjener vi på som samfunn.