BarentsWatch. Organisering og mandat for prosjektet

Prosjektet legges i første omgang under UD og det opprettes et prosjektstyre som rapporterer til FKD, MD og UD i form av en rapport som legges fram primo juni. Prosjektstyret bistås av en prosjektgruppe med en daglig leder. Det opprettes en referansegruppe som skal gi innspill til prosjektstyret om brukere, brukerbehov og eksisterende data og rutiner for datautveksling.

Styrets anbefalinger vil inngå i beslutningsgrunnlaget om BarentsWatch som man tar sikte på å fremlegge for Regjeringen.

Prosjektstyret bør ha særlig kompetanse innen strategisk ledelse, prosjektledelse, forskning og utvikling. 

Prosjektstyret har en mandatperiode fram til 1. juli 2010 og har ansvar for å:

• utarbeide et faglig grunnlag for en beslutning om hvordan et helhetlig overvåkings- og informasjonssystem for havområdene i nord skal etableres.
• utvikle en grundig behovsanalyse i nært samarbeid med referansegruppen, som kan legges til grunn for en gradvis oppbygging av BarentsWatch.
• spesifisere og konkretisere rammene for en første versjon av systemet basert på eksisterende data og så langt det er mulig i tråd med forvaltningens behov, og utforme en skisse til hvordan et slikt system kan bygges opp på en kostnadseffektiv måte.
• med utgangspunkt i behovsanalysen, eksisterende data og informasjon om behov fra brukerne via fagdepartementene, utforme en oversikt over kostnadene for etablering, herunder konsekvenser for berørte virksomheter. Denne oversikten skal danne grunnlag for beslutning om bevilgninger til utvikling og etablering av første versjon av systemet.
• utarbeide forslag til opplegg for etablering av driftsorganisasjonen, lokalisering av denne i Nord-Norge og beregne kostnader for etablering og drift av systemet.
• holde kontakt med FKD, MD og UD for å dekke behovet for avklaringer og signaler i forhold til sentrale veivalg underveis.

Referansegruppen skal fungere som rådgivende organ for prosjektstyret.  Prosjektgruppen leverer de nødvendige støttetjenester til referansegruppen.

Det er viktig at referansegruppen kan bidra til å sikre:
- forankring i brukerbehovene
- effektive systemer for utveksling og tilgjengeliggjøring av data
- egnete tjenester for forvaltning og allmennhet

Referansegruppen vil bestå av interesserte brukere og leverandører i forvaltningen. Det kan også være aktuelt å invitere inn personer/institusjoner med spisskompetanse på områder som er særlig viktige for prosjektet.

Erfaringene fra Faglig forum for Barentshavet – Lofoten, overvåkingsgruppen og risikogruppen under arbeidet med helhetlige forvaltningsplaner for norske havområder kan være ett utgangspunkt når man skal sette sammen referansegruppen.