§ 11 - Personopplysningsloven § 11 og arkivloven - anmodning om uttalelse

Saksnummer: 2004/11080 ES KES/IF

Dato: 29.03.2005

 

Personopplysningsloven § 11 og arkivloven - anmodning om uttalelse

Det vises til henvendelse 20. oktober 2004, hvor Kultur- og kirkedepartementet ber  Justisdepartementet om å vurdere forholdet mellom arkivlovens virkeområde og personopplysningsloven § 11. Som nevnt i telefonsamtale mellom Smith-Erichsen, KKD, og Sæther, JD, skyldes det sene svaret et stort arbeidspress.

Justisdepartementet er i det vesentlige enig i den forståelsen av forholdet mellom arkivlovens virkeområde og personopplysningsloven § 11 som Kultur- og kirkedepartementet legger til grunn i sitt brev.

Det er personopplysningsloven med tilhørende forskrifter som gir hjemmel for overføring av personalmapper ved omorganisering av statlige institusjoner, og som setter begrensninger for slik bruk av opplysningene. Som Kultur- og kirkedepartementet påpeker vil det i de fleste tilfeller ikke være naturlig at slike opplysninger følger med personalmappen inn i ”ny” organisasjon.

Hvorvidt det er adgang til å overføre opplysninger i personalmapper vil bero på en konkret vurdering både av opplysningene som skal overføres, men også på hvilke endringer omorganiseringen medfører i organisasjonsstrukturen. Adgangen til slik overføring vil bero på forholdet mellom den ”nye” organisasjonen og arbeidstakeren. Dersom dette forholdet fremtrer som et nytt arbeidsforhold, vil overføring av personalmapper vanskelig være i samsvar med personopplysningsloven § 11.

I de tilfeller der opplysningene behandles for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål, jf. personopplysningsloven § 11 annet ledd, vil imidlertid arkivlovens bestemmelser gå foran personopplysningslovens bestemmelser om blant annet sletting av opplysningene, slik at opplysningene fortsatt kan oppbevares.