Informasjon - gratis drahjelp i prosjektarbeid

Alle kommuner jobber med prosjekter av ulik størrelse og varighet. Teknisk etat har ofte de fleste og største prosjektene. Slike prosjekter følger prosedyrer og rutiner som sikrer at det gis informasjon til berørte og interesserte. I tillegg er de gjenstand for politiske vedtak og prioriteringer som sikrer informasjon, innsyn og kontroll.

Men kommunen gjennomfører også prosjekter som ikke har rutiner for informasjon, involvering og forankring. Dette kan for eksempel være utviklingsprosjekter som de vi har i Saman om ein betre kommune, hvor forbedringer, endring av praksis og innføring av nye rutiner står sentralt.

Slike prosjekter kan fort bli usynlige i den praktiske kommunale hverdagen. Men med aktiv planlegging, tilrettelegging og ansvarliggjøring av informasjonsarbeidet er det mulig å gi bedre forankring og større tydelighet. I praksis betyr det bedre resultater og mer drahjelp i egen organisasjon. Informasjon blir således en viktig driver for omdømmeutvikling.

Sarpsborg kommune la ut en Twittermelding i forbindelse med sist storm. Etter 13 minutter hadde de 95 likes, og responsen på Facebook var også formidabel.

Eksternt bidrar også internt
Erfaringen er at det er få ting som fungerer så bra internt som det å få positiv oppmerksomhet eksternt. Et oppslag i lokale medier med en positiv vinkling av kommunen gir usedvanlig god stemning.

Mange opplever at lokal- eller regionavisa er en blandet fornøyelse. De fleste har erfart at det som kan være negativt blåses opp gjennom store oppslag, mens positive saker sjelden eller aldri får spalteplass. Kanskje er det slik. Kanskje er det ikke slik.

Kommunikasjonssjef i Sarpsborg kommune, Pål Nilsen, forteller at de systematisk gjennomgår oppslag i lokalavisa. Gjennomgangen viser at de har flere positive enn negative oppslag om kommunen.

- Avisa har sitt samfunnsoppdrag og skal være en kritisk røst. Det lever vi godt med. Det vi kan bidra med er å synliggjøre det vi gjør i kommunen på en god og relevant måte til innbyggerne.  Hvis vi er i forkant med informasjon, har vi også en fordel av det hvis noe kan fremstilles negativt.

Som eksempel nevner Nilsen en planlagt oppgradering av gågata i Sarpsborg. Byen feirer 1000-års-jubileum i 2016 og ønsker forbedring. Summen av alle gode ønsker overskred med god margin de midler som var satt av, og lot seg ikke gjennomføre. Kommunikasjonsfolket hadde en plan, og informerte bredt.

- Vi var aktive med informasjonen, og synliggjorde hva effekter og resultater ville bli, ikke bare at det ble kutt. Dette kunne blitt et klassisk kritisk oppslag, men vi kom egentlig godt ut av det uten særlig støy, forteller Pål Nilsen.  

Nilsen sier at målet er å være bevisst på hvem som skal ha hvilken informasjon til hvilken tid. Her kan det ikke jobbes tilfeldig og fortløpende.

Kommunikasjonssjef pål Nilsen i Sarpsborg kommune (Sarpsborg kommune)

- Kommunikasjonsenheten tenker drift og skal levere tjenester – informasjons- og kommunikasjonstjenester – i en kommune med over 53 000 innbyggere og nær 4.300 ansatte.  Vi må bidra til at kommunen er synlig, tydelig og forutsigbar. Det betyr at vi må jobbe systematisk med informasjon og kommunikasjon.

Informasjon, tilgjengelighet, ansattes åpenhet og kompetanse er i sum det bildet en kommune viser utad, forklarer Nilsen.

- Vi kan jobbe planmessig og systematisk på disse områdene slik at bildet blir best mulig, men det må være samsvar mellom det bildet som gis og innholdet i det vi gir. Det hjelper lite å kunne levere en nettsøknad hvis behandlingstiden er for lang. Det er fint med et vakkert bilde av omsorgsboligen, men det kan ikke lukte vondt når du kommer inn, understreker han.

- Det må være et samsvar mellom hva vi forteller og hva vi gjør. Vi må være som vi forteller at vi er. I praktisk prosjektarbeid handler det om å vise at vi jobber med forbedringer. Vi må vise hvordan vi jobber, hva som er målet og hvilke forbedringer vi er ute etter å oppnå. Det er hensiktsmessig å ha en plan på det arbeidet også, legger han til.  

Ny teknologi endrer kommunikasjonen
Informasjonsteknologi i form av nye og sosiale medier er spennende, men utfordrende fordi det krever bevissthet om hva man gjør og hvordan man bruker den. Teknologien har nesten ingen begrensinger, og gjør det mulig å tilby tjenester på stadig flere arenaer.

Med dette øker folks krav om en tilgjengelig og synlig kommune. Innholdet må være relevant, og tilrettelegges slik at innbyggerne faktisk bruker og oppfatter den som nyttig. Hvorvidt kommunen makter å levere på dette punktet har stor påvirkning på omdømmet.

Målrettet innsats
Det er mange årsaker til at informasjons- og kommunikasjonsarbeidet nedprioriteres i et prosjektarbeid.  Det kan skyldes mangel på ressurser i prosjektorganisasjonen, forglemmelse, eller at prosjektleder føler seg lite kompetent til å ta tak i det.

Problemet med å la være og synliggjøre et prosjekt er at man ikke får gjennomslag hos andre enn de som er direkte involvert eller berørt. Derfor er det viktig at kommunen har en aktiv og praktisk strategi for hvordan de informerer, er tilgjengelig og behandler innbyggere, næringsliv og organisasjoner.

En kommunikasjonsplan kan gjøres enkel. Man trenger verken å hente inn hjelp fra eksterne konsulenter eller involvere kommunikasjonsenheten i forhold til egne prosjekter. Det finnes en praktisk og god mal på Saman om ein betre kommune sine hjemmesider. Den ligger her. Ta gjerne også en kikk på Kommunedelplan kommunikasjon for Sarpsborg kommune, som ligger tilgjengelig på nettsidene til kommunen.