Prosjektbistand til Sør-Kaukasus, Sentral-Asia, Ukraina, Hviterussland og Moldova

Retningslinjer for tilskudd fra bevilgningen til prosjektbistand til ODA-godkjente OSSE-land i tidligere Sovjetunionen; Georgia, Armenia, Aserbajdsjan, Kasakhstan, Kirgisistan, Usbekistan, Turkmenistan, Tadsjikistan, Moldova, Ukraina og Hviterussland (kap. 164.73).

Revidert: 10.12.2008 

• Retningslinjer
• S01 Søknadsskjema (norsk)
• Vedlegg til søknadsskjema S01 (norsk)
• S02 Forenklet søknadsskjema (norsk)
• S51 Application form (English)
• Attachment to S51 Application form
• S52 Simplified application form (English)

Søknadsskjemaene er basert på  Windows XP og Acrobat Reader versjon 7.0. Dersom det skulle oppstå problemer i bruken av skjemaene, vennligst gjør følgende:
Send en e-post til jnaw@mfa.no vedlagt dokumentet som skaper problemer. Oppgi også følgende informasjon: - Ditt operativsystem (Windows type xxx og versjon ) - Versjon av Acrobat Reader

Søknader og andre henvendelser til

Utenriksdepartementet
Seksjon for globale sikkerhetsspørsmål og SUS-landene
Postboks 8114, Dep.
0032  Oslo
E-post: CIS-projects@mfa.no
Faks: 22 24 31 86

Søknader skal sendes elektronisk til post@mfa.no med kopi til CIS-projects@mfa.no. 

Relevante skjemaer:

• Søknadsskjema S01(N), S02(N), S51(E), S52(E)
• Rapporteringsskjema  

Innhold retningslinjer:

• Mål
• Målgruppe
• Tverrgående hensyn
• Frister og krav
• Utbetaling og oppfølging
• Tilbakebetaling
• Rapporteringskrav
• Forpliktelser
• Forbehold

Mål for tilskuddsordningen 

Ordningen omfatter følgende land : Armenia, Aserbajdsjan, Georgia, Hviterussland, Kasakhstan, Kirgisistan, Moldova, Tadsjikistan, Turkmenistan, Ukraina og Usbekistan. Hovedmålsetningen for ordningen er nedfelt i Utenriksdepartementets St.prp. nr. 1 for det enkelte budsjettår. Tilskuddsordningen skal bidra til å sikre en stabil og bærekraftig politisk og økonomisk utvikling som fremmer godt styresett, demokrati og menneskerettigheter, samt likestilling mellom kvinner og menn i regionen.

Følgende områder vil bli prioritert:

• tiltak som støtter demokratiske reformer, euroatlantisk integrasjon og reintegrering
• tiltak som bistår landene med å leve opp til forpliktelser inngått gjennom internasjonale konvensjoner, FN, OSSE, Europarådet og andre internasjonale organisasjoner
• tiltak som fremmer institusjonsbygging, godt styresett og økonomisk utvikling
• tiltak som fremmer sikkerhetssektorreform, herunder innen politi- og justissektoren
• tiltak som støtter konfliktforebygging gjennom å redusere etniske spenninger og ved fremme av regionalt samarbeid
• tiltak som styrker det sivile samfunn og ytringsfrihet gjennom støtte til uavhengig journalistikk og menneskerettighetsforsvarere
• tiltak for å bekjempe menneskehandel og andre former for organisert kriminalitet og internasjonal terrorisme
• tiltak som fremmer likestilling ved å styrke kvinners rettigheter og deltakelse, samt bekjempelse av vold mot kvinner
• tiltak innen miljø, og energi og klima 

Se for øvrig St.prp. nr. 1 for inneværende år. 

Målgruppe for tilskuddsordningen 

Gitt målene for ordningen, er den generelle befolkningen i regionen målgruppe for ordningen.  

Tildelingskriterier

• Tiltaket skal være i samsvar med ordningen slik det er lagt frem i St.prp. nr. 1.
• Tiltak som støtter opp om reformprosesser knyttet til nærmere integrasjon med euroatlantiske strukturer eller fremmer annet regionalt samarbeid vil bli prioritert.
• Det vil bli tillakt vekt at tiltaket er i tråd med mottakerlandets overordnede prioriteringer. Myndighetsforankring tillegges vekt og vil være påkrevet ved større tiltak.
• Søker må kunne dokumentere å ha etablert god kontakt med lokal(e) samarbeidspartner(e) i vedkommende land. Søker bør ha vurdert hvordan tiltaket passer inn med andre aktørers aktiviteter på samme felt, og tiltak som kan skape synergier vil bli prioritert. Tiltak som utløser midler eller innsats også fra andre kilder lokalt eller nasjonalt vil bli prioritert.
• Tiltaket bør ha en viss langsiktighet og kontinuitet, og skal innen rimelig tid kunne bli levedyktig og dermed kunne videreføres uten norsk offentlig støtte. Søker må kunne dokumentere dette. Det legges vekt på at søker viser god innsikt i problemstillingene i regionen og har satt seg klare og gjennomførbare mål for bistanden.
• Søker må kunne dokumentere relevante kvalifikasjoner/kompetanse, herunder resultater av eventuell tidligere innsats, samt kunne godtgjøre den merverdi som tilføres tiltaket utover overføring av finansielle midler

Det kan ikke påregnes støtte til følgende aktiviteter:

• finansiering av eksport eller import av varer og tjenester
• markedsføring av varer eller tjenester
• privat næringsvirksomhet
• driftsutgifter utover igangsettingstiltak i startfasen
• etablering og drift av virksomhet i Norge
• utvikling eller testing av ny teknologi
• transportstøtte til hjelpesendinger 

Tverrgående hensyn 

Hensynet til kvinners rettigheter, likestilling og miljø skal ivaretas i alle tiltak. Det vises i denne forbindelse til regjeringens handlingsplaner for miljørettet utviklingssamarbeid, gjennomføringen av FNs sikkerhetsrådsresolusjon 1325 om kvinner, fred og sikkerhet, samt mot menneskehandel. Balanse mellom kvinner og menn i rekruttering til stillinger og opplæringstiltak knyttet til tiltaket skal omtales i søknaden. 

Frister og formelle krav til søknad 

Søknader mottas i perioden 1. januar til 15. februar. Søknader mottatt etter 15. februar vil bli vurdert i annet halvår i den grad det er dekning på budsjettet. Ved søknad om støtte under denne tilskuddsordning skal departementets søknadsskjema S01 (norsk)/S51(engelsk) hovedsaklig benyttes. For søknader om støtte til opplæring, kurs og seminarer kan imidlertid forenklet søknadsskjema S02(norsk)/S52(engelsk) benyttes.  

Det skal sendes inn én søknad per tiltak. All relevant informasjon skal ligge i søknaden, som forutsettes å inneholde fullstendige og korrekte opplysninger om søker, samarbeidspartnere, tiltaket, budsjett og finansiering.  

Fullstendig og detaljert budsjett og finansieringsplan skal fremlegges, inkludert oversikt over finansiering fra andre kilder. Budsjettet skal settes opp slik at det er mulig å vurdere framdrift i forhold til budsjett og at midlene er brukt i tråd med søknad. Beregnet antall arbeidstimer og reiser og kostnadene knyttet til disse må fremgå av budsjettet. Ved reiser må rimeligste transportmåte benyttes. Ved lengre opphold må det søkes å finne alternativer til hotellopphold. 

Søker bør tilstrebe å begrense de administrative kostnadene. Tiltak med rene administrasjonsutgifter som overstiger 7 prosent av totalbudsjettet vil kun unntaksvis kunne støttes. Tiltak der søker bidrar med egenfinansiering/-innsats vil bli prioritert.  

Det kan gis tilsagn til tiltak med varighet på opptil 3 år, med forbehold om Stortingets samtykke. Det må da, i tillegg til totalbeløpet, spesifiseres i søknaden hvor mye som søkes for hvert budsjettår. Arbeidsplan og budsjett for første år må spesifiseres, mens arbeidsplan og budsjett for påfølgende år skal anslås. 

Tilskuddet gis i NOK. Bare unntaksvis kan det gis tilskudd i USD/Euro. 

Utenriksdepartementets behandling av søknaden

1. Søknaden registreres (journalføres) ved mottak. 
2. Når søknaden er behandlet og avgjørelse er truffet, vil søker motta skriftlig meddelelse om dette i form av avslag eller avtale/tilskuddsbrev.
3. Dersom søknaden innvilges, skal aksept undertegnes av en person som har myndighet til å forplikte tilskuddsmottaker. Aksept på at tilskuddet godtas med dertil angitte vilkår, må returneres innen én måned.

Det gjøres oppmerksom på at saksbehandlingstiden for hver enkelt søknad vil variere. Det tilstrebes imidlertid at søknader mottatt innen søknadsfristen besvares innen utgangen av første halvår.

Enkeltvedtak vedrørende tiltaksstøtte kan påklages i henhold til Forvaltningslovens kap. VI. Klagen må fremsettes skriftlig til det departement eller organisasjon som har fattet vedtaket innen 3 uker, fra det tidspunkt underretning om vedtaket er mottatt. Part i saken har innsyn i sakens dokumenter i henhold til Forvaltningslovens §§ 18-19. Klagen bør begrunnes med bakgrunn i den informasjon departementet har lagt til grunn i forbindelse med det konkrete enkeltvedtak. Saksbehandlers navn er påført de respektive brev.

Utbetaling og oppfølging 

Tilskuddsmottaker skal opprette en egen, felles konto for alle tilskudd mottatt fra Utenriksdepartementet. Statlige tilskuddsmottakere pålegges ikke å opprette egen konto.  

For ettårige avtaler vil tilskudd bli utbetalt etter at aksept fra tilskuddsmottaker er mottatt, samt i henhold til avtale gjennom året. 

I oppfølgingen av flerårige avtaler avholdes det vanligvis et møte mellom tilskuddsmottaker og Utenriksdepartementet i løpet av 1. kvartal alle år i avtaleperioden. I forkant av dette møtet skal tilskuddsmottaker vanligvis sende inn fremdrifts- og økonomirapportering for forrige periode samt arbeidsplan og budsjett for kommende periode (frist 1. februar). Disse dokumentene behandles i møtet, og departementets godkjenning av dokumentene vil være grunnlag for videre utbetaling av midler.  

For alle tiltak kan det være aktuelt med annen oppfølging i form av møter, prosjektbesøk, ytterligere rapportering eller lignende. Avtalen/tilskuddsbrevet bestemmer de endelige utbetalings- og oppfølgingsrutinene. 

Tilbakebetaling av ubrukte midler og renter  

Opptjente renter (over NOK 1000,-) samt alle ubenyttede midler skal snarest mulig etter tiltakets avslutning innbetales til Utenriksdepartementets kontonummer for innbetalinger 7694 05 12618. Innbetalingen skal være merket med oppgitt avtalenummer. Renter og ubenyttede midler skal omtales i rapporteringen fra tiltaket.

Opptjente renter på tilskudd som er betalt fra Norge til multibi-tiltak, samarbeidstiltak, stat-til-stat-tiltak, samt støtte til internasjonale og lokale ikke-statlige aktører, kan benyttes til tiltak som nedfelles i avtalen mellom Utenriksdepartementet og den enkelte tilskuddsmottaker.

Departementets rutiner knyttet til renteinnkreving er under revisjon. Det kan derfor bli endringer i denne rutinen. Avtale mellom Utenriksdepartementet og tilskuddsmottaker vil beskrive endelig rutine. 

Rapporteringskrav 

Krav til fremdrifts- og sluttrapportering samt økonomisk rapportering og eventuell revisorbekreftelse vil bli fastsatt etter Utenriksdepartementets vurdering av søknaden og beskrives i avtalen/tilskuddsbrevet.

Tilskuddsmottaker skal benytte seksjonens rapporteringsskjema ved rapportering fra tiltaket.  

Manglende dokumentasjon på riktig bruk av tilskuddsmidlene medfører plikt til tilbakebetaling.  

Tilskuddsmottakers særlige forpliktelser 

Tilskuddsmottaker plikter å innrette virksomheten på en slik måte at korrupsjon, misbruk av midler og uregelmessigheter motvirkes. Tilskuddsmottaker skal uten unødig opphold underrette Utenriksdepartementet om indikasjoner på korrupsjon eller misbruk av norske midler som tilskuddsmottaker blir oppmerksom på under gjennomføringen av tiltaket.  

Tilskuddsmottaker plikter i utøvelsen av virksomheten som omfattes av tiltaket ikke å akseptere noen form for gave, tilbud, utbetaling eller fordeler som innebærer lovstridig eller korrupt praksis. 

Tilskuddsmottaker  er ansvarlig overfor Utenriksdepartementet for at tilskuddet brukes i samsvar med det formål, de aktiviteter og det budsjett som fremgår av avtalen/tilskuddsbrevet.

Vesentlige endringer i budsjettets hovedposter innenfor budsjetetts totalramme kan kun foretas etter forutgående skriftlig samtykke fra departementet. 

Tilskuddsmottaker og dennes samarbeidspartner(e) skal sørge for en høyest mulig kvalitet i gjennomføringen av tiltaket, og tilskuddsmottaker skal påse at at samarbeidspartner(e) er kjent med grunnlaget for  tilskuddet og retningslinjene for tilskuddsordningen. 

Det vil være tilskuddsmottakers og eventuelle samarbeidspartneres ansvar å besørge behørig forsikring av utstyr, inventar og utsendt personale som finansieres av tilskuddet der det er mulig og nødvendig. 

Dersom utstyr, inventar eller bygninger overdras ved tiltakets avslutning, skal tilskuddsmottaker og kjøper underskrive et overdragelsesdokument med fortegnelse over gjenstandene og deres verdi. Kopi av dette dokumentet vedlegges rapporteringen fra tiltaket. 

Utenriksdepartementets forbehold 

I samsvar med Bevilgningsreglementets §10, 2.ledd og Lov om Riksrevisjon§12 tas det forbehold om adgang for Utenriksdepartementet og Riksrevisjonen til å iverksette kontroll med at tilskuddet benyttes etter forutsetningene. Departementet vil kontrollere og vurdere alle innkomne opplysninger, og dette vil blant annet bli lagt til grunn ved vurdering av eventuelle nye søknader om tilskudd. 

Utenriksdepartementet vil etter behov foreta gjennomganger, prosjektbesøk og eksterne vurderinger av enkelttiltak og av tilskuddsordningen. Tilskuddsmottaker er forpliktet til i rimelig grad å medvirke til slike for egen regning. 

I tilfelle av sviktende utvikling i tiltaket, eller ved brudd på vilkårene gitt i disse retningslinjene eller i avtalen/tilskuddsbrevet, eller på annen måte utilfredsstillende administrasjon av tilskuddet, forbeholder Utenriksdepartementet seg retten til å stanse nye utbetalinger og eventuelt kreve tilbake hele eller deler av tidligere utbetalt tilskudd. Fra det øyeblikk tilskuddsmottaker får slik beskjed, kan allerede overtførte tilskuddsmidler ikke benyttes uten særlig godkjennelse fra departementet.  

Utenriksdepartementet vil informere om de tiltakene som gis tilskudd. Tiltakene vil derfor bli offentlig kjent med mindre avtale om fortrolighet foreligger. 

Andre informasjonskilder

Andre viktige kilder til informasjon om denne ordningen er

• Utenriksdepartementets St.prp. nr. 1 for det enkelte budsjettår