Slutt på papirfaktura

Elektronisk faktura vil spare staten 1,9 milliarder kroner over 15 år. Potensialet er enda større, skriver  fornyingsminister Rigmor Aasrud. Innlegg i lokalaviser juli 2012.

 

Kommunikasjon med det offentlige bør skje digitalt. Det er både raskere, enklere og bedre. Selvangivelsen, studielånet, og pensjon er gode eksempler på områder hvor digitalisering har vært vellykket. Nå lykkes vi også med handelsdokumenter. Fra 1. juli er det slutt på papirfaktura. Nå skal alle statlige virksomheter kreve elektronisk faktura av sine leverandører.

Hvert år mottar statlige virksomheter mer enn tre millioner fakturaer fra sine leverandører. Krav om elektronisk faktura fra leverandører til staten betyr at fakturaen ikke lenger kommer på papir med posten, men sendes elektronisk fra leverandør til bestiller og legger seg inn i økonomisystemet uten kostbart og tidkrevende manuelt arbeid.  

Det er flere gevinster ved at økonomisystemene kommuniserer direkte. Elektronisk faktura gir raskere oppdaterte regnskapstall, bedre kontroll og mindre risiko for tap og forfalskning av faktura i postgang. Det er mer effektivt og mer miljøvennlig fordi det reduserer papirbruken vår. Og det reduserer kostnadene statlige virksomheter har knyttet til postmottak og fakturabehandling. 

Nøkkelen til suksess er standardisering. Staten har gått foran og drevet gjennom standarder for elektroniske dokumenter, EHF-faktura. Næringslivet har vært med å bygge en infrastruktur som gjør det like enkelt og oversiktlig å sende handelsdokumenter som å ringe. En standard for elektronisk faktura innebærer at IT-systemene til leverandør og kunde snakker samme språk. Vi trenger ikke lenger gjøre direkte avtaler med hverandre om hva som skal føres hvor, eller hvordan ting skal sendes, eller hvem som skal motta det. Dette er problemer som ofte har oppstått i forbindelse med digitale løsninger som ikke er standardisert.

Elektronisk faktura vil spare staten 1,9 milliarder kroner over 15 år. Potensialet er enda større. Dersom kommunene stiller samme krav til sine leverandører sparer det offentlige ytterligere 1,4 milliarder. Mange kommuner er allerede i gang, men regjeringen ønsker alle med.  Vi vurderer derfor å innføre krav om standardformat også for kommunene. Forslaget er nå på høring.

Som fornyingsminister er jeg opptatt av at det offentlige løser oppgavene sine på den beste og mest effektive måten. Det betyr at vi digitaliserer de oppgavene som kan digitaliseres og automatiserer de oppgavene som kan automatiseres. Krav om elektronisk faktura er en ny milepæl i regjeringens arbeid med å digitalisere offentlig sektor.