Ordningsregelverk: Prosjektbistand til ODA-godkjente OSSE-land i Eurasia

1 Mål for tilskuddsordningen

Ordningens mål er demokrati og samfunnsutvikling i Ukraina, Moldova, Georgia, Hviterussland, Armenia, Aserbajdsjan, Kasakhstan, Kirgisistan, Tadsjikistan, Usbekistan og Turkmenistan (Eurasia). 

Utenriksdepartementets Prop 1 S gir nærmere definisjon av ordningens delmål for det enkelte budsjettår. Disse utdypes ytterligere i internt årlig fordelingsnotat og i ekstern årlig kunngjøringstekst. 

2 Målgruppe for tilskuddsordningen

Direkte målgruppe: Dette vil som oftest være institusjoner i offentlig sektor eller det sivile samfunn og internasjonale organisasjoner som kan bidra til at de overordnede målene for ordningen nås. 

Indirekte målgruppe: Den indirekte målgruppen er den generelle befolkningen i de ovennevnte land. Spesifikke målgrupper skal så langt mulig beskrives i de enkelte tiltak under denne ordningen. 

3 Kriterier for måloppnåelse

Det er svært mange forhold som påvirker utviklingen i disse landene. Det er derfor utfordrende å dokumentere at tiltak under denne ordningen skaper endringer på samfunnsnivå (impact). Målet blir derfor å sannsynliggjøre at den norske innsatsen har bidratt til samfunnsutviklingen ved å se på generell fremgang innenfor området og sannsynliggjøre hvordan norsk bistand kan ha bidratt til dette. 

Tiltakenes relevans i forhold til ordningens mål må dokumenteres. Det skal utarbeides tydelige mål og indikatorer for måloppnåelse på tiltaksnivå. Summen av tiltakenes oppnådde brukereffekter kan gi en indikasjon på resultatoppnåelse på samfunnsnivå. 

Ansvarlig enhet for ordningen har ansvar for å vurdere ordningens måloppnåelse så langt det er mulig. 

4 Tildelingskriterier

Tiltak som støttes skal være i samsvar med ordningens mål jf. kap. 1. 

Hensynet til anti-korrupsjon, kjønnsperspektivet, miljø og sårbarhet for klimaendringer skal ivaretas i alle tiltak. Dette innebærer at tilskuddsmottaker skal identifisere eventuelle negative virkninger som tiltaket kan ha og motvirke disse gjennom hele tiltakssyklusen. Videre skal positive anti-korrupsjons-, likestillings-, miljø- og klimakomponenter søkes integrert i tiltaket eller tas med som en tilleggskomponent. 

For søknad om tilskudd av mindre omfang og kompleksitet tilpasses analysen av disse hensynene ut fra deres relevans i forhold til det tiltak det søkes støtte til. Støtte til store og flerårige prosjekter vil prioriteres. 

Tiltak under ordningen skal være i tråd med OECD/DAC-direktivenes kriterier for ODA-støtte. 

Tiltak som støttes under denne ordningen skal, i de tilfeller det er aktuelt, være i tråd med prinsippene og forpliktelsene nedfelt i Pariserklæringen (Paris Declaration on Aid Effectiveness). 

Tiltak som støttes under denne ordningen må være i overensstemmelse med reglene om statsstøtte, jf. lov om offentlig støtte, og annet til enhver tid gjeldende regelverk. 

Potensielle tilskuddsmottakere vil som oftest være norske institusjoner i offentlig sektor eller sivilt samfunn, og internasjonale organisasjoner. Støtte til foretak som driver økonomisk aktivitet vil ikke prioriteres. 

Institusjoner i offentlig sektor eller sivilt samfunn i mottagerlandene kan støttes etter en vurdering av mulighetene norske myndigheter har for direkte oppfølging av prosjektet, erfaringer med den aktuelle organisasjon og en vurdering av risiko for korrupsjon i mottakerlandet. 

Institusjoner i offentlig sektor eller sivilt samfunn i tredjeland kan støttes unntaksvis. 

I vurderingen av søknadene legges det vekt på at:

• Søker kan dokumentere å ha etablert god kontakt med lokale samarbeidspartnere, og så langt som mulig forvisse seg om at de lokale samarbeidspartnerne er pålitelige.
• Søker har vurdert hvordan tiltaket passer inn med andre aktørers aktiviteter på samme felt, med sikte på å unngå overlapping med andre prosjekter.
• Søker kan dokumentere relevante kvalifikasjoner og kompetanse, herunder resultater av tidligere innsats.
• Søker kan godtgjøre den merverdi som tilføres tiltaket utover overføring av finansielle midler
• Tiltaket har en viss langsiktighet og kontinuitet, og at søker kan godtgjøre at innsatsen innen rimelig tid kan bli levedyktig og videreføres uten norsk offentlig støtte.
• Søker viser god innsikt i problemstillingene i regionen
• Søker har satt seg klare og gjennomførbare mål for tiltaket.
• Tiltaket fremmer omstilling og reformprosesser ved hjelp av kunnskapsoverføring og kompetanseutvikling.
• Tiltaket bidrar til nærmere samarbeid med og integrasjon i euroatlantiske strukturer, eller til regionalt samarbeid.
• Tiltaket er i tråd med mottakerlandets prioriteringer. Myndighetsforankring tillegges vekt i slike tilfeller.
• Søker bidrar med egenfinansiering/-innsats, eller tiltaket utløser midler eller innsats fra andre kilder lokalt, nasjonalt eller internasjonalt.
• Tiltaket kan skape synergier med andre relevante tiltak eller prosesser.
• Kvinner er viktige aktører og/eller kvinner er en viktig målgruppe i prosjektet. 

Det vil normalt ikke gis støtte til;

• finansiering av eksport eller import av varer og tjenester
• markedsføring av varer eller tjenester
• næringsvirksomhet på kommersielt grunnlag
• driftsutgifter utover igangsettingstiltak
• etablering og drift av virksomhet i Norge
• utvikling eller testing av ny teknologi
• transportstøtte til hjelpesendinger
• aktiviteter som gjennomføres av politiske partier, med unntak av norske ungdomspartier som kan søke om støtte gjennom LNU.
• revolverende fond 

Tiltak med overhead som overstiger fem prosent av totalbudsjettet vil kun unntaksvis kunne støttes. 

5 Informasjon til potensielle tilskuddsmottakere

Ordningen kunngjøres årlig på www.regjeringen.no/ud. Her legges hvert år ut retningslinjer, prioriteringer for kommende år, søknadsskjemaer, rapporteringsskjemaer samt oversikter over tilskudd gitt i foregående år. 

De norske ambassadene i regionen skal opplyse om ordningen i sin kontakt med aktuelle tilskuddsmottagere. 

6 Oppfølging og kontroll

Oppfølging og kontroll skal skje i henhold til UDs håndbøker i tilskuddsforvaltning, med de presiseringer som gis i ordningsregelverket. Bruk av maler og skjemaer følger Håndboka der annet ikke er nevnt. 

Forvaltningsregime
Forvaltningsregime I skal primært brukes. For øvrig benyttes regime II og III i henhold til Håndbok i tilskuddsforvaltning – Om å forvalte tilskudd selv. 

Det er mulig å inngå avtaler om delegering av forvaltning under ordningen. I slike tilfeller benyttes forvaltningsregime V eller VI i henhold til Håndbok i tilskuddsforvaltning – Om å forvalte delegerte ordninger. Krav til oppfølging og kontroll av tilskuddsforvalter vil da være nedfelt i oppdragsbrev/avtalen med forvalter. Deler av ordningen forvaltes av ambassadene gjennom deres småpottfond. Jf. kap 6.2 og 6.3. 

6.1 Utenriksdepartementet

Søknad
Krav til form på søknad, søknadsfrister og hvem søknad skal sendes til skal oppgis i årlig kunngjøringstekst. Søknader mottatt etter søknadsfristen vil bli vurdert i den grad det er dekning på budsjettet. Søknader fra internasjonale organisasjoner vil likevel bli vurdert når disse mottas. 

Ved søknad om støtte skal normalt departementets søknadsskjema S01 (norsk)/S51(engelsk) benyttes. For søknader om støtte til opplæring, kurs og seminarer kan imidlertid forenklet søknadsskjema S02(norsk)/S52(engelsk) benyttes. Det kan gjøres unntak for internasjonale organisasjoner. 

For tiltak med varighet over ett år må det i tillegg til totalbeløpet spesifiseres i søknaden hvor mye som søkes for hvert budsjettår. Gjennomføringsplan og budsjett for første år må spesifiseres, mens gjennomføringsplan og budsjett for påfølgende år kan være summarisk. 

Vurdering og beslutning
De norske ambassadene i regionen inviteres til å uttale seg om prosjektene. 

Mal for beslutningsdokumentasjon S03 (forvaltningsregime I) og S05 (forvaltningsregime III og så langt mulig forvaltningsregime II) skal benyttes. Unntak fra bruk av disse malene er sekonderinger og utsending av personell, hvor beslutningsdokumentasjon type e (påtegning), evt særskilt beslutningsnotat, benyttes. 

De tverrgående hensyn som er nevnt innledningsvis under kap. 4 ovenfor skal alltid vurderes. Dersom vurdering tilsier at disse hensyn fravikes, skal dette begrunnes som en del av beslutningen om tilskuddet, men vurdering og begrunnelsen for eventuelle fravik kan gjøres enkelt. 

Nedenfor gis ytterligere spesifiseringer for forvaltningsregime I ”Prosjekt- og programstøtte”, der det er relevant. 

Avtale/tilskuddsbrev/avslag
Hvis søknaden innvilges, utferdiges et tilskuddsbrev/avtale i to eksemplarer. Et eksemplar undertegnet av en person med myndighet til å forplikte tilskuddsmottaker returneres til Utenriksdepartementet. 

Avtalemaler benyttes i henhold til Håndbok i tilskuddsforvaltning. Det kan gis støtte til tiltak med varighet på opptil tre år, med forbehold om Stortingets bevilgning. Tilskuddet gis normalt i NOK. Til internasjonale organisasjoner kan det unntaksvis gis tilskudd i USD/euro. 

Avslag sendes pr e-post. M40 Mal for benyttes som utgangspunkt for avslag. 

Dersom vedtak under denne ordningen skal regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, kan vedtaket påklages i henhold til Forvaltningslovens kap VI. 

Utbetaling
Norske, ikke-statlige tilskuddsmottakere skal opprette en egen, felles konto for alle tilskudd mottatt fra Utenriksdepartementet, og tilbakebetale påløpte renter til UD årlig, med frist 31. januar. 

Ettårige avtaler
Det gjøres en skjønnsmessig vurdering av behov for antall utbetalinger per år basert på prosjektets størrelse, risiko og type mottager. Første utbetaling utbetales ved mottak av aksept fra tilskuddsmottaker. 

Flerårige avtaler
År 1: Første utbetaling år 1 etter at aksept fra tilskuddsmottaker er mottatt. Andre utbetaling år 1 på bakgrunn av oppdatert gjennomføringsplan som dokumenterer framdrift, samt økonomirapport som viser forbruk i forhold til godkjent budsjett.

År 2: Første utbetaling år 2 på bakgrunn av 1) godkjent fremdriftsrapport med oppdatert gjennomføringsplan og økonomirapport og 2) godkjent detaljert gjennomføringsplan, og budsjett for neste periode.. Andre utbetaling år 2 foretas etter behov, på bakgrunn av oppdatert gjennomføringsplan som dokumenterer framdrift, samt økonomirapport som viser forbruk i forhold til godkjent budsjett.

År 3: Som for år 2. I tiltakets siste år, skal en andel av midlene normalt holdes tilbake til sluttrapportering er mottatt og godkjent. 

Det kan gjøres unntak for internasjonale organisasjoner, i tråd med romertallsvedtak i Prop. 1 S om Utbetaling av tilskudd. 

Krav til rapportering og revisjon
Ettårige avtaler:

• Fremdriftsrapport i forkant av 2. utbetaling dersom det skal foretas mer enn en utbetaling.
• Sluttrapport med prosjektregnskap skal leveres så snart som mulig og senest tre måneder etter tiltakets avslutning.
• Flerårige avtaler:
• Fremdriftsrapport med revidert budsjett og detaljert gjennomføringsplan for neste periode innen avtalte frister fra avtalens år 2-n. Disse behandles og godkjennes normalt i årlig møte. De danner grunnlag for evt fastsettelse av tilskudd for kommende år samt for ytterligere utbetalinger.
• Utbetalingsanmodning med oppdatert gjennomføringsplan og økonomirapport i forkant av andre utbetaling hvert år.
• Sluttrapport med prosjektregnskap og revisjon skal leveres så snart som mulig og senest tre måneder etter tiltakets avslutning. 

Tilskuddsmottaker skal benytte UDs rapporteringsskjema ved rapportering fra tiltaket. Det kan gjøres unntak for internasjonale organisasjoner. 

Vedrørende revisjon av prosjektregnskap som leveres med sluttrapport:

• For norske mottakere der tilskuddsmidler inngår i et regnskap som er underlagt offentlig revisjon, er det tilstrekkelig med et prosjektregnskap som er attestert av økonomiansvarlig i virksomheten.
• Krav til økonomisk rapportering og revisjon av tilskudd til FN og Verdensbanken følger organisasjonenes interne regler for økonomisk rapportering og revisjon.
• For tilskudd under kr 100.000 skal risikoen vurderes nøye før det kreves revisjon. Hovedregel da er krav om prosjektregnskap attestert av økonomiansvarlig i virksomheten.
• For øvrige mottakere skal det normalt stilles krav om revisjon med høy grad av sikkerhet i henhold til ISA 805. 

Annen oppfølging
For alle flerårige avtaler skal det normalt avholdes et årlig møte. Møtet kan avholdes på telefon eller i forbindelse med prosjektbesøk.

I tillegg vil enheten ved behov initiere gjennomganger av enkelttiltak eller grupper av tiltak. Gjennomgangene kan gjennomføres internt og av uavhengige miljøer.

Økonomiske misligheter
UD praktiserer nulltoleranse for økonomiske misligheter. Begrunnet mistanke om økonomiske misligheter skal uten ugrunnet opphold rapporteres og følges opp i tråd med de til enhver tid gjeldende ”Retningslinjene for håndtering av mistanke om økonomiske misligheter” for utenrikstjenesten. Planlagte utbetalinger skal fryses inntil saken er ferdig undersøkt. Midler som er dokumentert misligholdt, skal tilbakebetales til Statskassen via UD. Spørsmålet om straffeforfølging skal vurderes. 

Avslutning
Eventuelle ubrukte midler som overstiger NOK 1.000,- skal innbetales til UD snarest mulig etter at tiltaket er gjennomført. 

Avtaler skal normalt avsluttes med avslutningsbrev i form av e-post. I avslutningsbrevet informeres tilskuddsmottaker om at sluttrapporten er godkjent og at avtalen anses avsluttet, og håndtering av eventuelle ubrukte midler omtales. 

6.2 Småpottfond

Det kan tildeles småpottfond under ordningen til utestasjoner som bidrar særskilt til demokrati og samfunnsutviklingen i Eurasia. Småpottfond forvaltes i tråd med ordningsregelverket og departementets håndbøker i tilskuddsforvaltning. Administrative og politiske føringer beskrives i årlig tildelingsbrev. 

6.3 Delegerte avtaler

Det er mulig å delegere forvaltningen av deler av ordningen til andre tilskuddsforvaltere. Dette skal gjøres i tråd med departementets Håndbok i tilskuddsforvaltning – Om å forvalte delegerte ordninger. 

7 Evaluering av tilskuddsordningen

Norads Evalueringsavdeling har ansvaret for å planlegge og gjennomføre uavhengige evalueringer av aktiviteter finansiert over det norske utviklingsbudsjettet. Evalueringer kan gjennomføres av deler av eller hele ordningen, eller av tverrgående tema/mål/land som dekker flere tilskuddsordninger. Departementet vil også delta i fellesevalueringer og gjennomganger med andre giverorganisasjoner, FN-systemet og samarbeidsland.

1) ODA = Officiel development assistance