Forprosjekt

Forprosjektet er kanskje den aller viktigste fasen i prosessen.  Det er her man definerer om og hvorfor prosjektet igangsettes samt hva som ønskes oppnådd.  Ofte er forprosjektet noe man løser internt, men mange har også god nytte av å bruke noe ekstern assistanse for å få en diskusjonspartner som ser problemstillingen med nye og friske øyne.

Her er spørsmålene dere bør stille dere selv i denne fasen:

Erkjennelse av behovet for endring/forbedring

• Er problemstillingen definert?
• Er prosjektets utgangspunkt avklart?
• Er diagnosen stilt?
• Har vi en klar oppfatning av dagens situasjon?
• Vet vi hva vi ønsker å oppnå?

Klargjøring av kunnskapsgrunnlaget/informasjonsinnsamling

• Hva vet vi?
• Hva trenger vi å vite?
• Hvem bør vi hente inn informasjon fra?
• Hvor kan vi hente inn mer informasjon?
• Hvordan skal vi skaffe oss informasjonen?
• Har vi konferert med andre som har erfaring fra tilsvarende?

Avklaringer, forankring og organisering av prosjektet

• Har vi sikret felles forståelse av begreper?
• Har vi avklart egen/tilgjengelig kompetanse?
• Hvem skal eller bør være prosjekteier?
• Har vi forankring i politisk og administrativ ledelse?
• Har vi forankring blant ansatte i kommunen?
• Har vi oversikt over alle som er eller har interesse av prosjektet?
• Er prosjektet forankret i lokalt næringsliv, hos opinionsledere etc.?
• Er prosjektgruppesammensetning avklart?
• Er beslutningsstruktur avklart?

Definering av mål og ambisjonsnivå

• Har vi definert kvalitative mål og forventninger?
• Har vi definert kvantitative mål og forventninger?
• Har vi valgt ut hvem som er viktigste målgruppe?
• Er det andre målgrupper som også er viktige?
• Er forventninger hos ulike grupperinger avklart?
• Hva er ambisjonsnivået?
• Har vi investeringsvilje og –evne til å fylle ambisjonsnivået?

Nødvendig avklaring: Skal vi gå videre til neste fase?

Hvis ja:

• Hvem kan vi samarbeide med – sondering i markedet
• Utarbeide briefing/mandat
• Definer tids- og kostnadsramme
• Avklar finansiering
• Avklar og sørg for at det avsettes nok intern arbeidskapasitet
• Utpek prosjektleder med klart definert ansvar

Gå til neste fase: Igangsettelse