Gloppen finpussar utviklingsarbeidet

For å sko kommunane for framtida, må leiarane bli flinkare til å drive innovasjon og utviklingsarbeid. Det meinar prosjektleiar Pål Sandal i Gloppen kommune. Gjennom Saman om ein betre kommune har kommunen utvikla retningslinjer for gjennomføring av utviklingsprosjekt. Viktige stikkord for arbeidet har vore heilskapleg leiing og felles prosjektmetodikk.

- Samhandlingsreform, endra krav frå samfunnet og staten til kommunane, ny teknologi og mindre pengar gjer at kommunane kontinuerleg må arbeide med utviklingsprosjekt, seier prosjektleiar Pål Sandal.

I januar 2013 vart måla for den kommunale aktiviteten evaluert av leiarane i kommunen og KS Konsulent. Resultatet viste ein mangel på tydelege mål i styrande dokument. Dette har kommunen no endra på.

Heilskapleg leiing
Kommunen har teke i bruk dataverktøyet Betre styring. Slik har dei fått betre kontroll og auka evna til å nå mål i organisasjonen. Kommunen har utvikla mål på økonomi og kvalitetsindikatorar for tenestekvalitet og samfunn som dei har integrert i økonomiplanen.

- Betre Styring utgjer likevel berre 20 prosent av det vi kallar heilskapeleg leiing. Kunnskap, haldningar og arbeidsmetodar i bruken av dette verktøyet utgjer dei resterande 80 prosentane av implementeringsarbeidet, fortset ein engasjert Sandal. 

Kommunen har gjennomført felles opplæring i bruk av verktøyet og utvikla arbeidsmetodar for til dømes møtestruktur og målutvikling.  

Felles prosjektmetodikk
Alle prosjekta i organisasjonen er lagt inn i styringsverktøyet me tidsfristar og kven som er ansvarleg. På leiarmøte ein gong i månaden rapporterar leiarane inn status. I gjennomgangen av prosjekta vart det avdekka eit behov for å etablere ein felles metode for prosjektgjennomføring i kommunen.

- Det viste seg at prosjekta ofte stoppa opp undervegs, eller at organisasjonen ikkje fullt ut klarte å dra nytte av resultata. Fleire av dei som hadde ansvar for prosjekt kjende lite til prosjektmetodikk, og hadde behov for meir opplæring i dette, seier prosjektleiaren. 

Kommunen utvikla derfor sin eigen prosjektmetodikk med eigne malar som alle prosjekt skal bruka. Utgangspunktet er kjente metodar som PLP, som deretter er utvikla og tilpassa Gloppen kommune sine behov.

- På ei eiga nettside kan prosjektansvarlege i kommunen finne alt dei treng når dei skal etablere prosjekt. Dei får også opplæring i metoden. Erfaringa er at opplæringa bør gjentakast kvar gong ein startar eit nytt prosjekt, seier Sandal.

Sentralt for prosjektmodellen til Gloppen er at dei utnemner både ein prosjektleiar og ein prosjektansvarleg. Dette gjer dei for å personleggjere prosjektgjennomføringa.

- Det er dette vi til no er mest nøgd med og har sett best resultat av, seier Sandal.

Prosjektleiaren trekk fram prosjekta Kvardagsrehabilitering og Samfunnsutvikling, kor metoden er nytta.

- Innan samfunnsutvikling er vi i gang med å hauste gode resultat. Ein ekstern konsulent som evaluerte kvardagsrehabilitering i landet sa til oss at han var svært imponert over korleis vi hadde organisert arbeidet, og fleire andre kommunar har óg byrja vise interesse. Vi har mellom anna delt  malane med to større kommunar, seier Sandal.  

Vil informere meir om resultata
Prosjektet til Gloppen kommune har fram til no dreidd seg mest om å etablera ein infrastruktur for godt utviklingsarbeid. Difor har dei konkrete resultata på til dømes tenestekvalitet førebels ikkje vore så lett å dokumentere.

- Vi treng å bli flinkare til å fortelje om dei resultata vi får. På den positive sida fekk vi ein skikkelig gjennomgang under budsjettbehandlinga til kommunestyret. Nokre av politikarane ville at vi skulle legge ned Saman om ein betre kommune. Vi får difor meir press på oss til å synleggjere kva vi oppnår. No er grunnlaget for å gjere dette lagt. Vi ser også at vi kunne vore flinkare til å inkludere politikarane, blant anna i opplæringa i prosjektmetodikk, seier Sandal.

Han understrekar at å etablere eit utviklingsfokus er ei oppgåve som tek tid.

- Eg kjem frå det private ferjeselskapet Fjord1.  Her var innovasjon og utvikling noko ein heile tida hadde merksemd på. I kommunen har det nok ikkje vore den same kulturen for utvikling, men skal ein vera skodd for framtida må innovasjon og utvikling vere noko som i større grad følgjer av leiarrolla, avsluttar Sandal

Lenke til nettsida for prosjektarbeid i Gloppen kommune