Nye EU-tiltak for elektroniske anskaffelser

Europakommisjonen la 20. april fram en melding En strategi for e-anskaffelser.  Dette er en strategi som skal bidra til å nå målet om full overgang til elektroniske anskaffelser innen midten av 2016. Strategien er ett ledd i å nå målsettingen i planene om en Digital Agenda for Europa og er også inntatt i Europakommisjonens handlingsplan for elektronisk forvaltning (Egovernment). Strategien inneholder tiltak som skal støtte alle aktører med å ferdigstille overgangen til e-anskaffelser i tide. Europakommisjonens melding er en oppfølging av arbeidet med å oppdatere regelverket for offentlige anskaffelser. Planen er at nytt regelverket skal vedtas i løpet av 2012, og med ikrafttredelse fra midten av 2014. 

I Europakommisjonens moderniseringspakke for offentlige anskaffelser fra desember 2011 legges det opp til en gradvis overgang til e-anskaffelser:

• Først ved å gjøre bruk av elektroniske media obligatorisk for visse faser av prosessen (som notifikasjon av anbud og elektronisk tilgang til anbudsdokumenter) innen midten av 2014. Det foreslås også at sentrale innkjøpsorgan skal benytte e-anskaffelser fra samme tidspunkt.
• Trinn to ved å gå over til full bruk av e-anskaffelser fra midten av 2016 – to år etter antatt ikrafttredelse av det nye regelverket.

Strategien er inndelt i femten konkrete tiltak. En kan merke seg at Europakommisjonen vil:

• legge fram et nytt lovforslag som dekker elektronisk identifikasjon, autentisering og signatur innen sommeren;  
• for infrastruktur basere arbeidet på en videreføring av de komponenter som er identifisert innenfor rammen av PEPPOL (Pan-European Procurement Online). Målet med PEPPOL er å legge til rette for elektroniske offentlige innkjøp på tvers av regions- og landegrenser i Europa. Man skal også sikre finansiering via den nye post-2014 finansieringsordningen (programmet) - Connecting Europe Facility (CEF);
• årlig arrangere en konferanse om e-anskaffelser; og første konferanse er 26. juni 2012.

Nærmere om tiltakene
Under punktet fjerning av hindringer, vil Kommisjonen:

• Skape en effektiv rettslig ramme: Europakommisjonen foreslår at det nye regelverket for anskaffelser vedtas innen utgangen av 2012 (1), og at Europakommisjonen på dette grunnlaget skal arbeide videre med mer detaljert regelverk (2). Det er viktig å merke seg at Europakommisjonen vil innen sommeren legge fram et nytt lovforslag som dekker elektronisk identifikasjon, autentisering og signatur (3).  
• Fremme praktiske løsninger basert på beste praksis: Europakommisjonen ønsker at dens ekspertgruppe for e-anskaffelser (e-TEG) skal komme med anbefalinger tidlig i 2013 (4), og Europakommisjonen vil utarbeide en rapport om beste e-anskaffelser praksis innen sommeren 2013 (5).
• Støtte utviklingen av en infrastruktur for e-anskaffelser: Europakommisjonen legger her vekt på å sikre en videreføring av de komponenter som er identifisert innenfor rammen av PEPPOL (6); vil finansiere infrastrukturutviklingen via den nye post 2014 prosjektet Connecting Europe Facility (CEF) (7); samt benytte EUs strukturfond til fremme bruken av e-anskaffelser (8).

Strategien for utbredelse av e-anskaffelser vil inneholde en bred informasjonsplan (9) inkluderte  årlige organisere e-handel konferanser (10).

For å måle i bruken av e-anskaffelser og nytteverdi, innføres fra sommeren 2013 en rapporteringsmekanisme med  (11)  og årlige rapporter om e-anskaffelser fra sommeren 2013 (12).

Europakommisjonen vil i sin praksis gå føre som et godt eksempel, og ønsker derfor å gjennomføre full overgang til e-anskaffelser innen midten av 2015; ett år før slike krav vil bli gjort gjeldene for medlemslandene (13); samt gi medlemslandene adgang til sine løsninger (14).

Til slutt, i forhold til de internasjonale aspektene vil Europakommisjonen i sin dialog om regelverksarbeid legge vekt på åpne systemer for e-anskaffelser og aktivt følge internasjonalt standardiseringsarbeid (15).  

Et sammendrag over tiltakene er innarbeidet i kommunikasjonen fra Europakommisjonen.

Europakommisjonen viser også til fem eksempler på bruk av e-anskaffelser, blant annet at

• en anslo en kostnadseffekt på 650 millioner euro det første året portugisiske sykehus la om til e-anskaffelser;
• en sparte  8500 euro per anbud ved å legge om til e-anskaffelser i Nederland;
• studie i Norge der ingen av de ansvarlige for innkjøpene ønsket å gå tilbake til papirbaserte løsninger. I den norske undersøkelsen førte også bruk av e-anskaffelser til flere anbud fra utlandet og fra små og mellomstore bedrifter (SMBer), entre firedels økning i antall anbud, reduserte kostnader og tid (se side 4). 

Skal legge til rette for overgang til e-anskaffelser
Meldingen er en oppfølging av Europakommisjonen arbeid for å sikre gjennomføringen av et revidert regelverk for anskaffelser. Siktemålet er å legge forholdene bedre til rette for en overgang til e-anskaffelser.  Tiltakene er både av praktisk og strategisk karakter. Den vil bygge på det som er – eksempelvis videreutvikle elementer fra PEPPOL- og samtidig sikre bedre finansiering både via det nye programmet Connecting Europe Facility (CEF) og via EUs strukturfond. Sett i forhold til EØS-aspektet kobles dermed anskaffelsesfeltet inn mot EUs arbeid med å utvikle felles IT-tjenester via CEF og dermed opp mot mulig framtid norsk deltakelse i CEF. CEF-programmets IKT-del har en ramme på 9,2 euro hvorav 7 milliarder euro er avsatt til bredbånd (for perioden 2014 – 2020). De resterende 2,2 milliardene euro er planlagt benyttet til digitale tjenester og i meldingen opplyses at e-anskaffelser ville være ett av de sentrale elementer som skal vurderes under denne delen av CEF. Det vil derfor være viktig å ta hensyn anskaffelsesaspektet i vurderingen av framtidig norsk link til CEF.

Utviklingen av infrastruktur står sentralt, og Europakommisjonen ønsker å bygge videre på de komponenter som er identifisert innenfor rammen av PEPPOL (punkt 3.3.). Prosjektet inngår også i arbeidet med Digital Agenda for Europa (DAE).

Det er positivt å merke seg at erfaringer fra Norge er trukket fram i meldingen. samt at det her også er henvist til Norge blant de landene som er med på testfasen for utvikling av et system for anbud via elektronisk overføring av data (via e-Prior).

De neste trinn blir nå Europakommisjonens konferanse om e-anskaffelser 26. juni hvor Europakommisjonen nærmere vil orientere om sine prioriteringer, og ikke minst, den nye lovgivingspakken for e-anskaffelser.