§ 3 - Spørsmål om innsyn i logger fra alarmsentral

Saknr 201006849 EO KRY/OKL
Dato: 20.01.2011

Spørsmål om innsyn i logger fra alarmsentral

Vi viser til e-post 25. mai 2010 fra brannsjef Anne-Rita Hansen til Lovavdelingen vedrørende innsynskrav i logger fra alarmsentral i Porsanger kommune. Spørsmålet er om offentleglova gir rett til innsyn i slike logger, og hvor omfattende denne innsynsretten eventuelt er.

Offentleglova § 3 gir rett til innsyn i ”[s]aksdokument, journalar og liknande register” dersom ikke annet følger av lov eller i medhold av lov. De aktuelle loggene gir oversikter over situasjoner relatert til 110-sentralen, som automatiske brannalarmer fra forskjellige bygg.

Slike logger gir oversikter over hendelser og ikke dokumenter, og de er således ikke journaler. Heller ikke kan de regnes som ”liknande register” som en journal, siden de har en helt annen funksjon og et helt annet innhold enn hva en journal har. Se her Rettleiar til offentleglova punkt 4.4.4.1, særlig på side 46. Spørsmålet blir derfor om loggene er å regne som saksdokumenter for Porsanger kommune. Det kan neppe være tvil om at loggene er å regne som dokumenter, jf. definisjonen i offentleglova § 4 første ledd. Loggene blir etter det opplyste opprettet av kommunen, og de gjelder situasjoner som er en del av ”ansvarsområdet eller verksemda” til kommunen. I utgangspunktet er loggene dermed å regne som saksdokumenter etter § 4 andre ledd. Visse dokumenter kan, til tross for de dekkes av denne definisjonen, falle utenfor kategorien saksdoku-menter, men vi kan ikke se at dette er aktuelt for disse loggene. Vi legger til grunn at loggene er å regne som saksdokumenter i lovens forstand, og at de derfor i utgangs-punktet omfattes av innsynsretten.

Etter offentleglova § 28 andre ledd må et innsynskrav gjelde en bestemt sak eller ”i rimeleg utstrekning” saker av en bestemt art. Et innsynskrav i de ulike loggene vil trolig være å regne som et krav om innsyn i saker av en bestemt art. Kravet om ”rimeleg utstrekning” relaterer seg først og fremst til den arbeidsbyrden organet har med å finne fram til de aktuelle dokumentene. Etter det vi forstår opprettes de aktuelle loggene i et datasystem, og det kreves ikke manuelle operasjoner for å finne fram til dem. Bestemmelsen i § 28 andre ledd kan i enkelte tilfeller gi grunnlag for å avskjære eller legge begrensninger på retten til innsyn fordi et aktuelt innsynskrav er for omfattende, men det skal mye til og er ikke tilfellet her.

Dersom dokumenter er lagret på en slik måte at kun autorisert IT-personell kan få tilgang til dem, eller organets tilgang ellers er svært vanskelig, kan det tenkes at dokumentene faller utenfor det man kan kreve innsyn i etter offentleglova.

Et innsynskrav skal videre behandles ”uten ugrunnet opphold”, noe som normalt vil si i løpet av 1 til 3 arbeidsdager, jf. Rettleiar til offentleglova punkt 9.3, på s. 164. Dersom kravet er omfattende eller rettslig komplisert, kan organet kan bruke mer tid på saksbehandlingen, se mer om dette samme sted i Rettleiar til offentleglova.

Det kan endelig tenkes unntak fra innsynsretten for loggene. Etter offentleglova § 14 første ledd kan det gjøres unntak for dokumenter som et organ har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse. Dokumentet må i tillegg fremdeles være organinternt, noe som normalt innebærer at det ikke er sendt ut av organet. Dersom loggene oppfyller disse vilkårene, skal det alltid vurderes om innsyn likevel skal gis. Denne plikten til å vurdere merinnsyn følger av offentleglova § 11. Dersom enkelte opplys-ninger i loggene skulle være omfattet av taushetsplikt, for eksempel i samsvar med forvaltningsloven § 13 første ledd, skal det etter offentleglova § 13 første ledd nektes innsyn i de aktuelle opplysningene. Det kan også tenkes å være aktuelt med unntak fra innsyn for opplysninger i loggene etter noen av de innholdsbaserte unntakene i offentleglova §§ 17 flg.