Guide for prosjektsamarbeid

 

1. Hvem kan delta?
2. Hva er mine interesserer?
3. Hvilke programmer passer for meg?
4. Hvordan finner jeg en partner?
5. Kan jeg få økonomisk støtte til å finne en partner?
6. Hvordan bør samarbeidsprosjekt forberedes?
7. Samarbeidsavtale og refusjon av kostnader
8. Hva gjør jeg om jeg får en invitasjon til å bli en partner?
9. Hvilke juridiske begrensninger må jeg være obs på? (innkjøp/statsstøtte)
10. Hvordan og når skal søknader om støtte sendes inn?
11. Krever det for mye tid og ressurser å delta i prosjekt? Du kan fortsatt være med!

1. Hvem kan delta?

Som en hovedregel kan alle

• offentlige eller private virksomheter
• kommersielle eller ikke-kommersielle
• frivillige organisasjoner registrert som rettssubjekter i Norge, delta i prosjekter med partnere fra mottakerlandene.

Noen programmer har ytterligere begrensninger.

Det er alltid partneren i mottakerlandet som er prosjektoperatør, og som står som hovedavsender av prosjektsøknaden.

Et prosjekt kan ha flere enn én partner. Mellomstatlige organisasjoner kan enten være partnere eller prosjektansvarlige hvis de opererer i mottakerlandene.

Partnerskapene skal gi mulighet for internasjonalt samarbeid som skal være til nytte for begge parter, bidra til å utjevne økonomiske og sosiale ulikheter i Europa og styrke kontakten mellom Norge og mottakerlandene.

[Tilbake til toppen]

2. Hva er du interessert i?

Før du starter jakten på en partner, må du vurdere:

• Hvilke program/sektorer er av interesse for deg?
• I hvilket land ønsker du å være involvert og samarbeide med en partner?

EØS-midlene forvaltes etter en programmodell. Dette innebærer at det skal gjennomføres en rekke programmer innenfor ulike sektorer i mottakerlandene med definerte målsettinger. Gjennom åpne utlysninger fordeler hvert program støtte til enkeltprosjekter som skal bidra til å nå disse målsettingene. For å finne ut av om ditt prosjekt kan få støtte, må du finne ut av om det er i tråd med programmet og utlysningsteksten.

Denne informasjonen finner du på nettsidene våre.

• Oversikt over programmer
• Oversikt over pågående åpne utlysninger

Når du har identifisert et program av interesse, er neste skritt å sjekke mottakerlandenes sider for å se om programområdet støttes i dette landet (eller motsatt dersom landet ditt er utgangspunkt).

[Tilbake til toppen]

3. Hvilke programmer passer for meg?

Neste steg er å undersøke aktuelle programmer for å finne ut:

• Er fokus i programmet relevant for det jeg er interessert i?
• Er jeg og min organisasjon i stand til å bidra til de definerte målsettingene for programmet?
• Skal programmet ha åpne utlysninger for støtte til prosjekter?
• Har jeg nok tid til å forberede et prosjekt før søknadsfristen går ut?
• Er norske fagmyndigheter involvert i programmet?

Hvert program er utviklet og administrert av en nasjonal programoperatør. Programoperatører er stort sett offentlige institusjoner i mottakerlandene som har til oppgave å tildele midler til prosjekter i henhold til avtalte kriterier og overvåke gjennomføringen av disse.

Hvert program har en egen nettside om programmet på engelsk med informasjon om utlysninger. Lenker til nettsidene er tilgjengelige via landsidene på EØS-midlenes nettsider på engelsk.

I over halvparten av programmene er norske fagmyndigheter og offentlige organer involvert som programpartnere. Disse utvikler og gjennomfører programmet sammen med programoperatørene i mottakerlandene. De har også en viktig oppgave med å legge til rette for prosjektsamarbeid mellom partnere fra Norge og mottakerlandene. Hvis programmet du er interessert har en norsk samarbeidspartner, er det lurt å kontakte denne institusjonen direkte for å få hjelp og råd om hvordan du kan bli involvert.

Liste over norske programpartnere og kontaktinformasjon finner du her

[Tilbake til toppen]

4. Hvordan finner jeg en partner?

Når du har bestemt deg for sektor og land og har forstått målene i programmet, kan du begynne å lete etter en partner i mottakerlandet/ene.

Samarbeidspartneren kan være et offentlig eller privat foretak, kommersielle eller ikke-kommersielle, så vel som ikke-statlige organisasjon er som er registrert som en juridisk enhet i mottaker landet. Det finnes unntak for internasjonale organisasjoner og i enkelte programmer.

Disse kan du kontakte:

Programoperatører

• Publiserer informasjon om partnerskapsmuligheter på programmets hjemmesider. Nettsidene er tilgjengelige via landsidene på EØS-midlenes engelske hjemmesider
• Har lister over interessenter i mottakerlandene som ønsker å finne norske partnere
• Har i enkelte tilfeller en partnersøk-base på nettsidene hvor du kan registrere din interesse
• Organiserer partnersøk-konferanser
• Har oversikt over muligheten for økonomisk støtte til å utvikle prosjektsøknader sammen med partner i mottakerlandene

Norske programpartnere

• Gir veiledning om mulighetene for partnerskap under programmet
• Har lister over interessenter i mottakerlandene som ønsker å finne norske partnere
• Organiserer partnersøk-konferanser
• Har oversikt over muligheten for økonomisk støtte til å utvikle prosjektsøknader sammen med partner i mottakerlandene

Den norske Helsingforskomiteen (bare NGO -programmer )

• Gir veiledning om mulighetene for partnerskap under NGO-programmene
• Organiserer norsk deltakelse ved partnersøk-konferanser i mottakerlandene
• Har opprettet en egen søkbar database på www.ngonorway.org hvor du kan registrere din interesse for å delta i prosjekter

Norske ambassader i mottakerlandene

• Kjenner landene godt og kan gi nyttig bakgrunnsinformasjon
• Kan hjelpe deg å komme i kontakt med lokale partnere

 [Tilbake til toppen]

5. Kan jeg få økonomisk støtte til å finne en partner?

I den forberedende fasen er det mulig å få dekket utgifter til å finne partnere og utvikle prosjekter og søknader. Dette må godkjennes på forhånd. Norske aktører kan sende søknad direkte til programoperatøren.

Eksempler på aktiviteter som støtte kan få støtte

• Deltakelse på partnersøk-konferanser
• Utgifter til reise og opphold for å møte potensielle partnere
• Utgifter knyttet til å utvikle samarbeidsprosjekter (med begrensninger)

Vær oppmerksom på at det varierer fra program til program hvilke utgifter som du kan få dekket under forberedelser av et prosjekt.  Kontakt derfor de enkelte programoperatørene for å få informasjon om hvilke regler som gjelder de programmene du er interessert i.

Norske partnere kan også få dekket sine utgifter knyttet til deltakelse i prosjekter. For mer informasjon om dette se punkt 7.

[Tilbake til toppen]

6. Hvordan bør et samarbeidsprosjekt forberedes?

Ideer til prosjekter kan komme både fra norsk side og fra mottakerlandene. Har du en ide til et prosjekt som kan passe inn under et program, kan du finne en partner(e) på egenhånd eller få hjelp (se punkt 4).

Når du har etablert kontakt med en lokal partner, er neste steg å lage et prosjektforslag sammen.

Du kan få dekket utgiftene dine til prosjektforberedelser (se punkt 5 over). Programoperatørene er ansvarlige for å kunngjøre retningslinjer og frister for slik støtte gjennom åpne utlysninger.

Utlysningene har informasjon om tilgjengelig budsjett, prioriterte områder/målsettinger, kvalifiserte søkere, kriterier som vil bli brukt til å velge prosjekter.

Prosjektforslaget må være utformet i henhold til de kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Det er svært viktig at du sammen med partnerne du ønsker å samarbeide med, tidlig blir enige om hvem som skal ha hvilke roller, hvem som skal bidra med hva, samt budsjett og fordelingen av budsjettet mellom partnerne.
 
Disse elementene må settes opp i en egen samarbeidsavtale som regulerer samarbeidet mellom partnerne. Det er ingen standardmal for slike avtaler, men programoperatørene kan gi veiledning.

Flere detaljer om samarbeidsavtalen er beskrevet i regelverket for EØS-midlene (artikkel 6.8).

Tidsfristen for å gjennomføre prosjekter er april 2016.

[Tilbake til toppen]

7. Hvilke utgifter kan jeg få dekket til gjennomføringen av prosjektet?

Norske partnere kan få dekket sine utgifter knyttet til deltakelse i prosjekter. Vær nøye med å spesifisere i samarbeidsavtalen (se punkt 6) eksplisitt hva dere forplikter hverandre til og hvilke utgifter hver partner skal få dekket over prosjektets budsjett.

Avtalen bør også inneholde informasjon om hvordan den lokale prosjektoperatøren skal refundere dine utgifter. Vær oppmerksom på at utgifter til forberedelser av prosjektet kan dekkes gjennom egne ordninger (se punkt 5).

Eksempler på utgifter som dekkes for norske partnere

• faktiske lønn og sosiale avgifter og andre lovpålagte kostnader
• reise- og kostgodtgjørelse for deltakere i prosjektet oppad begrenset til statens satser
• administrasjonskostnader

Sørg for å identifisere alle tenkelige utgifter. Kostnadene du vil ha refundert, må være i samsvar med det dere er blitt enige om i budsjettet og samarbeidsavtalen og direkte knyttet til gjennomføringen av prosjektet.

Kontakt programoperatør for å sjekke hvilke regler som gjelder for dekning av administrasjonskostnader.

Alle utgifter må dokumenteres.

[Tilbake til toppen]

8. Hva gjør jeg om jeg får en invitasjon til å bli en partner

Det er ikke usannsynlig at du blir introdusert for samarbeid gjennom EØS-midlene etter å ha blitt direkte kontaktet fra noen i mottakerlandene som søker etter en norsk partner. Da har de enten en egen ide til et prosjekt de ønsker å ha deg med på, eller ønsker å utforske mulighetene for å skape et samarbeidsprosjekt.

Får du en generell henvendelse, er første steg å finne ut under hvilke program i partnerens land du ser muligheter for et samarbeid. Det er også viktig å finne ut om det er nok tid til å utvikle et felles prosjekt før tidsfristen for utlysningene går ut.
 
Hvis den lokale partneren kommer med et ferdig prosjektforslag, bør du sette deg grundig inn i forslaget og se om dette er interessant for deg før du investerer tid og ressurser i dette. Vær oppmerksom på at enkelte programmer gir ekstrapoeng til samarbeidsprosjekter i prosessen med å velge hvilke prosjekter som skal få støtte. Dette kan utløse henvendelser om partnerskap som ikke alltid er godt begrunnet.

Det er viktig å huske på at du vil bli holdt ansvarlig for ditt bidrag til prosjektet, og at et samarbeidsprosjekt bare lykkes med å nå sine mål gjennom bidrag fra begge parter. Derfor bør du tidlig klargjøre hva du kan bidra med til prosjektet, hva du kan tilby, og hva du kan forvente å få tilbake. I mange tilfeller vil dette kreve forhandlinger med den lokale partneren. Nøkkelen er å ha tilegnet seg nok informasjon om dine muligheter og rettigheter før du begynner å forhandle. Selv om denne prosessen kan være utfordrende, vil det spare deg for problemer på et senere tidspunkt og forhindre at du deltar i et samarbeid basert på gale premisser.

I denne prosessen, kan du være lurt å få råd og veiledning fra relevante norske programpartnere, selv om institusjonen ikke er involvert i programmer i ditt land. Et annet nyttig kontaktpunkt vil være den norske ambassaden.

[Tilbake til toppen]

9. Hvilke juridiske begrensninger må jeg være obs på? (innkjøp / statsstøtte )

EØS-reglene for offentlige innkjøp og statsstøtte gjelder for gjennomføringen av prosjekter.

Det er vanskelig å anslå på forhånd hvilke prosjekter som vil være omfattet av reglene for offentlige anskaffelser. Programoperatørene og prosjektoperatørene er ansvarlig for å vurdere dette.

Nasjonale regler følger EØS-reglene, men det kan være lokal variasjoner for eksempel med hensyn til terskler for når innkjøp må ut på anbud.

Partnerskap basert utelukkende på leveranser av tjenester/varer mot kompensasjon vil trolig være svært problematisk. Hvis du involverer deg som partner i forberedelsene av et prosjekt, og finner ut at du ikke kan være partner fordi ditt bidrag av varer/tjenester må ut på anbud, kan du bli utestengt fra anbudsprosessen.

[Tilbake til toppen]

10. Hvordan og når skal jeg sende inn søknad om prosjektstøtte?

Det er prosjektoperatøren – altså din lokale partner i mottakerlandet – som er ansvarlig for å sende inn deres felles prosjektforslag. Søknader kan kun sendes inn knyttet til åpne utlysninger under de ulike programmene.

Det er programoperatøren som organiserer utlysningene og velger hvilke prosjekter som kan få støtte. Hovedvekten av utlysninger vil være i 2013 og 2014.

Tidsfristene kan være korte. Derfor er det viktig å få oversikt over hvilke frister som gjelder og når utlysningene kommer.

Utlysningene publiseres på EØS-midlenes engelske nettsider. Noen utlysninger omtales også her på Europaportalen.

[Tilbake til toppen]

11. Krever det for mye tid og ressurser å delta i prosjekt? Du kan fortsatt være med!

Skulle du finne ut at du ikke har kapasitet til å engasjere seg som prosjektpartner, finnes det likevel andre samarbeidsmuligheter på tvers av landegrensene.
 
Alle programmer har et bilateralt fond som finansierer bygging av nettverk, utveksling, deling og overføring av kunnskap/teknologi mellom Norge og mottakerlandene.

Dette kan være begrenset til en av aktivitet, for eksempel studieturer, seminarer eller et avgrenset bidrag til et pågående prosjekt. Fondene administreres av programoperatørene som kan gi mer informasjon om hvordan støtten er tilgjengelig.

[Tilbake til toppen]