Tom er EU-forskernes klagemur

Tom Berland, SINTEF’er på utlån til Europakommisjonen, vet alt om hvem som ble forbanna over hva da pengene i EUs nye gigantiske forskningspott ble fordelt. Foto: Frode Dal Fjeldavli / EU-delegasjonen.

Materialspesialisten fra Jæren har det praktiske ansvaret for å sjekke at alt går rett for seg når EU-byråkratiet behandler klagene fra misfornøyde søkere. For øyeblikket betyr dette at det er Tom som mottar alle klagebrevene!

Kamp om 4300 millioner Euro
Fra Europas universitets- og industribyer strømmet over 20 000 prosjektsøknader inn til Brussel da det 7. rammeprogrammet for forskning ble utlyst i desember i fjor.

Søknadene er ført i pennen av ivrige forskere og næringslivsfolk som alle ønsker det samme:

Tilgang til de 4300 millionene Euro i pengesekken fra den første utlysningsrunden - for å få realisert spennende prosjektideer. Totalt rår det 7. rammeprogrammet over utrolige 53 milliarder Euro.

Postkasse for de misnøyde
Før behandlingsprosessen er over, vil omtrent 80-90% av søkerne ha fått ”avslag på grått papir”.

Erfaringsmessig vil rundt 5-10% av de refuserte prosjektgruppene klage på avgjørelsen. Og samtlige klageformular har ett til felles:

De adresseres til et nyopprettet kontor i Brussel som administreres av Tom Berland. (Det eneste unntaket er klager vedrørende avslag på søknader til det nye grunnforskningsprogrammet i regi av det europeiske forskningsrådet.)

Byråkrat med stor B
Halvannet år har gått siden daværende EU-rådgiver Tom Berland flyttet ut av SINTEF-huset i Trondheim, og dro til Brussel.

I EU-hovedstaden fikk han kontor i nabolaget til byråkrat-bikuben Berlaymont i Brussel.

Og det i den aller mest byråkratiske delen av EUs forskningsdepartement: Administrasjonsavdelingen.

Ministerrådet åpnet nytt beite
Toms første oppgave i Brussel var å opprette et personlig informasjons-kontaktnettverk for det 7. rammeprogrammet mellom EU-kommisjonen og EU/EØS-landenes forskningsdepartementer, de såkalte nasjonale kontaktpunkter. I Norge er disse kontaktpunktene ansatt i Forskningsrådet.

En annen del av jobben hans besto i å rekruttere og registrere de ca. 50 000 europeiske fagekspertene som kan bli spurt om å delta i evalueringene av alle prosjektsøknadene i rammeprogrammet.

Fortsatt jobber han i regi av Administrasjonsavdelingen. Men nå altså som ”klagemur”. Jobbskiftet er en direkte følge av et forslag fra EUs Ministerråd!

Bekymret Ombudsmann
Toms nyopprettede jobb er frukten av en bekymringsmelding fra EUs Ombudsmann. (Ja, det er faktisk den norske betegnelsen som brukes på dette embetet, også i Brussel.)

Refuserte søkere til det forrige rammeprogrammet, hadde nemlig oppdaget at saksgangen ved klagebehandlingen kunne variere betydelig fra avdeling til avdeling i EU-byråkratiet.

Denne ulike praksisen slo Ombudsmannen ned på.

Ny oppgave i fanget
Bekymringsmeldingen fikk Europaparlamentet til å vedta Ministerrådets forslag om at det skulle etableres en felles klageordning for hele det 7. rammeprogrammet.

En ”interdepartemental” EU-gruppe avgjorde deretter hvordan ordningen skulle administreres, og av hvem.

Da var de høye herrer og damer kjappe med å peke på Toms avdeling.

Stressnivået ned
Behandlingen av klagene skal fortsatt skje ute i Kommisjonens fagavdelinger. Men Tom og co satt plutselig med ansvaret for å sjekke at klagebehandlingen følger de nylig vedtatte, felles prosedyrene – og at saksbehandlerne holder de annonserte tidsfristene.
– Det ble litt krise. For plutselig begynte klagene på de avslåtte prosjektsøknadene å strømme inn til min avdeling i hopetall, forteller Tom med et smil.

Men teknologen i ham har fått stressnivået på kontoret til å legge seg.

Automatisert byråkrati
– Avdelingen vår ble mottaksadresse for klagene og fikk et utkast til arbeidsform som innebar mange manuelle operasjoner. Jeg så fort at det gikk an å effektivisere og automatisere denne prosessen, og nå har jeg fått ansvaret for å sette disse ideene ut i livet, forklarer Tom.

I dag leder han det nyopprettede ”klagekontoret”, og disponerer en sekretærstilling og en kvart seniorrådgiver i dette arbeidet.

Her jobber han på spreng med å utvikle en database, med input via ei webside som kan brukes av alle som har fått søknadene sine avslått.

Database med intelligens
Når refuserte grupper sender inn klager, skal en innebygd automatikk i databasen spytte ut de dokumentene som saksbehandlerne trenger til behandlingen av klagen.

Fra databasen skal også Tom og avdelingen hans få ut det de trenger å vite – for å se om saksgangen følger prosedyrene og om tidsfristene holdes.

– Å lage sånne systemer, er noe jeg liker, forklarer Tom med et smil. Like fornøyd er han ikke med en tilhørende oppgave som fulgte med på kjøpet.

Godt synlig
Nyjobben innebærer nemlig at Tom også leder arbeidet med å peke ut kolleger til alle juryene som skal vurdere hver enkelt klage, en utpeking de berørte kollegene ikke setter særlig pris på.

Men for Europas forskere er det som mottaker av klagene han nå er blitt synlig. På kantina spøker Tom og kollegene med at han kan bli EUs mest upopulære mann blant klagerne som ikke får medhold. Det mulige ubehaget bekymrer imidlertid ikke Tom!

– Gjør jeg en god jobb, blir jeg rett og slett ei postkasse. Verken mer eller mindre!

Opp av dypet
Tom Berland har gått fra å være en dyp fagperson (han har ni års vitenskapelig arbeid med laserspektroskopi bak seg), til å bli en bred fagperson.

Han legger ikke skjul på at han alltid har vært et organisasjonsmenneske.

I gamle dager har Tom sittet i fylkesstyret i AUF i hjemfylket Rogaland, vært aktiv i Natur og Ungdom, styremedlem i Fjellsportgruppa i Den Norske Turistforening og leder for studentutvekslingsorganet IAESTE ved UiO.

I de to siste årene har han vært SINTEFs representant i styret (som økonomiansvarlig) for den europeiske forskningslederforeningen, EARMA.

– Er du egentlig den fødte byråkrat?

En tålmodig sjel
– Jeg har sans for hvordan offentlige systemer fungerer. Jeg er tålmodig nok til å godta at det finnes oppgaver som først kan løses etter at prosedyrer er fulgt, og ikke bare ved at en sjef sier ja eller nei. De som har problemer med det, bør definitivt ikke overta min jobb i Brussel etterpå!