Gevinstrealisering og gevinstplan som metode

Målet til Andebu kommune er et sykefravær på 6,5 prosent i 2015. Et annet mål for kommunen er å fremstå med en mer overordnet profil i HMS-arbeidet.

På oppstartssamling for pulje 2 ble kommunene oppfordret av Kjell Værnor fra Agenda Kaupang til å måle gevinster og få det inn i prosjektplanen. Det ligger lite informasjon om gevinstrealisering på nett, men Andebu kommune har hatt god nytte av kunnskapen til prosjektleder Kjersti Lødemel i Sola kommune, som holdt et innlegg om dette på en av nettverkssamlingene. I tillegg anbefales Difis prosjektveiviser. Denne retter seg primært mot IKT-prosjekter, men er likevel nyttig.

Gevinstplan og gevinstrealiseringsplan – hvorfor er dette viktig?

• Bidrar til å fremme effektiv ressursbruk
• Underbygger god ledelse
• Synliggjør resultater på en god måte

Tre typer gevinster

• Direkte, budsjettmessige gevinster (for eksempel reduserte vikarutgifter)
• Indirekte, budsjettmessige gevinster (for eksempel reduksjon i sykefraværet)
• Kvalitative gevinster (for eksempel økt brukertilfredshet)

En gevinstplan er en samlet oversikt over sentrale potensielle gevinster i prosjektet (hvordan skal effektmålene realiseres). En gevinstrealiseringsplan er en operativ handlingsplan til bruk i oppfølgingen.

Gevinster og målindikatorer

I prosjektet har kommunen satt opp gevinster og målindikatorer for ulike sektorer og virksomheter. Prosjektgruppa utarbeidet først forslag, deretter utfordret rådmannen kommunalsjefene på målindikatorer i sektorene. Kommunalsjefene utfordret deretter virksomhetslederne på målindikatorer i virksomhet. Til slutt ble gevinster og målindikatorer vedtatt i rådmannens ledergruppe og lagt inn i planen fordelt på ulike grupper.

Måling av gevinster

Det har vært viktig at målingen skal være enkel og systematisk. Kommunen får sykefraværsrapporter fra Agresso og statistikk over diagnoser fra NAV. De starter opp medarbeiderundersøkelser i år, og brukerundersøkelser neste år. Etter hvert som flere tiltak settes i gang, vil listen over datakilder utvides.

Etablering av rutiner

Prosedyre for rapportering av gevinster ble etablert så snart prosjektplanen var vedtatt, det samme ble ressurser og ansvar. Mange av måleindikatorene er langt inn i budsjett og økonomiplan for 2014-17, og flere vil bli lagt inn. Andebu har en rådmann som er veldig opptatt av at prosjektet skal lykkes. Prosjektet er fast punkt på ledermøtene, og resultater etterspørres.

Konklusjon og erfaringer

• Gevinstplan skjerper fokus
• Rapporter på gevinstplanen fra dag 1 (når prosjektplanen er vedtatt)
• Det er lov å justere gevinstplanen underveis dersom det fins nye eller bedre målemetoder.
• Det er lov å justere prosjektplanen underveis
• Bevissthet i organisasjon og en kultur for at nye prosjekter må definere tydeligere hvilke gevinster som skal oppnås
• Start med å måle noen få gevinster, gjør det enkelt, overkommelig
  
  

Last ned Andebus gevinstrealiseringsplan (PDF i A3-format).pdf (PDF, 199KB)

Lysbilder fra innlegget: Gevinstrealisering i Andebu kommune (PDF)