Mer av det som ikke virker, eller noe helt annet?

Enhetsleder for forebygging og samhandling, Vibeke Kristiansen og prosjektleder for Sammen om en bedre kommune, Kjell Arne Lie i Horten kommune (foto: Bjørn Pettersen, Fagforbundet).

Horten kommune har gjennom flere år jobbet systematisk for å redusere sykefraværet. Nå gjør kommunen noe nytt og spennende - nemlig å spisse innsatsen mot de av arbeidstakerne som har det aller høyeste sykefraværet. Resultatet så langt: en kraftig reduksjon i fraværet.

En kommune er ikke et testlaboratorium. Vi vet aldri med sikkerhet om tiltakene vi tester ut virker i vitenskapelig forstand. Vi lærer at det er vanskelig å redusere sykefraværet. Det finnes ingen beste praksis eller en oppskrift for å redusere sykefraværet og øke nærværet.  Vi kan likevel ikke la være å gjøre noe.

I Horten ser de ut til å ha fått tak i noe viktig.  Gjennom deltakelse i Kvalitetskommuneprogrammet og Sammen om en bedre kommune har de etablert en god forankring blant politikere, ledere, vernetjenesten, ansatte og tillitsvalgte. Kommunen har også et godt samarbeid med NAV, som jobber tett opp mot fastlegene.

Kommunen har økt bruken av egenmelding, tatt i bruk bedriftshelsetjenesten tidlig i oppfølgingsarbeidet, og de har hatt møter med alle fastlegene ute på legesentrene. De driver i tillegg kurs og opplæring av ledere. Sist, men ikke minst har de begynt å følge opp medarbeidere med høyt sykefravær for å øke jobbmestringen til denne gruppen.

10 prosent har over 40 prosent
Horten kommune har jobbet med å øke nærværet gjennom lang tid, og har derfor god oversikt over  fraværet. De oppdaget at 10 prosent av de ansatte har et gjennomsnittlig fravær på over 40 prosent.  Dette er høyt – og uholdbart både for den som er sjuk, for arbeidsgiver, for kollegene, for arbeidsmiljøet og ikke minst for kvaliteten og tjenesteutøvelsen.

Høyt fravær betyr økt vikarbruk, slitasje på arbeidsmiljøet, flere ansikter å forholde seg til for brukerne, merkostnader og merarbeid for arbeidsgiver.

Utfordringen for Horten var: Dette vet vi. Dette er uholdbart. Hva gjør vi?

- vårt fokus på systematisk arbeid over tid er med på å skape en kulturendring. Vi skaper et fokus som fører til endring. Dette tar tid og kan være vanskelig å måle, men tallene viser at det skjer noe positivt. Det har vært en stabil reduksjon i fraværer gjennom flere år, sier Prosjektleder Kjell Arne Lie, som er hovedverneombud og blant annet har bakgrunn som barnevernspedagog.

Den individuelle samtalen
Etter en prosess med ledere, arbeidslivssenteret, tillitsvalgte og vernetjeneste jobber Horten kommune nå konkret med ansatte med høyt sykefravær på fire sykehjem.  Delprosjektet omfatter 44 personer av totalt 225 årsverk.

Enhetsleder for forebygging og samhandling, Vibeke Kristiansen, forteller at de har hentet inspirasjon fra Ullern bydel i Oslo, hvor ansatte med høyt fravær har blitt tilbudt individuelle samtaler.

Kommunen opprettet kontakt med organisasjonspsykolog Ivar Fløistad for å gjennomføre første del, og for å sikre opplæring internt.  Kristiansen er opptatt av å komme i dialog om situasjonen, og at det ikke skal oppleves truende.

- At den første samtalen foregår med en ekstern som verken er leder eller tillitsvalgt, kan oppleves mindre truende enn om man skal i møte med arbeidsgiver.

Den første samtalen skjer mellom organisasjonspsykologen og den sykemeldte. Samtalen følger en viss struktur. Den ansatte beskriver sitt arbeid og sine oppgaver, og går deretter inn på hva som gjorde at vedkommende søkte akkurat denne jobben, om motiverende faktorer i jobben, om hva som er mest og minst interessant.

Neste steg er at de i fellesskap kartlegger hvilke forventninger den ansatte og arbeidsgiver har til hverandre. De snakker om konsekvenser ved fravær, som at jobben ikke blir utført, belastning på brukeren, fraværets betydning for kollegaene og at det har noen økonomiske og personalmessige konsekvenser. Avslutningsvis går man inn på selvledelse og den ansattes eget ansvar. At høyt fravær kan føre til passivitet og at det forsterker vanskelighetene med å komme tilbake i jobb, vektlegges.

På neste møte deltar den sykemeldte, avdelingsleder og organisasjonspsykologen. Hensikten er å opprett en god dialog der målet er å komme tilbake til jobben fullt og helt.

Kristiansen og Lie understreker at det parallelt med dette arbeidet foregår en opplæring av avdelingsledere. Det er de som skal ta samtalen og gå i dialog med den sykemeldte. 

- Dette handler i bunn og grunn om ledelse, og hvilke holdninger vi skal ha som ledere. Det handler om å være personlig som leder. Ikke være privat, men personlig. Vi må våge å være profesjonelle, sier Kjell Arne Lie.

Det virker
De fire sykehjemmene hvor prosjektet gjennomføres, har hatt kraftig reduksjon i sykefraværet. Gjennomsnittsfraværet i 2013 var på 13,7 prosent. I 2014 er fraværet redusert med 4,5 prosentpoeng til 9,2 prosent.

Med 225 årsverk og en gjennomsnittlig stillingsstørrelse innen pleie og omsorg på rundt 50 prosent, innebærer dette 20 flere ansatte på jobb. Dette gir store økonomiske gevinster for kommunen, men enda viktigere – det utgjør en stor forskjell for den enkelte som kommer seg tilbake i jobb, for kollegaene og for kvaliteten på tjenestene.