§ 2 - Vedrørende begjæring om innsyn i Forsvarsdepartementets logger over innkommende og utgående e-post

Saksnummer: 2003/05851 EO HI/OCH

Dato: 11.09.2003

 

Vedrørende begjæring om innsyn i Forsvarsdepartementets logger over innkommende og utgående e-post

Vi viser til brev fra Forsvarsdepartementet 25. juli 2003, der det bes om Lovavdelingens vurdering av om logg over innkommende og utgående e-post er omfattet av innsynsretten i offentlighetsloven § 2. Problemstillingen i saken er om slike e-post-logger er å anse som ”lignende register” som journal etter offentlighetsloven § 2 annet ledd annet punktum.

Etter offentlighetsloven § 2 annet ledd annet punktum kan enhver kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av ”journal og lignende register”. En journal kan i denne sammenheng defineres som et register over et forvaltningsorgans innkommende og utgående saker, se bl.a. Ot.prp. nr. 4 (1981-82) s. 12. På samme sted framgår det at man med ”lignende register” ikke sikter til avledete interne hjelperegistre, men til slike registre som trer i stedet for journal i vanlig forstand. På denne bakgrunn er det i praksis antatt at f.eks. ulike dokumentregistre og arkivsystem med registerkort, som føres i tillegg til vanlig postjournal, ikke omfattes av innsynsretten etter offentlighetsloven § 2 annet ledd annet punktum.

Intensjonen bak bestemmelsen i § 2 annet ledd annet punktum er å bidra til at det ikke legges praktiske hindringer i veien for praktiseringen av innsynsretten etter loven. Justiskomiteen sier således i Innst. O. XIV (1969-70) s. 11 at ”[s]iden journalen så å si er nøkkelen til forvaltningens arkiver og til de saker som stadig kommer inn eller går ut, vil den være det vesentlige arbeidsredskap for den som vil finne frem saker forvaltningen steller med. Det synes prinsipielt lite tilfredsstillende å innføre et offentlighetsprinsipp, uten samtidig å gi dem som har rettigheter etter dette, rimelige muligheter til å kunne benytte sin rett til å gjøre seg kjent med forvaltningens saker.”

Elektronisk genererte logger over all e-post som kommer inn til eller går ut fra et forvaltningsorgan, har ikke noe å gjøre med den journal som skal føres etter forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv § 2-6. E-post som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes som forvaltningens saksdokumenter, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, skal således føres i den ordinære journalen, jf. arkivforskriften § 2-6 første ledd annet punktum. Det er derfor helt klart at slike e-post-logger ikke er register som trer i stedet for journal i vanlig forstand. I og med at e-post skal journalføres på lik linje som alle andre typer saksdokumenter, skulle også lovens intensjon rettslig sett være ivaretatt.

Det er likevel et spørsmål om bestemmelsen i offentlighetsloven § 2 annet ledd annet punktum burde tolkes dit hen at innsynsretten også omfatter e-post-logg. Det som kan tale for en slik tolkning er at e-post går til og fra den enkelte saksbehandler og derfor ikke er underlagt de samme journalføringsrutiner som den ordinære korrespondansen. Uten at vi har kjennskap til praksis når det gjelder journalføring av e-post, kan det hevdes at det er en større fare for at journalføringsplikten ikke overholdes når ikke all e-post sluses gjennom en arkivenhet som står for journalføringen. Dette er imidlertid og i så fall et praktisk problem som kan tenkes løst på andre måter enn å åpne opp for innsyn i e-post-loggen. Vi viser da også til at en e-post-logg vil inneholde en del informasjon som ved hver enkelt innsynsbegjæring må gjennomgås og vurderes slik at ikke personsensitive opplysninger utleveres. Det merarbeid som dette ville medføre for forvaltningen er ett av de momentene som må avveies mot offentlighetsprinsippet. Etter vår oppfatning er dette et spørsmål som bør overlates til lovgiver å ta stilling til. Vi viser da også til at det for tiden foregår et utredningsarbeid vedrørende ny lov om offentlighet i forvaltningen.

Til slutt nevner vi at en e-post-logg vil være omfattet av offentlighetslovens dokumentbegrep i § 3. Etter § 2 annet ledd første punktum kan det imidlertid bare kreves innsyn i innholdet av dokumenter i ”en bestemt sak”. Det er helt klart at e-post-loggen som sådan ikke kan ses som en ”bestemt sak”. Det må også gjelde når innsynsbegjæringen er avgrenset til en bestemt periode.