På et allmøte for Utenriksdepartementets ansatte la utenriksminister Jonas Gahr Støre sammen med utviklingsminister Erik Solheim fram tanker, ideer og forslag om departementets organisasjon, ledelse og arbeidsformer. Utgangspunktet er Soria Moria – erklæringen hvor ”Regjeringen vil (…) modernisere utenrikstjenesten i retning av en åpen, dynamisk og fremtidsrettet kunnskapsorganisasjon”. Noen hovedpunkter fra Støres presentasjon:

• Det er stor kunnskap og kompetanse i utenrikstjenesten, det er betydelig endringsvilje og forventninger til en forandring av tjenesten. Noen problemer kan løses ved å endre strukturen, men det meste må løses gjennom å endre deler av kulturen, tankesettet og måten vi jobber på. ’Vi må spille hverandre gode’, for å bruke fotballspråket, sa Støre.
• Satsningsområdene for departementet som en kunnskapsorganisasjon skal være: Nysatsning i nordområdene; Aktiv europapolitikk; Bidra til fred, forsoning og utvikling; Rettferdig global styring; Fattigdomsbekjempelse; Trygge Norges sikkerhet; Videreutvikle og styrke FN og folkeretten; Menneskerettigheter; Fremme av norsk verdiskaping i utlandet; Kvinner og likestilling; og Service til publikum.
• Kulturundersøkelsens forslag til tiltak har full støtte fra den politiske ledelse: Gode lederegenskaper som kriterium for lederrekruttering; profesjonalisere personalforvaltningen; systematisk oppfølgning av ledere; la saksbehandlere følge sakene og delta i beslutningsprosessene; forenkle beslutningsprosessene og redusere antall klareringsnivåer.
• De to interne arbeidsgruppenes forslag har full støtte fra politisk ledelse: Etablere en klarere strategisk ledelse i departementet; en bedre integrering av ute- og hjemmeapparatet i løsningen av løpende oppgaver; vektlegge samarbeid på tvers og mellom nivåer i organisasjonen; færre avdelinger og enklere klareringsrutiner; nye lederkriterier, ledelsesmål og evaluering av ledere.
• Det vil skje endringer i dagens struktur ved etablering av åtte avdelinger: Avdeling for Europa og handel; Avdeling for sikkerhet og nærområder; Avdeling for FN, fred og humanitære spørsmål; Avdeling for regionale spørsmål og utvikling; Rettsavdeling; Avdeling for profilering og protokoll; Avdeling for kompetanse og ressurser; og Service og publikumsavdeling. Det opprettes også bl.a. en egen kommunikasjonsenhet for utenriksministeren og en analysestab for utviklingsministeren. Strukturen skal stimulere til et klarere skille mellom strategisk og operativ ledelse.
• Det opprettes en strategisk ledergruppe; økt bruk av temamøter med fagkompetanse på tvers i departementet; de nye avdelingene vil få større rom for intern organisering, større ansvar for å prioritere fagområder og temaer i lys av tilgjengelige ressurser.
• Vi skal vise større åpenhet, internt og eksternt, i følge Støre, og det må skapes et bedre klima for nytenkning og motforestillinger. Det skal også etableres et prosjekt for å trekke opp retningslinjer for internt og eksternt informasjonsarbeid. Utenriksstasjonene skal trekkes tettere inn i departementets løpende arbeid.
• Om den videre prosess: Ny avdelingsstruktur innføres og ny ledergruppe trer i funksjon i mai/juni. Deretter skjer ny seksjonsdeling og opprettelse av prosjekter. Alle endringer som berører stillinger og ansatte oversendes forhandlingsutvalget i Utenriksdepartementet 23. mars. I den videre prosess skal det bl.a. også gjøres en gjennomgang av rekrutteringspolitikken, personalforvaltningen og organisasjonens ansvar for å yte service til publikum og egne ansatte.
• Til sist: ”Strukturen er kun ett av tiltakene for å oppfylle målsettingene for departementet; kulturen og arbeidsformen er de viktigste faktorene for endring”.

Les utenriksministerens presentasjon (power point – 4,9 MB)

Presentasjonen i pdf-format (1,4 MB)