Arbeidsgjevar sin rett til innsyn i tilsette sin e-post

Av fornyings- og administrasjonsminister Heidi Grande Røys, Arbeidsmiljø, februar 2007.

Spørsmål kring arbeidsgjevar sin rett til innsyn i tilsette sin e-post vart vigd omfattande merksemd i året som gjekk. Mange har etterlyst klarare reglar med omsyn til når og korleis slike innsyn kan gjerast. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har sendt forslag til nye føresegner på høyring med høyringsfrist 17. januar 2007.

Advokat Runar Homble er i Arbeidsmiljø nr. 8/2006 kritisk til forslaget. Eg er glad for at forslaget skaper debatt og engasjement.

Behovet for nye føresegner
Eg er einig med Homble i at e-post er blitt eit nyttig verkty i mange verksemder. Gjennom styringsretten og eigarskapet til det elektroniske utstyret kan arbeidsgjevar setje krav til dei tilsette sin bruk av dette. Vidare er eg einig i at det primære i eit arbeidsforhold er at ein tilsett stiller arbeidskrafta si til disposisjon for arbeidsgjevar. Grensa mellom arbeidsliv og privatliv er likevel ikkje like klår som tidlegare, og etter mitt syn kan ein difor ikkje være så kategorisk som det Homble er. Heimekontor, fleksibel arbeidstid og bruk av mobiltelefonar gjer til eksempel arbeidstakarar tilgjengeleg for arbeidsgjevar også utanfor ordinær arbeidstid. Om dette er ei heldig utvikling eller ikkje, er det delte meiningar om. Det er likevel ikkje tvilsamt at arbeidstakar har krav på ein privat sfære på jobben, jf. m.a. avgjerder frå Den europeiske menneskerettsdomstolen. Kor grensa skal trekkjast er ikkje avklard i alle tilfelle, men eg trur til dømes det vil vere utenkjeleg for dei fleste om arbeidsgjevar ønskjer å avlytte telefonsamtalar eller andre samtalar dei tilsette har med kollegaer eller andre. Problemstillinga rundt innsyn i e-post må tilnærmast på same måte og med same varsemd. E-post er ikkje berre eit system for sakshandsaming, det er samstundes ein kommunikasjonskanal mellom individ. Etter mitt syn er det viktig at lovgjevar sett rammer for bruk av teknologien for å hindre uønskte krenkingar av den private sfæren. I forslaget til nye føresegner er arbeidsgjevar og arbeidstakar si interesse søkt vege opp mot kvarandre.

Forslaget til nye føresegner

Eg vil særleg framheve tre omsyn som er søkt varetatt:

Føreseieleg for arbeidsgjevar og tilsette
Arbeidsgjevar og arbeidstakar er ofte ueinige om dagens skjønnsmessige vilkår for innsyn er oppfylde. Departementet har søkt å gjøre dei nye føresegnene tydelegare. Utgangspunktet er at arbeidsgjevar ikkje har rett til innsyn, men det opnast for innsyn etter bestemte føresetnader og prosedyrar. Eit alternativ er å ta motsatt utgangspunkt: At arbeidsgjevar har rett til innsyn, med unnatak av det som er privat. Departementet ber i høyringsnotatet eksplisitt om merknader til dette.

Homble viser til at forslaget inneber at arbeidsgjevar i utgangspunktet ikkje skal ha tilgang til verksemdsrelatert informasjon som er send til og frå ei personleg e-postadresse. Dette er sjølvsagt ikkje riktig. Arbeidstakar må halde seg til arbeidsgjevar sine instruksar om t.d. sentral lagring slik at det ikkje vert liggjande materiale i den personlege e-postkassa som er viktig for verksemda.

Føresegnene oppmodar verksemder til å utarbeide eigne reglar for bruk av elektronisk utstyr, fordi verksemdene sjølv er nærast til å kjenne eigne behov. Dersom ei verksemd meiner det er naudsynt av omsyn til tryggleiken, kan privat bruk verte forbode. Eg vil likevel minne om at det kan vere av interesse òg for arbeidsgjevar at arbeidstakarane har eit godt nettverk å trekkje på i jobbsamanheng. E-post og meir uformell kommunikasjon kan styrkje slike nettverk.

Innsyn der arbeidsgjevar har god grunn
Arbeidsgjevar stiller utstyret til disposisjon for arbeidstakarane slik at dei kan gjennomføre arbeidet sitt. Innsyn kan vere aktuelt der tilsette er fråverande. Arbeidsgjevar kan regulere kor lenge tilsette må vere fråverande før det kan gjerast innsyn fordi det i enkelte verksemder vil vere behov for rask oppfølging. Sjølv ei times fråvær kan her vere kritisk for verksemda. Det er likevel eit krav at fråværet må vere reelt.

Det vert vidare foreslått rett til innsyn der det er mistanke om straffbare forhold eller illojalitet. I høyringsbrevet ber departementet særskild om tilbakemelding på om det også er trong for innsyn i andre situasjonar.

Notoritet
Der det gjerast innsyn må arbeidsgjevar kunne dokumentere trongen og at ein gjekk fram på ein ryddig måte. Det vert foreslått at verneombodet eller ein annan representant for den tilsett skal vere til stades. I tillegg skal tilsette kunne krevje ein viss dokumentasjon i etterkant. Homble meiner det dermed vert så omfattande å framskaffe saksdokument at arbeidsgjevar ikkje lenger er tent med å ha eit elektronisk system for sakshandsaming. Homble peikar likevel også på at ”En arbeidstaker som er klar over at arbeidsgiver har et legitimt behov for å kunne hente saksdokumenter ut fra hennes e-postkonto, vil neppe føle denne uthentingen spesielt belastende.” I slike høve vert dokumentasjonsplikta neppe særleg omfattande. Eg minner dessutan om dagens informasjonsplikt ved innsyn. I ein konfliktsituasjon kan retten til dokumentasjon vere av stor verdi for dei tilsette. I slike høve vil også arbeidsgjevar ha interesse av å dokumentere kva som vart gjort.

" Til lags åt alle kan ingen gjera. Det er no gamalt og vil so vera."
E-post vert oppfatta og brukt svært forskjellig i ulike verksemder. Der arbeidsgjevar aldri har uttalt seg negativt i forhold til bruk til private formål, har tilsette ofte nytta arbeidsgjevar sitt utstyr til privat kommunikasjon og til kommunikasjon i grenseland mellom privat og verksemdsrelatert. Enkelte stader vert det difor oppfatta som eit tillitsbrot at arbeidsgjevar ønskjer å gå inn i den personlege e-postkassa på jobben. Andre arbeidsgjevarar har klart uttalt at privat bruk ikkje er tillaten. Då vil lojale tilsette halde seg til dette. I slike tilfelle vert ofte innsyn oppfatta som uproblematisk. Men sjølv om alt i utgangspunktet er verksemdsrelatert, vil det alltid vere detaljar og ordvekslingar som kan misforståast når dei vert brukte utanfor samanhengen sin, og som tilsette difor vil kjenne ubehag ved om arbeidsgjevar utan vidare kan gå inn i alt materiale.

Det har kome mange konstruktive innspel til forslaget. Eg er glad for alle innspel, og vil ta dei med meg i oppfølginga av forskrifta.