Nærværsprosjektet i Bergen i retrospekt

Bergen kommune har rundt 17 000 ansatte fordelt på 500 enheter. Siden Nærværsprosjektet startet opp i 2008 har kommunen arbeidet systematisk med sykefravær. På nettverkssamling i Bergen i september fikk deltagerne høre om prosjektet, og om hvordan kommunen har staket ut kursen i kjølvannet av prosjektet.

Før Nærværsprosjektet kom i gang hadde Bergen kommune et sykefravær på rundt 10 prosent. Det overordnede målet for prosjektet, som varte fra 2008 til 2011, var å øke nærværet fra 90,1 til 92,1 prosent.

- Dette innebar en reduksjon i sykefraværet på 20 prosent, forteller Kjersti Voll og Neil Lawther, rådgivere i Bergen kommunes HR-seksjon.

Uvant konsept
Et nærværsprosjekt utelukker ikke at man følger opp den sykemeldte, men det øker fokuset på dem som er på jobb. Dette var en tankegang det ifølge Lawther og Voll tok tid å etablere.

- Det viktige i startfasen var derfor å riste i tankesettet og forsøke å endre holdninger. Hver enhet måtte finne ut hva som var nærværsfaktoren hos dem, sier Voll.

De oppdaget at sammenlignbare enheter kunne ha veldig ulikt nærvær. Siden det ikke er gitt at en oppskrift som virker ett sted virker et annet sted, ble lokal forankring veldig viktig.

Allsidige tiltak
I prosjektperioden satte Bergen kommune i gang en mengde ulike tiltak. Kommunen opprettet nettsider hvor det ble lagt ut verktøy og gode eksempler fra enheter som fikk det til. Det ble ansatt en jordmor i fulltidsstilling i bedriftshelsetjenesten for å få gravide til å stå i stilling lengst mulig.

- Sist, men ikke minst arrangerte kommunen Nærværsdag i Grieghallen. Her delte kommunen ut pris på 50 000 kr til en arbeidsplass som opprettholdt eller økte nærværet blant sine ansatte, forteller Lawther.

Ute i enhetene ble det satt fokus på endringsledelse, kulturbygging og organisasjonsutvikling. Arbeidsplassene ble delt inn i grønne, gule og røde enheter, alt etter hvor kritisk sykefraværet var. I en del av de røde enhetene gikk såkalte nærværspionerer inn. Nærværspionerene ble rekruttert internt i kommunene, og dannet en ressursgruppe med variert bakgrunn.

Relasjonsledelse
En av faktorene som ifølge Nav er viktigst for hvorvidt man kommer seg på jobb er relasjonen til leder. De som lykkes er de som prioriterer å bruke tid på å snakke sammen.

- Dette er noe vi delvis fikk bekreftet i prosjektperioden ved at noen av de enhetene vi var i kontakt med nedprioriterte medarbeidersamtaler og etterarbeid etter arbeidsmiljøkartlegginger, sier Voll.

Hun mener dette er viktig å ha i mente nå når prosjektet er over og man ikke lenger har prosjektressurser til rådighet. 

- Nærvær må være hjørnesteinen. Det er den daglige oppfølgingen som er viktig. Enkle ting som å si god morgen, få ansvar, være med å påvirke egen hverdag, få tillit, bli inkludert.

- Budskapet er at folk skal kjenne sitt ansvar, ha autonomi og være i stand til å påvirke, poengterer Lawther.

Selv om nærværet i Bergen steg i prosjektperioden, har kommunen foreløpig ikke klart å nå målsetningen på 92,1 prosent nærvær. Nærværet er i dag på rundt 91 prosent.

- Å få ned sykefraværet er en kontinuerlig prosess som krever systematisk innsats over tid. I Bergen har vi derfor overført målene for nærvær til konsernets IA-avtale. I 2010 fikk vi dessuten på plass en HR-strategi hvor nærvær som tiltak er veldig sentralt.

Krevende sluttfase
I sluttfasen av Nærværsprosjektet hadde Bergen kommune fokus på å vedlikeholde og videreutvikle nærværskulturen kommunen hadde jobbet med å få på plass. Dette var ifølge Voll og Lawther en utfordrende fase. Deres klare anbefaling er å lage en metode som sikrer fremdrift.

- I Bergen har vi opprettet en kursbørs med et omfattende tilbud. Her tilbys det kurs som bidrar til å øke kunnskap, ferdigheter og trygghet blant lederne og som i stor grad bygger på LØFT og relasjonskompetanse. Det tilbys også et eget kurs i nærvær for ledere, understreker Lawther og Voll.

Kommunen har også innført et lederutviklingsprogram. Her inngår bl.a. et kurs i basisledelse som er obligatorisk for alle nye ledere. Kurset tilbys også ledere som har vært i kommunen noen år.

- To ganger i året arrangeres det dessuten infodag til nyansatte med fokus på verdier, holdninger, medarbeiderskap og at ”jeg er en viktig del av Bergen kommune”, avslutter rådgiver Neil Lawther i Bergen kommune.