Ti år med tillit, trygghet og tydelig ledelse

Mandal delte gode råd i nærværsarbeid på sesjonen for nærvær under erfaringskonferansen Spor endringer. Kommunen har oppnådd gode resultater, og langt på vei nådd følgende målsettinger:

• redusere langtidssykefraværet til maks 6 prosent
• bidra til å redusere utstøtning
• få 90 prosent av de som var syke til å bruke egenmelding
• redusere uttaket av uførpensjonister
• få opp pensjonsalderen fra 52 til 59 år.

Ved utgangen av 2012 var Mandal nede i en fraværsprosent på 5,6 prosent, og så mye som 95 prosent av de som var syke benyttet seg av egenmelding.

- I løpet av de ti årene vi har jobbet med nærvær har vi registrert at forankring, tålmodighet, langsiktig jobbing og å feire litt innimellom når det går bra, er gode ting, sier kommunalsjef Irene Lunde (Foto: Solveig Kolsrud).

Trygghet og tillit
Mandal kommune har brukt sitt prosjekt til å etablere et trygt og godt arbeidsmiljø.

- Vi som arbeidsgivere har tillit til at de som jobber hos oss kommer på jobb så sant de kan. Dette budskapet skal ut. Det er viktig at det ikke stilles spørsmålstegn ved noe, at arbeidsgiver har tillit til at den ansatte tar ansvar for egen helse i langt større grad enn tidligere, sier kommunalsjef Irene Lunde.

Kommunen har jobbet mye med å lage tydelige sykefraværsrutiner, endre holdninger og gi opplæring av ledere på alle nivå på alle arbeidsplasser.

Nærværsarbeid siden 2003
Det langsiktige nærværsarbeidet i Mandal startet allerede i 2003 med Nærværsprosjektet. Kommunen så etter muligheter for de som var for syke til å kunne være på jobb.

- Det var nødvendig med en holdingsendring rundt oppfattelsen av at når man var syk, så skulle man ikke være på jobb. Det ble laget tydelige rutiner, og disse ble gjort godt kjent både blant ledere og ansatte i Mandal kommune, forteller Lunde.

Ifølge kommunalsjefen var viktige elementer i disse rutinene plikter og rettigheter. Man måtte se på relasjoner mellom leder og ansatt, og hvordan man fikk til det gode samspillet. Mandal fikk som den første og eneste kommunen innført 365 egenmeldingsdager for ansatte i 2007. Kommunen gikk fra et sykefravær på 9,5 % i 2003 til 6,8 prosent allerede i 2007. På denne tiden var Mandal en deltakerkommune i Kvalitetskommuneprogrammet.

En idédugnad i 2005 førte kommunens arbeid med nærvær videre i Tillitsprosjektet, som også er prosjektet Mandal har deltatt med inn i Saman om ein betre kommune.

- Kommunen var opptatt av å bygge og gjøre tillit i organisasjonen til fundamentet i Mandals verdier, politiske dokumenter og i arbeidshverdagen for de ansatte og ledere, sier Lunde.

Suksesskriterier i arbeidet
Viktige suksesskriterier å trekke fram fra Mandal er først og fremst det langsiktige arbeidet. Rutiner og holdninger var på plass for å få den tilliten det krevdes for å gå over til 365 dagers egenmelding. Fokuset må vekk fra Nav, leger og pasient og over på arbeidsgiver/arbeidstaker og NAV.

- Tillitsprosjektet har vært godt forankret med trepartssamarbeidet som en viktig del av arbeidsprosessen. Det ble jobbet tett med de tillitsvalgte og politikerne hele veien. Tillitsvalgte i Mandal kommune ble medeiere av prosjektet, var ledere for prosjektgrupper og hadde et hovedansvar på linje med ledere i den administrative organisasjonen. Prosjektet omfattet alle kommunens ansatte, både fast ansatte og vikarer, understreker kommunalsjefen.

Irene Lunde framhever at prosjektet har hatt en veldig dyktig prosjektleder som har jobbet dedikert med sykefravær i nesten 9 år, og at dette har vært viktig for arbeidet. Hun understreker også viktigheten av å jobbe sammen med Nav og andre instanser rundt, samt å koble på bedriftshelsetjenesten (BHT) for å tilrettelegge ute på arbeidsplassene.

- Noe av det beste som har kommet ut av dette arbeidet, er dannelsen av et nærværsutvalg. Der utføres dialogsamtale 1. I tillegg tas det opp saker hvor leder og medarbeider har behov for råd og veiledning for å komme videre i oppfølgingsarbeidet, og det behandles enkeltsaker som er vanskelige, hvor dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker har låst seg og de ikke klarer å komme til en løsning i saken. Det kan gjelde saker som hvordan man får til et godt arbeidsforhold, arbeidsoppgaver, endring av arbeidssted m.m. Utvalget består av en ansatt fra Nav, en person fra personalkontoret og BHT, sier Lunde.

Andre ting som trekkes fram av kommunalsjefen er de små, men viktige tiltakene. Dette kan være oppmerksomhet til den ansatte som en blomst eller et kort, trening i arbeidstiden, opprettelsen av en intern arbeidsmiljøpris, ”friskusuke” den uka hvor det normalt sett er mest fravær. Andre tiltak som nevnes er frikjøp av jordmor i 10 prosent stilling for å holde den gravide lenger i jobb, kurs som bevisstgjør ansatte om vold i hverdagen.

Veien videre
Mandal skal nå over i en ny fase. Kommunen har dispensasjon fra loven på 365 egenmeldingsdager for ansatte ut 2014. Før utgangen av 2014 må det tas stilling til om det skal søkes om dispensasjon videre.

Hva kan andre kommuner lære av Mandal utover de konkrete tiltakene?

- Tiltakene må implementeres som en del av den daglige driften og rutinene. Det kreves langsiktig og kontinuerlig arbeid. Man må endre holdninger, se på muligheter, jobbe med god forankring, og man må finne tiltak som gjør at man ser at man kommer noen vei. I tillegg må man ikke glemme de små tingene. Små tiltak som gjør at den enkelte blir sett i hverdagen, avslutter kommunalsjef i Mandal kommune, Irene Lunde.