Regler for fremgangsmåten når det gjelder søknad om benådning er gitt i påtaleinstruksen § 31-1.

Søknad om benådning sendes politiet. Det er det politikammer som tidligere har behandlet straffesaken som har ansvaret for å forberede benådningssøknaden.

Om mulig bør domfelte avhøres. Under avhøret skal det søkes klarlagt hva som er grunnlag for benådningssøknaden. Domfelte skal oppmuntres til å dokumentere grunnlaget for søknaden, som opplysninger om helse, økonomi (inntekts- og formuesforhold, sosiale stønader, trygdeytelser m.v.), samt arbeids- og familieforhold. Domfelte skal videre gjøres kjent med at slik dokumentasjon kan ha avgjørende betydning for søknadens utfall.

Helseopplysninger bør dokumenteres i form av legeattester utstedt av offentlig lege som ikke er domfeltes behandlende lege. Ved behov kan politiet be om at domfelte fremstilles for undersøkelse av politilegen, med sikte på å avklare om vedkommende er soningsdyktig eller ikke.

Søknaden oversendes deretter fra politiet til stats- eller riksadvokaten, som gir sin uttalelse. Vedkommende påtalemyndighet oversender så saken til Justis- og politidepartementet med sin innstilling.

I de tilfeller hvor gjennomføring av fengselsstraff har begyntm fremsettes søknaden direkte overfor kriminalomsorgen. Forberedende saksbehandling vil da bli forestått av det fengselet hvor vedkommende soner, før den oversendes Justis- og politidepartementet.

I Justis- og politidepartementet blir søknader om benådning behandlet av Kriminalomsorgsavdelingen, juridisk seksjon.

Dersom saken ikke er tilstrekkelig dokumentert kan den returneres til politiet for ytterligere saksforberedelse, herunder innhenting av supplerende dokumentasjon.

Det er bare Kongen i statsråd som kan innvilge søknad om benådning.

Justis- og politidepartementet har ved kgl.res. av 5. juni 1981 fått delegert myndighet til å avslå søknader.

Justisdepartementets avslag kan påklages etter forvaltningslovens regler til Kongen i statsråd. Fristen for å klage er tre uker regnet fra det tidspunkt man ble underrettet om vedtaket. Klagen framsettes for politiet eller Justisdepartementet. Klagen avgjøres av Kongen i statsråd.

Vedtak i sak om benådning er unntatt fra forvaltningslovens regler om begrunnelsesplikt, jfr. forskrift av 16. desember 1977 nr. 14 § 4, første ledd bokstav a.

Nærmere om begjæring om innsyn i benådningssaker
Utgangspunktet er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, jf. offentlighetsloven § 2.

Det følger imidlertid av offentlighetsloven § 5a, jfr. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, at opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Videre følger det at dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene av dokumentet alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold.

Et særpreg ved benådningssaker er at disse i meget stor utstrekning inneholder sensitive personopplysninger. Dette gjelder blant annet opplysninger vedrørende den enkelte søkers helseforhold. Slike opplysninger vil hovedsakelig være undergitt lovbestemt taushetsplikt, hvilket oppstiller skranker for den meroffentlighet som departementet kan utøve. Det nevnes i den forbindelse at det er fare for at de personer saken gjelder lett kan identifiseres, også dersom taushetsbelagte opplysninger sladdes.

Det må i forbindelse med spørsmål om dokumentinnsyn foretas en konkret vurdering i den enkelte sak.

I de tilfeller hvor departementet har avslått begjæring om innsyn er dette hovedsakelig begrunnet i at innsyn ikke kan gis, heller ikke i sladdet form, uten å bryte den forvaltningsmessige taushetsplikten som følger av forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1.