Spennende retning i sykefraværsarbeidet

Prosjektleder Steinar Hannevig, personalsjef Jan Tore Skjørshammer og virksomhetsleder for institusjonstjenesten, Ingunn Lillenes Wiker i Nedre Eiker kommune. (foto: Camilla Bendixen, Fagforbundet).

I Nedre Eiker kommune har de tatt noen enkle og geniale, men krevende grep. Deres løsning utfordrer den eksisterende sykefraværsadministrasjonen og åpner for at kommunen som arbeidsgiver skal inn på arenaen.

I Nedre Eiker kommune ønsker de å skape en nærværskultur hvor ansatte i hele kommunen går til sin nærmeste leder fremfor å oppsøke legen før de blir syke - eller når de sliter med å stå i jobb. Med god relasjonsledelse og en bevissthet rundt den ansattes arbeidsoppgaver og arbeidsevne, mener kommunen at sykefraværet kan reduseres.

Mange kommuner opplever at det er mye administrasjon og mange instanser som er involvert før, under og etter en sykemelding. Nedre Eiker har sett nærmere på hva som hindrer gode løsninger for den enkelte, og hva som opprettholder et høyt sykefravær.

De fant ineffektivitet, lite løsningsorientert samhandling mellom instansene, og at kommunen som arbeidsgiver har begrenset beslutningsmyndighet. Det er rett og slett for mange aktører. Dette rammer både arbeidsgiver og arbeidstaker, som begge er opptatt av å finne gode løsninger slik at den ansatte kan bruke sin restarbeidsevne og ikke gå ut i en full sykemelding.

Mange aktører, men lite samhandling
Prosjektet de satte i gang heter Samhandling lege – arbeidsgiver - NAV. Prosjektet involverer både bedriftshelsetjenesten og arbeidslivssenteret, og fokuset er rettet mot ansatte. Prosjektleder Steinar Hannevig forklarer hvordan praksis normalt er når en ansatt blir syk.

- Arbeidsgiver har ansvar for tilrettelegging, og tillitsvalgte, verneombud og bedriftshelsetjenesten har også sine oppgaver og roller. Dersom vi enes om at den ansatte kan jobbe noe, går vedkommende til legen.  Legen tar den endelige vurderingen på om det er arbeidsevne eller ikke, men uten å være i dialog med arbeidsgiver. Hvis det er arbeidsevne og den ansatte skal gå på jobb, må vi som arbeidsgiver ta kontakt med arbeidslivssenteret for å søke tilretteleggingsmidler. Det får vi kanskje. Når ting er lagt til rette, blir det innkalt til dialogmøter med NAV. Spørsmålet vi stilte oss var hvor effektivt og ivaretakende dette var, sier Hannevig.

En prosent tilbakemelding
- En ansatt i NAV sa at målet en gang i tiden var at det skulle gis tilbakemelding i 80% av tilfellene. Han fant ut at bare en prosent av fastlegene meldte tilbake til arbeidsgiver hva den ansatte kunne gjøre av arbeid, sier personalsjef i Nedre Eiker, Jan Tore Skjørshammer.

-Tallet burde vært langt høyere, legger personalsjefen til.

Skjørshammer forteller at kommunikasjonen mellom lege og arbeidsgiver tidligere var nesten ikke-eksisterende.

- Som leder har man ansvar for å legge til rette for den sykemeldte, men man mister alle virkemidler. Derfor må vi finne verktøyene for å unngå å komme i den situasjonen, sier Skjørshammer.

Funksjonsvurderingsskjema
Nedre Eiker har satt seg tre mål som de har jobbet systematisk mot siden 2008 både i Kvalitetskommuneprogrammet og Saman om ein betre kommune.

1. Lederne må ha god relasjonskompetanse.
2. Instansene rundt den sykemeldte må ha samme informasjon og samhandle.
3. Utvikle verktøyet Funksjonsvurderingsskjemaet.

Sammen med de ansatte har kommunen utviklet et skjema hvor ansatte dokumenterer sine arbeidsoppgaver. Når en ansatt blir syk eller er i ferd med å bli syk, uansett hvor de jobber i kommunen, skal leder gå gjennom oppgaveskjemaet med dem. Sammen skal de vurdere hvilke oppgaver den ansatte kan eller ikke kan utføre på grunn av sykdom.

Dette skjemaet skal ligge både hos arbeidsgiver og lege, og skal benyttes for å vurdere hvilke oppgaver den ansatte kan gjøre for å unngå sykemelding. Skjemaene har vært i bruk i noen virksomheter et par år, og er nå i ferd med å implementeres i hele kommunen.

Erfaringer fra virksomhetene
Barnehagene i Nedre Eiker kommune har begynt å ta i bruk funksjonsvurderingsskjemaene, og personalsjefen forteller at de nå får en helt annen dialog. De får en løsningsorientert dialog som dreier seg om arbeidsoppgaver og som motvirker mistillit mellom leder og ansatt. 

- Dette har blitt et nyttig verktøy, og tilbakemeldingen fra lederne er at de kommer tidligere inn i prosessen eller sykdomsforløpet, forteller Ingunn Lillenes Wiker, virksomhetsleder for institusjonstjenesten i Nedre Eiker kommune.

Ett av målene med prosjektet har vært nettopp å gjennomføre dialogmøte 1 før den ansatte går til legen for sykemelding. Skjemaet blir også benyttet i den videre oppfølgingen.

Samarbeid med legene
Prosjektlederen forteller at kommuneoverlegen er positiv til funksjonsvurderingsskjemaet. Legene har per i dag ingenting å forholde seg til for å vurdere funksjonaliteten til den ansatte på vedkommendes arbeidsplass.

– Vi må samordne dialogen, og legene må ha et funksjonsvurderingsskjema tilgjengelig. Ellers blir det vanskelig å få ned sykefraværet, sier Hannevig.

Etter at de barnehageansatte begynte å levere skjemaene til legene, er reaksjonene i legestanden delte. Noen synes dette er et flott hjelpemiddel, mens andre er skeptiske til å ta i bruk et nytt skjema.

Prosjektlederen er tydelig på at legenes vilje til å ta i bruk funksjonsvurderingsskjemaet er den mest kritiske faktoren for at prosjektet skal lykkes.

Riktig fokus og riktig tiltak – eller omvendt
Både ansatte og ledere har meldt inn at det har blitt mye bedre møter og mye bedre samtaler etter de har tatt i bruk skjemaet. Fokuset er flyttet vekk fra diagnose og over på arbeidssituasjonen og den ansattes arbeidsmuligheter og restarbeidsevne.

- Vi har fått mer ærlighet fordi det er mye lettere for både leder og ansatt å være konkrete, sier Lillenes Wiker.

Skjemaet har også synliggjort for lederen hva som skal tilrettelegges. Hvis en ansatt har vansker med stell i seng eller forflytting fra seng til stol grunnet en vond rygg, kan den ansatte heller dele ut medisiner eller smøre mat. Tilstrekkelig med slike lette oppgaver holder kanskje til at en kan stå i 60 – 70 prosent jobb i stedet for å være 100 prosent sykemeldt på grunn av vond rygg.

- En av de ansatte var 100 prosent sykemeldt med vond skulder. Vi gikk gjennom alle arbeidsoppgavene og fant ut at det var én oppgave som ikke kunne gjøres. Den oppgaven tok vi bort, den skulle ikke gjøres så lenge skulderen var vond. Vedkommende tok med seg skjemaet til legen, og kom tilbake med fortsatt 100 prosent sykemelding, men med en helt annen diagnose, forklarer virksomhetslederen

- Det handlet ikke om en vond skulder, men om helt andre ting. Prosessen gjorde at vi fikk hull på byllen, og jeg forstod at her var det ingenting jeg kunne tilrettelegge for, dette måtte gå sin gang, sier hun.

- Hvis det er slik at vi går gjennom skjemaet og en ansatt kan gjøre alle oppgavene men allikevel blir sykemeldt, da er det gjerne andre ting det handler om. Da trenger ikke kommunen bruke store summer på utstyr for tilrettelegging. Vi tilrettelegger for ting som ikke har å gjøre med kjernen i problemet, men skjemaet kan ta oss til kjernen, tilføyer Lillenes Wiker.

Det er lov å være syk
Nedre Eiker har en arbeidsgiverpolitikk som er godt forankret i tankesettet som "Saman om" er tuftet på. Nærværskultur, myndiggjorte medarbeidere, ledere med høy relasjonskompetanse og trepartssamarbeid.

Alle kommunenes ansatte fikk komme med innspill i utviklingen av strategien, og arbeidet var godt forankret i kommunens tre parter. Ledere og folkevalgte deltok i prosessen, og kom med innspill i utviklingen av strategien. De hovedtillitsvalgte i partsammensatt utvalg fikk saken til høring, og fremmet også sine synspunkter under den politiske behandlingen.  

I tillegg gjennomføres opplæring i relasjonsledelse for alle ledere og mellomledere i kommunen. Det er viktig med tillit i bunn for at et verktøy som funksjonsvurderingsskjemaet skal forstås i beste mening som et verktøy til alles fordel.

- Er man syk, så er man syk. Det skal vi ha respekt for. Lederne skal kjenne sine ansatte, og de ansatte skal aldri føle at dette er noe som kun gjøres mot seg. Derfor er vi strenge med rutinene rundt sykefravær. Man skal ikke bli forskjellsbehandlet i en vanskelig situasjon, sier Hannevig.

For at rutinene ved sykdom skal fungere, har kommunen utarbeidet brosjyrer med informasjon om sykemelding og arbeidstakers og arbeidsgivers plikter ved sykdom.

• Brosjyre: Hva gjør du hvis du blir syk (PDF)
• Brosjyre om arbeidsgiverpolitikk (PDF)

Grundig arbeid
Nedre Eiker har jobbet lenge med gode nærværstiltak, men opplever likevel at sykefraværet er for høyt. Det er derfor de nå går så grundig til verks. De har kommet opp med et verktøy, og skiftet til et løsningsorientert fokus. Nå håper de at også legene ser verdien, slik at de sammen kan finne alternativer til sykemelding.