Igangsettelse

I denne fasen er det viktig å organisere prosjektet.  God planlegging er en viktig forutsetning for å gjennomføre et vellykket prosjekt.  Å skynde seg langsomt er derfor et viktig tips.  I tillegg til å organisere prosjektet internt er det også i denne fasen at man finner ut hva man trenger hjelp til fra eksterne krefter og hvem som kan gjøre det.

Prosjektets målsettinger blir bestemt og dere legger overordnede føringer for strategien slik at målene kan nås.  Vi fokuserer fremdeles på planlegging og tilrettelegging.  Det er en fordel at alle som bør ha et eierskap til prosjektet deltar på de områder hvor dette er naturlig.

Her er spørsmålene dere bør stille dere selv i denne fasen:

Organisering internt

• Er det utarbeidet mandat til prosjektgruppen?
• Er det fordelt roller og ansvar til hver enkelt?
• Hvem er prosjekteier?
• Hvem skal fronte prosjektet utad?
• Har vi en prosjektleder som evner å være pådriver i prosjektet?
• Hvis vi må ansette en prosjektleder – hvor og hvordan finner vi denne personen?
• Er det utarbeidet fremdriftsplan med milepæler?
• Hvordan sørger vi for fremdrift?
• Hvordan tilrettelegger vi for gjennomføringsevne?
• Er prosjektet koordinert mot øvrige planer i kommunen/regionen?
• Er prosjektet forankret i kommunen/regionen?
• Er det utarbeidet rutiner for informasjonsdeling og rapportering?
• Hvordan sikrer vi kontinuerlig eierskap hos involverte parter?
• Hvordan holde engasjement og entusiasme oppe?

Organisering eksternt

• Hva trenger vi av ekstern assistanse?
• Hvilke samarbeidspartnere er aktuelle?
• Hvilken ekstern kompetanse og erfaring er viktigst?
• Er det utarbeidet tydelige krav til en ekstern samarbeidspartner?
• Er det sikret felles forståelse av prosjektets mål og ambisjoner?
• Er det avtalt når og hvordan prosjektet skal evalueres?
• Er det inngått avtale med eksterne samarbeidspartnere som er tydelig på forventet leveranse og regulerer praktiske forhold som tid og penger?

Innhenting av markedsinformasjon

• Er all tilgjengelig informasjon systematisert?
• Har vi den informasjonen vi trenger utifra det vi vet om prosjektet nå?
• Er det utvalgte målgrupper vi bør sjekke nærmere?

Definere målsettinger

• Er det utarbeidet en SWOT-analyse?
• Vet vi hvem våre største konkurrenter er?
• Er det utarbeidet en konkurrentanalyse?
• Har vi segmentert og prioritert blant målgruppene?
• Er overordnede mål definert?
• Er eventuelle delmål definert?

Strategi/operasjonalisering

• Har vi kartlagt og definert vår egenart/USP?
• Har vi en visjon?
• Har vi verdier?
• Har vi definert konsekvensene av visjon og verdier?
• Er vi villige til å ta disse konsekvensene?
• Er det valgt posisjon?
• Er hovedbudskap definert?
• Har vi differensiert budskap i forhold til ulike målgrupper?
• Har vi differensiert tiltak i forhold til ulike målgrupper?
• Kan vi ha nytte av å gjennomføre en idedugnad/brainstorming?
• Er det etablert kontakt med alliansepartnere/samarbeidspartnere?
• Har vi et gjennomtenkt forhold til presse/media?
• Er det etablert kontakt med lokal presse/påvirkere?

Nødvendig avklaring: Skal vi gå videre til neste fase?

Hvis ja:

• Sikre villighet til å ta konsekvenser av valgt strategi
• Avklaring kostnadsbehov og finansiering
• Avklaring tidsaspekt/tidshorisont
• Vurdere pre-test av budskap/tiltak
• Vurdering av kompetansebehov/bistand

Gå tilbake til første fase, forprosjekt
Gå til neste fase, gjennomføring