§ 31 Møteoffentlighet- tolkning av begrepet møte

Sak nr 94/6586. Brev av 23.12.94.

Under et møte i helse- og sosialstyret i en kommune fremkom det at styrets medlemmer i forkant av det åpne møtet hadde vært samlet og diskutert saker uten at denne samlingen var tillyst som åpent møte.

En avis innklaget forholdet for Sivilombudsmannen. Om møtet i helse- og sosialstyret fremholdt kommunen at den av forskjellige grunner hadde funnet behov for et program for opplæring av folkevalgte, og at slike "opplæringsmøter" av praktiske grunner ble lagt til et tidspunkt umiddelbart forut for et ordinært møte i styret. Det ble innrømmet at det kunne skje at det var sammenheng mellom fagtema og saker som ble behandlet i det etterfølgende møte. Avisen mente at når medlemmene av et folkevalgt organ sammenkalles, så er det et møte i relasjon til § 31, uansett hva man kaller sammenkomsten og uansett hva som er tema. Sivilombudsmannen henvendte seg til departementet med anmodning om uttalelse i saken.

Departementet uttalte at regelen om åpne møter i folkevalgte organer er en saksbehandlingsregel. Det må derfor være adgang for medlemmene av folkevalgte organer å møtes, f.eks. for å gjennomgå opplæring på ulike felt, uten at bestemmelsen i § 31 om møteoffentlighet kommer til anvendelse. Når det arrangeres "kurs", og særlig når det skjer i tilknytning til formelle møter, må det imidlertid unngås at kurset leder over i diskusjon og behandling av saker som skal behandles i åpne møter. Departementet antar at medlemmene i det folkevalgte organet i så fall må anses å være samlet i møte slik at § 31 får anvendelse. Dette gjelder uansett om man er samlet på frivillig eller obligatorisk basis. Å sørge for at kurs eller andre samlinger ikke går over til å anta formen av et møte, må være et ansvar som tilligger det enkelte folkevalgte organ.

Sivilombudsmannen var enig i departementets synspunkter. I sin uttalelse fremholdt han at det i utgangspunktet må aksepteres at medlemmene av folkevalgte organet også samles for andre formål enn å drive saksbehandling, f.eks. opplæring, og at det i så fall ikke vil være naturlig å betegne sammenkomsten som "møte" i forhold til § 31. Sivilombudsmannen påpekte imidlertid videre den balansegang som her kreves: i de tilfeller et opplæringsmøte glir over i saksbehandling, så skal reglene i § 31 overholdes.